記錄客戶付款
請在「客戶帳戶」功能區中配置「
客戶付款登載事件」
業務流程和安全性。記錄客戶付款的收料，並將其登載至發票和發票調整。您也可以同時記錄存款。
記錄客戶付款時︰
- 如果客戶溢付了發票的金額，您可以將溢付登載至另一張未結發票或將其記為暫收款。
- 如果將其記為暫收款，您可以稍後將其登載至另一張發票，或進行退款。
- 如果輸入零的付款金額，您可以抵銷多筆淨額為零的發票和調整。
- 存取「記錄客戶付款」任務。輸入「付款資訊」時，請參考以下說明︰
選項 說明 匯款客戶如果您要登載付款，或選取已可自動登載，則為必填欄位。付款貨幣當您在客戶基本資料中指定「預設貨幣」時， Workday會自動填入貨幣。付款總金額您可以將付款金額設為 0，以清除未結項目，而不會在客戶付款中包含付款金額。付款參考可用於在銀行調節期間識別這筆付款的參考資料。例如，若為支票付款，請輸入支票號碼。建立存款選取此核取方塊可自動為已記錄的付款建立存款。請指定銀行帳戶和存款參考的值。當您為單筆付款建立存款時， Workday會建立付款登載和存款列為應收帳款1 的交易。當存款公司與代客戶付款的客戶發票公司不同時， Workday不會在記錄付款時建立存款。您需要單獨記錄存款。記錄零金額的客戶付款時，無法建立客戶存款。文件連結如果您將輔助文件或影像儲存在外部儲存庫中，請輸入該地點的 URL。儲存交易後， Workday會將 URL 顯示為影像的即時超連結。核准者可在核准交易前參照此文件。Workday會驗證連結，確保其具有有效的統一資源識別碼 (URI) 模式 (由您的安全管理者所定義)。此流程提供額外的安全性，有助於避免外部連結中包含惡意內容。若要新增有效的 URI，請在「維護外部連結驗證」任務中將「連結類型」設為「客戶發票文件連結」。當外部內容的地點變更時，請務必在Workday中更新 URL。 - (選用) 選取「付款選項」時，請參考以下說明︰
選項 說明 已可自動登載如果您要使用「自動登載客戶付款」任務，針對發票登載付款，請勾選此核取方塊。您可以逐筆記錄多筆付款，然後執行自動登載任務一次全部登載。記錄零金額付款時，無法選取此核取方塊。不要將付款登載至暫緩的發票選取此核取方塊後， Workday將不會在「登載客戶付款」網格中顯示暫停使用的發票。登載時僅顯示相符的發票選取此核取方塊可篩選條件「登載客戶付款」任務的網格，僅顯示與匯款通知書中的參考資料相符的發票。 - (選填) 輸入「匯款通知書」時，請參考以下說明︰您無法為零金額付款輸入匯款通知書。
選項 說明 發票搜尋此客戶的特定發票︰。付款金額請支付部分發票金額 ( )，或登載應付金額 ( )的全部付款。其他匯款資訊您可以使用「匯款通知書類型」欄位參照付款發票，以便透過以下方式識別發票︰- 合併發票
- 客戶 ID
- 客戶名稱
- 發票號碼
- 其他
- 採購單號碼
當您選取「其他匯款通知書」類型時，在自動登載客戶付款流程中，每個匯款發票明細只能套用 1 筆客戶發票。此外，請在「詳細資料」欄位中輸入對應的文字值。匯率當您的發票貨幣與付款貨幣不同時，您可以在匯款通知書「匯率」分頁的「匯率手動覆寫」欄位中，手動覆寫匯率。 - (選用) 存取「維護自訂驗證」任務，建立嚴重錯誤驗證和警告訊息，以免在記錄或編輯付款時發生處理錯誤。
您可以根據所選的選項來記錄、登載和存入付款。
配置時︰
- Workday在「編輯用戶設定 - 財務」任務中的客戶付款 ID 產生器 ()會產生唯一的 ID 號碼，當您檢視付款時，此 ID 會顯示為付款號碼。
- 在重要自訂驗證中， Workday會將狀態為「草稿」的付款儲存起來，讓您無法將其登載或連結至存款。
Workday只會為已登載和存入的付款產生會計日記帳。
- 從客戶付款的相關動作功能表存取「更新匯款通知書」任務，即可編輯客戶付款。編輯完成後，請存取「自動登載客戶付款」任務，將付款與正確的發票進行比對。
- 您也可以取消、退回、取消登載付款或記錄溢付，除非付款的相關客戶退款處於草稿狀態。
- 結算未付款的卡和直接扣款客戶付款。結算流程會建立並結算已開發票的付款。此流程完成時， Workday會更新每筆付款的會計分錄。