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上次更新時間 ：2023-06-23
設定注意事項︰費用

設定注意事項︰費用

本主題可幫助您規劃 Workday 費用的配置和使用。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
參照︰
  • 特定功能詳細資料的其他設定注意事項
  • 特定配置詳細資料的任務說明。

內容

Workday 費用可讓您管理和控制公司及其受款人的費用。
透過 Workday 費用，您可以配置和管理︰
  • 付款方式選擇
  • 費用費率表
  • 費用項目
  • 費用報告
  • 支出授權
  • 預支現金
  • 信用卡
  • 差旅預訂記錄
您可以處理以下項目的費用︰
  • 候選人
  • 約僱人員
  • 外部委員會成員
  • 僱用人選
  • 學生
  • 員工
Workday 費用提供了一個
「費用中心」
，集中處理受款人的費用，方便他們快速輕鬆地管理費用。

商業效益

  • 為自助服務使用者集中處理任務和報告，讓他們有效率地管理費用。
  • 快速完成旅途中的費用，加快報銷速度。
  • 消除手動書面流程。
  • 啟用機器學習來評估費用報告中是否存在異常、重複和不准確之處。
  • 自動計算費用交易資料，提高準確性並減少手動輸入。
  • 透過委派任務來管理工作負載。
  • 符合國際和地區稅務規則及報銷要求。
  • 設定支出限額，控制差旅和應酬成本。
您可以快速交換以下資料並產生報告︰
  • 當您將 Workday Expenses 與其他 Workday 產品搭配使用時，例如 Human Capital Management (HCM)。例如，您可以建立費用項目，並將其與津貼計畫相關聯。
  • 透過分析和報告，深入了解預算與實際支出的關係。

使用個案

  • 套用每日最高金額以限制支出。
  • 稽核費用報告的合規性。
  • 定義可協助計算報銷的費率。
  • 從信用卡和差旅預訂業者匯入並處理資料。
  • 處理公司、公司間、行動裝置和多重貨幣費用報告。
  • 追踪、分析公司及其組織的支出並產生相關報告。
您也可以使用以下方法管理和控制支出︰
  • 津貼計畫、預算檢查和承諾會計。
  • 自訂驗證、稅務規則和 Worktag
  • 支出授權
您可以結算和報銷以下項目的費用︰
  • 預支現金申請
  • 公司信用卡交易
  • 自費交易

需要考慮的問題

問題
注意事項
您希望如何報銷費用受款人？
您可以設定付款方式選擇，以便︰
  • 決定報銷方式，例如支票或直接存款。
  • 讓員工能夠設定偏好的付款國家/地區和貨幣，或在多個國家/地區和貨幣之間拆分付款。
您也可以將規則套用至付款方式選擇選項，決定付款方式或付款分配。
如何使用費率來計算費用報銷？
您可以配置評估費用項目的費率表和規則，以便︰
  • 計算報銷金額
  • 確定報銷適用資格。
  • 驗證可報銷金額上限。
您可以根據金額和百分比，使用費率表計算報銷。
您也可以使用費用累加計算來追踪費用項目在一段時間內的增量增量，例如以距離為基礎的費用。
若要報銷費用受款人，您需要哪些詳細資料？
您可以將費用報告配置為在標頭層級收集資訊。範例︰業務目的和備忘錄。
您也可以在以下項目的明細層級要求並要求提供更具體的詳細資料︰
  • 費用報告
  • 支出授權
您可以使用︰
  • 以距離計算里程的費用項目。
  • 明細列出已發生費用的成本。
  • 每日津貼費用項目，以滿足您所在國家/地區的要求。
  • 差旅日記帳可逐項列舉出差的費用。
  • Workday 提供的屬性和可配置的屬性
您是否要讓特定員工代替其他人建立費用報告？
您可以讓員工代替以下人員建立費用報告︰
  • 候選人
  • 受委派人
  • 外部委員會成員
  • 其他員工
  • 僱用人選
  • 學生
您需要配置哪些費用報告方法？
您可以依據業務需要，設定不同的費用報告方法，包括︰
  • 公司信用卡付款中產生的個人費用可報銷金額為負數的員工費用報告。
  • 公司間費用報告，適用於您的公司與其他公司簽署了拆分成本的協議。
  • 收據掃描可讓受款人在行動裝置上提交費用報銷流程。
您要如何設定費用報告上的列印版面配置？
您可以使用 Workday 預定義的選項來列印費用報告。
您也可以使用 Workday Studio 中的報告設計工具，自訂以下項目的列印版面配置︰
  • 提醒
  • 附件
  • 說明
  • 版面配置
  • 標誌
  • 訊息
您希望如何管理支出的預先授權？
您可以啟用或要求員工在產生費用前申請支出授權。
您還可以︰
  • 核准預支現金申請。
  • 允許特定員工代表非員工建立支出授權。
  • 凍結支出授權
  • 整批關閉您不再需要的支出授權。
  • 對支出授權執行預算檢查。
  • 使用承諾會計來計算未來費用。
您要如何設定商務卡？
您可以設定︰
  • 差旅卡集中處理功能，可將組織範圍的航空差旅整合到單一信用卡上。
  • 費用受款人的個人信用卡
您可以為使用不同公司計費帳戶類型的員工信用卡指定付款責任。
您也可以讓員工︰
  • 手動輸入信用卡交易資料。
  • 重新指派員工之間的公司信用卡交易。
  • 提交可報銷金額為負數的信用卡交易。
員工如何在費用報告上新增差旅資料？
您可以從差旅供應商處下載差旅預訂記錄，並將其匯入 Workday。
匯入差旅預訂記錄時，員工可以在費用報告中新增以下項目︰
  • 航空旅行。
  • 租車。
  • 飯店預訂
您要從員工費用中擷取哪些稅務資訊？
您可以在費用報告中配置稅務規則並啟用稅務功能。然後，Workday 會計算費用項目的稅額，讓您能夠收回部分或全部金額︰
  • 商品及服務稅 (GST)。
  • 加值稅 (VAT)。

