設定注意事項︰費用項目
本主題內容可為您規劃費用項目的配置和使用時提供參考。本主題說明︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
費用項目可讓您定義受款人在下列項目中進行的交易︰
- 要求支出預先核准時的支出授權。
- 提交已發生費用時的「費用」報告。
您可以將費率表與費用項目相關聯，以便 Workday 自動計算費用交易的金額。您也可以將費用項目連結在一起，並將其組織成階層。然後，受款人可以使用費用明細中的多個費用項目來擷取詳細的成本細項。
您也可以針對特定業務需求對費用項目進行配置，例如配置距離型費用和每日津貼要求。
商業效益
- 擷取稅務要求的特定資訊。
- 依保單、類型和支出種類對費用進行分類，以利報告之用。
- 遵守與每日津貼費用相關的法例和公司政策。
- 限制支出以降低專案成本並保持在預算範圍內。
- 將差旅資料對應至費用項目，以免發生費用交易錯誤。
- 自動計算費用交易資料，加快報銷速度。
- 使用分析、稽核和報告，追踪費用項目趨勢並規劃未來成本。
使用個案
- 計算所載距離的費用報銷。
- 擷取費用明細和差旅日記帳的詳細成本細項。
- 將費用項目與津貼計畫連結以分配報銷，例如每月的健身房會籍。
- 收回日常費用，例如辦公用品、的士和團隊午餐。
- 使用以差旅目的地為基礎的費率報銷費用。
- 設定每日最高金額，以避免超支。
- 將飯店帳單拆分為多個組成部分，以收集稅務資訊。
- 追踪專案內個別任務的成本。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您會使用哪些方法來計算費用金額？ | 您可以使用以下方法限制受款人在費用項目中輸入的金額，以防止超支︰
您也可以讓受款人超出︰
對於的士票價等變動費用，您可以讓使用者手動指定費用項目的金額。 您可以配置費率表，並將其與費用項目相關聯，讓 Workday 自動計算費用項目金額。費率表計算可依據︰
您也可以在費率表上設定規則，根據差旅目的地等其他條件驗證報銷金額。 |
您需要員工提供哪些費用資料？ | 您可以在費用項目上新增屬性內容，以擷取員工的其他資料。您可以使用︰
您也可以在費用交易中將費用項目屬性設為選用或必填。 您可以將多個費用項目連結在一起，在項目之間建立上下層關係，以便擷取以下項目的詳細成本細項︰
如果員工未列舉費用項目或使用差旅日記帳，您要報告的費用資料可能會較少。 |
您要讓誰存取費用項目？ | 您可以使用分段安全功能，僅允許部分員工使用特定的費用項目，以防止不正確或未經授權的費用報銷。 |
哪些費用需要額外核准？ | 若要將包含特定費用項目的交易送交其他檢閱者和核准者，您可以在以下業務流程中配置其他核准︰
範例︰當受款人為國際會議報銷費用時，您希望獲得高層管理人員的額外核准。 |
您對每日給付津貼有哪些要求？ | 您可透過以下方式滿足每日給付津貼的要求︰
您也可以配置超過法定最低金額的每日津貼金額。範例︰當正職員工前往生活成本較高的城市出差時，您可以報銷較高的每日津貼金額。 |
您何時進行部分每日津貼報銷？ | 當您將基本費率表用於每日津貼費用項目時，您可以新增調整費率表來調整報銷金額。您可以將這些調整設為固定金額或百分比。
範例︰當正職員工因出差而領受免費餐點時，您可以從標準每日津貼報銷金額中扣除 20%。 |
貴公司在費用交易中發現哪些資料不一致之處？ | 您可以配置特定屬性，讓受款人只能在費用報告上輸入一次值。然後 Workday 會計算並填入差旅日記帳明細的相關資料，以減少不一致的情況。
範例︰您在費率表中包含 「時數」 屬性，而員工則在費用報告明細中輸入出發和抵達時間。接著，Workday 會計算並填入每個差旅日記帳 明細的「時數」 欄位。您也可以禁止員工編輯 Workday 在 「時數」 欄位中計算出的值。 |
建議
- 在費用項目上新增說明文字，為員工提供其他環境定義。
- 限制您在費用項目上新增的屬性數量，以減少手動輸入的次數。
- 請對多公司費用項目使用交易稅稅務規則，而不是預設的應稅適用性。您可以針對不同的差旅目的地使用不同的稅務規則。
- 為避免驗證衝突，請勿在明細和列舉項目層級使用相同的費用項目。請務必為明細或列舉項目層級定義費用項目，但未同時定義兩者。
