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上次更新时间 ：2026-04-03
费用报销单事件业务流程指导标准

费用报销单事件业务流程指导标准

概览

Workday中的“费用报销单事件”业务流程是一个可配置的工作流，用于管理费用报销单的提交、检查、批准和处理方式。它是Workday财务管理）套件的重要组成部分，旨在确保遵守公司政策、提供清晰明确的审核线索，并简化费用报销流程。
您可以自定义“费用报销单事件”业务流程，以便：
  • 审核费用报销单以查找金额异常、费用编码不正确以及费用重复的情况。
  • 根据风险分数流转费用报销单以供审批。查看根据风险流转费用报销单.
  • 通过在费用报销单中添加问卷来获取反馈。
  • 检查预算。
  • 确认费用报销单上的税额是否准确。
  • 检索费用报销单数据以进行报告。
  • 送回各个费用行以进行更正。
  • 跟踪项目。
本主题包括以下版块：
  • 子流程
  • 先决条件
  • 流程发起人
  • 限制
  • 通用业务流程的工作流和指导原则
  • Workflow Step Types
  • 集成和服务步骤
  • Routing Modifiers
  • 通知
  • 问题和解决方案

子流程

“费用报销单事件”业务流程可包含以下子流程：
  • 发起费用报销单公司间事件：当费用报销单单行下的公司与标头公司不同时，您可以使用此子流程。它将公司间费用行发送至关联公司中相应的利益相关方进行审批。如果公司间审批人拒绝这些行，则整个费用报销单将被拒绝。
  • 检查预算：您可以使用此子流程确保建议的费用不超过分配给特定部门、项目或成本中心的预批准资金。

先决条件

在成功处理费用报销单单之前，必须具备以下几个基本元素：
  • 员工设置：员工必须在Workday HCM中注册，并且必须具有付款方式“”。
  • 费用政策定义：应制定明确且有据可查的费用政策并传达给所有员工，详细说明允许的费用、限额和必填; 必选; 必修的文件记录。
  • 费用条目：必须创建和配置费用条目，并且必须完成费用报销单设置（包括付款方式规则）。
  • 审批层次结构：必须配置费用报销单审批工作流。
  • 公司间处理：如果适用，应当将费用报销单的公司间处理配置为允许更改费用行上的公司。
  • 安全性：“Expenses”和“System”功能区域下的“Domains”。
    • 有关“Expenses”功能区域下的域的列表，请参见参考信息：费用报销单事件业务流程的安全域。
    • 在“System”功能区域下，配置以下域：
      • 业务流程管理：
        授予对创建和编辑业务流程定义必填; 必选; 必修任务的访问权限。
      • Manage: Business Process Definitions：
        授予对业务流程各个方面进行管理的访问权限。
      • 管理面板：费用
        ：提供对费用管理面板的安全访问权限，该面板提供组织费用数据和趋势的概览。
      • Set Up: Tenant Setup - Financials
         : 让用户有权为所有Workday 财务（包括 费用）配置租户级设置。

流程发起人

“费用报销单事件”
业务流程在用户成功提交费用报销单供审批时发起。可以将费用报销单配置为由不同身份提交，例如：
  • 员工：员工可以为自己发起费用报销单。
  • 费用数据输入专员可以为其他员工创建费用报销单。
  • 委派：员工可以将费用报销单的创建委派给其他人，例如行政助理。
  • Web 服务：管理员可以使用
    Submit_Expense_Report
     Web服务创建和提交费用报销单，例如来自外部系统的费用。这也可用于非员工和申请者。

限制

费用报销单事件业务流程的限制包括：
  • 日记账行关联： Workday在标头级别（而非行级别）将日记账分录关联到费用报销单，此功能可防止在标准报告中直接从特定日记账行回溯到其相应的费用报销单单行。
  • 更正限制：如果已批准的费用报销单使用“更正”操作：
    • 已支付并启用了工作标记平衡。
    • 与
      “收费准备就绪”
      状态的项目收费交易相关联。
    • 费用的税务详细信息包含在尚未取消的纳税申报中。
  • 添加审批人功能：在使用“送回费用行”操作的步骤 中，
    “添加审批人”
    期权不可用。
  • 受委派人可见性：当受委派人代替其他用户（委派人）执行操作时，他们无法通过查看费用报销单上的
    “业务流程”
    选项卡来检查审批状态。
  • 通过集成查看状态为草稿：使用
    Submit_Expense_Report
     Web服务时，没有可用于将费用报销单保存为
    草稿
    状态的参数。如果该数据有效，则会自动发起该业务流程。

