“雇用”业务流程指导原则
概览
“雇用”业务流程(BP) 是Workday Human Capital Management (HCM) 中的基础工作流，用于编排在组织雇用新员工时所需的任务顺序、审批和系统操作。它控制：
- 内容（步骤和子流程）
- 人员（负责每个步骤的安全组）
- 雇用事件的“时间”（操作的顺序）
正确配置的雇用业务流程可确保数据准确性，在适当的时间让正确的利益相关方参与其中，并自动执行帐户创建和通知等任务。
每个“雇用”流程都是业务流程定义“”的一个实例。它作为一个中央中心，连接招聘、薪酬、福利和核心（人力资源）人力资源数据，确保从候选人到员工的无缝过渡。虽然Workday提供了默认定义，但大多数组织会根据不同群体（按国家/地区、员工类型或主管组织）创建多个基于规则的定义。
子流程
“雇用”业务流程可包含多个处理特定任务的子流程。
- 雇用：此子流程可确定新员工的工资和其他薪酬构成。
- 创建Workday账户：此操作会生成新员工的Workday 账户，授予他们对系统的访问权限。
- 入职：您可以在雇用完成后触发器此流程，以管理新员工的任务，例如：
- 填写税表
- 签阅文档。
- 登记福利
- 背景调查：此流程仅适用于新员工并非来自 Workday Recruiting，并且您要在Workday中检查背景状态的情况。
合并模板
Workday业务流程中的合并模板是一种配置，它将多个不同子流程（例如工资“”、奖金“”和“股票”）的数据输入界面合并到一个统一用户界面中。当业务流程在开始时针对单个角色具有多个相关的初始设置条目时，可以期权使用该模板，并将其添加为“初始步骤”，以简化发起人的作业。
您可以合并这些子业务流程。为确保以下子业务流程显示在合并模板中，请确保用户对相关域具有
“查看”
和“修改”
权限：
- 编辑有效身份证件
- 服务日期变更
- 更改员工的指定组织
- 指定员工集体协议
- 指定薪资组
- 付款方式登记事件
- 薪酬相关的子业务流程
先决条件
您必须在对象主管组织中满足以下先决条件，然后才能发起雇用事务：
- 安全性：配置业务流程安全策略，以向特定安全组资助对以下操作步骤的权限：
- 发起操作：确定谁可以启动雇用流程。典型的安全组包括招聘专员、人力资源管理员和人力资源合作伙伴。
- 检查和审批步骤：确定谁可以审批雇用事务。典型的安全组包括经理、人力资源合作伙伴和薪酬合作伙伴。
- 查看全部：确定谁可以查看正在进行或已完成的雇用事务。典型的安全组包括人力资源管理员、人力资源审核员和实施者。向可发起业务流程的角色授予“查看全部”权限，以确保正确运行所有验证
- 要查看适用的安全域的列表，请访问“功能区域的域安全策略”报告并选择“Staffing”、“Core Compensation”和“Organization and Roles”功能区域。
- 人员配备模型：主管组织必须具有为指定的人员配备模型：
- 职位管理：主管组织“”中必须存在一个开放的、可用且已批准的职位。您对此特定职位“”发起“雇用”操作。
- 职务管理：您可以选择为主管组织“”配置雇用限制。如果未配置，则您可以在为“使用职务管理组织”雇用员工时定义作业详细信息。请参见概念：人员配备模型。
- 职务概要：使用以下详细信息创建必要的作业概要：
- 职务描述
- 管理级别
- 薪等