建議

  • 配置費用報告的說明文字，協助員工遵守費用政策。
  • 請聯絡 Workday 專業服務或您的顧問，以整合信用卡或差旅服務業者。
  • 為支出授權交易啟用承諾會計，有助於防止超支。
  • 在設定 Workday 費用之前，請檢閱貴公司的費用政策並將其標準化，以確保法規遵循。
  • 使用可簡化報銷流程的配置，快速為受款人報銷。例如，您可以讓員工在行動裝置上申報快捷登錄費用。

要求

若要讓員工提交費用報告，請至少設定 1 個費用項目和報銷類型。

限制

您只能︰
  • 為特定國家/地區的員工啟用行動裝置收據掃描功能。
  • 請為費用付款設定 1 項付款喜好設定規則。
我們不支援將認證文件儲存為費用報告收據和附件。

用戶設定

您可以使用
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務來配置用戶範圍的 Workday 費用選項。
您可以配置
「費用選項」
 區段，以便︰
  • 針對狀態為
    「已核准」的
     費用報告明細向客戶計費。
  • 控制國際費用的稅項預設值。
  • 在費用報告中停用「稅金」。
  • 允許員工申請預支現金。
  • 請確認貴組織不會向客戶收取員工費用。
  • 差旅結束日期之前的「費用已入帳」差旅預訂記錄。
  • 限制員工選取特定專案 Worktag。
  • 指定已清除員工的財務資料保留年數。
您也可以使用任務來指定︰
  • 如果您要在費用報告層級或費用明細層級根據日期收取金額，用於預算。範例︰為避免費用明細跨越多個會計期間，您可以依據整體費用報告日期收取金額。
  • 費用報告和支出授權的序列 ID。

安全性

您可以存取「
功能區的網域安全原則
 」報告，檢視費用的所有安全網域。
您可以配置的安全網域包括︰
網域
注意事項
「費用」功能區中的
「設定︰付款方式選擇」
。
用於設定付款方式選擇的處理詳細資料。
「費用」功能區中的
「設定︰費用項目」
。
用於設定員工在費用交易中使用的費用項目。
存取「費用」功能區中的「費用項目 (分段)」
。
用於配置區段型安全性，以控制存取費用項目的權限。
範例︰您想要僅向銷售部門的正職員工顯示一組費用項目。
自助服務︰費用功能區中的費用報告
 。
用於完成和提交費用報告。
自助服務︰費用功能區中的「支出授權」
。
用於在支出授權申請產生費用前提交支出授權申請。
流程︰「費用」功能區中的「費用報告工作區」
。
用於維護在
「費用報告工作區
 」報告中等候執行動作的費用報告。
「系統」功能區中的
「設定︰用戶設定 - 財務」
。
用於存取
「Set Up: Tenant Setup - Financials」
 子網域，可用來配置全用戶的 Workday 費用選項。