通用业务流程的工作流和指导原则

典型的“费用报销单事件”工作流通常遵循以下常规模式：
  1. 创建/发起：某员工提交费用报销单“”。
  2. 检查：可在审批步骤之前或之后。报告会发送至中心团队，例如费用合作伙伴或审核员。检查人可以在发送报告之前直接进行更正。他们也可以将发票退回给员工。
  3. 审批：可在检查步骤之前或之后。报告将发送给一个或多个审批人。示例：经理：，财务审批人：。
    要查看某个业务流程的工作流图表，请在编辑业务流程定义时单击
    “查看业务流程定义”
    页面上的
    “查看图表”
     。
业务流程完成且费用报销单获得批准后，即可对其进行处理以进行付款。
费用报销单单的审批工作流可范围可复杂，具体取决于组织的政策、审批限制和审核要求。
路径 1：简单审批
这是最简单的工作流，较小的组织通常在处理低于某个阈值的费用时使用该工作流。
A：发起
>
 B：审批
>
 C：完成
路径 2：自动审批
对于您确定不需要检查或审批的费用，您可以绕过这些步骤。示例：标准的每月健康津贴。
A：Initiation
>
 B：审批（通过，基于费用条目）
>
 C：完成。
路径 3：层次结构和审核审批
这是一种非常常见的模式，首先需要经理审批，然后财务或审核部门通常会根据特定条件进行二次检查。
A：发起
>
 B：审批
>
 C：操作（以审核费用报销单为条件）
>
 D：完成
路径 4：基于项目的多级复杂审批
此工作流适用于需要多个角色审批的费用，例如项目经理和成本中心经理。根据总金额，可能还必填; 必选; 必修附加审批阶梯。
A：发起
>
 B：审批（以项目经理为条件）
>
 C：审批（按经理）
>
 D：审批（如果金额较大，则以总监为条件）
>
 E：完成