- 单位薪资类型
- 其他资格要求
- 申请者跟踪：如果您在候选人正式雇用前对其进行跟踪，请配置申请者状态、评估方法和招聘来源。
- 编辑“雇用”业务流程：定义“雇用”业务流程的步骤、条件和通知。这包括配置“创建Workday帐户”等服务步骤。
- 配置可选字段：确定要隐藏“雇用”业务流程中的哪些可选字段、将哪些字段设为仅供查看，或要求特定安全组填写。
流程发起人
当具有相应安全权限的人员发起其中一个雇用员工任务时，即会触发器“雇用”业务流程。Workday提供了此任务的多个变体，您可以选择最适合您的流程的一个。
示例：某些任务版本提供增强的搜索功能，为防止在搜索现有的申请者、前员工或学生时创建重复项记录，请参见概念：雇用员工发起操作。
您可以通过以下方式发起流程：
- 在搜索栏中键入“雇用员工”。
- 职务申请的相关操作菜单。
- 主管组织的相关操作菜单。
- 未招职位的相关操作菜单。
- “录用”或“雇用协议”业务流程中的“准备雇用”状态。
限制
- 更正和集成：您配置为从“雇用”流程触发器的事件驱动集成，仅当您对顶层“雇用”事件进行更正时才会重新触发。您仅在子流程内进行的更正不会重新触发集成。示例：在主要雇用完成后，在“雇用 - 建议薪酬”中更正薪酬。
- 配置的复杂性：高度的可配置性意味着初始设置可能很复杂，并且需要对组织中的雇用流程有全面的了解。
- 送回选项：您可以使用“送回”操作，将业务流程送回至“初始”或“检查”步骤以进行更正。在业务流程定义“”的检查或审批阶段，前提是流程尚未完成，可以执行此操作。
- 入职区别：雇用流程和入职流程的区别。雇用流程的重点是让员工进入系统，而入职流程的重点是打造新员工体验以及完成离职后任务。
- 自动完成功能：自动完成功能不支持在“”业务流程工作流中使用送回功能。服务步骤始终会运行，但Workday会跳过与这些服务步骤关联的任何通知。请参见设置时需考虑的事项：自动完成人员配备事件。
- 对已完成的“雇用”事件的更正：这些操作不会自动重新触发关联的事件，例如福利登记。根据所做的特定变更，您可能需要手动发起某些子流程，以确保员工记录准确更新。
- 更正员工雇用日期：此业务流程不能用于第三方/短期员工，也不能在提交后撤消。
通用业务流程的工作流和指导原则
以下是“雇用事件”业务流程的常见工作流配置路径，其中的步骤按其通常顺序列出。
路径 1：标准工作流配置
这是最常见的配置，对于典型的员工雇用而言是一个简单的线性流程，没有复杂的申请者要求。
路径 2：包含背景调查的雇用子流程配置
此路径将正式背景调查集成为流程中的一个必填; 必选; 必修步骤。为确保遵守雇用政策，必须成功完成背景调查才能进行雇用。
路径 3：使用集成入职工作流配置的雇用
此配置路径将“雇用”流程与其他关键的入职流程连接起来，为新员工和内部团队创造无缝的端到端入职体验。
路径 4：配置为通过工会或集体协议雇用
此路径适用于必须为新员工指定集体协议的组织，因为这可能会影响新员工的薪酬、福利和其他作业详细信息。
路径 5：自动完成
对于极少手动必填; 必选; 必修的标准化雇用流程，此路径可以简化雇用流程并减少手动数据输入。示例：季节性员工、零售员工。
启用自动完成功能可绕过业务流程中的某些步骤，包括审批、待办事项和检查步骤。如果您的流程依赖于这些步骤，请在使用此工作流之前考虑其中的影响。
