步驟︰設定預付款供應商支出
- 在供應商功能區中配置以下業務流程和安全原則︰
- 預付款支出攤銷事件
- 「排定預付款攤銷時間表」類型的「預付款支出攤銷時間表事件」。
- 採購功能區中的收料單包含「從收料單建立供應商發票」動作步驟，以在收料單結算及付款後進行攤銷。
- 設定預付款支出科目過帳規則。
- 定義日記帳來源和交易、科目過帳規則，以及其他承諾會計要求。
若要在支出攤銷期間之前的會計期間採購商品和服務，您可以在發票或採購單上定義以下 3 種預付款規格之一︰
- 手動︰可供在採購單和發票上選取。當您建立「預付款攤銷類型」為「手動」的發票時，您只能在支付發票後進行攤銷。支付發票後，存取供應商發票的相關動作，然後選取 。選取會計日期以建立營業交易以過帳攤銷。
- 收料單︰僅適用於在採購單和採購單發票上選取。若要攤銷收據，您必須在記錄收據前輸入發票。Workday 會攤銷您記錄的每筆收據的金額。例如，如果您收到 $1000.00 的發票，分兩次收料，每次收料 $500.00，每次記錄收料時，Workday 都會攤銷 $500.00。
- 時間表︰在採購單和發票上可供選擇。請參閱「」 建立預付款採購單的攤銷時間表。
- (選用) 建立採購單。選取︰
- 預付款- 採購單明細
- 預付款詳細資料分頁中的攤銷類型來自︰
- 手動
- 收料單
- 排程
當您在採購單中指定預付款資訊時，詳細資料會自動填入供應商發票和收據。 - (選用) 建立預付款採購單的攤銷時間表。當您建立預付款採購單攤銷時間表時，詳細資料會保留為預付款供應商發票攤銷時間表。
- 您也可以建立非採購單供應商發票。請參閱「」 建立非採購單供應商發票。
- (選用) 從供應商發票的相關動作功能表，存取「變更預付款攤銷類型」任務。您可以在建立攤銷之前，變更供應商發票上的預付款攤銷類型。發票必須︰
- 預付款
- 與會計調整無關
安全性︰流程︰供應商發票 - 預付款網域 - (選用) 從會計調整建立預付款供應商發票的攤銷時間表和分期。使用會計調整將供應商發票重新分類為預付款。您可以手動攤銷預付款分期，或為預付款會計調整交易明細建立攤銷時間表。
Workday 將營運會計過帳至您在
「預付款支出」
科目過帳規則中定義的分類帳科目。新的會計資料會將 預付款支出
過帳規則中使用的科目記入貸項，並將 支出科目
過帳規則中使用的科目記入借項。您的組織預付款供應商發票︰
- 適用於在事件會計期間之前的年度事件，並在事件發生時攤銷支出。
- 用於接收供應商折扣並按 12 個月攤銷的年度保單，而不是在 1 月全部計算在內。
- 根據租賃的重複性時間表，您每季付款，每月攤銷。
- 在預付款詳細資料分頁中︰
- 檢視預付款供應商發票中的會計資訊。
- 檢視預付款採購單和供應商發票時間表 在 每個業務文件類型。
- 從預付款供應商發票時間表檢視預付款供應商發票分期和會計資料。