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Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-09-20
設定注意事項： Accounting Center

設定注意事項： Accounting Center

您在規劃Accounting Center的配置和使用時，可參考此主題做出決策。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

概況

Accounting Center)是建立在分析引擎上的全面整合解決方案，可讓您：
  • 將來自外部來源的大量營運交易帶入Workday 。
  • 將外部業務交易轉換並豐富為會計日記帳。

商業效益

包括︰
  • 引入、補強外部交易並將其轉換為Workday日記帳。
  • 從引入到匯總會計資料，批次管理和追踪交易。
  • 產生詳細和匯總會計資料。
  • 將匯總日記帳過帳到您的分類帳︰。
  • 報告主要和替代分類帳科目中財務、營運和管理報告的詳細餘額和匯總餘額。
  • 使用完整稽核功能結清帳簿。

使用個案

您可以使用Accounting Center) ，轉換外部交易，並結合 Workday 產生的會計資料，將其納入您的Workday分類帳。
範例︰
  • 保險公司 - 轉換保單與理賠資料。
  • 醫療保健公司 - 轉換醫療保險業者的保險計畫資料。
  • 媒體公司 - 轉型商業活動，以轉型為正式檔期，包括選角、薪資、佈景設計、視覺效果，以及獎勵季的活動成本。
  • 零售公司 - 轉型銷售點和訂閱計費服務。
  • 銀行公司 - 轉換貸款資訊。

