创建跟踪余额的短期休假计划
- 创建期间表和余额期间。
- 创建短期休假和应计。
- 安全性：“Time Off and Leave”功能区域中的“Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)”和“Worker Data: Time Off (Time Off Balances)”域。
跟踪余额的短期休假计划会识别加到计划余额的应计，以及从余额中减去的短期休假。它们指定用于短期休假申请和应计的时间单位。它们还指定员工必须满足哪些默认适用资格规则才能累加和进行短期休假。跟踪余额的短期休假计划指明期间表和计划余额期间，并且可以指定结转限额。跟踪余额的计划可将短期休假传递给 Workday Payroll 或 Workday Payroll 接口，以便用于薪资计算。
与同一短期休假计划关联的所有短期休假、应计和其他计算值必须使用相同的时间单位。
- 访问“创建短期休假计划”任务。
- 输入“名称”，并根据需要输入“显示名称”。可以使用这些字段指明向管理员显示的短期休假计划，同时向自助服务用户显示更有意义的名称。如果不存在显示名称，则自助服务用户将看到短期休假计划的名称。
- 选择“基于职位”以按职位跟踪员工的短期休假。当计划存在短期休假申请、应计或其他短期休假数据后，您将无法更改此设置。如果您在“编辑租户设置 - HCM”任务（“职位设置选项”字段）中将租户配置为支持以下一种或两种员工类型的多重职务，则 Workday 会显示该复选框：
- 第三方/短期员工
- 员工
如果您未选择“基于职位”，Workday 会将计划视为基于员工的计划。如果您在创建或编辑短期休假时选择了“要求在短期休假申请中输入职位”选项，则使用基于员工的计划的员工仍可在短期休假申请中输入其职位。对于基于员工的计划，Workday 在应用适用资格和验证规则时会引用员工的主要职位，除非您的规则引用了 Workday 应用于所有职务的计算。如果您选择“基于职位”，则不能对此短期休假计划使用期初加载的应计或基于截止日期的应计，因为以下服务步骤不支持基于职位的计划：- 自动调整应计
- 批量自动调整应计
“要求在短期休假申请中输入职位”选项。基于员工的短期休假计划可以使用期初加载的应计或基于截止日期的应计。 - 请选择一个期间表：。期间表定义计划的应计频率（具有自定义频率的应计除外）和报告期间。引用期间开始日期或结束日期的计划适用资格规则也使用期间表。示例：选择“每月”以计算应计，并按月处理和跟踪短期休假申请和调整。不要在短期休假计划中使用每日期间表。Workday 建议您至少选择每周时间表。
- 选中“跟踪余额”以启用余额跟踪。
- （可选）在“工资单上的默认显示名称”字段中，输入要在工资单上为短期休假计划使用的名称（如果不同于短期休假计划名称）。此字段不适用于薪资接口。
- 请选择“”时间单位。员工可以同时具有以小时为单位的计划和以天为单位的计划，但每个计划必须使用单一时间单位。与同一短期休假计划关联的所有短期休假、应计、限额和其他计算值必须使用相同的时间单位。Workday 不会将小时值转换为天数值，也不会将天数值转换为小时值。
- 在“余额”选项卡上，请参考以下信息：
选项 描述 余额期间指定要累计哪个时段的应计余额、短期休假余额和短期休假计划余额（应计减去短期休假）。Workday 为您提供了短期休假计划所需的大部分余额期间；但是，如有必要，您可以自行创建自定义字段。此字段未设置生效日期。如果您修改余额期间，Workday 会从您创建短期休假计划的日期开始应用新的余额期间。余额显示选择余额显示选项，以控制员工、经理和管理员是否可以查看短期休假余额。还指定了员工失去计划适用资格后的可见期：- 在余额期间内符合条件（基于截止日期）：如果员工在余额期间内的任意时间点符合短期休假条件，则显示余额。该余额反映了员工为查看余额而输入的“截止日期”。示例：余额期间为 1 月 1 日至 12 月 31 日。Sue 从 1 月到 3 月符合短期休假条件。她可以使用 6 月份的某个“截止日期”来查看她的余额，但无法使用下一年的 2 月 1 日。
- 在期间内符合条件（基于截止日期）：如果员工在期间内的任意时间点（包括截止日期在内）符合条件，则显示余额。示例：John 在 1 月 1 日至 31 日这一期间的中途失去短期休假适用资格。如果他将“截止日期”选为 1 月 31 日，则可以查看他的余额；但如果选择 2 月 1 日，则无法查看。
