開立客戶發票
- 請在「客戶帳戶」功能區中配置「客戶發票事件」業務流程和安全原則。
- 若要將發票轉給指定的核准者，請在「客戶發票事件」業務流程的核准和檢閱步驟中配置核准者安全群組。
- 如果使用發票類型，請依國家/地區配置法定發票類型。
- 如果使用無間斷發票號碼，請配置序列產生器規則並啟用無間斷序列功能。
- 對於公司間交易，請配置公司間交易設定。 請參閱「」定義公司間交易設定 。
- 安全性︰「客戶發票 - 核心」和「流程︰客戶發票 - 核心」和「報告︰客戶發票參考附件 - 供應商發票」網域位於「客戶帳戶」功能區中。
客戶發票可讓您記錄銷售事件並建立應收帳款會計資料。您可以為以下項目開立客戶發票︰
- 商品出貨
- 服務交付
- 計費時間表
- 專案、訂閱或成員資格
- 存取「建立客戶發票」任務。
- 在填寫「發票資訊」時，請參考以下說明︰
選項 說明 公司該公司是發票擁有者。您可以將其當做指派預設扣繳稅的參數。帳單寄發地址出貨地址只有當您在發票公司 ()的「編輯客戶帳戶選項」任務中啟用帳單寄發地址和出貨地址選項時，Workday 才會顯示這些提示。Workday 會自動填入︰- 帳單寄發地址 (若公司的主要地址目前用於計費)。
- 出貨地址 (目前使用公司的主要配送地址)
當您︰- 若移除公司「」，Workday 會隱藏提示。
- 變更公司，Workday 會根據新的公司配置重新填入提示。
- 編輯公司基本資料的帳單寄發地址或出貨地址提示中顯示的地址，Workday 會根據新地址重新填入提示。
客戶您選擇的客戶會根據客戶定義填入其他發票資訊，例如稅務代碼、付款條件和付款類型。對於資助，您可以在此欄位中選取贊助單位，而不是客戶。發票日期Workday 會使用此日期將發票過帳到第一個未結分類帳期間。如果 Workday 未找到未結分類帳期間，會將發票狀態設為「錯誤」。會計日期您輸入的會計日期必須在目前或先前的開放會計期間內。範例︰您提供了一項服務，但直到下一個會計期間才開立發票。然後，您可以選取服務日期做為會計日期。根據您配置公司會計的方式，會計日期可為選填或必填。此日期與預設的發票日期相同。您也可以將其配置為使用︰- 「核准日期」(存取「編輯公司會計詳細資料」任務)
- 存取「編輯公司會計詳細資料」任務，並將「允許欠款會計處理」提示設為「客戶發票」，即可拖欠會計資料。
法定發票類型如果您使用發票類型來分類發票以符合政府要求，請選取國家/地區特定的法定發票。只有當您為特定國家/地區的公司配置法定發票時，才會顯示此欄位。發票類型如果您已將「編輯客戶發票版面配置規則」任務配置為依發票類型而改變版面配置，則您的選擇可能會決定發票版面配置。範例︰您可能希望專案發票的版面配置與商品發票不同。付款地址此欄位會在您輸入客戶時顯示。Workday 會自動填入客戶基本資料分頁的主要公司地址。如果您未定義主要公司地址，此欄位會保留空白。付款聯絡人此欄位的填入依據為客戶基本資料上的分頁。如果未在此處定義預設付款聯絡人，此欄位會保留空白。這些聯絡人是客戶發票的電子郵件收件者。您可以使用提示中的其他選項覆寫預設值 (如果有的話)。配送客戶配送地址只有當發票客戶在客戶基本資料的「連結方對應」中設定了配送業務連結方時，才會顯示這些欄位。Workday 會將選取配送客戶後，「配送地址」提示會顯示以下配送客戶聯絡資訊中的所有配送地址︰- 生效日期 () 必須等於或早於目前日期。
- 您有權存取。