需要考慮的問題

問題
注意事項
您是否會擷取多筆記錄，並將這些記錄納入單一異動？
擷取是將外部交易移至資料集的過程，您可以從中存取和分析這些交易。
請在增強驗證階段和會計資料來源配置中使用交易分組 ID，將以下記錄正確分組︰
  • 錯誤管理：確保即使交易中的 1 筆記錄發生錯誤，也會輸出錯誤交易中的所有記錄。
  • 交易層級的平衡︰確保日記帳可在交易層級進行平衡。
交易分組 ID 是由英數字元組成，不區分大小寫。
您是否會在詳細會計資料中，每筆交易處理超過 300,000 筆記錄？
將交易拆分為較小的記錄集，並在接近此限額時平衡每筆較小的交易。範例：處理 5 筆交易時，每筆交易包含 20,000 筆記錄，其效能比處理 1 筆交易包含 100,000 筆記錄的效能高。
詳細資訊，請參閱Accounting Center - 拆分大型交易。
您要為會計資料來源建立多少個增強步驟？
補強是增強來源資料的流程，方便您將其用於詳細會計和匯總會計資料。範例︰新增Worktag 對應、重新格式化或移除欄位等。
您最多可以建立 3 個增強階段。
一旦建立會計資料來源「」，即無法變更增強階段數。
您希望Workday如何處理一個階段中的每個批次？
您可以配置Accounting Center流程，指定Workday如何處理階段中的每個批次。您可以選擇處理和推進每個批次：
  • 一律推進至下一階段，並將任何錯誤忽略至下一批次。
  • 手動選取下一個動作。
  • 唯有在沒有錯誤的情況下推進至下一階段。
    若要從後續處理中移除記錄，請在您的流程中新增一個自訂的離開。
若要指定在某個階段中如何處理每個批次，請存取
編輯Accounting Center流程配置
任務，然後選取一個選擇權。
是否會在詳細日記帳明細中加入其他資訊？
將欄位納入詳細日記帳明細中，做為增強資料集中的其他屬性。
Workday建議您使用文字做為屬性的主要格式。
您要在匯總日記帳明細中包含哪些資訊？
使用 Worktag 對應表和資料集聯結，將必要的業務物件帶入您的增強資料集中。
一旦這些欄位出現在您的增強資料集中，您就可以在會計資料來源日記帳明細規則中選取這些欄位。
您的單一匯總日記帳明細數是否超過 200 萬行？
如果匯總日記帳明細數超過上限 (200 萬行)，匯總流程將會失敗。Workday建議您更新配置或擷取資料，以減少匯總產生的日記帳明細。
您會使用自訂驗證嗎？
請透過以下方式確保您的交易符合指定條件︰
  • 在增強資料集中建立驗證階段，以識別特定錯誤。
  • 正在為Accounting Center詳細日記帳類型建立重要自訂驗證。
您會忽略某些沒有錯誤的交易嗎？
建立自訂駁回步驟，以從批次中移除某些交易。
擷取的資料中是否包含沒有值的記錄？
沒有值的擷取記錄可能會導致批次錯誤。Workday必須考慮批次中的每筆交易。
您可以︰
  • 在會計資料來源中使用資料變更任務的來源，即衍生資料集中沒有值的記錄。這會減少Accounting Center處理的交易或記錄數量。
  • 如果您需要維護每筆擷取記錄的記錄，請使用自訂解除項目將這些記錄從詳細會計資料中移除。
您是否會使用自訂科目過帳規則維度？
使用聯結將自訂科目科目過帳規則維度實例化為擷取資料中的適用欄位。
是否要配置替代分類帳貨幣？
  • 詳細日記帳與匯總日記帳 - 為行公司 ()啟用替代分類帳貨幣時， Workday現在可以透過「主要來源」和「手動」批次類型，以主要和替代分類帳貨幣產生會計中心詳細日記帳和匯總日記帳。
  • 公司間交易：
    • 當明細和標頭中的公司使用相同的替代分類帳貨幣 ()時， Workday會將標頭公司的替代分類帳貨幣匯率類型 () 套用至明細中的公司()。
    • 當明細公司和標頭公司的替代分類帳貨幣不同，或標頭公司未啟用替代分類帳貨幣時， Workday會將明細公司的替代分類帳貨幣匯率類型，套用至明細公司的替代分類帳貨幣日記帳分錄。
  • 對於迴轉日記帳 - 如果在替代分類帳期間開始日期之前和之後分別說明「迴轉」和「迴轉產生者」日記帳， Workday會以替代分類帳貨幣建立迴轉日記帳。
    範例：已為 2023 歷年啟用替代分類帳貨幣。您處理的一筆交易，會計日期為 2022 年 12 月 31 日。已勾選「建立迴轉」的會計資料來源選擇權。「」要建立的迴轉日記帳 (迴轉者) ，會計日期為 2023 年 1 月 1 日。
    結果︰僅產生以主要分類分類帳貨幣表示的「迴轉 (2022 年 12 月 31 日)」日記帳，且產生以主要和替代分類帳貨幣為 的「迴轉」(2023 年 1 月 1 日) 日記帳。
  • 針對Accounting Center中的報告︰
    • 當您為公司啟用替代分類帳貨幣並直接從 Prism 報告時， Workday建議您選取單一分類帳貨幣。若您未指定單一分類帳貨幣， Workday會傳回兩個主要/替代分類帳貨幣日記帳明細。
    • 或者， Workday會在詳細會計輸出表格中新增「分類帳」欄位，用於填入每個詳細日記帳明細明細的分類帳值，方便您在製作詳細會計日記帳明細的報告時使用此欄位。範例：您可以在「分類帳」欄位篩選條件，排除與替代分類帳貨幣「」相關聯的詳細日記帳明細。
您是否會使用多重貨幣日記帳？
請考慮您是否需要在增強的資料中包含交易貨幣代碼的實例。
另請參考：
  • 如果您要同時記錄交易金額和分類帳金額。
  • 讓Workday使用貨幣入選率率來計算分類帳金額。
是否有使用不同分類分類帳貨幣的公司間日記帳明細？
我們現在按以下順序套用匯率類型：
  1. 標頭公司︰
    1. 在
      「編輯會計資料來源配置」
      任務
      「日記帳標頭規則」
      分頁中定義的
      匯率類型
      。
    2. 在
      「編輯公司會計詳細資料
      」任務中定義的
      匯率類型覆寫值
      。
    3. 在
