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上次更新時間 ：2023-06-23
設定注意事項︰中央差旅卡片

設定注意事項︰中央差旅卡片

本主題可幫助您規劃配置和使用統一差旅卡計畫的決策。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

差旅卡公用卡計畫可將航空差旅支出合併至單一組織 (而非個別員工) 的單一公用差旅卡 (也稱為幻影卡)。當您將航空差旅支出的差旅卡交易集中匯入 Workday 時，Workday 會自動將交易指派給員工，讓他們納入費用報告中。

商業效益

公用差旅卡可讓您︰
  • 合併公司的航空差旅和費用支出。
  • 準確掌握公司的航空差旅支出。
  • 有效追踪和分析公司的航空差旅支出。
  • 改善差旅政策決策並協商更優惠的差旅費率，從而最佳化您的現金流。
  • 對正職員工隱藏中央卡號，以降低財務風險。
  • 透過信用卡整合匯入統一的差旅卡交易，減少建立費用和手動輸入的工作量。
  • 避免正職員工透過個人信用卡收取大筆業務費用。

使用個案

配置公用差旅卡功能時︰
  • 費用受款人可在單一費用報告中，使用公司卡和差旅卡提交費用。
  • 成本中心經理和差旅經理可在 1 個地方檢視所有航空差旅支出，改善支出分析。
  • 組織可以指派專屬保管人來管理未指派的交易，並將其指派給正確的費用受款人。

考量的問題

如何建立中央差旅卡？
為盡量減少資料錯誤，您可以在為以下項目載入交易檔案之前，手動建立統一的差旅卡︰
  • AMEX
  • 萬事達卡
  • 簽證

建議

  • 載入交易檔案前，先建立統一的差旅卡，避免資料載入錯誤並避免手動處理。
  • 為未遮罩的差旅卡號建立安全權杖，以確保您手動建立的卡片具有安全的信用卡卡號。
  • 為保管人配置自訂提醒，協助識別並指派未指派的統一差旅卡交易，讓員工將這些交易納入費用報告中。

要求

若要匯入 Visa 和 Mastercard 公用差旅卡交易，請使用您的︰
  • 信用卡網路和金融機構，在您的 VCF4 或 CDF3 整合檔案中納入中央差旅卡交易。
  • 旅行社，以確保整合檔案中包含唯一的費用受款人 ID，例如
    Employee ID
    。Workday 會使用唯一 ID，將差旅卡交易集中指派給費用受款人。
若要匯入 AMEX Central Travel 卡交易︰
  • 根據區域確定要用於中央差旅卡的整合檔案輸入內容。對於美國和加拿大，請以 Tab 分隔格式的文字檔案，申請
    Workday AMEX Central 差旅資料檔案
     。對於 EMEA 地區，請針對選項 D 要求提供固定長度格式文字檔案的 AMEX
    Global TMKD 檔案。
  • 請與您的 AMEX 客戶經理合作，申請「技術賦能參與」票證，以便申請中央差旅資料檔案。
  • 請與您的旅行社合作，在整合檔案中包含唯一 ID。範例︰
    全域 TMKD 檔案
     中的
    REF_5
     欄位，以及
    Workday AMEX Central Travel Data File
    中的
    Workday 正職員工 ID
     欄位。
  • 在 Workday 中手動建立 AMEX Central 差旅卡。

限制

Workday 只會將機票差旅卡交易自動指派給正職員工。對於飯店和預訂費等差旅卡集中採購，您必須手動指派交易。目前，Workday 不支援為機票以外的交易接收唯一 ID。

用戶設定

無影響。

安全性

網域
注意事項
組織︰位於「費用」功能區中的「管理差旅卡交易總覽」
。
保管人等使用者可針對在公司信用卡計費帳戶上配置的組織，集中管理差旅卡交易。
「一般財務管理」功能區中的
「設定︰信用卡」
。
使用者可以建立和管理其公司的信用卡。

業務流程

無影響。

報告

報告或儀表板
注意事項
尋找信用卡交易檔案
使用此報告可找出檔案載入期間發生的錯誤。
尋找信用卡交易
檢視信用卡交易清單，包括差旅卡交易，以便分析員工支出。
尋找信用卡
尋找您手動或透過整合建立的信用卡。檢視正職員工信用卡帳戶的詳細資料，包括公用差旅卡。
尋找未指派的公用差旅卡交易
檢視組織內所有未指派的統一差旅卡交易，並將其指派給正確的費用受款人，以納入費用報告中。

整合

您可以將整合配置為匯入差旅卡並將其自動指派給員工，以將其納入費用。
Web 服務
注意事項
取得商務卡交易
匯入信用卡交易
用於載入和擷取信用卡或公用差旅卡交易。
指派 Expense Central 差旅卡交易
用於將統一的差旅卡交易指派給費用受款人。
整合範本
注意事項
匯入 AMEX Central 差旅資料檔案 (隱蔽)
使用這些範本從 AMEX 匯入隱蔽式公用差旅卡交易。
匯入 MasterCard CDF3File 已遮罩
對於 Mastercard，請使用以下範本匯入隱蔽式︰
  • 信用卡與交易
  • 公用差旅卡和交易
匯入簽證 VCF4 - 已清除
對於 Visa，請使用下列範本匯入已清除的資料︰
  • 信用卡與交易
  • 公用差旅卡和交易

連結和觸點

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。