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上次更新時間 ：2023-06-23
設定注意事項︰支出授權

設定注意事項︰支出授權

本主題內容可為您規劃支出授權的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
  • 設定其他行事曆的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

功能用途

「支出授權」是受款人用來申請預估費用預核准的費用交易。根據受款人選取的費用項目，他們可以輸入︰
  • 預期支出日期
  • 說明
  • 預估金額
  • 支出授權明細

商業效益

  • 新增支出授權問卷，不再需要在 Workday 之外收集費用資訊。
  • 使用承諾會計處理已核准的支出授權，預測未來費用。
  • 使用預先核准功能，加強支出管控並改善費用政策合規性。
  • 讓受款人更靈活地管理差旅費用。
  • 追踪承諾金額和未結預支現金金額，檢視準確的預算餘額。

使用個案

  • 代替其他員工和外部委員會成員 (例如演講嘉賓) 建立支出授權。
  • 使用員工提交的用於還款未結餘額的付款，建立預支現金還款。
  • 從已核准的支出授權建立新的費用報告，以從已核准的金額和預支現金中扣除。
  • 將有預支現金的支出授權連結至費用報告。
  • 在差旅開始前，請先申請預估差旅費用的核准。
  • 在支出授權餘額等於零之前，請在多個費用報告上使用 1 項支出授權。

需要考慮的問題

問題
您要追踪哪些費用資訊？
您可以要求員工在支出授權中新增明細，以收集其他費用詳細資料供稽核之用。除非已配置，否則 Workday 不需要支出授權明細。
您也可以配置︰
  • 費用項目屬性，確保受款人提供有關其支出授權的其他資訊。
  • 根據表格計算費用項目，確保受款人提供的資訊可供 Workday 用來計算承諾支出總額。
  • 問卷，用於從受款人處收集自訂調查資料。
您希望如何控制和追踪支出授權金額？
若要防止超支並控制支出授權金額的清算，您可以配置︰
  • 進行預算檢查，以控制支出授權交易的預算選項並檢視預算結果。範例︰您可以防止超出預算的交易。
  • 用於追踪支出授權承諾金額的承諾會計。您可以控制從原始交易到支出授權的支出。您也可以在各自的分類帳中建立承諾準備金。

建議

  • 在費用項目中新增說明文字，為費用受款人提供額外資訊，協助他們完成支出授權。
  • 若要自動計算扣除額或最高金額，請為您要用於支出授權的費用項目配置費率表。
  • 配置承諾會計，讓員工能夠針對支出授權申請預支現金。
  • 配置要在實際分類帳上顯示的承諾會計日期和預算日期，讓員工能夠在支出授權明細中選取預算日期。
  • 在支出授權上顯示或必填費用項目屬性，以鼓勵員工在明細層級包含其他詳細資料。

要求

  • 為公司和受款人配置付款方式選擇規則，決定如何向員工支付預支現金。
  • 配置承諾會計，以便在員工將支出授權連結至費用明細並清算特定支出授權明細時產生會計資料。
  • 結算預支現金，讓員工能夠在費用報告上選取支出授權。

限制

  • 受款人要求的預支現金和支出授權不可使用與其報銷貨幣不同的貨幣。
  • 為避免會計資料不准確，您只能在特定條件下取消和關閉支出授權。例如，如果支出授權與
    「進行中」
     或
    「已完成」
    的結算執行作業相關聯，您就無法取消該筆支出授權。
  • 當您收到員工的預支現金還款時，Workday 不會產生會計資料。您需要使用銀行存款或薪資扣除項分別建立日記帳分錄。
  • Workday 不支援在支出授權中使用差旅日記帳。當您將每日津貼費用項目用於支出授權時，Workday 無法準確計算金額。
  • 只有在啟用承諾會計時，您才能將支出授權明細連結至費用報告明細。
  • 您無法複製支出授權來產生新的支出授權。Workday 只會復制支出授權標頭詳細資料。

用戶設定

您可以使用
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務來執行以下操作︰
  • 配置支出授權的序號。
  • 允許員工在其支出授權申請中提交預支現金申請。
  • 當您的組織未向客戶收取員工費用時，請隱藏支出授權上的
    「可計費」
     核取方塊。
  • 當受款人沒有支出授權時，隱藏費用報告上的支出授權選項。