配送地址與目的地國家/地區的稅務規則一併套用，以利登載稅務預設值。如果沒有地址具有配送用途，則提示會傳回主要公司地址。此功能不適應徵贊助單位。相關發票此提示會顯示此公司與客戶組合尚未重新計費的所有已貸記發票。您一次只能選取 1 筆發票。調整當您選取「相關發票」時顯示。此欄位包含該相關發票的對應貸項調整。 - 輸入發票的其他資訊時，請參考以下說明︰
選項 說明 可計費專案(選用) 選取與公司或客戶相關的可計費專案。Workday 會自動在標頭中的「Worktag」欄位填入與專案相關的 Worktag。Workday 也會自動填入發票明細中的「可計費專案」欄位。如果將此欄位保留空白，您可以在發票明細層級將一張發票與多個專案相關聯。參考類型請依據您經營業務所在國家/地區的要求，選取推薦信類型。當公司地址與客戶付款地址皆位於下列其中一個國家/地區時，Workday 會動態顯示此欄位︰- Boleto Bankario (巴西)
- BPAY (澳洲)
- ESR (瑞士)
- FIK-nummer (丹麥)
- KID-nummer (挪威)
- OCR 掃描號碼 (瑞典)
- OGM-VCS (比利時)
- Viitenumber (愛沙尼亞)
- Viitenumero (芬蘭)
參考號碼選取國際參考類型時，您必須輸入輔助參考號碼 ()。到期日Workday 會根據發票日期和付款條件自動計算出此日期。您可以在「到期日覆寫」欄位中輸入新的日期，以手動覆寫此日期。文件連結如果您將輔助文件或影像儲存在外部儲存庫中，請輸入該位置的 URL。儲存交易後，Workday 會將 URL 顯示為影像的即時超連結。核准者可在核准交易前參照此文件。Workday 會驗證連結，以確保其具有安全管理者所定義的有效統一資源 ID (URI) 模式。此流程可提供額外的安全性，有助於避免外部連結中包含惡意內容。若要新增有效的 URI，請在「維護外部連結驗證」任務中將「連結類型」設為「客戶發票文件連結」。當外部內容的位置變更時，請務必在 Workday 中更新 URL。 - 填寫「金額資訊」時，請參考以下說明︰
選項 說明 貨幣如果您已在客戶基本資料中定義特定貨幣，Workday 會自動在該欄位填入指派的貨幣。您可以選擇將其變更為任何接受的貨幣。已登載的預付金額列出已登載至此發票的金額。此金額是與計費時間表內建立的分期發票相抵銷的預付款金額。Workday 會自動抵銷預付款金額，並在發票明細中建立負數金額。稅務服務名稱當您為發票公司 ()配置第三方稅務服務整合時顯示非報告選項。請參閱「」概念︰第三方稅務服務整合 。稅額客戶發票的總稅額，由 Workday 計算或從第三方稅務服務整合匯入。扣除扣繳金額當扣繳稅代碼的發票實現時點為 時進行計算。預設稅務代碼當您未為發票公司配置第三方稅務整合時顯示。您可以選取 Workday 的稅務代碼，填入發票明細覆寫值。您也可以覆寫 Workday 從您的稅務配置和發票資訊填入的預設稅務代碼。在沒有配送客戶的發票上，Workday 會自動填入付款客戶的稅務代碼。當您選取配送客戶和地址時，Workday 會套用目的地國家/地區預設交易稅務規則中的稅務代碼。您可以配置例外規則，覆寫客戶發票上預設的公司和客戶選擇。更新稅額當您未為發票公司配置第三方稅務整合時顯示。按一下可重新計算稅額。按一下提交也會計算稅額。 - 填寫發票明細分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 公司如果啟用公司間交易，您有超過 1 個選擇。