設定注意事項：費用管理

在規劃[功能] 的配置和使用時，可參考此主題做出決策。主要內容包括︰

設定工時確認的原因

如何搭配 Workday 的其他功能使用

後續影響以及跨產品交互作用

安全要求事項與業務流程配置

實作前應考量的問題和限制

請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

概況

費用管理提供重新設計的介面和自動化工作流程，可使用即時資料簡化建立和提交費用的流程。包括自動建立費用報告、即時比對收據與卡交易，以及強化的即時報告功能。

「費用管理」

是與現有

「費用」

訂閱分開的單獨訂閱。購買「

費用管理」

訂閱後，您即可完整存取

「費用管理」

功能和原有的

「費用」

功能。如果您已經是

「費用」

客戶，可以保留現有的工作流程和規則，但必須購買

「費用管理」

訂閱才能使用自動化功能。

商業效益

「費用管理」

可讓您：

從頭到尾簡化整個費用建立和提交流程。

透過自動建立費用報告以及比對收據與卡費用來節省時間和精力。

使用即時的卡資料存取即時支出深度深度解析，而不必等待交易清除數天。

使用自動比對功能，避免重複付款與即時警示，大幅降低發生錯誤與詐騙的風險。

利用機器學習，根據過往行為自動分類費用，提高資料的準確性。

透過自動將相關費用分組到特定差旅中，簡化差旅追踪，讓差旅人員更輕鬆地井然有序。

員工使用卡後，立即傳送通知，讓員工隨時掌握自己的報告。

使用個案

當Workday收到即時卡授權通知時，使用機器學習自動建立費用報告明細和預設費用項目。

在持卡人的公司卡使用後，立即傳送行動裝置推播通知給持卡人。

為費用和卡管理者提供公司支出的即時報告，以利主動進行預算管理和更快地偵測詐騙。

即時追踪及報告費用行的狀態。

根據差旅日期整理並填入費用屬性。

直接從

「費用活動」

頁面，為自付費用和其他非自動化費用類型建立手動費用。

自動比對上傳的收據與傳入的卡交易，並將資料合併至單一費用報告明細。

根據機票卡結算資料，自動將相關費用分組到特定旅程中。

需要考慮的問題

問題	注意事項
您是否希望所有正職員工都能存取費用管理功能？	您仍然可以部署「費用管理」，並管理「限制」區段中概述的複雜問題。您可以採用混合介面方法，讓使用者仍可存取原始的「費用報告」介面和功能，完成「費用管理」尚不支援的複雜任務或要求。您也可以使用安全群組配置，限制特定子群體 (例如美國的正職員工) 可使用「費用管理」介面。
哪些商家種類代碼對應對您的預設策略而言最重要？	當機器學習模型無法填入費用項目時， Workday會使用商家種類代碼對應做為備用。準確的對應功能可確保即使在歷史交易資料有限的情況下也能提供順暢的體驗。對應維護不善會導致更多欄位空白，增加使用者的手動工作量。
持卡人何時應接收支出的行動裝置推播通知？	您可以將Workday配置為在使用卡時立即傳送通知。即時警示提示使用者在銷售點擷取收據，提高資料準確性並減少提交延遲。停用這些功能可能會導致收據遺失和取消連結的交易冊數增加。

建議

Workday建議您在訂閱

「費用管理」(Expense Management)

前，受款人清除過時的卡交易和快捷登錄費用。啟用後， Workday會自動嘗試為待決清單中的所有項目比對並建立報告行。預先管理這筆款項，可避免世代不相關或歷史資料的報告草稿。

我們也建議您更新任何現有的通知，使其根據待處理的卡交易 (而非新交易)觸發，因為Workday會自動處理卡交易，因此交易

編輯器的狀態為新增
。

請隨時更新您的商家種類代碼對應，做為可靠的備選方案。當機器學習模型無法提供高信度建議時， Workday會使用這些對應關係到預設費用項目。

要求

您必須購買

「費用管理」

訂閱。

實作之前，請確認已啟用下列Workday功能：

卡交易的商家種類代碼對應。

使用企業卡功能付款。

收據掃描。

收據的費用項目預設值。

信用卡交易的費用項目預設設定。

費用中心

限制

購買「

費用管理」

訂閱後，您就可完整存取我們的

「費用管理」

功能和原始的

「費用」

功能。

當使用個案涉及以下情況時，您將能體驗原始的

費用

功能：

包含費率表或差旅日記帳的費用。

每筆費用可包含多個附件。

單位型津貼計畫

預設差旅基本資料基本資料。

建立費用時的預設出席者。

委派體驗

稅務功能

每日津貼費用。

連結至支出授權。

手動費用的自動列舉項目。

自動填入參與人員資料。

將差旅預訂記錄新增至費用報告明細。

正在費用中指定業務目的代碼。

向另一家公司() 收取費用。

將費用記入次要職位。

正在顯示結束日期驗證。

如果您的部分正職員工群體會遇到上述任一限制，您仍可部署

「費用管理」

，並透過存取混合式介面管理限制，使用者仍可存取原始的「費用報告」檢視，完成

「費用」

尚不支援的複雜任務或要求管理，或使用安全群組配置，將「費用管理」功能限制於特定子群體。

用戶設定

您必須購買

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訂閱。

安全性

Domain (網域)	注意事項
自助服務︰自動化費用	此網域位於「費用」功能區，提供以下權限︰存取自動費用建立、旅程追踪和手動費用建立介面。
第三方費用配置	此網域提供以下權限︰使用Workday處理程序 (例如 Astrada)能力和管理 Webhook。這是即時卡授權所必要, 必填, 必修的。