安全性

費用功能區中的以下網域︰
Domain (網域)
注意事項
管理︰費用預支還款
可讓您︰
  • 建立預支現金還款。
  • 存取預支費用還款的收據記錄。
流程︰費用報告付款/結算
可讓您︰
  • 存取及結算費用付款。
  • 檢視相關結算報告。
流程︰支出授權
可讓具有公司型角色或未受限制角色的使用者管理支出授權和相關報告。
您也可以配置子網域，讓使用者更好地控制支出授權動作。
流程︰支出授權整批關閉
可讓您︰
  • 一次關閉多個支出授權。
  • 關閉支出授權，避免進一步的動作發生，例如連結至費用報告明細，以及結清餘額。
  • 檢視整批關閉要求的相關報告。
報告︰組織支出授權報告
可讓具有組織型角色的使用者檢視支出授權和支出授權明細報告。
自助服務︰支出授權
可讓您︰
  • 存取、編輯和關閉支出授權申請。
  • 檢視支出授權的相關報告。

業務流程

業務流程
注意事項
檢查預算 (財務)
配置為檢閱及核准支出授權交易的預算檢查結果，例如預算檢查超額或失敗。
費用報告事件
當您想要要求額外核准支出金額時，請配置為包含支出授權規則。
例如，當預估支出授權大於費用報告上的總金額時，您可以要求其他經理人員核准。
支出授權
配置以讓正職員工、資料輸入專員和費用合作夥伴提出支出授權申請。
您可以配置以下其他動作步驟︰
  • 「預算檢查」
    ，根據您的預算檢查支出授權申請。
  • 完成問卷
     後，可在核准前向正職員工收集其他資訊。
  • 建議可報銷津貼計畫指派
     ，為申請支出授權的正職員工建議津貼計畫。
支出授權整批關閉事件
配置為︰
  • 允許費用合作夥伴整批關閉支出授權。
  • 必須先進行審查，才能核准整批關閉支出授權申請。
  • 傳送支出授權已關閉的自訂通知和提醒費用受款人。

報告

報告
注意事項
預算餘額報告
在會計日記帳上檢視費用報告的支出授權承諾準備金和實際值。
尋找預支現金
檢視預支現金詳細資料，包括︰
  • 未結餘額和可用結餘
  • 相關費用報告
  • 還款金額和日期
尋找支出授權
根據支出開始和結束日期，檢視以下支出授權︰
  • 結餘
  • 連結費用報告中的會計資料、清算和承諾準備金。
尋找支出授權整批關閉申請
檢視每個整批關閉申請中的所有支出授權及其詳細資料。
您可以使用這些報告資料來源來匯總和篩選大量資料︰
  • 預支現金付款
  • 預支現金還款
  • 支出授權
  • 支出授權明細
  • 支出授權整批關閉申請

整合

Web 服務
注意事項
取消支出授權
用於在您提供支出授權 ID 時取消支出授權。
取得預支現金還款
預支現金還款
用於︰
  • 新增、更新或提交預支現金還款。
  • 收集已提交的預支現金還款。
取得費用項目
更新費用項目
用於配置和收集要在支出授權上使用的費用項目。
取得支出授權
用於收集已提交的支出授權。
提交支出授權
用於新增、更新和提交支出授權。

連結和觸點

功能
注意事項
預算
您可以配置︰
  • 檢查預算以控制支出授權金額。
  • 支出授權的承諾準備金
在支出授權上使用預算時，您可以檢視產生的會計和日記帳詳細資料，例如︰
  • 預算日期
  • 承諾與實際值
  • 預留的預算金額
財務會計
您可以配置︰
  • 會計過帳規則，用於決定預支現金交易的預設科目。
  • 平衡 Worktag 規則，以追踪跨多個成本中心或資金的支出。
  • 支出授權日記帳來源，並將其對應至支出授權營業交易。
  • 支出授權交易的分類帳中的承諾準備金會計資料。
銀行業務與結算
包括︰
  • 配置付款種類，確定要使用哪個科目進行預支現金付款。
  • 產生預支現金付款。
差旅基本資料
當使用者在差旅基本資料中配置飯店或差旅國家/地區時，Workday 會︰
  • 在需要飯店或差旅國家/地區的費用項目中，填入支出授權明細。
  • 選取飯店或差旅國家/地區的費用項目時，為費用項目提供
    「偏好」
     資料夾。
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