銷售項目當您選取銷售項目時，Workday 會根據銷售項目定義自動填入其他一些欄位。當您在「維護機器學習提示建議」任務中為「銷售項目」啟用機器學習建議時，Workday 會在「建議」提示篩選條件中自動為銷售項目填入最多 5 項建議。商品代碼若要在此提示中顯示選項，請先配置商品代碼類型並新增商品代碼。請參閱「步驟︰建立商品代碼」 。每個商品代碼類型只能選取 1 個作用中的代碼。收入種類收入種類會將項目連結至驅動會計行為的對應會計過帳規則。還提供報告的其他詳細資料。當您選取銷售項目時，Workday 會自動填入此欄位。當您在「維護機器學習提示建議」任務中為「收入種類」啟用機器學習建議時，Workday 會自動在「建議」提示篩選條件中為收入種類填入最多 5 項建議。單價從銷售項目填入。如果銷售項目和發票的貨幣不同，Workday 會自動將此值轉換為發票的貨幣。Workday 會使用您用戶中定義的現行貨幣折算率。已憑發票明細發放說明客戶發票上已發放保留款金額的發票明細。請參閱「」步驟︰建立客戶發票的保留款 。合計金額數量乘以單價。對於採用整批訂價的銷售項目，Workday 會使用以下計算方法︰(單價 x 數量)/ 以以下數量訂價的計量單位 = 合計金額。對於預付款發票，當您輸入的金額大於收到的預支付款時，Workday 會阻止您開立發票。合約明細如果您從合約或專案產生髮票，Workday 會針對合約明細類型提供各種選項。它驅動計費和收入周期。遞延收入對於與合約相關聯的發票，如果相關的合約明細中有遞延收入，Workday 會自動選取此核取方塊。當銷售項目有遞延收入時，Workday 也會自動選取此核取方塊。收入認列時間表範本如果您在發票明細中選取了「遞延收入」核取方塊，就會顯示此欄位。請選取一個選項，將此明細與現有的收入認列時間表範本建立關聯，以便產生分期。出貨地址若您已在發票公司 ()的「編輯客戶帳戶選項」任務中啟用帳單寄發地址和出貨地址選項，Workday 就會顯示此提示。如果發票明細公司的主要地址目前用於配送，Workday 會自動填入出貨地址。當您︰- 在發票資訊區段中選取相同的公司，在發票明細中，Workday 會填入相同的出貨地址。
- 若移除「發票資訊」區段中的出貨地址，Workday 將為您新增的每個發票明細填入空白的出貨地址提示。
- 如果將該公司從發票明細中移除，Workday 會隱藏提示。
- 變更發票明細中的公司)，Workday 會依據新的公司配置重新填入提示。
配送客戶和配送地址對於每個發票明細，您可以將配送客戶及相關聯的地址變更為您在特定客戶的「連結方對應關係」中定義的任何連結方。提示中顯示的配送地址來自配送客戶。如果您套用分段安全功能，則只會向有權存取客戶的使用者顯示配送客戶和地址。如果您參照發票明細中的合約明細，Workday 會清除該明細中的配送客戶和地址。此功能不適應徵贊助單位。應稅適用性指出發票明細是否應稅。在銷售項目的稅務規則中配置應稅適用性時，Workday 會自動填入此欄位。如果項目沒有相關聯的適用性，Workday 會套用目的地國家/地區的稅務規則。如果您尚未為銷售項目和國家/地區配置稅務規則，Workday 會自動從銷售項目或收入種類填入應稅適用性。當您為發票公司 ()啟用第三方稅務時，Workday 會在執行整合時填入應稅適用性。稅務代碼Workday 會從發票標頭填入稅務代碼值。您可以手動覆寫此值，或選取以下選項︰- 具有稅務代碼的銷售項目。