自动完成功能能否成功取决于在招聘流程中输入的数据的准确性和完整性。如果雇用事件的必填; 必选; 必修字段未从招聘模块或通过“人员配备字段默认值”进行填充，则该流程将不会自动完成。此操作将恢复为标准的手动工作流“”。
合并审批的通用业务流程工作流
以下是合并审批的常见工作流配置路径，步骤按通常顺序列出。
确定哪些安全组可以检查和审批合并步骤。配置“雇用”业务流程安全策略，以资助这些安全组这些合并步骤的权限。典型的安全组包括“薪资”安全组“”。
路径 1：单一考核人员的合并审批
这是最常见的用工单。它将多个子流程合并为一个任务，供审批人（例如人力资源合作伙伴或用人经理）执行。这可确保检查人能够全面了解雇用事件。
路径 2：使用合并链的层级审批
当多个级别的管理人员需要对雇用及其相关详细信息进行审批时，合并审批链就是最佳做法。这种方式结合了合并审批与审批链的优点。“合并审批链”步骤已指定给基于角色的安全组，例如“经理”。审批任务将作为单个条目在发起人的管理层次结构中向上发送。
工作流步骤
以下是用于编译版“雇用”业务流程工作流的常见步骤类型：
- 发起
- 步骤顺序：始终是任何业务流程中的第一步（标记为“A”）。
- 组（）：招聘专员、人力资源合作伙伴或人力资源管理员，或者作为招聘（录用或雇用协议）或集成的一部分（也由招聘专员）它的设置在“雇用业务流程安全策略”中管理。
- 指定：不适用。此步骤将启动该流程。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳实践：使用具有增强搜索功能的“雇用员工”任务，以避免创建重复项记录。在创建新记录之前，培训用户如何搜索现有的申请者或前员工。
- 用工单：此步骤可启动“雇用”工作流。发起人输入必填; 必选; 必修识别申请者及其要招职位的核心信息，例如申请者姓名、职务申请和计划雇用日期。
- 示例：招聘专员需要为某个开放职位雇用一名候选人。他们使用“雇用员工”任务并搜索候选人姓名。他们查找该候选人曾是实习生，并在系统中具有申请者记录。招聘专员选择现有记录以发起雇用流程，该流程会预填充一些候选人信息。
- 条件规则指导标准：初始步骤中的条件规则可用作验证机制，以确保发起人提供的信息的完整性：
- 最佳实践：保持初始安全性的简单明了。使用基于角色的安全性，向相应的用户资助发起权限。
- 示例：要仅允许美国用户发起标准雇用流程，请在安全策略“”上添加以下规则：“User's Location is 'USA'”。
- 操作
- 步骤顺序：可以放在初始步骤之后、完成步骤之前或之后的任意位置。
- 组：需要在工作流中输入或检查数据的任何角色，例如薪酬合作伙伴、人力资源合作伙伴、薪资管理员或员工自助身份。
- 指定“”：指定该步骤将触发器的子流程，例如“雇用建议”“更改个人信息”。
- 步骤类型指导标准：
- 用例：最常见的步骤类型，用于调用其他业务流程（子流程），以新员工收集特定或其他信息。
- 示例：将标记为“完成新员工问卷”的操作步骤发送至新员工收件箱“”。
- 条件规则指导标准：
- 最佳做法：使用条件规则来简化流程，并确保用户只能看到相关任务。这可以避免混乱和不必要的工作。
- 用工单：根据数据动态运行步骤。
- 示例：仅在提供签约奖金时才触发“申请一次性付款”操作步骤。
- 有关更多信息，请参见概念：操作步骤.
