集成业务流程指导标准
概览
集成业务流程是一个可配置的工作流，用于编排与运行集成以在Workday和外部端点之间交换数据相关集成的任务。它使用
“集成流程事件”
业务流程类型，允许进行比简单集成集成更复杂的处理。查看概念：集成业务流程.本主题包括以下版块：
- 子流程
- 先决条件
- 流程发起人
- 限制
- 通用业务流程工作流
- 工作流步骤
- 集成
- 通知
- 问题和解决方案
子流程
您可以将集成嵌入到另一个业务流程中，方法是在该业务流程的定义中添加“集成”步骤。当父级业务流程到达该步骤时，它会将指定的“集成流程事件”作为子业务流程“”启动。
先决条件
查看创建集成业务流程.
流程发起人
可以通过多种方式发起“集成业务流程”：
- 手动具有相应权限的用户可以直接从“View Integration System”报告启动集成，也可以使用“启动集成/为集成排定时间表”任务启动集成。
- 排定时间表您可以通过“启动集成排定时间表”任务将集成排定为在特定时间运行或重复运行。
- 作为子业务流程可以从其他Workday业务流程中的步骤发起集成业务流程（例如：在“完成 I-9 表”业务流程之后运行E-Verify集成）。
限制
虽然“集成业务流程”框架很灵活，但底层集成技术具有特定的限制。
- 通过 Web服务启动来组织集成系统通过以下方式启动集成时Launch_Integration或Launch_EIBWeb服务操作时，您无法指定业务流程的特定于组织的特定版本 。将使用该集成系统的顶层（默认）定义。请参见以下位置的组织和集成业务流程：概念：集成业务流程 .
- 文档检索的文件大小限制入站文件的 XML 大小限制为 1 GB，XLSX 入站文件大小限制为 300 MB。查看参考信息：集成和 Web 服务限制.
通用业务流程工作流
- 路径 1：默认集成工作流
- 默认情况下，“集成流程事件”包含两个基本步骤：A：发起>B：服务（激发集成）“服务（解雇集成）”步骤会执行集成系统本身。对于转出集成，它生成输出文件。对于入站集成，Workday 会将数据加载到Workday中。
- 路径 2：出站集成（已审批）
- 当数据从Workday发出之前，您需要用户对数据进行检查时，常用此工作流。A：发起>B：审批>C：服务（触发集成）>D：服务：文档传送获得批准后，“服务（触发集成）”步骤将会运行并从Workday中提取数据，从而生成输出文件“”。“服务：文档传送”步骤将生成的文件传送到外部端点，例如 SFTP 服务器。
- 路径 3：入站集成工作流
- 此工作流是标准工作流，用于将数据从外部来源导入Workday 。A: Initiation>B: Service: Document Retrieval>C: Service（触发集成）“服务：文档检索”步骤会从外部来源（例如 FTP 服务器）检索文件，或将任务转给用户以手动上传文件。“服务：触发集成”步骤执行集成（），使用检索到的文件 并将数据加载到Workday中。
- 路径 4：链式集成工作流
- 当一个集成的输出是另一个集成的输入时，此模式非常有用。A：发起>B：集成>C：集成第一个“集成”步骤会触发第一个集成系统（例如企业接口生成器 (EIB)或 Studio集成）运行并生成输出文件“”。第二个“集成”步骤会触发第二个集成系统，该系统使用第一个集成的输出文件。
工作流步骤
- 发起
- 顺序
- A（第一步）
- 执行人
- 启动“ ”集成的用户或系统。对于排定的或系统触发的事件，此用户可以是集成系统用户 (ISU)，也可以是手动启动的交互用户。
- 安全域（按角色）
- 启动集成的ISU 或集成管理员：对“集成”“构建”、“集成配置”、“集成调试”、“集成事件”具有“修改/更新”权限。
- 最佳做法
- 对于所有业务流程，初始步骤都是强制性的第一个步骤。无法将其移除。它用作流程启动时的入口点和审核记录。
- 示例
- 人力资源管理员导航至“启动/为集成排定时间表”任务，然后单击“确定”，将新员工导出到外部福利供应商。此操作将完成初始步骤并开始业务流程工作流“”。
步骤类型
以下是您可以添加到集成业务流程的常见步骤类型。
- 审批
- 顺序
- 可置于初始步骤之后的任何位置。例如，您可以将其置于“触发集成”步骤之后、“文档传送”步骤之前。
- 执行人
- 指定的安全组（例如人力资源合作伙伴、薪酬管理员、经理）。
- 安全域
- ISU、集成管理员或业务流程管理员：对集成事件“”具有“修改/更新”权限。
- 指定
- 必须指定负责审批的安全组。
- 条件规则
- 用例：要求经理在将包含员工奖金数据的文件传送给薪资供应商之前检查和审批该文件。
- 最佳实践：使用条件规则，仅在必要时触发器审批。例如，您可以创建一个规则，规定在奖金总金额低于某个阈值时跳过审批步骤。