- 為減少配置工作，請先配置交易稅規則和相關 Worktag，然後再建立費用項目，以擷取資訊用於稽核、會計和報告。
- Workday 不會計算來回旅程和多重目的地旅程的預估距離。請改為在不同的費用明細中擷取旅程的每一段。
對於下層費用項目，請使用包含
「z - 請勿在費用項目名稱中選取」
的命名慣例。例如︰z- 請勿選取 - 日支費 - 餐點
。此命名慣例︰
- 在費用項目提示的清單底部，將子系費用項目分組。
- 避免員工因疏忽而選取下層每日津貼費用項目。
要求
所有費用項目︰
- 請先建立支出種類，再建立費用項目。
- 取消限制您配置的費用項目。
對於距離型費用項目︰
- 視組織的訂閱服務協議而定，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。如需更多資訊，請參閱此 Community 文章。
- 設定包含距離費率的金額或分級金額費率表。
限制
您無法︰
- 請將多個費用項目與每個津貼計畫相關聯。
- 將提示設定為可配置的費用項目屬性。
- Workday 提供的每種可配置費用屬性類型，請使用超過 5 種以上。
對於距離型費用項目，Workday 不會︰
- 決定路線時，請參考目前的路況資料。
- 顯示包含您的路線以及出發地和目的地點的地圖影像。
- 確定路線時將收費公路排除在外。
- 提供替代路線，但員工可以手動輸入旅程距離值。
使用每日津貼費用項目，您無法︰
- 配置多重貨幣匯率表。
- 拆分應稅和非應稅金額
- 提交金額為零的費用報告明細。
用戶設定
在
「編輯用戶設定 - 財務」
任務的 「費用選項」
區段中，您可以設定填入稅務代碼的預設稅金，以及設定費用項目的應稅適用性。此功能一旦設定後便無法停用。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
存取「費用」功能區中的「費用項目 (分段)」 。 | 可讓您控制可存取特定費用項目的人員。
您可以使用「所有使用者」安全群組，為所有員工授予對您未提供給安全區段權限的費用項目的存取權限。範例︰所有員工皆可使用的健身報銷費用項目。 |
位於「系統」功能區中。 | 可讓您限制和取消限制費用項目。 |
「費用」功能區中的 「設定︰費用項目安全區段」 。 | 可讓您配置︰
|
檢視費用功能區中的費用項目
| 可讓您檢視費用項目的摘要。 |
業務流程
無影響。
報告
報告和儀表板 | 注意事項 |
|---|---|
「費用項目群組」 報告 | 顯示現有的費用項目群組，以便您識別︰
|
費用管理儀表板 | 顯示︰
此資訊可協助您制定未來支出預算和規劃。 |
檢視費用項目 報告 | 顯示費用項目配置，方便您快速識別要進行的更新。 |
檢視費用項目安全區段 報告 | 顯示費用項目和費用政策群組的安全區段。 |
檢視費用政策群組 報告 | 顯示費用政策群組，方便您判斷目前正在使用哪些政策。 |
您可以使用
「Expense Items」
報告資料來源來驗證您的費用項目配置，例如︰
- 安全區段
- 支出種類
- 報銷類型
整合
您可以使用這些 Web 服務來上傳和擷取費用項目資料︰
- 取得費用項目
- 更新費用項目
您可以使用這些 Web 服務來上傳和擷取費用報告和支出授權資料，包括費用項目資料︰
- 取得費用費率表
- 取得費用報告
- 取得支出授權
- 匯入費用費率表
- 更新費用費率表
- 提交費用報告
- 提交支出授權
您也可以使用整合功能，讓 Workday 呼叫 Google Maps API，在費用明細中填入預估距離，進而計算報銷金額。
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
津貼計畫 | 您可以將特定費用項目與津貼計畫相關聯，以防止超支。範例︰正職員工的季度津貼，用於支付辦公室通勤費用。 |
專案 | 您可以將費用項目與特定專案相關聯，以便追踪︰
您也可以在專案中使用費用項目資料，以減少支出。 |
費率表 | 您可以配置費率表，以評估費用項目並確定報銷金額和適用資格。
您也可以將規則套用至費率表，以使用特定條件驗證報銷金額，例如受款人前往的國家/地區。 |