工作流步骤类型

以下是
“费用报销单事件”
业务流程中的一些常见步骤类型及其特征：
发起
  • 步骤顺序
    ：始终是第一步。
  • 组
    ：由员工、第三方/短期员工自助身份或费用数据输入专员执行。
  • 安全域
    ：有权访问费用报销单事件业务流程安全策略中的某个发起操作：
    • 创建费用报销单
    • 创建申请者的费用报销单
    • 提交费用报销单（Web 服务）
    • 提交申请者的费用报销单（Web 服务）
    • 创建员工费用报销单
    • 创建非员工的费用报销单
    • 提交非员工的费用报销单（Web 服务）
步骤类型
操作
  • 步骤顺序
    ：通常在第一步之后。
  • 组
    ：通常由经理、费用合作伙伴、项目经理或自定义角色“”担任。
  • 安全域
    ：访问业务流程安全策略中的相关操作步骤。
  • 指定
    ：选择要执行的特定操作。常见操作包括：
    • 批准费用报销单：允许指定的角色批准、拒绝或送回整个费用报销单。
    • 批准费用报销单 - 送回行：允许指定的角色批准或拒绝整个报告，或在审批其余行的同时送回单独行进行更正。
    • 发起费用报销单公司间事件：触发公司间费用审批的子业务流程。此操作的访问权限是在“费用报销单公司间事件”的业务流程安全策略中定义的。
    • 检查费用报销单：允许指定的角色编辑、批准、拒绝或送回整个费用报销单。
    • 检查费用报销单 - 送回行：允许指定的角色编辑费用报销单、批准或拒绝整个报告，或者在审批其余行的同时送回单独的行进行更正。
  • 步骤类型指导标准
    ：
    • 最佳做法：
      • 通过行级别的送回进行精细控制：对于经常在大型费用报销单中查找小错误的角色，请使用“批准费用报销单 - 送回行”或“检查费用报销单 - 送回行”步骤期权。它可以防止整个报告因某一行不正确而被耽搁，并简化了员工的报销流程。此操作允许审批人在审批报告的余额时，送回单独的行进行更正。这种做法可以防止出现小错误而导致整个费用报销单的报销延迟。
      • 添加审批人限制：如果您使用具有“送回行”功能的操作步骤，则执行该步骤的用户将能力使用“添加审批人”函数。如果特殊审批是流程的重要组成部分，请考虑改用标准审批步骤。
      • 在编辑报销单后维护财务监督：如果包含“检查费用报销单”步骤且检查人可以更改金额，请考虑立即为员工的经理或其他相应审批人添加一个“审批”步骤。这可确保有人在流程完成之前对更新后的金额进行最终审批。
      • 通过自动审批功能简化更正后报告的工作流：为加快最终审批速度，可在审批步骤中配置高级流转，以防止在经理批准费用报销单并送回一行后，将同一个报告多次流转给同一个经理以排除先前的审批人。示例：添加两个连续的审批步骤。对于经理，第一步是在“操作”步骤中选择“批准费用报销单 - 送回行”。然后是成本中心经理的第二步，添加一个标准审批步骤，在该步骤中配置一个高级流转规则以排除之前的审批人。
      • 管理公司间交易：在“操作”步骤中，添加“发起费用报销单公司间事件”子流程，以便在费用行包含的公司与费用报销单标头中的公司不同时进行审批。这可确保关联公司的审批人收到审批任务，使其仅检查公司间行条目“”。行获得批准后，主要业务流程将继续进行，从而确保进行正确的会计处理。
  • 其他指导原则
    ：
    • 最佳做法：
      • 全面测试您的条件规则，确保它们能够正确求值。
      • 避免使用难以维护的过于复杂的规则。
      • 当用户不仅需要批准或拒绝待办事项（例如编辑费用报销单或送回单个行）时，请使用
        操作
        步骤。
      • 请注意，在使用了
        “送回行”
        操作的步骤中，“添加审批人”功能不可用。
    • 用例：
      • 为费用合作伙伴使用“检查费用报销单”步骤，允许他们更正错误，然后再将报销单送交最终审批。
      • 根据风险分数流转费用报销单以供审批。示例：添加一个条件规则，其中风险分数> 60 或风险分数<= 0。
      • 仅当费用报销单单总计超过某个阈值时，才流转至特定审批人。示例：添加条件规则，其中费用报销单总金额 > 500
      • 如果费用报销单仅包含某些类型的费用（例如里程费用），请跳过检查步骤。
      • 仅当费用报销单包含可抵扣税时触发税务检查。
  • 有关更多信息，请参见概念：操作步骤.
审批
  • 步骤顺序
    ：可以按顺序或并行方式存在多个审批步骤。
  • 组
    ：由经理、部门主管、项目经理、基于金额的财务审批人的自定义角色或人力资源合作伙伴（例如异地调动费用时）执行。
  • 步骤类型指导标准
    ：
    • 最佳做法：
      • 在步骤中设置截止日期，以定义预期审批时间。
      • 当用户仅需要批准、拒绝或送回整个费用报销单时，使用“审批”步骤类型。
      • 如果您能力添加特殊审批人，请使用“审批”步骤类型。
    • 用例：
      • 经理检查员工的费用报销单，以确保符合公司政策和预算。财务部门将对其进行检查以确保合规且费用代码正确。
      • 针对高价值费用报销单的多级审批流程。
  • 其他指导原则
    ：
    • 最佳做法：
      • 明确定义审批层次结构和阈值。
      • 利用高级流转中的
        “排除先前的审批人”
        期权，避免用户必须多次审批同一个费用报销单。
      • 使用审批链按管理链“”向上流转。
      • 根据成本中心或费用报销单上的其他工作标记，流转至特定审批人。
    • 用例：根据费用金额、费用类型或项目代码流转至特定审批人。在金额低于某个阈值时跳过审批。
  • 有关更多信息，请参见概念：审批步骤.
检查
这是一个
“操作”
步骤。您可以在
“指定”
列中选择其中一个考核选项。
  • 顺序
    ：可以在审批步骤之前或之后。
  • 组（）
     ：由安全组“”执行，例如费用合作伙伴、经理、成本中心经理。
  • 安全域
    ：有权访问“费用报销单事件”业务流程安全策略“”中某个“检查”操作的访问权限。
  • 指定
    ：
    • 检查费用报销单：允许用户编辑、批准、拒绝或送回整个费用报销单。
    • 检查费用报销单 - 送回行：提供以上的所有功能，还允许用户将
  • 步骤类型指导标准
    ：
    • 用例：
      • 费用合作伙伴验证所有收据是否与报告的费用相匹配。
        示例：费用合作伙伴在付款前检查费用报销单。他们将收据与行条目进行交叉引用，确保使用正确的费用条目和合适的工作标记，并验证政策的遵守情况。如果发现问题，他们可能会进行小的更正，或者将报告送回给员工或审批人澄清。
  • 其他指导原则
    ：
    • 最佳做法：
      • 定义明确的检查条件。提供工具以便轻松将提交的数据与政策进行比较。
      • 为经理使用
        “批准费用报销单 - 送回行”
        步骤，允许他们批准费用报销单的大部分内容，同时送回有问题的行进行更正。
      • 为费用合作伙伴使用
        “检查费用报销
        单”步骤，允许他们更正错误，然后再将报销单送交最终审批。
    • 用例：存在特定费用种类（例如高风险种类）时，发起详细检查。
完成
执行此步骤表示主工作流已完成。执行完成步骤后，费用报销单将被视为已完全批准，并且可以运行后续步骤，而不会耽误核心流程。
检查相关步骤，并确定应由哪一个步骤代表最终的必填; 必选; 必修操作，才能使费用报销单被视为已批准。这通常是审批序列中的最后一个步骤。在网格中找到此步骤对应的行，然后从该步骤的相关操作菜单中，选择
“业务流程
”“
设置为完成项”
 。
一个业务流程只能有一个完成步骤。如果另一个步骤已被标记为完成步骤， Workday将自动取消选中该步骤，并将指定步骤应用于您刚才选择的步骤。

