Considerações para a definição: ajustes para períodos anteriores
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de ajustes para períodos anteriores na folha de pagamento do Canadá, Irlanda, Reino Unido e EUA.
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Os ajustes de período anterior permitem que você execute pagamentos antes do período em andamento atual.
Vantagens para a empresa
Os ajustes para períodos anteriores oferecem flexibilidade para corrigir pagamentos anterior e ajudam a reduzir o processamento manual ao:
- Cálculo de impostos obrigatórios do empregador e do colaborador para pagamentos sob demanda.
- Cálculo dos impostos obrigatórios do empregador para pagamentos manuais.
- Atualizar a contabilidade e o livro-razão da folha de pagamento.
Casos de uso
Você pode ajustar os períodos da folha de pagamento anterior para:
- Corrigir um valor impreciso de salário bruto.
- Registrar antecipadamente um cheque pessoal emitido pelos trabalhadores para pagar deduções.
- Estornar pagamentos finais incorretos para trabalhadores desligados.
- Paga um trabalhador pelas horas que ele reporta após o término do período de pagamento.
- Corrigir a folha de pagamento de trabalhadores que inserem uma alteração de endereço depois que você já calculou os impostos para a folha de pagamento do Reino Unido e dos EUA.
Você também pode ajustar períodos anteriores para correções de formulário de fim de exercício, como quando:
- Trabalhadores informam seleções fiscais imprecisas (EUA)
- Os trabalhadores não atualizam suas seleções fiscais quando se mudam para um novo estado ou localidade e você precisa ajustar os acumuladores de salários (EUA).
- Fornecedores de ações terceirizados relatam uma transação para um trabalhador depois que seu formulário já está preenchido (Reino Unido, EUA)
- Trabalhadores relatam um cartão-presente após o preenchimento do formulário (Reino Unido, EUA).
Para folha de pagamento para a Irlanda, ajuste os períodos anteriores para o fim do exercício somente quando a data de pagamento estiver dentro do intervalo de datas do período.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Como você quer processar os ajustes? | Você pode processar um ajuste:
Você também pode inserir ajustes para pagamentos feitos fora do Workday executando pagamentos manuais. Exemplo: você deseja registrar um cheque pessoal emitido por um trabalhador para limpar atrasos. |
Qual é a sua linha do tempo para inserir ajustes? | Você pode usar pagamentos fora do ciclo para ajustar períodos anteriores processados no Workday até 6 anos antes do período em andamento atual. Para períodos que ainda não conciliou com um demonstrativo bancário, você pode executar estornos de pagamento.
O Payroll for Ireland não oferece suporte a estornos de pagamento. Você também pode considerar o uso de processamento de pagamento retroativo para períodos anteriores, após a data limite de processamento retroativo dos trabalhadores. O processamento retroativo não recalcula os impostos:
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Qual é o volume e a frequência dos ajustes? | Para grandes volumes de ajustes, em vez de executar vários pagamentos fora do ciclo, você pode:
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Quais tabelas de impostos você quer aplicar (Reino Unido, EUA)? | O Workday usa a data de pagamento para determinar quais tabelas fiscais aplicar no processamento fora do ciclo. As datas de término do período de pagamento controlam o período para geração de relatórios e lançamento de transações contábeis. Para fazer ajustes de imposto de período anterior, você pode executar pagamentos fora do ciclo para:
Exemplo: para corrigir impostos no primeiro trimestre, você pode executar um pagamento no período da folha de pagamento atual, usando uma data de cheque de 1º de janeiro a 31 de março. O Workday então contabiliza todas as transações contábeis no período atual, o que pode ajudar a relatar transações de períodos anteriores em sistemas contábeis externos. Você pode executar pagamentos manuais para inserir valores de impostos manualmente. |
Qual é a data de vigência de suas primeiras transações do Workday Payroll? | Para registrar pagamentos antes da data de vigência de suas primeiras transações da folha de pagamento do Workday, carregue-os como histórico da folha de pagamento. Exemplos: carregar o histórico da folha de pagamento para salários de bonificação pagos por uma empresa que você adquiriu ou rendimentos que contribuem para os relatórios acumulados no ano.