- 發票明細中的配送客戶和配送地址。只有當付款客戶在「連結方對應關係」中配置了「配送業務連結方」時，才會顯示這些欄位。
如果您尚未為某個國家/地區配置「連結方對應」或交易稅務規則，Workday 會自動填入付款客戶的稅務代碼。當您為發票公司 ()啟用第三方稅務時，Workday 會在執行整合時填入稅務代碼。算定稅額當您配置免申報選項時，顯示由第三方稅務整合服務計算出的稅額。Workday 會在第三方稅務整合執行時填入計算出的稅額。扣繳稅代碼您可以選擇實現標記為「發票」或「客戶發票自行扣繳」的稅務代碼。當您在下列規則中配置扣繳稅代碼時，Workday 會自動填入此欄位︰- 國家/地區的扣繳稅稅務規則
- 項目的扣繳稅稅務規則
當您為發票公司 ()啟用第三方扣繳稅時，Workday 會在執行整合時填入扣繳稅代碼。當您為發票公司 ()配置第三方稅務整合時，您不能選取扣繳稅代碼。 請參閱「」概念︰第三方稅務服務整合 。徵稅時點日期類型請選取發票明細的徵稅時點日期類型。當您在發票明細中指定交易稅代碼時，Workday 需要徵稅時點日期類型。- 若要顯示此欄位，請在「編輯用戶設定 - 財務」任務中選取「啟用交易稅的徵稅時點日期配置」核取方塊。
- Workday 會自動在稅務時點日期類型填入發票/調整日期，並使用一般交易稅。
- 當您在「編輯公司稅務詳細資料」任務中選取「付款時繳納加值稅」核取方塊時，Workday 會自動執行下列操作︰
- 將徵稅時點日期類型設為「給付日期」
- 對付款使用交易稅。
徵稅時點日期請輸入徵稅時點日期，以確定交易的徵稅期間。當您選取「商品/服務交付日期」做為徵稅時點日期類型時，就會顯示此欄位。Worktag將 Worktag 新增至發票明細，以便︰- 讓您更容易找到。
- 明確業務目的。
- 啟用多維報告。
相關 Worktag 預設取自發票上選取的資料。當銷售項目和收入種類中都有相同類型的相關 Worktag 存在時，會以銷售項目中的 Worktag 為優先，因為該 Worktag 更具體。Worktag 類型的最新預設值會覆寫先前的任何值。對於公司間交易，Workday 會自動新增「公司間關係組織」Worktag，協助您追踪公司間的收入和費用。可計費專案如果您選取了標頭中的可計費專案，該專案必須與該專案相符。否則，您可以將不同的可計費專案與不同的發票明細相關聯。您也可以選取專案的特定階段和任務，將交易歸屬於該專案。將發票明細與合約明細相關聯時，任何階段和任務都必須與合約明細中的階段和任務相符。 - (選用) 使用「稅務」分頁來檢閱發票明細中指定的所有稅務代碼及其適用性的摘要。如果多行明細共用相同的稅務代碼，此分頁會合併這些明細，並提供應稅總金額。若要更新此分頁，請在發票標頭的「金額資訊」區段中按一下更新稅額，以填入發票明細中的稅務資訊。
- (選用) 在匯率分頁上輸入匯率覆寫值。對於外幣發票，您可以調整匯率以符合您的業務需求。Workday 會在「生效匯率」欄位上顯示變更。此欄位的值是收入認列會計用於將分期金額轉換為分類帳貨幣的歷史匯率。您輸入的任何覆寫都會觸發「費率覆寫」核取方塊的選取。
選項 說明 匯率類型覆寫覆寫用於查詢匯率的匯率類型。匯率日期覆寫覆寫用於查詢匯率的日期。匯率手動覆寫若要覆寫匯率或在沒有預設匯率時提供匯率，請輸入匯率。預設值此區段會依據發票日期顯示用戶的預設匯率。 - (選用) 存取付款時間表分頁，根據百分比或固定金額建立發票付款時間表。只有當您在「編輯客戶帳戶選項」任務中選擇啟用「客戶發票可有多個到期日」設定時，Workday 才會啟用此分頁。
