创建采购单
- 为采购单创建支出种类。 请参见创建支出种类。
- 在“创建供应商”任务中，为每个供应商指定采购单的“签发选项”。
- 在“Procurement”功能区域中，配置“采购单事件”业务流程和安全策略。
- 安全性：“Procurement”功能区域中的“Process: Purchase Order - Create/Edit”域。
您可以创建要签发给供应商的采购单。
要按采购单类型跟踪采购单，请在
“维护采购单类型”
任务中创建采购单类型。- 访问“创建采购单”任务。
- 填写“汇总”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 采购单的供应商关联方选择您要签发采购单的特定供应商场所。Workday 会根据采购单的供应商关联方（而非供应商），从“编辑采购单的供应商关联方”任务中自动填充选项和以下字段：- 默认采购单签发电子邮件
- 采购单签发选项
- 承运商
- 装运条款
运费金额其他费用您可以将这些到岸成本从文档标头自动填充到各行。如同在“维护支出种类”任务中设置的一样，将符合运费和其他费用分配条件的支出种类添加到至少一行中。示例：您采购了一台大型设备，有一行用于设备本身，还有一行用于安装。要求确认如果您将供应商配置为自动要求采购单确认 (POA)，您可以为各个采购单清除此复选框。 - 填写“条款和税务信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 付款条款默认付款途径自动从“为供应商合同创建采购单时间表”任务中的“采购单默认值”和“付款默认值”版块填充。截止日期选择订单履约的截止日期。装运条款承运商装运说明Workday 会根据您在“维护装运信息”任务中的设置来显示装运信息。Workday 按以下优先顺序选择装运信息来源：- 采购单的供应商关联方
- 供应商
- 公司
- 租户
在通过 EDI 850 签发采购单时，您可以指定发货方式，以帮助处理加急订单。使用“EDI 代码”字段指定通过 EDI 850 交易向供应商发货的方式。供应商合同选择要应用此采购单的供应商合同。当职务申请指定了供应商合同，并基于该合同为此采购单寻源时，供应商合同信息将自动填充到此采购单中。在租户设置期间，如果您选中“启用跨供应商合同的请购合并”复选框，则会显示“默认供应商合同”。默认计税选项Workday 会自动根据供应商信息填充此值。如果供应商概要没有已定义的计税选项，或者您要进行重设，请选择一个计税选项。Workday 会自动填充标头中的计税选项，但您可以在行级别重设该设置。默认税码使用供应商的税码自动填充。如果您未定义默认税码或想要重设税码，请选择一个税码。标头税码会自动填充到采办文档行，此行您可以进行重设。 - 填写“联系信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 签发选项如果您未指定签发选项，Workday 会填充“打印”签发选项，该选项需要打印布局。 - 填写“货物行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 纳税适用性根据收件地址根据条目特定的税务规则自动填充，先按采购条目，然后按支出种类。税码如果为应税条目，税码会自动从标头上的“默认税码”填充，您也可以进行重设。如果您在“创建国家/地区的交易税规则”任务中配置了税码，Workday 会在此处自动填充该税码。税额可抵扣性Workday 会根据指定的纳税适用性和税码，自动填充交易行上的可抵扣百分比。您可以重设此选择。在您指定税额可抵扣性后，Workday 将可抵扣百分比和分配方法应用于税码内的税率税额。使用“维护税额可抵扣性”任务可为每个税码指定多个税率的税额可抵扣性。计税选项如果供应商或收款人不收取税费，请选择“计算自评税款”。反之，当供应商或收款人收取税费时，请选择“计算应付供应商税款”。您选择的计税选项适用于 Workday 从采购单生成的某些文档。无费用的申请我们在以下位置显示“无费用的申请”字段：- 从标记为无费用的职务申请购行创建的采购单行。
- 具有相关无费用货物行的采购单的变更单。
“无费用”字段不适用于独立采购单，因为您只能在职务申请选择该字段。交付为支出种类启用库存条目后，系统会自动填充交付类型。请输入以下交付类型：- “存货补货”，将货物放入存货场所。
- 定期自动补充补货（为定期自动补充地点补货时）
如果货物会直接发送给用户，请勿输入交付类型。交付类型会影响采购单的会计信息，以及通过 Workday Inventory 跟踪条目的能力。为请购寻源时，“交付类型”会根据您在“维护请购类型”任务中配置的职务申请类型自动填充。新建采购单时，“交付类型”将填充为“存货补货”。对于即时制条目，采购单截止日期会从供应商目录上的即时推荐人选期进行填充。预付选中“预付”复选框可将此行标识为预付行。Workday 会自动选中“预付详细信息”选项卡中的“具有预付行”复选框，并使用采购单中的预付详细信息填充相关供应商发票。预付行的支出种类必须为以下两者之一：- 不可跟踪