- 审批
- 步骤顺序：通常，您可以将其排在所有主要数据输入步骤完成之后并在最终完成步骤之前。
- 组：具有事务审批权限的角色，例如用人经理、管理级别 +1（经理的经理）或人力资源经理。
- 指定：您可以配置审批链（），该审批链将按管理层次结构向上流转事务，直至达到特定级别。
- 步骤类型指导原则：此步骤用作验证事务的正式关卡。审批人可以批准、送回（至先前步骤以进行更正）或拒绝雇用。这可确保监督和遵守公司政策。
- 最佳做法：
- 将“审批”步骤放置在所有主要数据输入步骤“”完成之后、但在该业务流程“”的最终完成步骤之前。
- 配置高级流转以阻止审批人审批自己的交易。将流转限制设置为“排除事件主题”，并将流转安全组的备用安全组设置为相对于排除的用户的经理。
- 当发起人是审批人时， Workday会跳过审批步骤。使用合并审批步骤来请求审批。
- 如果业务流程是某个大型流程“”的子流程，请合并父级业务流程“”的审批。这样无需为每个子流程执行单独的审批步骤。
- 用例：让经理签核新员工的薪酬组合。
- 示例：人力资源经理建议薪酬组合后，业务流程会将审批任务流转至部门负责人进行检查和签核。
- 条件规则指导标准：
- 最佳做法：
- 避免创建过长或过复杂的审批链，因为这会减慢雇用流程。使用条件规则来绕过对标准雇用、非例外雇用的审批。
- 对于大多数审批步骤，均使用以下标准条件规则：当前的被指定人并非发起人或先前审批人。这使同一用户不必再批准他们已经发起或批准的交易。
- 用例：要求对异常进行额外审批。
- 示例：在财务合作伙伴的审批步骤中，您可以添加以下条件规则：“雇用的目标是财务部门”，并且建议年薪 > 150,000 美元。
- 有关更多信息，请参见概念：审批步骤.
- 自动完成
- 最佳实践：
- 虽然自动完成功能被设计为会跳过许多步骤，但您可能始终希望执行某些操作。使用“通常情况下流转”可指定在流程的其余部分已自动完成的情况下仍应执行的步骤。集成和服务步骤将始终照常流转。
- 请确保将成功雇用必填; 必选; 必修的所有必填字段都从招聘正确映射并自动填充到“雇用”事件“”中。在可能的情况下利用人员配备字段默认值来预填充数据。示例：“雇用原因”是作业变更的必填字段。为确保此字段始终得到填充，请将“录用”业务流程配置为要求填写该字段。
- 您还可以在“雇用”事件的各个子流程中启用自动完成功能，例如“指定薪资组”“建议薪酬雇用”“申请一次性付款”。
- 如果您将合并的“更改职务”模板用于内部雇用，则必须为该模板内的所有子流程配置自动完成功能，父级流程才能待办事项此操作。
- 要选择性地应用自动完成功能，请使用基于规则的业务流程定义。然后，您可以指定在什么条件下触发器自动完成功能。示例：创建规则，为零售职位启用自动完成功能，但不对需要更多手动监督和审批的高管级别招聘启用。
- 将候选人移至“准备雇用”状态会立即触发自动完成流程，您可能需要调整招聘工作流。在临近实际开始日期时，请考虑将候选人移至“准备雇用”状态，以维护灵活性。
- 请确保负责将候选人移至准备雇用状态的安全组（招聘专员或主要招聘专员）具有发起和完成雇用事件“”的必要权限。这涉及为“求职申请”业务流程中的“雇用”流程和动态完成步骤配置业务流程安全策略。
- 有关更多信息，请参见概念：自动完成业务流程.
- 完成
- 执行此步骤表示主工作流已完成。执行完成步骤后，雇用将被视为已完全批准，并且可以运行集成、存档或通知等后续步骤，而不会影响核心流程。检查步骤，并确定应在哪一个步骤中完成最终必填; 必选; 必修操作，才能使雇用被视为已获批准。这通常是审批序列中的最后一个步骤。在网格中找到此步骤对应的行，然后从该步骤的相关操作菜单中选择 。一个业务流程只能有一个完成步骤。如果另一个步骤已被标记为完成步骤， Workday将自动取消选中该步骤，并将指定步骤应用于您刚才选择的步骤。最佳做法：
- 所有“审批”和“检查操作”步骤都必须置于“完成”步骤之前。
- 要求员工具有完整创建的记录的步骤（例如添加人才数据（照片、教育背景、职务历史记录/工作经历））通常置于“完成”步骤之后。
- “创建Workday帐户”服务步骤可置于“完成”步骤之后。
- 审批步骤（例如合并审批链）通常设置为完成步骤。这样可确保在系统中最终完成雇用之前，经理可以在一个任务中批准所有雇用和薪酬详细信息
有关更多信息，请参见概念：完成步骤.