- 在期间内或之前的期间内符合条件（基于截止日期）：如果员工在“截止日期”当天或之前符合短期休假条件，则显示余额。不再符合条件的员工可以查看截至符合条件的最后期间的短期休假和应计总计。
- 从不显示余额“”。
要决定是否跟踪和显示包含间断性短期休假的短期休假计划的余额，请考虑您是否要从下列项中减去间断性短期休假：- 长期休假余额
- 长期休假余额和短期休假计划
日历显示选择随员工的短期休假余额一起显示短期休假计划名称和/或短期休假类型名称。在员工自助服务中隐藏选中此项可向员工隐藏短期休假计划的余额。此选项适用于员工无需看到的余额（例如陪审义务假或丧假）。允许重设为员工符合条件的任何期间的开始日期启用余额重设值。您可以使用“维护短期休假计划中重设的余额”任务来配置重设值。余额结转默认设置（可选）选择当员工因职务变更而失去此计划的适用资格时，Workday 将余额结转到哪些短期休假计划请参见步骤：结转短期休假余额。 - 在“结转”版块中，请参考以下信息：
选项 描述 日期指定要在何时重置短期休假和应计的自年初到当前余额，并结转剩余的短期休假计划余额：- 余额期间开始日期：在下一个短期休假计划余额期间的第一天结转余额。通常，当期间表与计划余额期间的开始日期一致时，适合使用此选项。
- 示例：每月期间表和 1 月到 12 月这个余额期间。
先决条件：为余额期间选择的期间应包含一个“期间日期标志”设置为“基于期间结束日期”的期间。要进行验证，请单击所选余额期间的相关操作来预览详细信息。 - 余额期间内第一个期间的开始日期：在计划的下一个余额期间内第一个期间的第一天结转余额。示例：短期休假或应计可在跨 2 个计划年份的期间内发生。此选项使 Workday 能够更新新年度的余额。
示例：余额期间（计划年份）为 2011 年 1 月 1 日至 12 月 31 日。期间表为双周期间表，2011 年 12 月 24 日至 2012 年 1 月 4 日这个期间跨两个计划年份。- 如果您选择的余额期间开始日期（），则在 2012 年 1 月 1 日进行结转。
- 如果您选择“余额期间第一个期间的开始日期”，则在 2011 年 12 月 24 日进行结转。
当两者在同一天发生时，结转在应计之前进行。限额指定员工可以从一个余额期间结转到下一个余额期间的最大单位数。示例：常量值 10 天，或者返回值为上年余额 50% 的一个计算。要确保结转余额会过期，请输入一个值。如果员工可以结转其全部余额，请输入基于计划应计无法达到的一个值，例如 999999999 天。超出限额的单位数在整个 Workday 中显示为“结转作废”。有效期指定结转单位数在从结转日期算起的多少天或多少个月后过期。选择一个常量值（例如 15）或一个条件计算。- 如果任何员工的结转单位数永不过期，请将此字段留空。
- 如果结转单位数仅在特定条件下过期，请使用返回值为零的条件计算。示例：
- 全职员工的结转单位数将在 30 天后过期，但兼职员工的结转单位数永远不会过期。定义一个计算，为全职员工返回 30，为兼职员工返回 0。
- 2014 年余额期间的结转单位数永不过期，但从 2015 年余额期间开始，在 30 天后过期。创建一个计算，为 2014 年余额期间返回零，为之后的余额期间返回 30 天。
有效期的时间单位选择“天”或“月”作为衡量到期日期的时间单位。示例：如果结转单位数在结转日期后 2 个月到期，请选择：- 为“2”（对于有效期）。
- 到期的时间单位为月。
在计算短期休假计划余额上限时包括结转余额选中此复选框可在计算上限时包括结转单位数。示例：您可以配置一个短期休假计划，使其中的结转在 3 个月后过期，并且不强制员工的余额超出计划配置。优先从短期休假应计中其次从结转余额中扣减选中此复选框后，在申请短期休假时将首先从员工的应计短期休假中扣减，然后再从员工的结转余额中扣减。如果取消选中此复选框，则在申请短期休假时将首先从结转余额中扣减，然后再从应计中扣减。使用“维护短期休假计划的结转重设值”任务来重设短期休假计划为员工个人定义的结转规则。请参见“”。 - 在“计算”选项卡上，选择一个“短期休假计划的应计频率方法”选项，以指定何时将应计加到员工的计划余额：
- 期间开始：在扣除短期休假之前。对期初加载的应计和基于截止日期的应计有效。与您使用期间结束 时相比，员工通常会更早达到上限，而更晚达到下限。
- 期间结束：在扣除短期休假之后。对期初加载的应计无效。对基于截止日期的应计有效。
