整合業務流程基準
總覽
整合業務流程是一個可配置的工作流程，負責協調與執行Workday與外部端點資料交換整合相關聯的任務。其使用
「整合流程事件」
業務流程類型，可進行比簡單整合啟動更為複雜的處理。查看概念︰整合業務流程。以下是本主題中的區段︰
- 子流程
- 先決條件
- 流程起始者
- 限制
- 一般業務流程工作流程
- 工作流程步驟
- 整合
- 通知
- 問題與解決方案
子流程
您可以在其他業務流程的定義中新增整合步驟，將整合嵌入該業務流程。主業務流程在到達該步驟時，會啟動指定的「整合流程事件」，做為子業務流程。
先決條件
查看建立整合業務流程。
流程起始者
可透過多種方式起始整合業務流程：
- 手動具有適當權限的使用者可以直接從「檢視整合系統」報告啟動整合，或使用啟動/排程整合任務。
- 已排程您可以在「啟動/排程整合」任務中，排定整合在特定時間執行或重複執行。
- 做為子業務流程整合業務流程可從另一個Workday業務流程中的步驟啟動 (例如︰在完成 I-9 表業務流程之後執行E-Verify整合)。
限制
雖然整合業務流程架構相當靈活，但其基礎的整合技術仍有特定的限制。
- 從 Web服務啟動建立整合系統的組織透過啟動整合時Launch_Integration或Launch_EIBWeb服務作業，則您無法指定業務流程的特定組織特定版本。將使用該整合系統的最上層 (預設) 定義。請參閱「」中的組織和整合業務流程概念︰整合業務流程。
- 文件擷取的檔案大小限制傳入檔案的 XML 上限為 1 GB，XLSX 上限為 300 MB。查看參照︰整合與 Web 服務限制。
一般業務流程工作流程
- 路徑 1︰預設整合工作流程
- 根據預設，整合流程事件包含兩個基本步驟：A︰起始>B︰服務 (觸發整合)「服務 (觸發整合)」步驟會自行執行整合系統。對於傳出整合，系統會產生輸出檔案。若為傳入整合，系統會將資料載入Workday。
- 路徑 2︰含核准的外傳整合
- 此工作流程常用於資料從Workday傳出前需要使用者檢閱的情況。A︰起始>B︰核准>C︰服務 (啟動整合)>D︰服務︰文件發送一旦獲得核准，便會執行「服務 (啟動整合)」步驟，並從Workday擷取資料，產生輸出檔案。「服務︰文件傳送」步驟將產生的檔案傳送到外部端點，例如 SFTP 伺服器。
- 路徑 3︰傳入整合工作流程
- 此工作流程是將資料從外部來源匯入Workday 的標準工作流程。A︰起始>B︰服務︰文件擷取>C︰服務 (觸發整合)「服務︰文件擷取」步驟會從外部來源 (例如 FTP 伺服器) 擷取檔案，或傳送任務給使用者手動上傳檔案。「服務︰觸發整合」步驟會執行整合、擷取擷取的檔案並將資料載入Workday。
- 路徑 4︰鍊式整合工作流程
- 當一個整合的輸出是另一個整合的輸入時，此模式非常有用。A：起始>B：整合>C：整合第一個整合步驟會觸發第一個整合系統(例如EIB或 Studio整合) 執行並產生輸出檔案。第二個整合步驟會觸發第二個整合系統，系統會使用第一個整合的輸出檔案。
工作流程步驟
- 起始
- 順序
- A (第一步)
- 執行者
- 啟動整合的使用者或系統。此使用者可以是已排程或系統觸發事件的整合系統使用者 (ISU)，也可以是手動啟動的互動式使用者。
- 安全網域 - 依角色
- 啟動整合使用者 (ISU) 或整合管理者：具有以下存取權︰整合建置、整合配置、整合偵錯、整合事件。
- 最佳做法
- 「起始」步驟是所有業務流程的必要第一步。無法移除。它將做為流程開始的入口點和稽核記錄。
- 範例
- HR 管理者瀏覽至「啟動/排程整合」任務並按一下「確定」，即可將新進人員匯出至外部福利廠商。此動作會完成起始步驟並開始業務流程的工作流程。
步驟類型
以下是您可以新增至「整合業務流程」的常見步驟類型。
- 核准
- 順序
- 可放在起始步驟之後的任何位置。例如，您可以將其放在觸發整合步驟之後、文件發送步驟之前。
- 執行者
- 指定的安全群組(例如人資夥伴、薪酬管理者、經理人員)。
- 安全網域
- 整合系統使用者、整合管理者或業務流程管理者︰擁有整合事件「」的修改/更新權限。
- 指定
- 您必須指定負責核准的安全群組。
- 條件規則
- 使用案例：要求經理人員檢閱並核准內含正職員工獎金資料的檔案，才能將檔案交付給薪資代管廠商。
- 最佳實務：僅在必要時使用條件規則觸發核准作業。例如，您可以建立規則，在總獎金金額低於特定門檻時略過核准步驟。
- 範例：在核准步驟中配置條件規則，檢查整合輸出中的「總獎金金額」欄位是否大於 $50,000。如果是，系統會將步驟傳送給薪酬管理者安全群組核准。否則將略過此步驟。