- 合并审批
- 您可以添加一个“合并审批”步骤来代替该业务流程定义中的标准“审批”或“审批链”步骤。此步骤类型将业务流程中的多个先前操作步骤合并到审批人的一个收件箱条目中。例如，在“雇用”业务流程中，经理不必对新员工的作业详细信息、指定组织和薪酬进行单独审批，而“合并审批”步骤可将所有这些操作销售条目包成一个统一的任务。然后，审批人可通过一个筛选检查和审批所有详细信息。
- 合并审批链
- 您可以添加一个合并的“审批链”步骤来代替该业务流程定义中的标准“审批”或“审批链”步骤。此步骤综合了合并审批与审批链的功能。系统不仅可以将多个审批条目分组为一个任务，还可以将该任务沿着管理或组织层次结构向上流转，直至到达顶层或满足退出条件。
- 考虑为以下对象添加以下步骤：
- 同质任务：当分组的事项本质上相似时，合并是最有效的，并且审批人可以对所有事项应用一致的检查流程。
- 已跳过的审批：在某些情况下，如果审批人是发起交易的人员，则标准审批步骤可能会被自动跳过。使用“合并审批”步骤可以作为一种解决方法，以确保仍然能够按预期生成和流转审批任务。
- 减少通知数量：通过将多个审批请求绑定到一个任务中，审批人可以显着减少通知数量，从而防止“收件箱疲劳”，并帮助他们专注于需要他们关注的任务。
- 明确定义步骤条件：使用条件规则确保合并步骤仅在适当时触发。例如，您可以将规则配置为仅在交易数量超过某个阈值时才使用合并审批。
- 全面测试：在部署具有合并审批步骤的业务流程之前，请先对其进行全面测试，以确保流程按预期流转，以及为审批人提供清晰直观的用户体验 (UX)。确认审批人可以轻松在合并视图中导航，并根据需要批准或拒绝条目。示例：将对新员工的作业详细信息及其薪酬的审批合并到一个任务中，以便他们可以同时检查和批准作业信息和薪酬组合。
- 在“建议薪酬”步骤之后添加一个“合并审批”步骤，并将其配置为同时包括“雇用”和“建议薪酬”事件。
- 服务
- 步骤顺序：您可以将其放置在任何位置，但像“创建Workday帐户”这样的关键服务通常放置在最终审批之后、完成步骤之前或当天。
- 组：系统 (Workday)。在Workday中，该“系统”是一个特定的可配置安全原则，名为“业务流程执行用户”。
- 指定：您可以从提供的Workday后台流程列表中进行选择。
- 步骤类型指导标准：
- 最佳实践：
- 用于执行自动化的系统级操作，而无需手动干预。“雇用”业务流程中最常见的用工单是“创建Workday帐户”服务，该服务用于生成新用户账户并允许用户登录Workday。
- 您无法创建自定义服务步骤类型。从Workday提供的服务列表中进行选择。
- 您无法更改现有的步骤类型，例如从“操作”更改为“服务”。请删除步骤，并添加具有正确类型的新步骤。
- 条件规则指导标准：
- 最佳实践：在将每项服务添加到业务流程之前，请先了解其函数。将服务步骤排列合理，例如，在指定基于用户的安全角色之前创建Workday 账户。
- 用例：控制何时执行系统操作，例如在雇用日期临近之前阻止“创建Workday帐户”服务运行。
- 示例：在“创建Workday帐户”服务步骤中，添加以下规则：（雇用日期减去今天的日期）小于或等于 7。这可确保账户创建时间不会超过开始日期一周之前的时间。
- 有关更多信息，请参见概念：服务步骤.