- 可使用“费用”会计处理进行跟踪。
如果未在预付行上分配税额，则该税额不会包括在相关发票的预付会计信息中。预付功能会转而使用“交易税”账户过账规则。收件联系人如果采购单行源自职务申请，则 Workday 会填充相应的职务申请收件联系人。当您从请购创建职务申请单时，采购单标头上的收件联系人将从职务申请行进行填充，因为您无法在职务申请头级别指定收件联系人。交付地点交付地点为：- 定期自动补充地点，用于定期自动补充补货类型的请购。
- 存货场所或库存地点（适用于存货补货类型的请购）。
- 任何地点，用于非补货类型的请购。
启用多公司时，如果“交付类型”为“存货补货”，“交付地点”值必须对应存货所属公司“”和正确的采购单行中的公司“”。供应商合同如果您在租户设置期间启用了跨供应商合同的请购合并，则会显示此选项。条目编号目录条目、外部采购条目或采购条目的其他编号。在“维护条目编号类型显示选项”任务中为采购单配置主要条目编号时，Workday 最多显示 3 个条目编号。您可以在“条目的其他编号”列中选择未标记为主要条目编号的剩余条目。地点如果您将条目注册为企业资产并进行跟踪，请选择存储和使用条目的地点。工作标记将工作标记用作关键字，可以更轻松地分类和查找交易。在“维护工作标记用途”任务中配置允许的工作标记类型。当您选择具有相关工作标记的工作标记类型后，Workday 会使用相关工作标记值自动填充交易。当您在“维护工作标记平衡配置”任务中启用可选工作标记平衡后，Workday 会通过可选平衡工作标记完全平衡日记账行。日记账行会自动执行以下操作：- 基于选定工作标记类型继承可选平衡工作标记。
- 生成应付账款和应收账款分录，以平衡交易。
- 要将采购单指定为预付，请访问“预付详细信息”选项卡。选择预付款摊销类型时，请参考以下信息：
选项 描述 手动支付选择此项可在将来的某个日期手动摊销预付支出。（可选）输入“预期摊销日期”，以用于跟踪和报告。您可以使用“预期摊销日期”来报告和创建自定义警报，但 Workday 不会针对此日期进行验证。在摊销支出之前，请先结算并支付手动预付款摊销类型的付款。接收选择此项可在“接收”业务流程完成后摊销以下各项的预付支出：- 采购单
- 根据采购单或供应商合同生成的供应商发票。
时间表定义在采购单批准后摊销预付支出的时间表。 - （可选）填写“附件”选项卡，将文件添加至采购单。请选择附件种类以指定文档类型。您可以定义一个业务流程步骤，将具有特定附件种类的采购单流转给其他审批人。选中“外部”复选框，在发送给供应商的 .PDF 业务文档中添加附件。如果您不选择此选项，则附件仅面向您组织中的员工提供。
当您提交采购单时，Workday 会发起以下业务流程：
- 采购单事件
- 采购单签发事件
- 如果您使用“XML 自动”签发选项，“采购单 XML 签发事件”业务流程会自动签发 XML 采购单。您不用在 Workday 中签发采购单。
- 如果您定义了采购单预付详细信息，这些信息将自动填充预付供应商发票，您也可以根据需要进行修改。
- 当您查看交易时：
- “行详细信息”会显示从标头分配到行的任何到岸成本金额的会计分配以及“总金额”（合计净金额加上已分配的税费、运费和其他费用）。Workday 将总金额用于：
- 支出会计信息的借方分录。
- 应计接收。
- 支出交易的预算检查。
- 资产注册期间的默认获取成本。
- “税”选项卡将基于以下内容显示可抵扣百分比以及可抵扣和不可抵扣税额的分配：
- 纳税适用性
- 税码
- 应税金额
- 相关采购单和变更单行上的采购单确认 (POA) 行中的最近预期发货日期。
- 在“查看采购单”报告中，Workday 会显示以下内容：
- 在“货物行”选项卡中显示订购、接收和开具发票的数量。
- “服务行”选项卡中的订购、接收和开具发票的金额。
- 所有已确认采购单行上的“预期发货日期”
- 对于已开具发票的数量和金额，Workday 会包括发票调整值。
- 当采办卡验证或供应商合同行涉及采购单行时，采购单行将显示在“业务文档行”列中。
- 如果职务申请包含外部附件，则供应商可以：
- 当您使用电子邮件签发选项签发 PDF 采购单时。
- 从采购单的供应商门户视图中使用这些附件。
- 从采购单的相关操作菜单中选择“可打印版本”，可查看处于“已批准”或“已签发”状态的可打印版本。这与您使用哪个签发选项无关。
- 如果采购单有预付行和“时间表”摊销类型，您可以为其创建预付支出摊销时间表。
- 如果采购单包括外部附件，则这些附件在以下情况下可供供应商使用：
- 当您使用电子邮件签发选项签发 PDF 采购单时。
- 从采购单的供应商门户视图中使用这些附件。