Considerações para a definição: processamento de pagamento retroativo
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do processamento retroativo. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A funcionalidade de pagamento retroativo permite que você reaja a atividades anteriores da folha de pagamento na folha de pagamento atual dos trabalhadores por meio de:
- Recalcula os resultados de pagamento dos períodos anteriores afetados para uma data específica.
- Relatar diferenças entre os resultados de pagamento originais e os recalculados.
- Pagando as diferenças no período atual.
Vantagens para a empresa
A funcionalidade de pagamento retroativo oferece a flexibilidade para ajustar sua folha de pagamento atual para refletir as atualizações feitas nas execuções anteriores da folha de pagamento. O Workday também permite:
- Pagar essas diferenças como parte do pagamento normal dos trabalhadores ou por meio de pagamentos sob demanda.
- Monitorar e auditar essas atualizações usando relatórios.
Casos de uso
Você pode usar a funcionalidade de pagamento retroativo para processar eventos passados, como quando, retroativamente:
- Altere a seleção do plano de assistência médica de um trabalhador.
- Inserir uma bonificação para o trabalhador.
- Admitir ou desligar um trabalhador.
Você também pode processar eventos inseridos por trabalhadores, como quando retroativamente:
- Enviar uma licença.
- Informe uma ausência ou hora trabalhada.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Que intervalo de tempo você quer considerar para eventos retroativos? | A data Sem processamento retroativo antes de (NRPPT) define a primeira data para processamento de eventos retroativos para cada trabalhador. Você pode controlar essa data no nível de:
A configuração no nível do locatário tem precedência sobre a data NRPPT no nível do trabalhador. Quando você executa o cálculo de pagamento retroativo, o Workday altera essa data com base no tipo de trabalhadores e eventos que você está processando. Você pode mover a data NRPPT para frente ou para trás, mas não antes de um evento retroativo sem suporte. |
Quando e como você quer processar diferenças retroativas? | Você pode programar:
Você pode pagar as diferenças retroativas como parte do pagamento normal dos trabalhadores ou usando pagamentos sob demanda, como para uma bonificação. Quando você precisa revisar os resultados retroativos, pode suspendê-los temporariamente e:
|
Como você quer processar diferenças retroativas para trabalhadores em vários grupos de pagamentos? | Você pode definir uma configuração no nível do locatário para:
Depois de executar um pagamento retroativo, você pode atualizar o grupo de pagamentos-alvo para outro com base na elegibilidade do trabalhador. |
Quais trabalhadores você quer processar com o cálculo de pagamento retroativo? | Quando os trabalhadores têm resultados de pagamento existentes em períodos de pagamento concluídos, você pode inserir eventos que têm suporte para processá-los retroativamente.
Quando os trabalhadores não têm resultados de pagamento em períodos de pagamento concluídos, crie pagamentos fora do ciclo para períodos anteriores em vez de executar retroativamente. Exemplo: você insere retroativamente as horas trabalhadas para trabalhadores por hora que ainda não registraram horas. |
Como você quer exibir os resultados retroativos nos recibos de pagamento? | Você pode usar o Report Designer para criar layouts de recibo de pagamento específicos. Exemplo: você pode exibir resultados retroativos consolidados em vez de uma linha por resultado retroativo. |
Recomendações
- Antes de executar o cálculo de pagamento retroativo
- Antes de executar o cálculo de pagamento retroativo pela primeira vez, evite resultados inesperados definindo oNúmero máximo de meses permitido para processamento retroativono seu locatário. O Workday determina o primeiro período para o qual recalcular rendimentos e deduções:
- Localizar a data de início atual do grupo de pagamentos principal de um trabalhador.
- Definir a data de NRPPT como a data anterior à data de início do período atual pelo número de meses que você definir.