- 待办事项
- 步骤顺序：可以在业务流程中按任何顺序添加步骤。
- 组：任何“ ”角色。通常指定给员工自助身份、用人经理或支持团队（例如 IT 支持或设施支持）。
- 指定：您可以输入说明（使用富文本和超链接）
- 步骤类型指导标准：
- 最佳实践：
- 使用“待办事项”步骤，指定不涉及数据输入的简单任务或提醒。对于在Workday之外发生的任务或不存在专用业务流程步骤的任务，这些步骤可用作核对核对清单条目。查看创建核对清单.
- 撰写清晰可行的指令。如果任务需要导航至特定页面，请在“待办事项”描述中包括导航路径。
- 条件规则指导标准：
- 最佳实践：撰写清晰可行的指令。使用截止日期可以帮助用户确定任务的优先级。将流程流中的相关“待办事项”分组到一起。
- 用例：有条件地分配任务。
- 示例：在用人经理申请公司信用卡的待办事项中，您可以添加以下条件规则：职务级别为总监或更高级别。
- 有关更多信息，请参见概念：待办事项步骤.
集成
集成设置主要利用 Workday Event-Driven Integration for Third-Party Payroll（Workday 第三方薪资的事件驱动集成）。它会在“雇用”业务流程完成后立即将雇用信息发送给您的第三方薪资供应商，而无需等待已排定的主要集成运行完成。您在主薪资生效变更接口 (PECI)(PECI) 连接器上启用此服务。它对“雇用”业务流程中的步骤进行配置，以自动将员工事件从Workday发送到您的第三方薪资供应商。供应商会验证数据，并返回任何错误以供立即更正。
- 步骤顺序：集成可以在工作流内的多个步骤中进行。此步骤通常在所有审批完成之后、流程完成之前发生。
- 组：由系统执行，并要求您指定一个预配置的集成系统用户 (ISU)，该用户应具有运行“”集成所需的安全权限。
- 指定：选择要运行的特定集成系统。这可以是预构建的Workday连接器（例如为公司卡片提供商提供的连接器），也可以是使用Workday Studio、企业接口生成器 (企业接口生成器 (EIB) ) 或核心连接器的自定义集成。
- 步骤类型指导标准：
- 用例：遵守政府关于新员工当日报告的规定。为新员工提供即时薪资处理信息，确保立即在第三方薪资系统中为他们正确进行设置。允许第三方薪资供应商验证信息并将任何错误返回给您以便立即更正，从而减少薪资错误。
- 最佳实践：在实施之前，请确保您已与您的薪资供应商一起构建和测试了两个必填; 必选; 必修的端点（一个用于发送，一个用于检索）。在沙盒环境中对集成全面测试。将检查步骤指定给正在主动监控任务且可以及时解析任何潜能集成错误的安全组。
- 示例：要将步骤添加到“雇用”业务流程定义，请执行以下操作：
- 访问“雇用”业务流程定义，然后选择 。
- 确保您将“指定薪资组”步骤标记为完成步骤。
- 添加包含以下详细信息的行：顺序：c，类型：服务，指定：将员工数据传输到第三方薪资系统
- 另外添加包含以下详细信息的行：顺序：d，类型：操作，指定：检查第三方薪资的事件驱动集成，组：薪资管理员
- 选择“确定”以保存变更。
- 条件规则指导标准：
- 最佳做法：避免为业务流程步骤配置已审核的进入条件。这可能会导致事件驱动的集成未按预期运行。要控制执行，请使用为此目的设计的特定报告字段。
- 用例：条件规则的一个常见用工单是阻止对将来生效的雇用运行集成。如果您的下游系统无法处理将来发生的交易，则此功能会非常有用。
- 示例：要跳过将来发生的雇用事件，请为“将员工数据传输到第三方薪资系统”步骤创建条件规则。请使用规则 的“条件”中的报告字段“事件驱动的集成交易是否在将来生效”。将该步骤配置为仅在此字段的值为“否”时运行。
- 有关更多信息，请参见创建集成（步骤）.