- 自定义频率：在接下来的 3 个字段中定义的日期添加应计。对基于截止日期的应计或期初加载的应计无效。
- 如果您为“短期休假计划的应计频率方法”选择了“自定义频率”，请定义频率。在“计算”选项卡上，请参考以下信息：
选项 描述 首次应计日期选择返回首次应计日期的计算（例如“员工：雇用日期”）或“员工：短期休假生效日期”，或者创建一个日期计算来返回此日期。示例：创建一个日期增量/减量计算，用以返回员工的雇用日期加上 30 天。如果以下两项都属实，则应计发生在下个月的最后一天：- 雇用日期为当月的第 31 天。
- 下个月的天数少于 30 天。
员工必须仍然满足时间表条件，应计才会在此日期发生。应计重复频率输入重复发生应计的时间单位数（天数或月数），以指示在首次应计日期后何时发生应计。示例：如果每月都要在与首次应计日期相同的那一天重复发生应计，则输入“1”。应计重复时间单位指定重复间隔是以“天”还是以“月”表示。 - 在“计算”选项卡上，请参考以下信息：
选项 描述 短期休假计划余额下限控制当员工超出其可用余额时要付薪的短期休假时间。选择一个常量值（例如 -40 小时或 5 天）或选择一个计算来定义金额。如果短期休假单位数使余额低于限额，则 Workday 会将其视为无薪单位数。示例：假期计划的下限为 -16 小时。John 使用了他的所有假期时间（余额 = 零），然后又休了 10 个小时。Workday 会支付全部 10 个小时的薪资，因为它们都在下限范围内。但是，如果 John 再申请 10 个小时，则 Workday 只会支付其中 6 个小时的薪资，并将剩余的小时数记录为无薪时间。您可以使用短期休假验证规则来阻止员工申请无薪短期休假。如果输入零，则表示当员工将短期休假余额减少到零时，Workday 不再支付短期休假薪资。如果输入一个负值，则在员工的余额降到零以下时仍然允许其享受带薪短期休假。短期休假计划余额上限指定员工在其短期休假计划余额中可以累计的小时数或天数上限。您还可以选择一个返回值为金额的计算。超出上限的余额在 Workday 页面和报告上显示为“作废”应计时数。每日数量默认值选择在输入此计划中的短期休假时要显示的默认值。如果您选择一个条件计算，则默认数量将基于所申请的第一天。示例：- 您可以使用计算来返回员工的排定工时，或者为没有时间表的员工返回 8。Jane 输入了周一、周二和周五的个人短期休假申请。因为她被安排在周一工作 4 小时，所以每天申请的默认数量为 4。
- 算术计算（例如“排班 - 排定的班次：班次时数（基于截止日期）不舍入”）使您能够配置动态值，以指导员工输入正确的值。
要为短期休假定义默认数量以替代计划的默认数量，请使用“创建短期休假”或“编辑短期休假”任务。如果生成的数量出现以下任一情况，Workday 会生成错误：- 超出最大验证值
- 导致申请无法通过您定义的其他验证
包括的日期Workday 会自动根据短期休假验证和您为此字段选择的选项来检查您选择的日期。您的选择与“将申请限定于日历中包括的日期”复选框一起控制员工可以输入短期休假的日期。“工作日（非节假日）”和“工作日（工作时数超出节假日时数）”选项需要您设置节假日和工作时间表日历。如果您选择“配置包括的日期”选项，则可以：- 从“包括的日期”提示中选择特定日期。Workday 在员工申请短期休假时将计入这些日期。示例：Global Modern Services 的一个国际办事处没有将周一到周五作为标准工作周。他们使用此选项将周日到周四定义为工作周。
- 指定可在公共节假日进行短期休假。选中“包括节假日日历中的节假日”复选框。
使用排班班次选择此项可根据 Workday Scheduling 确定工作日天数。如果员工是排班组织的一部分，并且其短期休假申请当周具有已发布的时间表，则 Workday 会使用已发布的时间表，否则 Workday 会考虑短期休假计划中的“包括的日期”配置。当“包括的日期”为“工作日（非节假日）”时，Workday 将使用工作时间表日历。尽管 Workday Scheduling 支持多个职位，但您无法在基于职位的短期休假计划上选中此复选框。但是，当您在基于员工的短期休假计划中选择“使用排班班次”，并且具有多个职位的员工针对该计划申请短期休假时，如果存在该员工针对任何职位 的当周的已发布时间表，Workday 会阻止其申请工时。在排定的工作日期休假。将申请限定于日历中包括的日期使用“申请休假”和“输入休假”任务时适用：- 选中此项可将短期休假申请限定于“包括的日期”选项指定的日期。