- 示例：在审批步骤中配置一个条件规则，以检查集成输出中的“奖金金额总计”字段是否大于 $50,000。如果是，该薪级将转至薪酬管理员安全组进行审批。否则，将跳过该步骤。
- 步骤类型用例、最佳实践和示例：
- 用例：确保敏感出站集成（例如薪资或股票授予）的数据准确性。
- 最佳实践：将审批任务指定给基于角色的安全组，而不是指定给特定的用户，以避免因员工休假而导致流程延迟。
- 示例：在将高管薪酬变更文件传送到外部系统之前，将一个“审批”步骤转至“高管薪酬管理员”安全组来验证数据。
- 服务
- 顺序
- 可置于“发起”之后的任何位置。此顺序非常重要。对于入站集成，文档检索必须在触发集成之前执行。对于出站消息，“触发集成”必须位于“文档传送”之前。
- 执行人
- 集成系统用户 (ISU)
- 安全域（按角色）
- “ISU：修改/更新”访问权限：“针对“集成构建”“集成配置”。
- 指定
- 必须指定要执行的服务：“文档检索”、“文档传送”或“触发集成”。
- 条件规则
- 用例：对于每天运行的集成，您可能只需要在一周的第一天检索文件。
- 最佳实践：对文档传送步骤使用条件规则，以防止发送空文件。您可以创建规则来检查集成事件的记录计数是否大于零。
- 示例：“文档传送”步骤中的条件规则检查一个计算字段，该字段对“触发集成”步骤所处理的记录进行计数。仅当计数大于 0 时，才会运行传送步骤，以防止系统向供应商发送空白文件。
- 步骤类型注意事项
- 文档检索：在入站集成中使用，以从外部来源（例如 SFTP 服务器）提取文件。
- 触发集成：这是执行主集成系统的核心步骤，或者生成输出文件（出站）或者将数据加载到Workday （入站）。
- 文档传送：在出站集成中使用，将生成的文件发送到外部目标（例如 SFTP 服务器或 Web服务端点）。
- 待办事项
- 顺序
- 可放置在流程中任何需要手动操作或指令的位置。
- 执行人
- 指定的安全组或用户。
- 安全域
- ISU、集成管理员或业务流程管理员：对集成事件“”具有“修改/更新”权限。
- 条件规则
- 用于仅在需要时触发手动干预。例如，规则可以检查集成事件状态是否为“已完成但有警告”，然后为管理员触发“待办事项”以检查警告。
- 步骤类型用例、最佳实践和示例
- 用例：通知管理员在Workday之外执行手动任务，或在完成流程步骤后在Workday中验证数据。
- 最佳实践：使“待办事项”步骤中的说明应清晰明确且可操作。如有可能，在附件中添加相关报告或任务的链接。
- 示例：调入的企业接口企业接口生成器 (EIB)加载新的第三方/短期员工。配置了“待办事项”步骤，使其在“服务 - 触发集成”步骤之后触发器。它已被指定给HRIS 分析师组，并具有以下说明：“第三方/短期员工已加载。请运行“审核新员工”报告，以验证新员工的数据并完成任何缺失的本地化设置。
集成
此步骤类型允许您从当前“ ”业务流程内启动另一个单独的集成系统。您可以通过这种方式将集成串连在一起。
- 顺序
- 可置于初始步骤之后的任何位置。
- 执行人
- 集成系统用户 (ISU)
- 指定
- 您必须选择要作为子流程启动的集成系统。
- 条件规则 - 包含用例、最佳实践和示例
- 用例：在一个主要出站集成运行后，您希望运行第二个集成，以将生成的文件存档到长期存放地点（），但前提是第一个集成已成功完成。使用条件规则检查上一步骤（触发集成）的状态，确保在启动依赖于其输出的后续集成之前该步骤已成功完成。示例：某个集成步骤配置为启动“存档集成”。此步骤的条件规则会检查前面的触发集成步骤的状态。仅当上一步骤的状态为“已完成”时，存档集成才会运行。
- 用例：您希望在不启动集成下检索文件，或在不传送文件的情况下启动集成。使用的条件规则始终评估结果为“假”。示例：在应跳过的步骤中添加“1=2”。
- 步骤类型用例
- 用例（数据扩充）：初始集成会提取基本员工数据。第二个“集成”步骤会调用一个不同的集成，该集成获取初始输出、添加其他来源（例如自定义报告）的数据，并生成最终扩充内容的文件。
- 用例（流程编排）：在入站企业接口生成器 (EIB)加载新员工后，集成步骤可以触发器出站集成，以在外部 IT 系统中为这些新员工配备账户。
- 用例（重定向失败事件）：当集成步骤失败时，将失败的集成转至特定用户，而不是自动终止业务流程。
- 对安全组进行配置，使其在业务流程安全策略“”中具有“重定向”权限。
- 请使用业务流程定义的“集成”步骤中的“维护重定向”相关操作。
- 选择 1 个或多个重定向操作，然后选择 1 个或多个安全组来接收重定向的步骤。
- 步骤类型示例