      「編輯用戶設定 - 系統」
      任務中定義的
      預設匯率類型
      。
  2. 對於行公司︰
    1. 在
      「編輯公司會計詳細資料
      」任務中定義的
      匯率類型覆寫值
      。
    2. 在
      「編輯會計資料來源配置」
      任務
      「日記帳標頭規則」
      分頁中定義的
      匯率類型
      。
    3. 在
      「編輯用戶設定 - 系統」
      任務中定義的
      預設匯率類型
      。
  3. 對於標頭公司替代分類帳貨幣日記帳：
    1. 在
      「編輯公司會計詳細資料
      」任務中定義的
      替代分類帳貨幣匯率類型覆寫值
      。
    2. 在
      「編輯用戶設定 - 系統」
      任務中定義的
      預設匯率類型
      。
  4. 針對行公司替代分類帳貨幣日記帳：
    1. 在
      「編輯公司會計詳細資料
      」任務中定義的
      替代分類帳貨幣匯率類型覆寫值
      。
    2. 在
      「編輯用戶設定 - 系統」
      任務中定義的
      預設匯率類型
      。
引入資料是否包含現金日記帳？您是否會調節現金日記帳？
在擷取資料中加入銀行帳戶實例。此外，在會計配置中加入銀行帳戶Worktag做為Worktag 類型，並選取
「調節至銀行」
 。
此外，當選擇
「調節至銀行」
時，請使用
「交易參考
」欄位。
加入條件規則，將您的現金和銀行帳戶與其他明細區分開來。
您是否要追踪Workday從目前批次中忽略的交易數量？
存取
尋找Accounting Center批次
報告，並檢視
忽略的交易
欄。
在Accounting Center處理批次的各個階段時，是否需要特定事件的通知？
使用Accounting Center事件中的報告欄位，在業務流程定義中設定自訂通知。
是否會使用自訂檢視科目集進行報告？
請存取
編輯公司會計詳細資料
任務，並為公司選取替代科目集，以產生將替代科目集或法定科目集對應至您的首選科目集 ()的報告。
一旦建立或過帳日記帳，即無法變更替代科目集「」。
您是否能根據角色的角色來控制建立及編輯對應表定義或對應表的權限？
已啟用來源系統的建立和指派角色。
  1. 存取
    維護可指派角色
    任務。
  2. 輸入角色，然後在
    「啟用對象」欄位「
     」中選取
    「來源系統」
     。
  3. 存取
    檢視對應表定義
    報告。
    從
    來源系統
    的相關動作中，選取
    角色
    指派角色。
  4. 在
    指派角色
    任務中，將您先前建立的來源系統角色指派給使用者。
  5. 使用新建立的角色 ( ) 建立角色型安全群組(受限制)。
  6. 將新建的角色型安全群組(受限制) 新增至「設定︰對應表定義」或「設定︰對應表」的安全網域原則。
使用者將只能存取內含來源系統值的「對應表定義」和「對應表」，並為使用者獲指派角色「」。
您公司的系統會根據來源系統定義的角色，控制對會計資料來源的存取嗎？
已為來源系統啟用建立和指派角色。
  1. 建立或選取現有的來源系統。您可以使用
    建立來源系統
    任務建立新的來源系統。
  2. 將對來源系統啟用的角色新增到新建立的角色型安全群組「」。
  3. 存取
    維護可指派角色
    任務。
  4. 請輸入角色，並為
    「啟用對象」欄位
    「」選取
    「來源系統」
     ，以建立已啟用來源系統的角色。
  5. 請從來源系統的相關動作中選取
    「指派角色」
     ，為使用者指派可指派角色「」。
  6. 建立角色型安全 (受限) 群組。
  7. 編輯會計資料來源，並新增「來源系統」屬性「」。
  8. 將受限制的角色型安全群組新增至適用的網域或業務原則 (允許的安全群組類型︰角色、來源系統)。
如果使用者可透過受限制的角色型安全群組存取網域，且使用者所使用的角色已針對 來源系統 啟用，則使用者只能存取包含「來源系統」值且已為使用者指派角色「」的會計資料來源。
您建立的表格是否已啟用分析或已發布的資料集，支援下列使用案例？
以下是符合排除條件的使用案例：
  • 與
    「檢視會計資料來源
    」報告中顯示的會計資料來源相關聯的擷取表。
  • 用於Accounting Center預擷取處理的 Prism 表格，例如登陸表格。
  • 自訂Accounting Center錯誤報告表。
  • 跨多個 Prism 和Accounting Center表格的自訂報告，確認處理成功。
  • 結合多個會計資料來源的詳細會計資料的報告表。
請使用
維護 Prism 成品用途
任務手動標記Prism 成品，以便從 Prism 權益計算中排除。
安全性︰
設定︰會計資料來源 – 建立
網域︰。
您的每周維護會安排在何時？
請確定您沒有排定在每周維護即將開始時執行的任何作業或流程。在維護開始後，所有目前作用中的職務和流程都將停靠站執行並錯誤。由於Workday不支援自動重新啟動，您必須手動重新啟動作業或流程。
您是否使用
管理Workday維護時段
任務來結束作用中的階段作業？
我們會在詳細會計處理流程中強制執行執行階段作業限制，因此請配置
「管理Workday維護時段」
任務。若要在維護時段繼續使用Accounting Center批次，請將業務流程中配置的使用者，新增至
「管理Workday維護時段」
任務的
「從階段作業限制排除的系統帳戶」
選擇權。這是
「Accounting Center
」業務流程定義中
「Accounting Center詳細
會計主流程」作業的「Accounting Center 詳細會計主流程」
使用者的執行身分
。