流转因素
如果将业务流程步骤发送至特定的安全组（该组中的员工有多个职位或交易涉及调派更改），则需要使用流转设置。
流转因素可添加到业务流程定义内的特定步骤中。流转设置的开放状态取决于业务流程和步骤类型：
- 在支持行级别流转的业务流程中，“行级别”修改系数可应用于“审批”和“合并审批”步骤，前提是该步骤上至少一个安全组是交叉安全组。
常见的流转因素包括：
- 行级别：用于具有多行的交易（例如供应商发票）的审批步骤。它将根据每个单行的相关信息流转至相关的交叉安全组“”进行审批。
最佳实践
：
- 确保您为“System”功能区域中的以下域提供安全访问权限：
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- 审批链：如果为具有多个职位的员工在某个审批链步骤上启用了基于组织的流转，Workday会将该步骤流转至组织“”的所有经理。可以为此步骤配置流转设置以防止发生这种情况。
- 重新指定行为：重新指定业务流程步骤时， Workday会忽略流转设置。重新分配的任务将遵循新被指定人“”的标准流转。
- 设置流转限制（如果需要）：您可以定义流转限制，以从工作流中排除特定个人。如有必要，使用其他流转方式来识别不同的安全组。
- 保存变更：在配置流转设置及任何其他设置后，保存变更以应用新的流转规则。
- 与行级别流转的交叉安全组一起使用：使用“行级别”流转设置时，请确保已将步骤指定给至少一个交叉安全组，以允许Workday能够根据审批人角色中的交集将行流转至正确的审批人。 .
- 验证业务流程支持：流转设置修改系数并非适用于所有业务流程，因此请确保验证所需修改系数是否可用于您正在配置的特定业务流程。您可以在业务流程定义中查看相关信息。
- 支持“主要职位”和“其他职位”修改系数的流程示例包括：联系信息变更、编辑身份识别号信息、启动绩效考核和启动发展规划。
- 支持“当前”和“建议”修改系数的流程示例包括：更改职务、添加其他职务和录用。
用例
：在以下情景中，您应考虑向业务流程步骤添加流转设置：
- 行级别审批：对于可以包含多行具有不同情境的交易（例如供应商发票具有不同成本中心的行），可以在“审批”或“合并审批”步骤中使用“行级别”流转设置。这样会根据特定行的情境将每一行转至相应的审批人。
通知
系统通知
系统通知是Workday为业务流程事件生成的默认提醒。您可以在业务流程的
“通知”
选项卡中查看所有系统通知。Workday允许您禁用特定通知，但是通常更好的做法是在用户级别管理通知首选项，或使用自定义通知来发送更有针对性的提醒。请参见配置业务流程系统通知。
全局通知设置在
“编辑租户设置 - 通知”
任务中进行管理。自定义通知
您可以创建可在业务流程任何步骤发起的自定义通知，以便就事件、必填; 必选; 必修操作或状态变更向用户警报。要创建通知，请导航至业务流程定义中的相应步骤，然后从该步骤的相关操作菜单中选择 。请参见创建自定义通知。
- 指导原则和最佳实践：
- 雇用流程成功完成后，通知用人经理。
- 创建在“雇用”业务流程完成时触发的自定义通知。使用新员工姓名、开始日期和经理姓名对电子邮件进行个性化设置。
- 向 IT 部门通知有新员工，以便他们准备必要的硬件和软件。
- 用例：
- 雇用完成时的经理通知
- 向新员工发送欢迎电子邮件
- IT 部门通知：设备配备
- 示例：
- 配置自定义通知，以在雇用业务流程的完成步骤时触发器，并将其发送给用人经理安全组“”。该消息可包括新员工姓名、员工编号、开始日期和职位。
- 配置主题为“[New Hire Name]，欢迎加入团队！”的通知。电子邮件正文包含新员工入职详细信息、公司新员工门户的链接，以及经理的联系信息。