Revise quais eventos você pode ou não processar com o cálculo de pagamento retroativo nestes relatórios:- Todos os tipos de transação retroativa de folha de pagamento com suporte
- Todos os tipos de transação retroativa de folha de pagamento sem suporte
Para evitar que as datas limite para processamento retroativo dos trabalhadores sejam definidas no futuro após a execução do pagamento retroativo, o que resulta em um pagamento retroativo não processado para eventos atuais e com data futura:- Criar categorias de execução com programações de períodos que não vão além das programações da categoria de execução regular. Exemplo: você configura uma categoria não regular, como bonificação ou comissão, com uma programação de períodos anual com períodos de 1º de janeiro a 31 de dezembro. Após a conclusão desse período, quando os trabalhadores têm eventos sem suporte, o Workday considera 31 de dezembro como o último dia do período de pagamento concluído, mesmo que o mês atual seja junho. Portanto, quando você executa um pagamento retroativo, o Workday move a data do período NRPPT para uma data futura, para o último período de pagamento concluído mais 1 dia (1º de janeiro de 2021).
- Períodos de pagamento concluídos após o último período concluído da categoria de execução regular.
A Workday recomenda que, quando você configura componentes de pagamento para recalcular retroativamente, faça referência apenas a outros componentes de pagamento que também recalculam retroativamente. Esta configuração garante que o cálculo retroativo use valores corretos quando calcular períodos anteriores. Exemplo: você deixa a caixa de seleçãoNão recalcular durante processamento de pagamentodesmarcada em um rendimento. Para fazer referência a outro rendimento, selecione um com a caixa de seleção desmarcada. Para fazer referência a uma dedução, selecione 1 com aopção Recalcular durante processamento de pagamento retroativoselecionada. - Você pode usar a tarefaConfiguração de processamento de cálculo retroativopara não processar retroativo antes de uma data de vigência para eventos retroativos com suporte para:
- Períodos concluídos sem resultados de substituição dentro do ciclo ou sob demanda (exceto para licença retroativa, admissão e desligamento retroativos).
- O cargo suplementar de um trabalhador para um período concluído sem resultados de substituição dentro do ciclo ou sob demanda.
- A categoria de execução não regular de um trabalhador em um período concluído sem resultados de substituição dentro do ciclo ou sob demanda.
Antes de remover ou modificar a data de vigência definida inicialmente, verifique se não há processamento retroativo em andamento.Para Folha de pagamento para os EUA, a Workday recomenda habilitar as seguintes configurações de locatário na seção da tarefaEditar definição de locatário - Folha de pagamento:- Habilitar processamento retroativo de diferentes autoridades fiscais para a folha de pagamento dentro do ciclo
- Habilitar impostos sobre valores retroativos de autoridades fiscais anteriores
Para folha de pagamento da Irlanda e do Reino Unido, se você oferece suporte a admissões retroativas com data futura, recomendamos editar todas as categorias de execução relevantes para usar esta definição:- Crie um cálculo definido pelo locatário que determine se a data de admissão do trabalhador é igual ou anterior a uma determinada data do mês, com base nas suas necessidades comerciais. Exemplo: Trabalhador: data de admissão <= 19º dia do mês.
- Acesse a tarefaCriar categoria de execuçãoouEditar categoria de execução.
- Nagrade Trabalhadores a processar, configure a linha Status ativo da seguinte forma:
- Adicione a nova condição de data de admissão.
- Adicione o cálculo fornecido pela WorkdayRetro Pay Calculationcomo uma instrução OR. Este é um cálculo de comparação de valores fornecido pela Workday que especifica que o trabalhador deve ser selecionado pelo cálculo de pagamento retroativo.
- Execução do cálculo de pagamento retroativo
- Execute o cálculo de pagamento retroativo pelo menos uma vez antes de executar cada pagamento dentro do ciclo, incluindo a execução da folha de pagamento inicial (manual ou programada). Essa prática maximiza o número de eventos retroativos que têm suporte que o Workday pode processar e encaminhar para os resultados de pagamento regulares dos trabalhadores.Considere a frequência de execução retroativa quando você habilitar cálculos contínuos, dependendo de quantos eventos retroativos você processar.Ao atualizar as configurações, use datas de vigência sempre que possível para garantir que o processamento retroativo considere a nova configuração.Como a previdência é um percentual ou com base em outros componentes de pagamento, não os recalcule durante o processamento retroativo para evitar:
- Contagem duas vezes esses rendimentos.