建議

選項
建議
會計資料來源的擷取來源
  • 使用表做為引入來源。
  • 請使用
    「編輯資料變更」任務
    (可從「
    資料變更任務
    」的相關動作功能表存取)填入會計資料來源擷取表中的欄位。請考慮使用以下更新來進行您可能需要對引入表進行的簡單轉換︰
    • 正在建立交易分組 ID。
    • 新增或衍生會計日期「」。
  • 欄位名稱不應︰
    • 包含「id」字詞。
    • 包含任何特殊字元 (例如 !@#$%^&* 等)。
    • 長度超過 255 個字元。
    • 以下線字元結尾。
    • 開頭為「WPA_」、「AC_CALC_」、「AC_PRE_」或「AC_POST_」(已保留字首)。
    • 請使用 AC_Batch、AC_Batch_Run、AC_Transaction_ID 或 AC_QUERY_Key (已保留字)。
增強資料
  • 為系統篩選條件 {_UnprocessedForBatch} 和使用者資料集 {_UserConfiguration} 之間的增強功能建立新的資料集，並在新的資料集中執行所有增強步驟。
  • 在「增強」功能中將每筆交易 1 筆記錄展開為多筆記錄時，請使用「交易分組 ID」做為擷取資料中每一列的唯一 ID。
  • 若為複雜的增強功能，請建立單獨的增強階段。獨立的增強階段可確保Workday在每個階段分別保留資料以供診斷用途。
  • 請將對應階段和驗證階段分開。
  • 將欄位新增為計算欄位或使用聯結/對應階段時，其欄位不應︰
    • 開頭為「WPA_」、「AC_CALC_」、「AC_PRE_」或「AC_POST_」 (已保留字首)。
    • 使用 AC_Batch、AC_Batch_Run、AC_Transaction_ID 或 AC_QUERY_Key (已保留字)
驗證資料
  • 建立一個新的衍生資料集，在系統篩選條件 {_UnprocessedForBatch} 和使用者資料集 {_UserConfiguration} 之間包含您的驗證階段。
  • 在最後一個增強階段 ()中新增驗證階段。
貨幣小數點有效位數
詳細會計中的交易和分類帳金額必須與交易和分類帳貨幣的貨幣精確位數相符。
如果金額不符合相關貨幣的貨幣精確位數，您必須將這些金額舍入至「增強」中的正確貨幣精確位數。
為會計資料來源「」配置表格和資料集的網域和實體安全網域。
若要提高配置會計資料來源來源表格和資料集網域的效率，請使用「
編輯會計資料來源 Prism 資料來源」安全性
任務。
安全性︰
設定︰會計資料來源 - 建立
網域。
建立日記帳明細規則
您最多可在一個會計資料來源的所有會計群組中的所有快照中，建立 5,000 個日記帳明細規則。

要求

日記帳必須有開放的分類帳期間才能過帳。
請確認批次中至少包含 1 筆交易，然後才能起始批次。
必須完整無誤地完成一個階段「 」，才能推進到下一個階段「」。

限制

  • 如果超過 10,000 個驗證例外，則會排除整個批次的錯誤。
  • 匯總日記帳不會進行預算檢查，即使導致超出預算，也會過帳。
  • 當您為公司配置替代分類帳貨幣時︰
    • Accounting Center處理交易時，不會產生單一分類帳主要貨幣或替代分類帳貨幣的日記帳。
    • 「會計資料來源」標頭中現有的匯率類型欄位僅適用於主要分類分類帳貨幣「」。Accounting Center不支援覆寫替代分類帳貨幣匯率類型。替代分類帳貨幣匯率類型由公司和用戶層級的配置決定。
    • 您無法使用Accounting Center定義或覆寫替代分類帳貨幣金額。處理詳細會計時， Workday會使用系統匯率產生所有替代分類帳貨幣金額。
  • 您無法在交易中使用 Worktag 平衡功能。請手動配置您的會計資料來源，以正確建立會計資料。
  • 對於Accounting Center日記帳， Workday僅支援從主要科目集到替代科目集的對應規則。
  • Accounting Center不支援所有 Prism 資料類型。Workday在Accounting Center處理方面不支援貨幣、雙精度和整數欄位類型。此外，在會計資料來源配置中設為交易金額、分類帳金額或應稅金額的數值欄位，必須維護(20,6) 的欄位精確位數。

用戶設定

您可以在
「編輯用戶設定 - 財務」
任務中配置此選擇權。
選項
注意事項
當Accounting Center手動詳細日記帳由公司自行平衡時，無公司間應付帳款/應收帳款明細
當您選取此核取方塊 ()時，如果公司的日記帳明細已自行平衡， Workday就不會為該公司自動Accounting Center公司間應付帳款和應收帳款日記帳明細。

