创建供应商
- 在“Suppliers”功能区域中，配置“供应商事件”业务流程和安全策略。
- 创建供应商组和供应商种类，以便更轻松地进行查找和报告。
- 定义默认付款条款和付款途径。
- 配置“Suppliers”功能区域中的“Set Up: Supplier”和“Set Up: Supplier Notes”域。
创建供应商，为您的组织采办货物和服务。提供有关管理供应商关系、付款条款和报告的详细信息。
- 访问“创建供应商”任务。
- 完成此任务时，请参考以下信息：
选项 描述 供应商名称如果您从“从业务实体创建供应商”提示中选择一个值，Workday 会自动填充“供应商名称”字段。注音名称记录“供应商名称”的正确发音，以及“银行结算账户”选项卡中的以下详细信息：- 银行注音名称
- 支行注音名称
- 账户注音名称
该说明会在以下情况下显示：- 您在“编辑租户设置 - 全局”任务中启用了注音名称。
- 用户在其首选项中选择了相关区域设置和显示语言。
银行账户所在国家/地区的首选语言必须与租户设置中启用的语言一致。从业务实体创建供应商从现有业务实体创建供应商。Workday 会使用您选择的业务实体自动填充“供应商名称”和“供应商编号”字段。业务实体一经选择，便无法更改。DUNS 编号如果有供应商的数据通用编号系统 (DUNS) 编号，请输入该编号。如果您使用采办卡，则您的信用卡集成可以使用 DUNS 编号，从交易文件中查找供应商。供应商种类选择供应商种类。供应商种类对供应商进行分类，以便进行报告和价格谈判。供应商组选择一个供应商组。供应商组对供应商进行组织，以便进行报告和价格谈判。文档链接此字段会在您设置有效的统一资源标识符模式 (URI) 时显示，包括：- 统一资源定位符 (URL)
- 一个空行，允许用户在此字段中不受限制地输入任何值。
“Maintain External Link Validation”任务的“Supplier External URI Link Type”提示中选择“Supplier Document Link”。Workday 会验证该链接，以确保它具有由安全管理员定义的有效 URI。此流程可提供额外的安全性，有助于避免外部链接中包含恶意内容。如果您将支持性文档或图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL。在您保存交易后，Workday 会将该 URL 显示为图片的实时超链接。审批人可在审批交易之前参考此文档。默认付款条款指定您与供应商商定的付款条款。付款途径为此供应商选择一种或多种付款途径。如果您选择电子付款途径，请填写“银行结算账户”选项卡中的信息。请参见 概念：电子付款方法。默认付款途径如果您选择“信用卡”，则可以从“信用卡”提示中选择员工的信用卡。默认参考类型如果您的参考类型要求为每张发票进行一笔付款，您可以设置“始终单独付款”。信用卡如果您的组织使用采办卡，请选择员工的信用卡作为供应商可用于采购单和供应商合同的默认信用卡。默认币种选择要在与此供应商进行的交易中填充的默认币种。创建交易时，您可以从此币种更改为供应商接受的任何币种。如果您在此提示中未选择任何选项，即使供应商不接受租户默认币种，Workday 也会在交易中填充租户默认币种。供应商安全段如果您的公司需要分段安全性，并且此供应商不属于通过其供应商种类或组确定的安全段，请创建供应商安全段。 - 填写“供应商详细信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 限定的公司指定要与供应商关联的公司或公司层次结构。对于您可以选择供应商的交易，“供应商”提示仅显示与所选公司或公司层次结构关联的供应商。客户账号存储供应商用于识别您公司的账号。保险单日期要为保险逾期或需要续签的供应商创建报告，请设置供应商保险证明日期。 - 填写“付款详细信息”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 不计入供应商发票折扣显示从供应商发票折扣计算中排除的费用。您可以在“编辑租户设置 - 财务”任务中配置该字段。创建包含折扣的付款条款的发票时，您可以在以下位置查看“已获折扣”列中反映的折扣金额：- “创建结算操作”任务。
- “查看供应商付款”报告
重设供应商发票折扣排除项选择一个选项来更改租户级别设置，并为供应商配置唯一的折扣计算选项。始终单独付款为每张供应商发票创建单独的付款。如果取消选中此选项，Workday 结算功能会将发票合并为一笔付款。银行账户更新期间不付款在以下情况下，选择此选项可从结算操作中排除供应商发票：- 此供应商的“供应商变更事件”业务流程正在进行，并且
- 您在“创建供应商变更”任务中选择了“银行结算账户”选项。
汇款集成系统要以电子方式汇出付款，请选择生成付款的集成系统。 - 填写“默认供应商付款备忘录”版块时，请参考以下信息：