- Possíveis problemas de limite regulatório
Depois de executar o pagamento retroativo, acesse o
Relatório de processamento de cálculo retroativo
e resolva quaisquer diferenças retroativas negativas para evitar erros na folha de pagamento.- Pagamentos fora do ciclo para trabalhadores da Pensilvânia (EUA)
- Quando você cria pagamentos fora do ciclo para trabalhadores da Pensilvânia usando a tarefaRun Retro Pay Complete for Subset of WorkersdoRelatório de processamento de cálculo retroativocom:
- A opçãoConcluirselecionada.
- A caixa de seleçãoEIT principalmarcada na tarefaAdicionar seleções fiscais dos EUA do trabalhador.
A seleção de imposto configurada tem precedência sobre a substituição de worktagde Cidade de retenção (work).No entanto, a Workday recomenda que você verifique a retenção na cidade da Pensilvânia quando processar a folha de pagamento retroativa.
Requisitos
- Para todos os trabalhadores
- Antes de executar o pagamento retroativo, certifique-se de que os trabalhadores a serem processados têm:
- Resultados de pagamento concluídos existentes, exceto para licença, admissão e desligamento. Para esses eventos, o cálculo de pagamento retroativo cria resultados de folha de pagamento com valor igual a zero para os períodos anteriores.
- Somente têm suporte eventos retroativos que ocorreram após a data NRPPT. Quando eles também têm eventos sem suporte, o Workday avança a data de NRPPT deles para excluir esses eventos. No entanto, o Workday ignora todos os eventos com suporte antes da nova data NRPPT.
- Um período-alvo que corresponde ao período de pagamento atual. Exemplo: um trabalhador por hora não informou horas trabalhadas para o período de pagamento atual, portanto, esse período não tem resultados. Quando você executa pagamentos retroativos para esse trabalhador, não é possível encaminhar diferenças retroativas para o período de pagamento atual.
- Apenas uma empresa atribuída (FRA, IRL, UK).
- Apenas uma autoridade fiscal atribuída (CAN, EUA).
- Para eventos específicos
- Configure categorias de execução que você usa em cálculos de pagamentos retroativos para incluir status específicos:
- Licenças retroativas comimpacto sobre a folha de pagamentohabilitado: selecioneEm licençanas guiasGeraleInativa (Em ciclo, Substituição sob demanda).
- Desligamentos retroativos e eventos com suporte para trabalhadores desligados: selecioneDesligado com diferenças retroativaseDesligado com eventos retroativos (somente para cálculo de pagamento retroativos)na guiaGeral.
O Workday oferece suporte ao processamento de eventos retroativos de outros grupos de pagamentos quando você o habilita para o seu locatário. Quando o grupo de pagamentos principal dos trabalhadores é um grupo de pagamentos recém-criado sem resultados de pagamento existentes, antes de executar o pagamento retroativo:- Execute e conclua a folha de pagamento para o primeiro período da programação de períodos atribuída ao novo grupo de pagamentos. Certifique-se de que o grupo de pagamentos não tem aopção Substituir primeiro período de processamentoselecionada.
- Transfira os trabalhadores para o novo grupo de pagamentos a partir do segundo período.
Limitações
Limitação | Detalhes |
|---|---|
Eventos retroativos sem suporte | O relatório Todos os tipos de transação retroativa de folha de pagamento sem suporte lista eventos retroativos sem suporte por país. Processar esses eventos manualmente por meio de entrada de folha de pagamento ou pagamentos fora do ciclo. |
Atualizações que não acionam o cálculo de pagamento retroativo. | O Workday não trata alterações nessas configurações como eventos retroativos:
Para processar essas alterações, insira um evento retroativo que tenha suporte para o trabalhador, como uma entrada de folha de pagamento com valor zero. |
Correção retroativa de impostos | Para Folha de pagamento para o Reino Unido, o cálculo de pagamento retroativo recalcula:
O Workday não faz recálculos para períodos concluídos para quaisquer outros impostos da folha de pagamento do Reino Unido. Para Payroll for Ireland, para desligamento retroativo, o cálculo de pagamento retroativo:
Para folha de pagamento para o Canadá, França, Irlanda e impostos aplicáveis no Reino Unido e nos EUA, o Workday:
|
Nenhuma seleção de eventos permitida. | Quando os trabalhadores têm eventos com suporte e nenhum evento sem suporte, você não pode selecionar quais eventos processar. O Workday inclui todos os eventos que têm suporte. |
Em atraso | O cálculo de pagamento retroativo não coloca deduções em atraso nem recupera atrasos gerados em períodos de pagamento concluídos.