安全性

您可以存取「
功能區的網域安全原則
」報告，檢視Accounting Center的所有安全網域。
您可以配置的安全網域包括：
Domain (網域)
注意事項
「Accounting Center」功能區中的
「Process: Accounting Center」
 。
可配置 Accounting Center 流程和報告。
。
​​
包含以下子網域：
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 新增附件
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 新增/變更附件
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 取消
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 核心
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 報告
  • 流程︰Accounting Accounting Center詳細日記帳 - 檢視
可以取消、新增附件及檢視Accounting Center詳細日記帳。
「Accounting Center」功能區中的
「Set Up: Accounting Center」
 。
包含以下子網域：
  • Set Up: Accounting Source - Create
  • 設定︰自訂科目過帳規則類型
  • 設定︰會計資料來源 - 停用
  • 設定︰會計資料來源 - 維護
  • 設定︰會計資料來源流程配置
  • 設定︰維護Accounting Center處理視窗
  • Set Up: Source Systems
可以建立、停用及編輯會計資料來源任務和 Web 服務，也可以建立來源系統。
「Accounting Center 」功能區中的
「流程︰Accounting Accounting Center Error Manager」
 。
可以檢視Accounting Center Error Manager 的任務、報告和 Web 服務。
「Accounting Center」功能區中的
「Process: Accounting Center匯總日記帳」
 。
可檢視以下報告︰
  • 檢視Accounting Center匯總日記帳
  • 檢視Accounting Center匯總日記帳
  • 檢視Accounting Center匯總日記帳 (展開)
「Accounting Center」功能區中的
「報告︰災難期間受影響的批次和職務」
 。
可以檢視
「受災難復原影響的批次
」報告。
「Accounting Center」功能區中的
「設定︰對應表」
 。
可以建立和更新對應表。
「Accounting Center」功能區中的
「設定︰對應表定義」
 。
可以建立和更新對應表定義。

業務流程

  • 請配置
    「 Accounting Center批次起始事件」
    業務流程，以起始Accounting Center 批次。
  • 請配置
    「Accounting Center取消批次事件」
    業務流程，為 Accounting Center 批次取消建立工作流程並核准取消要求。
  • 請配置
    「Accounting Center增強事件」
    業務流程以增強資料。
  • 請配置
    「Accounting Center詳細會計事件」
    業務流程以產生詳細會計資料。
  • 請配置
    「Accounting Center匯總事件」
    業務流程以建立匯總會計資料。
  • 配置
    「 Accounting Center編輯明細中核准事件」
    業務流程，以補助/補助金存取權，以便使用內嵌編輯功能更正錯誤。

報告

您可以存取
Workday標準報告
報告，檢視Accounting Center的所有報告。
報告或儀表板
注意事項
「災難復原期間受影響的批次
」報告
可讓您識別災難復原期間受影響的批次。
「批次層級的執行時間指標
」報告
可讓您在批次層級上監控趨勢執行時間指標。
「批次階段層級的執行時間指標
」報告
提供一個或多個批次中所有階段的趨勢執行時間指標。
「批次執行層級的執行時間指標
」報告
可讓您在批次執行事件層級，提供趨勢執行時間指標報告。
檢視會計資料來源快照
報告。
提供指定生效日期的會計資料來源快照配置() 的詳細資料。
您也可以使用以下報告資料來源建立自訂報告：
  • Accounting Center批次
  • Accounting Center批次執行
  • Accounting Center批次階段
  • 自訂科目過帳規則類型

整合

您可以使用以下 Web 服務在不同用戶之間移轉和維護會計資料來源：
  • 取得Accounting Center實作
  • Put Accounting Center實作
  • 取得來源條件規則
  • 取得會計資料來源流程配置
  • 取得會計資料來源快照
  • 新增會計資料來源條件規則
  • 放置會計資料來源流程配置
  • 放置會計資料來源快照
您可以使用這些 Web 服務在Accounting Center中維護過帳規則或對應表：
  • 取得自訂科目過帳規則維度
  • 取得自訂科目過帳規則類型
  • 取得對應表定義
  • 取得對應表
  • 新增自訂科目過帳規則維度
  • 新增自訂科目過帳規則類型
  • 放置對應表
  • 放置對應表定義
您可以使用
Put Accounting Center Batch
 Web服務來建立新批次。
您可以使用以下 Web 服務來擷取和更新已忽略交易的解析度詳細資料：
  • 取得忽略的異動
  • 提出忽略的交易
如需更多 Web 服務，請參考Workday Community中的 Web服務目錄。

連結和觸點

您可以將Accounting Center與財務會計搭配使用，以處理日記帳、產生財務記錄，以及執行期間和年終關帳。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。

其他影響

Workday Accounting Center可與Workday Prism Analytics搭配使用，提供更完善的法規、營運與法規報告。