选项 描述 默认文本输入通过支票向此供应商付款的备忘录文本。使用供应商参考号供应商发票中的供应商参考号打印在支票上的“备忘录”字段中。使用发票备忘录您在创建供应商发票时输入的值将打印在支票上的“备忘录”字段中。如果多个发票都具有备忘录，Workday 会在支票上将这些发票并置。使用供应商关联方备忘录如果要配置多个汇入供应商关联方，请选择使用您在汇入关联方中定义的付款备忘录。 - 在“供应商层次结构”版块中，使用“建议的子级供应商”提示定义父级/子级供应商关系，以帮助进行支出报告。
- 填写这些选项卡时，请参考以下信息：联系信息在“用于”字段中，指定应用于以下地址的交易：
- 收费
- 汇入
- 寄送
- 采办
- 选择“税务报告”可使用其他地址进行 IRS 报告。如果您未使用税务报告地址，Workday 将使用供应商的常用地址。
- 选中电子邮件地址旁边的“常用”复选框，以将采购单签发到特定的电子邮件地址。
银行结算账户添加向供应商进行电子付款的详细信息，例如：- ACH
- 直接借记
- 直接存款
- 电汇
选中“仅限供应商关联方”复选框，以执行以下操作：- 使用相同的付款途径创建多个银行账户。
- 允许接受的付款途径与银行结算账户的任意组合。
单击“中间银行账户”，将需要中间人的银行结算账户关联到中间银行账户。税务信息- 指定供应商的税务机构表格类型：
- 1042-S，适用于需要在美国扣缴所得税的非居民外国人。
- 1099 MISC，向美国国家税务局 (IRS) 报告杂项收入。
- TDS，用于确定非居民供应商的从源扣税额。
- 选择一个税务文档日期，以记录您收到税务文档的时间。您可以在以下位置使用税务文档日期：
- 用于流转供应商以供检查和审批的业务流程。
- 自定义报告，以识别需要更新的旧文档。
- 包含父级的 1099 MISC 报告对于 1099 TIN 类型，请为父级和子级供应商合并 1099 MISC 报告。请确保移除“TIN 类型”和“纳税人识别号”字段中的条目。要确定纳税人是否需要 1099 MISC 报告，请根据其收款人身份计算所有付款的总计。Workday 允许您在父级/子级结构中合并进行 1099 报告。美国国家税务局 (IRS) 要求汇总具有特定收款人身份的所有付款。
- 默认税码当您选择供应商时，Workday 会自动在供应商发票标头中填充所选的默认税码。
- 默认预扣税码当您选择供应商时，Workday 会自动在供应商发票标头中填充所选的预扣税码。
- 海外账户税收合规法案选中此项可触发 1099 MISC 表单上的复选框。此配置支持某些外国金融机构的海外账户税收合规法案 (FATCA) 申报要求。
指定此供应商的纳税人识别号。为 Workday 启用“Set Up: Supplier Settlement Bank”域安全策略，以显示供应商的交易税纳税人识别号。- 纳税人识别号类型选择适用于国家/地区的纳税人识别号类型。
- 身份识别号要向美国国家税务局 (IRS) 报告并报税，请输入供应商的纳税人识别号。
- 交易税纳税人识别号选择用于记录给定国家/地区的交易税的交易税纳税人识别号。
- 主要纳税人识别号为供应商管理多个纳税人识别号时，请选择单个纳税人识别号。
指定此供应商的税务状态。- 交易税状态选择国家/地区的交易税状态。
- 预扣税状态选择国家/地区的预扣税状态。
别名要在文档和文件中使用别名，请在“名称”字段中输入与供应商名称不同的名称。然后，从“别名用途”提示中选择该别名的用途类型。要在供应商关联方中为单个供应商使用多个别名，请选中 “别名的用途”提示中的“供应商关联方别名”选项。在供应商关联方中，“供应商关联方别名”用途将替换“汇入通知名称”和“汇入收款人”用途。如果您未将“其他供应商关联方”专门用于供应商关联方，则 Workday 会忽略该用途。示例：- 通过在括号中包含同名的第三方/短期员工地点来识别同名的第三方/短期员工。要在 1099 MISC 表单上打印法定姓名，请输入法定姓名作为“别名”。然后选择 从“别名用途”提示中选择“1099 MISC Recipient”。
- 供应商名称太长，无法在支票上打印。要打印较短的名称，请输入较短的“别名”。然后选择汇入至收款人从“别名用途”提示中，选择“汇款至收件人 1”。
采办选项发票开具选项- 向任何供应商开具发票选择此选项可指定此供应商可以向任何供应商开具发票。
- 在供应商门户中启用税务变更选择此选项可允许供应商在供应商门户中更改发票税务信息。然后，当供应商根据采购单创建发票时，可以更改以下字段：
- 计税选项
- 税额
- 纳税适用性
- 税额可抵扣性
- 默认采办条目选择此选项可允许供应商在供应商门户中更改发票税务信息。然后，当供应商根据采购单创建发票时，可以更改以下字段：
- 条目描述
- 支出种类
- 税务信息
- 计量单位
- 单位成本
- 相关工作标记