- 步驟類型使用案例、最佳實務和範例：
- 使用案例：確保敏感轉出整合的資料正確性，例如薪資或股票。
- 最佳實務︰將核准作業指派給角色型安全群組，而非特定的指名使用者，以避免因正職員工休假而導致流程延遲。
- 範例：將高階主管薪酬變更檔案傳送至外部系統之前，系統會將一個核准步驟傳送至高階主管薪酬管理者安全群組，以驗證資料。
- 服務
- 順序
- 可放在「起始」之後的任何位置。順序為嚴重錯誤。對於傳入整合，必須先擷取文件，然後再觸發整合。若為外傳，啟動整合後必須先啟動文件發送。
- 執行者
- 整合系統使用者 (ISU)。
- 安全網域 - 依角色
- ISU︰具有修改/更新存取權︰整合建置，整合配置。
- 指定
- 您必須指定要執行的服務︰文件擷取、文件發送或啟動整合。
- 條件規則
- 使用案例：對於每日執行的整合作業，您可能只需要在一周的第一天擷取檔案即可。
- 最佳做法︰在文件發送步驟中使用條件規則，避免傳送空白檔案。您可以建立規則，檢查整合事件的記錄計數是否大於零。
- 範例：文件發送步驟中的條件規則會檢查某個計算欄位，該欄位計算由觸發整合步驟處理的記錄數。交付步驟僅在計數大於 0 時才會執行，系統無法將空白檔案傳送給廠商。
- 步驟類型注意事項
- 文件擷取：用於傳入整合，從外部來源 (如 SFTP 伺服器) 擷取檔案。
- 啟動整合︰這是執行主要整合系統的核心步驟，產生輸出檔案(傳出) 或將資料載入Workday (傳入)。
- 文件發送：用於外傳整合，將產生的檔案傳送到外部目的地 (例如 SFTP 伺服器或 Web服務端點)。
- 待辦事項
- 順序
- 可放置在流程中需要手動動作或指示的任何位置。
- 執行者
- 指定的安全群組或使用者。
- 安全網域
- 整合系統使用者、整合管理者或業務流程管理者︰擁有整合事件「」的修改/更新權限。
- 條件規則
- 僅在需要時用於觸發手動介入。例如，規則可檢查整合事件狀態是否為「已完成但有警告」，進而觸發待辦事項，讓管理者檢閱警告。
- 步驟類型使用案例、最佳實務和範例
- 使用案例：通知管理者在流程步驟完成後，於Workday以外執行手動任務，或在Workday內驗證資料。
- 最佳實務：讓「待辦事項」步驟中的指示清楚明了，且可採取行動。如有可能，請附上相關報告或任務的連結。
- 範例：傳入EIB會載入新的約僱人員。待辦事項步驟已配置為在服務啟動 - 整合步驟之後觸發。已指派給HRIS 分析師群組，指示如下︰「已載入約僱人員資料。請執行「稽核新進人員」報告以驗證他們的資料，並補上任何缺少的本地化資料。
整合
此步驟類型可讓您從目前的業務流程 ()中啟動另一個獨立的整合系統。這就是您將整合串連在一起的方式。
- 順序
- 可放在起始步驟之後的任何位置。
- 執行者
- 整合系統使用者 (ISU)。
- 指定
- 您必須選取要做為子流程啟動的整合系統。
- 包含使用案例、最佳實務和範例的條件規則
- 使用案例：您想要在主要的對外整合執行後，再執行第二次整合，將產生的檔案封存到長期存放地點，但前提是您必須在第一次整合成功的情況下執行此整合。使用條件規則檢查上一個步驟 (觸發整合) 的狀態，確保該步驟順利完成，然後再啟動依賴其輸出的後續整合。範例︰整合步驟配置為啟動「封存整合」。此步驟的條件規則會檢查先前觸發整合步驟的狀態。只有前一個步驟的狀態為「已完成」時，封存整合才會執行。
- 使用案例︰您想要擷取檔案而不啟動整合，或想要啟動整合但不傳送檔案。使用評估結果始終為 False 的條件規則。例如︰「1=2」步驟中的應略過。
- 步驟類型使用案例
- 使用案例 (資料擴充)：初始整合會擷取基本的正職員工資料。第二個整合步驟會叫用不同的整合，從初始輸出加入其他來源 (如自訂報告) 的資料，最後產生強化的最終檔案。
- 使用案例 (協調流程流程)：在傳入EIB載入新進人員之後，整合步驟可能會觸發傳出整合，在外部 IT 系統中為這些新進人員配置帳戶。
- 使用案例 (重新導向失敗)：當整合步驟失敗時，將失敗的整合路由給特定使用者，而不是自動終止業務流程。
- 配置安全群組，使其擁有業務流程安全原則「」的重新導向權限。
- 請在業務流程定義的「整合」步驟中使用「維護重新導向」相關動作。
- 請選取一或多個重新導向動作，並選取一或多個要接收重新導向的步驟。
- 步驟類型範例