Quando você executa retroativamente uma dedução que entrou em atraso, o Workday considera o saldo em atraso ao calcular as diferenças retroativas. Exemplo: uma dedução de 100 foi em atraso. Quando você altera retroativamente a dedução para 120, o Workday calcula a diferença retroativa como 20. |
Atribuições internacionais | O Workday não processa diferenças retroativas para trabalhadores em atribuições internacionais devido às limitações relacionadas à conversão de moeda e às implicações fiscais. |
Estornos de pagamento (Canadá, Reino Unido, EUA) | Quando você encaminhar diferenças retroativas para o período atual a partir de um período que você estornou, remova manualmente as diferenças no período atual. Exemplo: você pode compensar diferenças retroativas usando a entrada de folha de pagamento. Quando você encaminha diferenças retroativas para um período e, posteriormente, estorna esse período, o Workday:
|
Valores brutos | O cálculo de pagamento retroativo não recalcula os rendimentos brutos. |
Data de vigência de suas primeiras transações do Workday Payroll. | O cálculo de pagamento retroativo não processa nenhum evento antes da data de vigência de suas primeiras transações do Workday Payroll. |
Alteração para posição de processamento da folha de pagamento (EUA) | O Workday não oferece suporte a alterações retroativas na posição de processamento que resultem em uma alteração de autoridade fiscal. Exemplo: alterar retroativamente um atributo de posição usado para determinar a posição de processamento quando as posições estão em diferentes estados de trabalho. |
Definição do locatário
Você pode usar a tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
para:
- Exclua resultados adicionais sob demanda concluídos no período atual quando determinar quais períodos processar no cálculo de pagamento retroativo.
- Desabilitar o processamento de componentes de pagamento com diferenças retroativas para trabalhadores inativos (desligados ou em licença).
- Defina o número máximo de meses antes do período atual para considerar eventos retroativos.
- Habilitar o processamento de diferenças retroativas de outro grupo de pagamentos no grupo de pagamentos principal dos trabalhadores.
- Habilitar o processamento de diferenças retroativas de diferentes autoridades fiscais para a folha de pagamento dentro do ciclo somente nos EUA.
- Habilitar o cálculo de imposto sob a autoridade fiscal correta somente para pagamento retroativo para os EUA.
- Definir o período-alvo retroativo quando um trabalhador tem um pagamento de substituição concluído no período atual.
Security
Configure o processo de
negócios Alterar sem processamento retroativo antes de
e a política de segurança, e estes domínios na área funcional Core Payroll:Domínios | Considerações |
|---|---|
Processo: fora do ciclo (sob demanda)
| Permite que os usuários incluam resultados retroativos em pagamentos sob demanda. |
Processo: executar cálculos em lote (cálculo retroativo)
| Permite que os usuários:
|
Process: Run Batch Cancel (Cancelar retroativo)
| Permite que os usuários cancelem resultados retroativos concluídos ou em andamento. |
Processo: execução por lote concluída (conclusão retroativa)
| Permite que os usuários preencham os resultados retroativos. |
Relatórios: resultados do cálculo de pagamento para grupo de pagamentos (resultados)
| Permite que os usuários revisem os resultados retroativos em relatórios como o Relatório de processamento de cálculo retroativo . A gestão de resultados retroativos neste relatório requer segurança específica para cada ação. Exemplo: o cancelamento de resultados retroativos por meio do relatório requer acesso ao domínio Process: Run Batch Cancel (Retro Cancel) na área funcional Core Payroll. |
Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Não alterar data retroativa anterior à data de término
| Use este processo de negócios para alterar a data limite para processamento retroativo de um trabalhador. |
Admissão
| Use esse processo de negócios para corrigir o local de um trabalhador retroativamente e, em seguida, execute o cálculo de pagamento retroativo para calcular as diferenças devido a essa alteração. |
Desligamento
| Para excluir qualquer período de pagamento anterior a uma data de readmissão, adicione uma etapa Tarefas a fazer a esse processo de negócios para avançar a data limite para processamento retroativo de um trabalhador. Quando você readmite o trabalhador, o Workday não processa nenhum evento retroativo entre o desligamento e a data de readmissão. |