- 默认支出种类您可以为供应商交易选择默认支出种类。
常规选项- 启用全球位置号选中此项可指定此供应商可以使用全球位置码 (GLN)。供应商在采办文档中的各种“收件”和“交付”业务地点中使用 GLN。然后，供应商通过电子数据交换 (EDI) 和打印的采购单发送这些文档。
采购单选项- 签发选项
- EDI/XML：当您签发采购单时，Workday 会向您的供应商或供应商网络发送 EDI 或 XML 版本。
- EDI/XML 自动：当您签发采购单时，Workday 会生成 EDI 或 XML 版本的采购单。然后，Workday 会在管理员批准采购单时将其发送给供应商。
- 电子邮件：如果您将电子邮件指定为常用电子邮件地址，则可以签发 PDF 格式的采购单。此选项需要采购单打印布局。 如果您未指定签发选项，Workday 将使用“打印”选项。
- 打印：选择此选项可签发打印的采购单。此选项需要采购单打印布局。如果您未指定签发选项，Workday 将使用“打印”选项。
- 供应商门户选择此选项可仅在供应商门户中签发采购单。
- 默认采购单签发电子邮件在通过电子邮件向供应商签发采购单时，请选择一个或多个可定义为默认地址的电子邮件地址。如果您在“联系信息”选项卡的“用于”提示中选择了“采办”，则只能选择电子邮件地址。
- 用于采购单签发的多供应商的供应商链接如果您选择“XML”或“XML 自动”，请选择在为供应商签发采购单时要使用的首选多供应商链接。您还可以使用“维护供应商链接”任务，将此供应商包括为多供应商。
- 禁用变更单如果此供应商不接受变更单，请选中此选项。
- 变更单签发选项如果变更单签发选项不同于默认签发选项，请选中此选项。
- 装运条款和装运方法为供应商设置以下值。
- 启用采购单确认条目替换：选中此项可为该供应商启用通过采购单确认 (POA) 自动替换条目的功能。当您选择此选项时，将处理此供应商符合条件的条目替换。如果您不选择此选项，Workday 将阻止为此供应商的条目替换创建变更单。要根据采购单确认 (POA) 创建变更单，您必须运行“根据采购单确认为自动更新排定时间表”任务，或为其排定时间表。
- 要求确认如果您希望供应商在您签发采购单时发送采购单确认，请选中此选项。当您使用 EDI 850 和 EDI 855 集成时，此配置非常重要。如果您选中此复选框，Workday 会在您向供应商签发 EDI 850 文件时将 ISA14 段设置为1。这将告知供应商您需要确认。
发货预通知 (ASN) 选项- 启用发货预通知选中此项可为此供应商启用发货预通知。
- 发货预通知到期剩余天数启用发货预通知 (ASN) 后，请输入一个天数，以指明买方可以期望从供应商处收到发货通知的天数。
提前期指定一个值，表示采购单的“文档日期”与预期交付日期之间的天数。- Workday 使用“提前期”加上“文档日期”来计算采购单上的“截止日期”。
- 如果存在多个提前期，Workday 会根据这些提前期按优先级顺序选择提前期。在以下日期指定的提前期：
- 供应商条目或目录条目。
- 供应商
- 租户
注：如果货物行中未填充截止日期，Workday 会使用采购单中的“标头截止日期”来填充相应的货物行。相关工作标记要在非采购单供应商发票行上填充相关工作标记，请从“允许的工作标记”和“默认工作标记”提示中选择适用的值。您可以在“维护相关工作标记用途”报告中为供应商设置工作标记类型。分类要将此供应商与采办分类代码相关联，请选择支出种类和层次结构。为遵守联邦、州/省或当地政府的要求，请添加供应商的分类。第三方/短期员工选项如果供应商在 Workday 中为雇用的第三方/短期员工输入费用报销单，请选择“不报销第三方/短期员工费用报销单”。如果您不报销第三方/短期员工的费用报销单，您可以创建手动发票来报销他们的费用。附件为供应商附加支持性文档。对于业务文档附件，Workday 支持“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的文件类型。注释包括供应商注释。Workday 会记录输入注释的人员和创建日期。
批准后，您可以在采办文档和交易中使用供应商。
- 配置“供应商变更事件”业务流程。
- 设置供应商状态。
- 创建供应商状态变更原因。
- 要更新已批准的供应商，请从供应商的相关操作菜单中访问“创建供应商变更”任务。
- 如果您的供应商使用目录，请创建目录。
- 创建采购单和供应商合同。
- 要查看 Workday 提供的报告列表及其描述，请访问“Workday 标准报告”报告，然后选择“供应商账户”。
- （可选）访问“查找供应商重复项”报告，以检测和查看供应商记录中的潜在重复项。
- （可选）使用自定义字段创建自定义报告。
- 要限制对供应商税务信息的访问，请设置“Suppliers”功能区域中的“View: Supplier Tax Information”域。