- 取消选中此复选框可允许员工为任意日期输入短期休假。如果选中“包括全部选定日期”，则除了“包括的日期”中所选日期之外，还会包括其余日期。
- 在“应计”选项卡上，选择要加到短期休假计划余额的应计。该网格将指明所选的应计是否具有将替代计划规则的应计频率、适用资格规则或上限。
- 在“短期休假”选项卡上，在“从计划余额中扣减的短期休假”网格中将相应的短期休假与此计划相关联。重设值复选框可指明具有与计划规则不同的适用资格规则、下限或数量默认值的短期休假。短期休假规则优先于计划规则。
- （可选）在“用于结清余额的短期休假”版块中，请参考以下信息：
选项 描述 用于余额结转调整的短期休假Workday 使用该短期休假来创建调整，以便在员工因职务变更而失去适用资格时补偿计划余额。用于离职调整的短期休假Workday 使用该短期休假来创建调整，以在离职时补偿计划余额。用于作废调整的短期休假Workday 会使用相应短期休假来创建调整，用于抵销短期休假的“作废选项”选项卡中定义的“作废类型”。 - 在“适用资格”选项卡上，请参考以下信息：
选项 描述 满足此计划适用资格的员工类型指定短期休假计划适用于员工、第三方/短期员工员工还是所有员工。国家/地区或区域选择短期休假计划适用的国家/地区或国家/地区的区域。此设置限制了 Workday 必须为员工评估的适用资格规则的数量。在评估其他适用资格条件之前，此设置会按国家/地区或国家/地区的区域来筛选短期休假计划：- 基于职位的短期休假计划将评估与员工的每个职位关联的地点。
- 基于员工的短期休假计划将评估与员工主要职位（）相关联的地点。
短期休假计划将评估截至期间开始日期或期间结束日期的地点。如果您国家/地区的适用资格规则更为具体，则必须定义额外的适用资格规则。示例：截至期间结束日期，员工必须居住在特定的国家/地区。您可以通过“维护短期休假计划的国家/地区或区域适用资格”任务为部分或所有短期休假计划设置“国家/地区或区域”。针对所有职位启用国家/地区或区域（可选）仅适用于基于员工的短期休假计划。如果您在计划内的短期休假中还选择了“要求在短期休假申请中输入职位”，则 Workday 会重设此设置。选择此选项可允许接受国际调派的员工针对其当前的调派选择短期休假计划。如果您启用了员工所在的国家/地区的“国家/地区或区域”值，则可以选择此选项。示例：Marc 在多伦多工作，但接受国际调派，前往中国工作。他符合中国假期计划的条件，但在申请短期休假时无法访问该计划。管理员已在“国家/地区或区域”字段中启用中国假期计划。但是，要使 Marc 可以使用中国假期计划，您需要选中“针对所有职位启用国家/地区或区域”复选框。Workday 会自动检查 Marc 符合条件的国家/地区计划或国家/地区的区域计划。员工适用资格为短期休假计划选择其他适用资格条件。这些适用资格规则将应用于与计划关联的所有短期休假，除非您为特定短期休假定义了额外的规则。
- “包括的日期”选项的影响：将申请限定于日历中包括的日期
- Cynthia 想在周五和下周一进行“假期”类型的短期休假。在日历上，她选择了从星期五到星期一的日期范围。“假期”计划的“包括的日期”选项为“工作日（周一至周五）”。Workday 根据“将申请限定于日历中包括的日期”复选框的设置以不同的方式处理短期休假申请。如果您：
- 选中此复选框，则 Workday 会认为 Cynthia 要申请 2 天的短期休假。
- 清除此复选框，Workday 将在员工输入短期休假时显示“包括全部选定日期”复选框。如果 Cynthia 选中该复选框，则 Workday 会认为她要申请 4 天的短期休假。
- “包括的日期”选项的影响：配置包括的日期
- Workday 以不同方式处理短期休假申请，具体取决于“包括节假日日历中的节假日”复选框和“包括的日期”设置。当您：
- 如果选中“包括节假日日历中的节假日”，则 Workday 将仅包括您在“包括的日期”提示中选择的节假日日期。
- 清除此复选框，Workday 不会包括您在“包括的日期”提示中选择的任何节假日日期。
“包括节假日日历中的节假日”复选框。某个节假日在星期五。但是，由于您仅在“包括的日期”提示中选择了“星期六”和“星期日”，因此在处理星期五、星期六和星期日的短期休假申请时，Workday 不包括星期五。
- 检查“所有短期休假计划”报告，以验证该短期休假计划的配置。
- 运行“评估休假计算”任务，以验证针对符合条件的员工的计算。