業務流程

業務流程
注意事項
費用報告事件
用於︰
  • 稽核費用報告，確保符合差旅和費用政策。
  • 在費用報告中加入問卷，收集回饋意見。
  • 檢查預算。
  • 確認費用報告中稅額正確無誤。
  • 擷取用於報告的費用報告資料。
  • 傳回費用明細以供更正。
  • 追踪專案
費用報告公司間事件
用於︰
  • 針對費用報告明細和列舉項目起始公司的核准流程。
  • 讓關係公司在費用明細和列舉項目上對員工支出負責。
支出授權
用於︰
  • 為申請支出授權的正職員工新增津貼計畫。
  • 檢查預算。
  • 啟用預支現金申請。
  • 包含有關支出授權的問卷。
支出授權整批關閉事件
當您的組織不再需要處理費用報告時，可用來關閉多項未使用的支出授權。

報告

報告和儀表板
注意事項
「費用稽核工作區」
 報告
依報告和付款種類檢視費用，並使用報告和圖表來分析支出。
「費用報告工作區」
 報告
檢視有未完成動作的費用報告。您可以使用此報告來檢閱、傳回和核准費用報告。
費用管理儀表板
用於檢視以下資訊︰
  • 費用項目趨勢
  • 費用報告總計
  • 首要費用項目
您還可以︰
  • 存取常用費用任務和報告。
  • 檢視和分析費用資訊。
「費用超過最高金額」
 報告。
檢視超過費用項目定義金額上限的費用報告明細和列舉項目，不包括識別為個人費用的明細和列舉項目。
費用中心
 Worklet
從單一位置檢視和存取費用任務和報告。
「未提交任何費用報告」
 報告。
檢視尚未提交費用報告的員工︰
  • 在指定的時間範圍內
  • 使用落在必要報導期間內的日期。
您可以存取
「Workday 標準報告」
 報告，檢視 Workday 費用的所有報告。
您也可以使用報告資料來源建立自訂報告，例如︰
  • 公司的費用報告
    ，方便您檢視公司或公司階層的費用報告。
  • 稅率應用程式
    ，可讓您檢視標示為「稅項」的費用報告。

整合

您可以使用 Web 服務匯入資料，以用於 Workday 費用。範例︰
  • 匯入信用卡
  • 匯入信用卡交易
  • 匯入費用費率表
  • 更新費用項目
  • 更新費用費率表規則
  • 設定付款方式選項
如需更多 Web 服務，請參閱 Workday Community 上的 Web 服務目錄。
您可以使用整合從以下提供者匯入信用卡資料，讓員工能夠在其費用報告中包含信用卡資料︰
  • 美國運通卡 (AMEX)
  • 萬事達卡
  • 簽證
您可以使用以下方法，將差旅預訂記錄資料匯入 Workday，讓員工將其納入其費用報告中︰
  • 匯入差旅預訂記錄
     Web 服務以建立自訂整合。
  • 差旅預訂傳入連接器。

連結和觸點

功能
注意事項
預算
您可以使用預算檢查來︰
  • 依據預算自動檢查費用交易。
  • 防止超支，維護整個會計年度的預算。
委員會
在 Workday 中設定委員會時，您可以代表非員工建立費用報告和支出授權，以報銷費用。
薪酬
您可以建立可報銷的津貼計畫，並將其與費用項目相關聯，以便正職員工可以申領費用，例如健身房會籍和學費報銷。
財務會計
您可以追踪︰
  • 資本專案和預算
  • 可報銷金額為負數的費用報告
  • 支出授權的清算。
  • 支出承諾準備金。
行動版
您可以在行動裝置上啟用 Workday 費用，讓員工能夠︰
  • 記錄快捷登錄費用。
  • 完成並提交費用報告。
  • 掃描收據，在費用報告中填入日期和金額。
HCM
Workday Expenses 使用 Workday HCM 中的公司和正職員工資料，包括以下來源的資料︰
  • 職務基本資料
  • 管理層級
  • 人員任用模型
  • 員工
您也可以代替候選人建立費用報告，以報銷他們在面試流程中產生的費用。
薪資
您可以使用公司或員工付款方式選擇來決定報銷費用的方式。
專案
您可以使用包含費用的專案追踪，讓員工能夠︰
  • 存取並記錄特定專案的工時與費用。
  • 申報指定日期範圍內的專案費用。
結算
您可以手動結算受款人費用，或排定 Workday 為下列項目自動建立和執行結算︰
  • 預支現金
  • 信用卡交易
  • 費用報告
  • 公司間費用
  • 支出授權
學生
您可以授予員工存取學生資料的權限，讓他們能夠︰
  • 代表學生建立和提交費用報告。
  • 將此資料用於自訂和標準報告。
您也可以配置分段安全性，讓員工只能存取學生費用資料。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。