Geração de relatórios
Você pode usar a fonte de dados de relatório
Pay Calculation Retro Result Lines for Pay Group
quando criar relatórios personalizados sobre pagamentos retroativos.A data que você insere como a Data de processamento retroativo em relatórios retroativos, como o
Relatório de processamento de cálculo retroativo
ou o Relatório detalhado de auditoria de resultados de cálculo de pagamento retroativo,
reflete a data do primeiro cálculo de pagamento retroativo após a sua última execução. Exemplo: quando você executa a tarefa de conclusão de pagamento retroativo
para um grupo de pagamentos completo em 06/03/2022 e, em seguida, inicia a tarefa Executar cálculo de pagamento retroativo
em 08/03/2022, o Workday usa 08/03/2022 como a data de processamento retroativo.Relatórios | Considerações |
|---|---|
Alterações de folha de pagamento não processadas para uma execução retroativa
| Permite identificar eventos retroativos não processados e sem suporte que precisam de um ajuste manual. |
Relatório de processamento de cálculo retroativo
| Permite revisar e solucionar problemas de resultados retroativos, filtrando os resultados usando facetas. Exemplo: você pode exibir trabalhadores com:
Você também pode:
Quando você executa o cálculo de pagamento retroativo, o Workday atribui status, como Não processado , que você pode usar para filtrar os resultados. |
Resultados de estorno com pagamento retroativo (CAN, Reino Unido, EUA)
| Permite que você identifique trabalhadores com diferenças retroativas quando, posteriormente, você estornou o período de origem ou de destino. |
Integrações
Você pode usar estes serviços Web:
- Alterar a opção de processamento retroativo antes de: para alterar a data limite de processamento retroativo por trabalhador para vários trabalhadores de uma vez.
- Import Payroll Off-Cycle Payment: para pagar diferenças retroativas por meio de um pagamento fora do ciclo, em vez da folha de pagamento regular dentro do ciclo.
Relações e interações
O cálculo do pagamento retroativo tem pontos de contato com todos os eventos compatíveis que você pode processar, como alterações de remuneração ou controle de horas. Você pode visualizar a lista completa por país usando o relatório
Todos os tipos de transação retroativa de folha de pagamento permitidos
.Recursos | Considerações |
|---|---|
Benefícios | Quando os trabalhadores têm um evento retroativo suportado e você executa um evento retroativo, o Workday processa todos os seguintes itens:
|
Limites de rendimentos ou de dedução | Você pode limitar os pagamentos retroativos com base nos componentes de pagamento e nos cálculos relacionados.
Quando você calcula a folha de pagamento atual dos trabalhadores, o Workday inclui diferenças retroativas no valor do componente de pagamento atual. Quando as diferenças totais retroativas dos períodos recalculados excedem um limite de rendimento ou dedução, o Workday reduz essas diferenças ao limite. |
Vários subperíodos. | Quando encaminhar resultados retroativos em resultados de folha de pagamento com rateio do valor bruto para o líquido, o Workday inclui as diferenças para o primeiro subperíodo. |
Categorias de execução da folha de pagamento | As categorias de execução da folha de pagamento determinam quais componentes de pagamento devem ser processados com base na elegibilidade do trabalhador. O cálculo de pagamento retroativo encaminha as diferenças retroativas de todas as categorias de execução para a categoria de execução regular.
O Workday fornece vários status de processamento referentes à processamento retroativo que você pode usar para identificar trabalhadores a serem processados. Exemplo: desligado com diferenças retroativas . |
Pagar saldos | Você pode calcular e encaminhar diferenças retroativas para o período de pagamento atual a partir de rendimentos que sejam de:
Você também pode excluir todas as diferenças retroativas dos saldos de pagamento. |
Componentes de pagamento | Você pode configurar quais componentes de pagamento quer recalcular em um cálculo de pagamento retroativo. O pagamento retroativo usa a definição do componente de pagamento na data de vigência, quando está dentro do período processado.
Mesmo quando você não configura componentes de pagamento a serem recalculados, o Workday sempre avalia as configurações desses componentes de pagamento para trabalhadores que têm um evento com suporte:
a opção Recalcular durante processamento de pagamento retroativo desmarcada para uma dedução e:
|
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.