集成和服务步骤

集成涉及在费用管理系统与其他企业系统之间无缝调动数据，以确保数据一致性和效率。
请参阅
“允许的服务”
选项卡，了解可用于配置的服务，例如“文档传送”“旅程分发”“编排”。
集成步骤可以在费用报销单流程中进行配置。选择
“集成”
步骤类型。保存业务流程定义后，访问
“配置集成步骤”
按钮，配置相应的集成系统（企业接口生成器 (EIB)、Core 连接器或Workday Studio集成）。

流转因素

如果审批步骤至少指定给了一个交叉安全组，则可以配置行级别流转设置。交叉群体安全性最初是为 HCM 用例设计的，通常不建议对财务用例使用该安全设置。“费用报销单事件”提供了“行级别”流转，以支持没有其他选项可以满足流转要求的用例，并且不应将其视为首选期权。最好使用基于角色的安全组。
行级别流转会将完整的费用报销单单流转给已确定的审批人：它不会将费用报销单拆分为单独的行。
有关更多信息，请参见维护行级别流转.有关流转的更详细讨论，另请参见“成本中心”（关联点工具包）。

通知

系统通知
系统通知是Workday为业务流程事件生成的默认提醒。您可以在业务流程的
“通知”
选项卡中查看所有系统通知。Workday允许您禁用特定通知，但是通常更好的做法是在用户级别管理通知首选项，或使用自定义通知来发送更有针对性的提醒。请参见配置业务流程系统通知。
全局通知设置在
“编辑租户设置 - 通知”
任务中进行管理。
自定义通知
您可以创建可在业务流程任何步骤发起的自定义通知，以便就事件、必填; 必选; 必修操作或状态变更向用户警报。要创建通知，请导航至业务流程定义，然后从相关操作菜单中选择
“业务流程”
“添加通知”
 。请参见创建自定义通知。
  • 指导原则和最佳实践：
    • 条理清晰且可执行：主题行应当简洁明了（示例：“需要操作：批准费用报销单”）。正文应清楚说明发生的情况以及收件人接下来需要待办事项什么。
    • 确定合适的受众：仅向需要这些信息的角色发送通知。过多通知用户会导致他们忽略所有提醒。
    • 使用动态字段：添加相关数据（例如费用报销单编号、总金额和员工）来提供情境信息，这样用户就不必单击进入任务即可了解请求，申请。
    • 避免“通知疲劳”：不要为每个步骤配置自定义通知。关注系统通知中尚未体现的关键事件。例如，当已代替员工提交交易时。
  • 用例：
    • 情景 1：当其他员工（例如委派人或费用数据输入专员）代替其提交费用报销单单时，员工需要收到通知。示例：添加自定义通知以在初始步骤“退出”时触发器，条件规则为“发起人不是员工”。在“接收人”版块的“组”字段中，指定“员工自助身份”。
    • 情景 2：员工希望在其费用报销单获得完全批准并待定付款时收到确认消息。示例：添加自定义通知并选择“以下状态下触发：已完成”。在“接收人”版块的“组”字段中，选择“指定员工自助身份”