- 業務流程會啟動，且第一步 (服務 (觸發整合))會執行PayData 擷取整合，這會產生原始的薪資資料檔案。下一步是整合，配置完成後啟動PayData 轉換整合。第二項整合的目的是揀貨第一次整合的檔案，將其重新格式化為廠商必要, 必填, 必修的XML 版面配置，並將新檔案置於轉出暫緩區。最後一步是「服務 (文件發送)」，將轉換後的 XML 檔案傳送給薪資代管廠商。
通知
自訂通知由整體整合流程事件的最終狀態「」觸發。您可以配置業務流程定義本身的通知 (例如，步驟完成時或錯誤)。
具有最佳實務和範例的使用案例：
- 使用案例 (成功)︰傳送電子郵件給薪資團隊，確認已順利產生每週薪資介面檔案並交付給廠商。
- 使用案例 (錯誤)：如果整合失敗，請傳送高優先順序通知給整合管理團隊，並附上事件詳細資料和錯誤訊息，以便他們立即展開調查。
- 最佳做法︰將特定的角色型安全群組 (例如整合管理者) (而非個別使用者) 設為收件者。建立清晰且可採取行動的通知訊息，其中包含關鍵資訊，例如整合的名稱、執行時間，以及流程監視器的連結(可查看詳細資料)。
- 範例︰整合通知已配置為在業務流程狀態為「失敗」時觸發。系統會傳送電子郵件給整合支援安全群組。電子郵件內文已自訂為︰「CCB - 外傳人口統計資料整合失敗。請檢閱「流程監控」以取得詳細資料。事件 ID︰[事件 ID]」。
問題與解決方案
此區段列出常見問題及其對應的原因和解決方案。對於此處未列出的問題，建議您在社群搜尋知識庫文章。為達最佳結果：
- 使用雙引號搜尋流程的確切名稱。範例︰「整合業務流程」。
- 透過選取下列搜尋篩選條件來縮小初始結果範圍︰
- 內容群組︰文章
- 內容類型︰知識文章
- 使用排序依據篩選條件條件，依相關性或最新來檢視結果。
核發 | 原因與解決方案 |
|---|---|
外部端點 沒有接收預期的整合檔案。 | |
傳出檔案未傳送至外部端點。 | 原因︰業務流程在 執行文件發送 步驟前可能已失敗，或發送步驟本身已失敗。
解決方案：若要檢視與失敗相關的狀態和錯誤訊息，請執行以下操作︰
|
傳入整合未載入任何資料。 | 原因︰ 執行文件擷取 步驟可能尋找檔案、檔案可能是空白的，或資料載入期間觸發整合 步驟失敗。
解決方案︰確認指定的外部地點是否存在該檔案，且檔案名稱與配置相符。請查看 整合事件 報告。若要檢視與檔案剖析或資料驗證相關的流程錯誤訊息，請為整合事件選取「從觸發條件建立 」欄。 |
核准步驟的傳送路徑不正確或略過。 | 原因：可能是核准步驟的條件規則配置不正確，或是指定安全群組的成員不正確。
解決方案：請使用 「檢視業務流程定義 」報告檢閱步驟的條件規則邏輯。請使用檢視安全群組 報告，驗證所指派核准者群組的成員資格。 |
整合失敗，出現安全錯誤 ()。 | 原因︰與整合相關聯的整合系統使用者 (ISU) 缺少必要, 必填, 必修安全網域「」的權限。
解決方案︰檢閱 「整合事件」 詳細資料中的錯誤訊息，找出受保護的資料或動作。請存取「功能區的網域安全原則」 報告，以尋找相關的網域，並將其新增至指派給 ISU 的安全群組。 |
所有整合均無法啟動，並顯示錯誤︰「The is no Default Definition for the '整合流程事件'業務流程類型...」 | 原因︰ 「整合流程事件」 的預設業務流程定義已停用、刪除或編輯不正確，「儲存」有錯誤。所有整合都以此定義為基礎。
解決方案
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整合業務流程通知已配置，但尚未透過電子郵件發送。 | 原因︰未將用戶層級的通知路由規則設定為透過電子郵件傳送整合相關通知。
解決方案
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連鎖整合(從 整合 步驟啟動) 失敗，導致整個上層業務流程終止。 | 原因︰這是Workday的設計預期行為。預設情況下，業務流程「」中的任何步驟 (包括 整合 步驟) 若失敗，將會暫停流程，以免再次發生錯誤。
解決方案：這不是需要「修正」的錯誤，而是需要管理的行為。
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即使配置了 維護重新導向 ，也不會重新導向有錯誤的 Studio整合步驟。 | 原因︰目前， 維護重新導向 功能僅適用於已完成且狀態為「失敗 」的 Studio 整合。如果 Studio整合完成後，狀態為「已完成但有錯誤 」，則「維護重新導向」 功能不會將其視為失敗。
解決方案：這不是需要「修正」的錯誤，而是需要管理的行為。確保整合具有強大的錯誤處理功能和自己的特定通知。查看配置業務流程步驟的重新導向。 |