建立費用項目
- 檢閱費用項目的設定注意事項。
- 安全性︰「費用」功能區中的「設定︰費用項目」網域。
費用項目可讓受款人在費用報告和支出授權中提供特定資訊，例如用餐、辦公用品和團隊事件。
您可以配置要新增至費用項目的屬性，藉此收集受款人的其他資訊。
您可以建立費率表並將其連結至費用項目，讓 Workday 自動計算報銷金額，以更好地控制支出。
為符合特定業務需求，您可以配置以下費用項目︰
- 距離型費用項目，根據受款人的差旅距離自動計算報銷金額。
- 每日津貼費用項目，讓受款人能夠提供出差的每日詳細成本細項。
- 存取「建立費用項目」或「編輯費用項目」任務。
- 填寫摘要區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 搜尋關鍵字輸入受款人可用來搜尋費用項目的替代字詞。請務必使用逗號分隔每個字詞。費用政策群組從您在「維護費用政策群組」任務中建立的費用政策群組中選取一項，將費用項目與特定的差旅和費用政策相關聯。然後，您可以將原則群組及其項目指派給安全區段，以將費用項目的可用性限定於特定受款人。費用項目群組從您在「維護費用項目群組」任務中建立的費用項目群組中選取，可在以下項目的「費用項目」提示中顯示子種類︰- 費用報告
- 支出授權
您也可以使用費用項目群組來執行以下操作︰- 將費用明細過帳至特定分類帳科目。
- 報告包含類似費用項目的群組。
預設應稅適用性選取當 Workday 找不到與費用項目相符的稅務規則時，要將哪個預設應稅適用性與費用項目相關聯。請參閱「」 步驟︰設定費用報告的稅額。隱藏明細列舉選取此項可排除費用項目的列舉項目。此選項會隱藏費用報告明細中相關費用項目的列舉項目區段。Workday 建議不要在以下位置選取隱藏列舉項目︰- 已對應或配置列舉項目的費用項目
- 飯店費用項目
- 差旅日記帳
非作用中選取此項可防止受款人在未來費用報告和支出授權中選取費用項目。當您停用費用項目時，Workday 不會將其從現有的費用報告和支出授權中移除。範例︰停用去年的「里程」費用項目，讓受款人不會在未來的費用交易中使用該項目。如果您要配置每日津貼費用項目，請參考以下說明︰選項 說明 日支費選取此項可根據您自訂報告中的每日津貼費用項目來識別費用項目。選取此核取方塊時，您可以使用自訂驗證來通知受款人，他們在日費項目中多次使用了相同的日期。當您啟用差旅日記帳功能且您無法清除時，Workday 會自動選取此核取方塊。啟用差旅日記帳選取此項可在受款人在費用報告上選取費用項目時啟用差旅日記帳功能。啟用此功能後，您正在建立的費用項目會變成上層費用項目。請參閱「」 概念︰上層和下層費用項目。當受款人選取上層項目並輸入出發和抵達日期時，Workday 會在費用明細上顯示差旅日記帳。受款人可在差旅日記帳中輸入每日津貼費用，Workday 會藉此計算每日報銷金額。差旅日記帳項目選取要與上層費用項目相關聯的下層費用項目。接著，Workday 會顯示差旅日記帳子系費用項目的所有屬性，但不會顯示子系項目本身。差旅日記帳配置為24 小時期間︰從差旅開始時間開始，計算 24 小時期間內的每日津貼報銷。範例︰從 11:00 開始的差旅會填入第一筆差旅日記帳明細，並於次日 10:59 結束。行事歷天數︰計算從您選取的行事曆日期午夜起，到下一個行事曆日期午夜為止的每日津貼報銷。時數的捨入選項指定是否要將分鐘數進位或舍入至最接近的一小時或半小時，以便 Workday 計算每日津貼報銷金額。不可編輯的時數選取後，受款人將無法編輯差旅日記帳明細中的「時數」欄位。如果您要讓受款人編輯其差旅時數，請勿選取此核取方塊。範例︰在旅程中休半天假的受款人。 - 填寫「處理中」區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 費用項目金額類型實際金額︰讓受款人能夠在費用明細中手動輸入金額。根據津貼計畫︰可讓您將費用項目與正職員工津貼計畫建立關聯。請參閱 「步驟︰管理可報銷科目」。「明細金額上限」和「每日金額上限」︰在每個費用明細中針對費用項目設定允許的金額上限，或為整個行事曆日期設定允許的金額上限。當您使用以下選項選取這些選項時︰- 「使用固定/最高費用金額」選項、最高明細或每日金額會套用至所有情境中的所有受款人。
- 使用費用費率表選項時，Workday 會使用相關費率表中的規則和條件來計算金額。範例︰您在差旅相關費用項目中輸入 100 歐元，並選取意大利做為差旅目的地。但是，對於前往意大利的受款人，相關費率表允許的最高金額為 80 歐元。