Você pode alterar esses pagamentos do histórico, mas essas correções não afetam os resultados de produção da folha de pagamento que já estão concluídos. Para folha de pagamento do Reino Unido e dos EUA, o Workday ajusta o percentual de autocorreção na próxima folha de pagamento. Adicionar ou alterar resultados históricos de um trabalhador pode afetar os cálculos e resultados que usam saldos históricos. Portanto, quando você faz isso para trabalhadores com resultados de folha de pagamento existentes no Workday, verifique todos os resultados atuais do cálculo. Para folha de pagamento para os EUA, o Workday não calcula os valores da FLSA com base em valores históricos. Você pode ajustar esse tipo de valores da FLSA manualmente:
|
Recomendações
Para ajustar os valores dos impostos, use pagamentos manuais em vez de pagamentos sob demanda, pois:
- O Workday calcula os impostos obrigatórios do empregador e do colaborador para pagamentos sob demanda.
- Os pagamentos manuais oferecem a flexibilidade para registrar um pagamento sem todos os requisitos de processamento de pagamento, como conta bancária da folha de pagamento ou informações de liquidação.
Para folha de pagamento para os EUA, não mova trabalhadores de um calendário FLSA para outro, pois isso pode causar resultados inesperados ao processar ajustes de período anterior.
A folha de pagamento continua sendo processada com êxito, mesmo quando os lançamentos contábeis associados estão incorretos. O Workday sinaliza esses erros somente quando você tenta estornar ou cancelar resultados concluídos. Para evitar problemas com sistemas de terceiros, execute o relatório
Corrigir lançamentos operacionais com erros
como parte do processo de folha de pagamento para auditar e corrigir esses erros.Requisitos
Para garantir o processamento adequado, especifique quais componentes de pagamento calcular para pagamentos sob demanda nas suas categorias de execução.
Limitações
Você pode abrir o próximo período para pagamentos sob demanda somente após a conclusão dos resultados do período anterior ou atual dos trabalhadores. Depois de criar um pagamento no próximo período para um trabalhador, você não pode criar novos resultados para ele nos períodos atuais ou anteriores.
Para alguns eventos retroativos, como admissão retroativa, o cálculo de pagamento retroativo cria um resultado de pagamento zero para o período anterior processado. Portanto, você não pode executar pagamentos de substituição sob demanda para o mesmo subperíodo.
Você também não poderá:
- Cancelar pagamentos fora do ciclo concluídos que você executa para períodos anteriores.
- Emita pagamentos à direita para períodos anteriores.
- Incluir diferenças retroativas nos pagamentos do período anterior.
Para folha de pagamento para o Reino Unido, quando você ajusta exercícios fiscais anteriores, o Workday nem sempre atualiza automaticamente o HMRC usando informações em tempo real (RTI). Certifique-se de conciliar os resultados e executar pagamentos adicionais sob demanda, conforme necessário, usando:
- Processo de atualização do exercício anterior (EYU) para os exercícios fiscais de 2018-2019 e 2019-2020.
- RTI Employer Payment Summary (EPS) e Full Payment Submission (FPS), do exercício fiscal de 2020-2021 em diante.
Definição do locatário
Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
para:
- Impedir que administradores de folha de pagamento e parceiros executem pagamentos sob demanda para si mesmos usando serviços Web.
- Use a data de pagamento em vez da data de término do período que contém o ajuste como a data contábil.
Security
Domínios | Considerações |
|---|---|
Process: Off-Cycle na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários executem pagamentos manuais em lotes. |
Process: Off Cycle (Manual Payment) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários executem pagamentos manuais. |
Process: Off Cycle (On Demand) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários criem pagamentos sob demanda. |
Process: Period End na área funcional Common Financial Management. | Permite que os usuários acessem relatórios para verificar o status dos períodos contábeis. |
Process: Run Batch Cancel Complete na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários cancelem uma folha de pagamento dentro do ciclo concluída. |
Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA na área funcional USA Payroll (USA). | Permite que os usuários visualizem relatórios relacionados à declaração de imposto de renda e formulários W-2. |
Process: Tax Filing (Reports) - CAN na área funcional CAN Payroll (CAN). | Permite que os usuários visualizem relatórios relacionados às remessas de impostos. |
Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários:
|
Worker Data: Payroll (Payroll Input) na área funcional Core Payroll. | Permite que os usuários visualizem e insiram entradas de folha de pagamento para trabalhadores. |
Processos de negócios
Sem impacto.
Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Status de lançamentos no período do livro-razão
| Permite verificar se um período contábil está aberto ou fechado. |
Para folha de pagamento do Canadá:
| Permite identificar diferenças causadas por ajustes de períodos anteriores, que requerem conciliação com suas obrigações fiscais. |
Para folha de pagamento para os EUA:
| Permite identificar diferenças causadas por ajustes de períodos anteriores que requerem conciliação com suas obrigações fiscais. |
Entradas fora do ciclo de cálculo de pagamento para grupo de trabalhadores
| Permite visualizar pagamentos sob demanda por grupo de pagamentos e período ou subperíodo. |
Visualizar entrada de folha de pagamento por trabalhador(es)
| Permite verificar se o Workday já processou as entradas de pagamento existentes de um trabalhador em cálculos de pagamento ou cálculos de pagamento retroativo. |
Visualizar dados de FPS em tempo real (RTI) do Reino Unido (Reino Unido) | Permite revisar os valores de FPS gerados para resultados de folha de pagamento selecionados e verificar sua precisão. |
Visualizar detalhes da EYU de informações em tempo real do trabalhador (Reino Unido) | Permite revisar os dados de RTI de um trabalhador para o exercício fiscal anterior. |
Para folha de pagamento da Irlanda: Visualizar envio de folha de pagamento de receita de IRL
| Permite verificar os resultados da folha de pagamento para o envio de receita e identificar quaisquer erros de validação que podem fazer com que a receita rejeite o envio. |
Você pode criar relatórios personalizados para ajustes do período anterior usando:
- Fonte de dados de relatórioJournal Lines.
- Filtro de fonte de dadosPayroll Accounting Filter (by Payment Date).
Exemplo: você gerencia sua contabilidade externamente e deseja identificar quais ajustes reportar desde a última execução de integração.
Você também pode usar a fonte de dados de relatório
Payroll Off-Cycle Payments for Group of Worker
para criar relatórios personalizados sobre pagamentos fora do ciclo.Integrações
Você pode usar estes serviços Web para carregar dados em massa:
- Import Payroll Inputpara entradas de folha de pagamento.
- Importar pagamento fora do ciclo da folha de pagamentopara pagamentos sob demanda.
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Em atraso | Quando os trabalhadores têm um saldo em atraso pendente e você quer ajustá-lo ou apagá-lo, use:
Exemplo: um trabalhador paga uma dedução antecipadamente usando um cheque pessoal. |
Contabilização da folha de pagamento | Quando você executa ajustes de período anterior em um período do livro-razão em aberto, o Workday contabiliza a transação nesse período. Por padrão, o Workday seleciona o período do livro-razão em aberto com base na data de término do período. Você pode configurar seu locatário para usar a data de pagamento em vez disso.
Quando você fecha o período, o Workday contabiliza o pagamento no próximo período em aberto disponível. Se não houver, o lançamento contábil passará para o status de erro. |
Relatórios (CAN) do Record of Employment (ROE) | Quando você executar ajustes de período anterior para trabalhadores desligados ou em licença, considere como eles afetam os rendimentos relatados no ROE. Algumas alterações de rendimentos podem exigir a emissão de um ROE modificado. |
Controle de horas | As programações de períodos do Controle de horas controlam as datas de início e de término em que um período de controle de horas está disponível para ajustes de períodos anteriores nas entradas de horas. |
Processamento de fim de exercício (CAN, EUA) | Antes de preencher os formulários de fim de exercício, conclua todos os ajustes ou correções pendentes fora do ciclo do período anterior que possam afetar os valores de salário e impostos.
Você pode executar ajustes para exercícios fiscais para os quais já criou e emitiu formulários de fim de exercício. Algumas alterações podem exigir a geração de formulários corrigidos para relatar essas alterações. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.