- 在雇用业务流程中配置自定义通知，并将其发送到 IT团队的特定安全组。该通知在输入特定步骤时触发，并包括新员工姓名、地点和职务名称等详细信息。
问题和解决方案
此版块列出了常见问题及其相应的原因和解决方案。
签发 | 原因和解决方案 |
|---|---|
“雇用”业务流程中已取消指定的任务 | 原因：流程包含已取消分配的任务，这些任务的指定安全组不包含用户，或仅包含Workday账户被禁用的用户。 示例：
解决方案：访问 “未分配的任务” 报告，该报告显示发生此问题的步骤。添加“待入职员工自助身份”安全组并测试。 |
使用合并模板时，检查或审批功能不起作用 | 原因：合并检查或审批步骤未配置为“雇用”业务流程定义中的步骤 b。 解决方案：编辑“雇用”业务流程定义并将主要检查/审批步骤（例如“检查雇用员工”）移至顺序 b。这可确保从发起到综合考核页面的工作流程无缝衔接。 |
子流程触发器的自定义通知不正确 即使薪酬未发生变更，当父级的“雇用”事件得到更正时，也会触发“雇用 - 建议薪酬”通知。 | 原因：系统检测到父级事件存在更正，并在所有子流程中触发通知。它无法确定是否专门在该子流程内进行了更改。 解决方案：可以按设计运行。请注意此行为。如果存在问题，请考虑将通知移至父级“雇用”流程，并根据与子流程数据相关的条件触发它。 |
无法将验证添加到雇用发起步骤 如果未在初始“雇用”筛选上未输入居民身份证件等必填字段，则需要显示错误消息。 | 原因：初始步骤可能会创建新的申请者记录，因此，在提交该步骤之前，系统中不存在要验证的字段。 解决方案：不要尝试将验证置于初始步骤“”中。相反，您应该在指定回发起人的发起操作之后立即添加一个操作步骤。示例：更改个人信息或“检查”步骤。 将验证规则应用于此第二个步骤。 |
重复的员工记录 | 原因：为创建新的员工记录，而系统中已存在该信息的申请者、前员工或第三方/短期员工。 解决方案：使用包含增强型现有人员搜索任务的“雇用员工”任务版本。培训用户在创建新的申请者记录之前始终先对个人进行搜索。定期运行审核来识别和合并重复项记录。 |
输入的数据不正确 | 原因：用户在雇用流程中输入了不正确的信息，例如开始日期错误或姓名拼写不正确。 解决方案：尽可能使用数据验证规则来捕获错误。对于严重错误，您可能需要使用已完成的“雇用”事件的“更正”操作来修复数据。就如何正确输入数据向用户提供清晰的说明和培训。 |
已中止的流程 | 原因：业务流程在某个步骤卡住，因为指定的用户未在办公室或未执行操作。 解决方案：为关键角色配置委派，以便在某个用户不可用时自动更改任务的发送顺序。使用“业务流程状态”报告来监控雇用事件的进度并识别任何瓶颈。如有必要，您可以将任务重新分配给其他用户。 |
审批不正确 | 原因：业务流程正在将审批交由错误的人员进行流转，或在需要审批时不需要进行审批。 解决方案：检查业务流程定义和审批步骤的条件规则。确保正确配置指定给审批步骤的安全组，并且条件规则能够准确评估数据。 |
错误：无法完成此业务流程，因为选择的建议组织“”、职位“”、人员编制限制或职务申请不再可供招聘。 | 原因：与“雇用”事件关联的职位具有的“是否可以雇用”标签被标记为“否”。 解决方案：该职位必须满足以下所有条件才可用：
|
事件期间未输入业务流程中的步骤 | 原因：已为业务流程启用自动完成功能。 示例：属于“雇用”业务流程的“编辑其他数据”步骤未在“雇用”事件流程记录中显示，因为已启用“雇用”业务流程的自动完成功能。 当已将业务流程配置为自动完成时， Workday会跳过父级事件“”的某些部分。 |
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