固定金額︰當受款人在費用明細中選取項目時，針對費用項目設定固定且不可編輯的金額。當您將此選項與以下項目搭配使用時︰- 如果使用固定/最高費用金額選項，固定明細金額一律保持不變。
- 「使用費用費率表」選項中，Workday 會使用相關費率表中的規則來計算不可編輯的金額。
費用項目計算請選取計算您在「費用項目金額類型」區段中選取之金額類型的方法。「使用費用費率表」和「使用固定/最高費用金額」選項只能搭配以下選項使用︰- 固定金額
- 每日最高金額
- 明細金額上限
您只能將「以上皆非」選項與下列選項搭配使用︰- 實際金額
- 根據津貼計畫
啟用支出授權的費率表選取此項後，當受款人在支出授權中選取項目時，可啟用與該費用項目相關聯的費率表。選取此核取方塊時，您可能會限制受款人可針對其支出授權提交的金額。範例︰您在費率表中設定了 800 美元的上限，但受款人的支出授權預估費用為 1000 美元。請選取「允許超額」核取方塊，以允許受款人提交超出您定義金額上限的支出授權金額。支出授權天數乘以日支費請僅在專業服務部門指示時勾選此核取方塊。無法輸入數量和每單位金額選取此項可停用費用項目中的「數量」和「每單位金額」欄位，這有助於確保費用資料的準確性。範例︰在會議費用項目中選取此核取方塊，可避免受款人在 1 個費用明細中輸入多個會議的成本。允許超額選取此項可讓受款人提交超過您在費用項目中設定的最高金額的金額。 - 在填寫「費用項目屬性」區段時，請參閱 概念︰費用項目屬性，並同時考量︰
選項 說明 顯示的抵達日期早於出發日期選取此項可確保受款人在「抵達日期」欄位中輸入旅程開始日期，並在「出發日期」欄位中輸入旅程結束日期。不可編輯天數選取後，受款人將無法編輯差旅日記帳明細中的「天數」欄位。如果您要讓受款人編輯其旅程的天數，請勿選取此核取方塊。範例︰因多日出差而出差的受款人，在差旅中途請假。費用報告︰必填支出授權︰必填選取這些核取方塊可確保受款人提供有關費用項目屬性的資訊。不要為可配置的布林值屬性選取這些核取方塊。 - 在相關 Worktag分頁上，您可以為費用項目新增 Worktag，以在費用明細層級擷取其他資料。
- 在費率表分頁上，您可以為費用項目新增費率表和累加計算，以使用費率計算報銷金額。當您變更在相關費率表上評估的屬性內容時，我們會重設費用項目的累計金額。當您要變更要評估的屬性時，建議您建立新的費用項目，而不是編輯使用累加計算的現有項目。
- 在列舉項目對應分頁上，您可以配置費用項目的列舉項目，以取得更詳細的成本細項。
- 完成「距離計算」分頁時，請參考以下說明︰視組織的訂閱服務協議而定，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。如需更多資訊，請參閱此 Community 文章。
選項 說明 來源地址目的地地址行車路線預估距離選取此項可讓受款人在費用報告和支出授權中輸入其行車路線的出發地和目的地地址。為確保距離型費用資料完整且準確，您只能將這些屬性內容做為一個集合來啟用。受款人輸入地址時，Workday 會使用 Google 地圖，在費用明細中提供預估距離。然後，Workday 會使用預估距離和相關費率表中的費率來計算報銷金額。對於距離型費用項目，您只能使用「金額」和「分級金額」費率表類型。包含改道的旅程距離選取此項可讓受款人輸入與 Google 地圖提供的預估距離不同的距離。範例︰當受款人因交通改道或避開收費公路而採取替代路線時。當您將此屬性與其他距離型屬性一起啟用時，Workday 會自動在費用明細中使用預估距離填入此屬性，但受款人可以編輯此欄位。如果您未選擇啟用以距離計算的費用項目，仍可將「包含改道的差旅距離」做為獨立屬性啟用，以便受款人可以手動輸入差旅距離。每日單程通勤距離選取此項可從旅程距離或預估距離中減去通勤距離。只有當您啟用以下其中一項屬性內容或同時啟用兩者時，才能使用此屬性內容︰- 行車路線預估距離
- 包含改道的旅程距離
來回選取此項可在單一費用明細中將旅行指定為來回旅行，這會使費用距離加倍。只有當您啟用以下其中一項屬性內容或同時啟用兩者時，才能使用此屬性內容︰- 行車路線預估距離
- 包含改道的旅程距離
要登錄費用的距離在減去每日通勤距離後，計算出要產生費用的距離。當您將旅程指定為來回旅程時，Workday 會自動將費用距離加倍。您無法手動啟用此屬性。當您選取以下其中一項或兩項屬性時，Workdays 會在您的費用項目中新增該屬性︰- 每日單程通勤距離
- 來回
配置費用項目的安全權限。