问题和解决方案

签发
解决方案
未发送通知。
1.检查业务流程定义：确保在正确的步骤中配置了通知，并将其标记为“有效”。
2.验证步骤执行：检查交易的业务流程历史记录。通知是否因条件规则“”而跳过了该步骤？如果该步骤未运行，则通知也不会运行。
3.检查通知条件：通知本身是否存在未得到满足的条件规则？
4.检查接收人的个人资料：如果发送电子邮件，请确认目标接收人在其Workday个人资料中具有有效的工作电子邮件地址。
通知发送给了错误的人员。
1.检查接收人配置：在业务流程定义中，选中通知的
“接收人”
字段。是否为正确的安全组（示例：经理、发起人、成本中心经理）进行了配置？
2.检查角色指定：验证错误接收通知的人员的指定角色。他们可能无意中被包括在“”收件人安全组“”中。例如，是否因某些原因仍被指定为经理的前经理？
通知缺少信息或包含空白字段。
1.检查动态字段：编辑通知文本，确保您对要显示的数据使用了正确的系统提供字段。
2.验证数据时间：在触发通知时，数据必须存在于业务对象中。例如，在审批步骤完成之前触发的通知中，您不能包含[Approver's Name]，因为该值将为空白。
3.接收人安全性：如果通知发送到静态电子邮件地址，或发送到没有安全访问权限查看数据的接收人，则字段将显示为[不可用]。构建通知时，请选择显示在“公共字段”下拉列表列表中的字段，以避免出现此问题。或者，确保将通知发送给有权访问这些字段的安全组。
如何更正已批准并支付的费用报销单单？
您必须从业务流程实例（而非费用报销单实例）中更正该业务流程。
为此，请执行以下操作：
  1. 导航到相关费用报销单，然后单击进入该报销单。
  2. 单击
    “业务流程”
    选项卡。
  3. 在
    “流程”
    列中，从“费用报销单事件”的相关操作中，选择
    “业务流程” > “更正”
     。
请确保您具有运行此任务必填; 必选; 必修的安全访问权限。导航到“费用报销单事件”（默认定义），然后从该事件的相关操作中，选择
“业务流程策略”>“查看”
 ，并确认您所在的安全组可以执行
“谁能对整个业务流程执行操作”
版块下的“更正”操作。
为什么费用报销单事件中的
“业务流程”
选项卡在首次提交时可见，但在费用报销单获得批准后，委派对象便不再可见该选项卡？
根据当前功能，这是预期行为。
受委派人只能在以下两种情况下看到
“业务流程”
选项卡：
  • 当费用报销单被部分批准且费用报销单的状态为
    “正在进行”时
    。
  • 直至重新提交并批准送回的费用报销单。
业务流程因离职员工而卡住。
原因：
在费用报销单送回进行更正后，该员工离职，而任务仍保留在其收件箱中。
解决方法
：
具有相应权限的管理员应使用
“重新分配任务”
函数，将费用报销单事件从离职员工的收件箱重新分配给相应的用户（例如费用数据输入专员），以便该用户能够更正、重新提交或取消该事件。
为什么费用报销单事件中的
“业务流程”
选项卡在首次提交时可见，但在费用报销单获得批准后，委派对象便不再可见该选项卡？
根据当前功能，这是预期行为。
受委派人只能在以下两种情况下看到“业务流程”选项卡：
  • 当费用报销单被部分批准且费用报销单的状态为
    “正在进行”时
    。
  • 直至重新提交并批准送回的费用报销单。
为什么我无法将支出种类经理角色添加到“费用报销单事件”业务流程安全策略？
“费用报销单事件”业务流程不支持“角色 - 支出种类”安全组类型的步骤流转。
根据当前功能，这是预期行为。您不能将费用报销单单审批直接流转到
“支出种类经理”
角色。考虑基于支持的安全组的替代流转配置
为什么必填; 必选; 必修的工作标记的默认值不正确？默认值不是在维护相关工作标记用途？中配置的值。
在Workday费用）产品中，添加新的费用报销单单行时，会自动从最近更新的费用报销单单行或逐条列记中复制工作标记。根据 Workday 的永久工作标记功能，这是预期行为。
在逐条列费用报销单单行中移除工作标记？
当逐条列费用报销单单行时，工作标记会从行级别移至逐条列记级别。导航到
“逐条列记”>“编辑”或“查看详细信息”
可以查看工作标记。
为什么单个逐条列记行会触发意外的审批步骤？
逐条列记中存在需要评估的工作标记，但进入条件中使用的计算字段基于“费用报销单行”业务对象，而不是基于“费用报销单行”和“逐条列记项”。
请更新计算字段以使用“费用报销单行”和“逐条列记”业务对象“”。这样可确保条件正确评估逐条列记级别的数据。
上表列出了常见问题及其相应的原因和解决方案。对于此处未列出的问题，建议在 Community 中搜索知识文章。
为了获得最佳效果，请执行以下操作：
  1. 使用双引号搜索确切的流程名称（例如“费用报销单事件业务流程”）。
  2. 通过选择以下搜索筛选器来优化初始结果：
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