- (選用) 存取附件分頁，將證明文件新增至客戶發票。如果您要與客戶共用附件，請選取「提供給客戶」核取方塊。如果您也想在 PDF 檔案中包含附件，請同時選取「隨發票列印」核取方塊。若要在客戶發票中新增費用報告或供應商發票費用中的參考附件，請在「建立客戶合約的計費時間表」任務中選取「在發票中包含附件」提示。此提示會在您選取交易做為計費類型時顯示。Workday 支援「編輯用戶設定 - 系統」任務中列出的附件檔案類型。提交發票後，您可以在附件分頁中檢視這些詳細資料︰
選項 說明 與發票一起列印的附件大小總和顯示隨發票一起列印的所有附件的總大小。您可以在「客戶發票電子郵件事件」業務流程中使用此欄位來配置電子郵件通知。附件參照資訊顯示附件來源的相關費用報告或費用報告明細。若要深入探查此連結，您必須能夠存取費用報告。
- 當您提交發票時︰
- Workday 會起始客戶發票事件業務流程以供審查和核准。如果業務流程定義包含核准步驟()，則檢閱者可在核准客戶發票前進行修改。
- 當付款客戶是以客戶身分營運的公司時，Workday 會將發票標記為公司間直接交易發票。
- 對於公司間交易，當 Workday 業務流程配置為「客戶發票事件」業務流程的步驟時，也會啟動「起始客戶發票公司間事件」業務流程。Workday 只會將核准套用至發票標頭中指定的公司。當您拒絕核准時，Workday 會終止流程。
- 在 Workday 中產生客戶發票後，若要自動列印客戶發票，請編輯「客戶發票事件」業務流程並新增一個步驟「」。
- 請將類型設為「服務」，並指定「客戶發票列印服務」。
- 若要列印發票的列印執行類型為「最終確定」，請在核准步驟後新增服務步驟，並將核准步驟設為「最終確定」。
- 若為電子發票，請將指定為「透過文件發送規則進行電子發票開立」的服務步驟，以觸發所需的電子發票整合。
- 您也可以將整合服務步驟新增至「客戶發票事件」業務流程，以自動啟動電子發票整合。使用此選項時，您必須在「整合」步驟中設定條件規則，以確保僅當 Workday 在上次執行列印後產生髮票 PDF 時，才會啟動電子發票整合。
- 若要在列印文件時立即透過電子郵件自動傳送客戶發票 PDF 檔案，請新增一個步驟，並將類型設為「服務」，並指定為「以電子郵件寄送客戶發票」服務。
- 使用遞延收入標幟會觸發遞延收入科目過帳規則。
- Workday 會為已核准的交易自動建立公司貨幣的營業日記帳。如果交易貨幣和公司貨幣不同，Workday 會將金額轉換為公司貨幣。
- Workday 會在業務流程完成後處理會計資料，並使用應收帳款科目過帳規則來記錄應付的客戶付款。
- 列印發票時，Workday 會在列印執行作業中包含附件資訊，您可以向下探查查看詳細資料。
發票核准後︰
- 使用「尋找客戶發票」報告可存取和更新您儲存或提交的現有發票。
- 如果發票未與合約相關聯，但有遞延收入，請建立收入認列時間表。
- 您可以使用相關動作功能表中的「建立調整」、「變更」、「取消」、「編輯已核准的發票」、「列印」或「沖銷」任務來修改客戶發票。
- 合併客戶發票
- 記錄客戶付款。
- 以電子郵件寄送發票
- 若要檢視 Workday 提供的報告清單及其說明，請存取Workday 標準報告，然後選取「客戶帳戶」選項。
- 結算客戶發票。結算流程會建立並結算已開發票的付款。此流程完成時，Workday 會更新每筆付款的會計分錄。