- 业务流程启动，并且第一步“服务（触发集成）”运行“PayData Extract”集成，从而生成原始薪资数据文件。下一步“集成”被配置为启动“薪资数据转换”集成。这第二个集成旨在拣货第一个文件，将其重新设置格式为供应商必填; 必选; 必修的XML 布局，然后将新文件置于出站等待区域。最后一个步骤“服务（文档传送）”将转换后的 XML 文件传送给薪资供应商。
通知
自定义通知由整个集成流程事件（）的最终状态触发。您可以在业务流程定义中配置通知（示例：在步骤完成 或错误）。
最佳实践用例及示例：
- 用例（成功）：向薪资团队发送电子邮件，确认每周薪资接口文件已成功生成并传送给供应商。
- 用例（错误）：如果某个集成失败，则向集成管理团队发送高优先级通知（包含事件详细信息和错误消息），以便他们立即进行调查。
- 最佳实践：使用基于角色的特定安全组（例如，集成管理员）作为收件人，而非单个用户。创建清晰可操作的包含关键信息的通知消息，例如集成的名称、集成的运行时间，以及用于查看详细信息的流程监视器链接。
- 示例：某个集成通知配置为在业务流程状态为“失败”时触发器。向“集成支持”安全组“”发送电子邮件。电子邮件正文自定义为：“集成CCB - 出站人口统计数据已失败。请查看流程监视器的详细信息。事件编号：[Event ID]"。
问题和解决方案
此版块列出了常见问题及其相应的原因和解决方案。对于此处未列出的问题，建议在社区中搜索知识文章。为了获得最佳效果，请执行以下操作：
- 使用双引号来搜索流程的确切名称。示例：“集成业务流程”。
- 通过选择以下搜索筛选器来优化初始结果：
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- 内容类型：知识文章
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签发 | 原因和解决方案 |
|---|---|
外部端点未收到预期的集成文件。 | |
出站文件未传送到外部端点。 | 原因：业务流程可能在 文档传送 步骤之前已失败，或传送步骤本身已失败。
解决方案：要查看与故障相关的状态和错误消息，请执行以下操作：
|
入站集成未加载任何数据。 | 原因： 文档检索 步骤可能无法查找该文件、文件可能为空，或触发集成 步骤在数据加载期间失败。
解决方案：验证该文件是否存在于指定的外部地点，并且文件名是否与配置匹配。检查 “集成事件” 报告。要查看与文件解析或数据验证相关的流程错误消息，请为集成事件“”选择“由触发器创建 ”列。 |
某个审批步骤未正确流转或被跳过。 | 原因：审批步骤的条件规则可能配置不正确，或指定的安全组的成员不正确。
解决方案：使用 “查看业务流程定义 ”报告来检查步骤的条件规则逻辑。使用“查看安全组” 报告来验证指定的审批人组的成员资格。 |
集成失败，返回“”安全错误。 | 原因：与集成关联的集成系统用户 (ISU) 缺少必填; 必选; 必修的安全域“”的权限。
解决方案：检查 “集成事件” 详细信息中的错误消息，以确定受保护的数据或操作。访问“功能区域的域安全策略 ”报告，以查找相关域并将其添加到指定给 ISU 的安全组。 |
所有集成都无法启动并并显示以下错误：“‘Integration Process Event’业务流程类型没有默认定义...” | 原因： “集成流程事件” 的默认业务流程定义已被停用、删除，或者被错误编辑和保存。所有集成均以此定义为基础。
解决方案：
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集成业务流程通知已配置，但未通过电子邮件传送。 | 原因：租户级别通知流转规则未设置为通过电子邮件发送集成相关通知。
解决方案：
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链式集成（从 集成 步骤启动）失败，导致整个父级业务流程终止。 | 原因：这是Workday中设计的预期行为。如果业务流程“”中的任何步骤（包括 集成 步骤）失败，流程将默认停止，以避免再次出错。
解决方案：这不是一个要“修复”的错误，而是一个需要管理的行为。
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对于存在错误的 Studio集成步骤，即使其配置了 “维护重定向” ，也不会对其进行重定向。 | 原因：目前，“ 维护重定向” 功能仅适用于状态为“失败 ”的 Studio 集成。如果 Studio集成以“已完成但有错误 ”状态完成，则“维护重定向” 功能不会将此视为失败。
解决方案：这不是一个要“修复”的错误，而是一个需要管理的行为。请确保集成具有强大的错误处理功能和集成的特定通知。查看配置业务流程步骤重定向. |