Considerações para a definição: declaração de impostos de fim de exercício (EUA)
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da declaração de imposto de renda de fim de exercício nos EUA. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O Workday permite que você crie e envie dados de fim de exercício para provedores de serviços de declaração de impostos ou agências governamentais usando uma série de relatórios, tarefas e integrações. O Workday oferece suporte a estes formulários de imposto de fim de exercício nos EUA:
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Vantagens para a empresa
A declaração de imposto de renda de fim de exercício do Workday EUA facilita o cumprimento dos requisitos da folha de pagamento de fim de exercício ao:
- Manter dados de folha de pagamento em um sistema.
- Validar dados de fim de exercício em relação às diretrizes governamentais.
- Simplificar a criação de formulários de imposto de fim de exercício W-2, fornecendo um processo de negócios.
- Simplificação da criação dos formulários fiscais W-2C, W-2PR, W-2GU e W-2VI com tarefas.
- Permitindo auditar dados W-2, W-2C, W-2PR, W-2GU e W-2VI usando relatórios.
- Produzir cópias eletrônicas de formulários de impostos de fim de exercício para os colaboradores acessarem no autoatendimento para colaboradores (ESS).
- Permitir que você envie dados fiscais de fim de exercício para ADP, MasterTax ou Ceridian.
- Permitindo que você crie uma integração personalizada para enviar dados fiscais a provedores diferentes de ADP, MasterTax ou Ceridian.
Casos de uso
- Pré-visualize os formulários de imposto de fim de exercício antes do processo de fim de exercício.
- Auditar os dados de fim de exercício para identificar e resolver discrepâncias entre a empresa e o colaborador.
- Dê aos colaboradores a capacidade de recusar uma cópia impressa de seus formulários de imposto de fim de exercício.
- Corrigir os dados fiscais de fim de exercício no Workday.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quais formulários de fim de exercício se aplicam à sua organização? | Mapeie e teste cada formulário de fim de exercício que você pretende usar nesse exercício fiscal. Testar os sistemas de integração. |
Quais ajustes de fim de exercício você processará fora da folha de pagamento normal? | Reúna as informações relevantes e insira os ajustes como um pagamento manual. Exemplo: pagamento de licença médica por terceiros. |
Que dados você gostaria de usar para balancear os dados do formulário de fim de exercício? | Planeje a criação de relatórios personalizados, se necessário. |
Você verificou se todos os componentes de pagamento têm os grupos de componentes de pagamento corretos configurados? | Os grupos de componentes de pagamento controlam como o Workday relata alguns valores em recibos de fim de exercício. Os grupos de componentes de pagamento também podem controlar os salários tributáveis em formulários de fim de exercício. |
Você alterou os grupos de componentes de pagamento após concluir a folha de pagamento? | Você pode criar pagamentos manuais se precisar ajustar saldos. |
Você tem ajustes fiscais a fazer? | Use pagamentos manuais para ajustes quando você precisar de um resultado específico no W-2 para retenção. Exemplo: pagamento a maior para uma dedução antes dos impostos que atingiu seu limite.
Usar pagamentos sob demanda para ajustes em que você não precisa de um resultado específico no W-2 para retenção. Exemplo: estornos de cheques. |
Você deseja que os colaboradores possam recusar o recebimento de cópias impressas de seus formulários de fim de exercício? | Você pode definir opções de impressão de formulários de fim de exercício para colaboradores que desejam alterar suas seleções de impressão. |
Você vai imprimir e enviar por e-mail formulários W-2 de fim de exercício ou usar um provedor de serviços de declaração de impostos? | Se você for imprimir e enviar pelo correio formulários de fim de exercício, solicite os formulários e envelopes com base na contagem estimada de W-2. A Workday recomenda:
|
Como você vai gerar relatórios de dados de declaração de imposto de renda para agências governamentais? | Se você estiver usando os provedores de serviços de declaração de impostos ADP, MasterTax ou Ceridian:
Se você não estiver usando esses provedores de serviços de declaração de imposto de renda, planeje recursos para determinar como relatará seus dados de declaração de imposto de renda às agências governamentais. |
Você quer ocultar o número de controle dos colaboradores? | Em alguns casos, você pode querer ocultar os números de controle dos colaboradores. Exemplo: um provedor de serviços de declaração de imposto de renda atribuirá números de controle para formulários de fim de exercício. |
Você quer incluir pagamentos por doença de terceiros nos formulários W-2? | Você pode editar a declaração de imposto de renda federal da empresa para indicar que terceiros fornecerão o formulário W-2 para pagamento por doença. |
Como você vai gerar relatórios de dados de fim de exercício para a Agência do Seguro Social (SSA)? | Para relatar dados de fim de exercício diretamente à agência do Seguro Social, crie uma integração personalizada. |
Recomendações
Na preparação do processo de fim de exercício, a Workday recomenda:
- Execute os relatórios de pré-visualização e auditoria do território dos EUA e do W-2 para formulários de imposto de fim de exercício a cada trimestre.
- Criar arquivos de integração de teste de dados de fim de exercício a cada trimestre.
Requisitos
Para produzir relatórios precisos de fim de exercício, você deve manter seus dados fiscais e de folha de pagamento ao longo do ano.
No início do exercício fiscal:
- Defina os exercícios fiscais que incluam todo o exercício fiscal.
- Defina a programação de períodos para folha de pagamento e ausências. Valide as datas de pagamento do próximo ano em relação aos feriados bancários.
- Criar calendários da FLSA.
- Verifique se os novos períodos e exercício do livro-razão estão com status aberto.
- Atualizar ou adicionar alíquotas do colaborador e do empregador. Exemplo: taxa estadual de seguro-desemprego.
- Revise o relatórioSeleções fiscais isentas a vencerpara comunicá-las aos trabalhadores afetados.
- Acesse o relatórioAdicionar seleções fiscais dos EUA para trabalhadores isentos a vencerpara criar novas seleções fiscais por padrão para trabalhadores.
Conforme necessário, durante o exercício fiscal:
- Revise os requisitos de relatórios governamentais para o exercício fiscal atual.
- Executar relatórios de pré-visualização e de auditoria de fim de exercício.
- Atualizar a definição de impostos federais, estaduais e municipais para sua empresa.
- Atualizar os locais de trabalho alternativos e de processamento dos trabalhadores.
Próximo do fim do exercício fiscal:
- Certifique-se de mapear os componentes de pagamento com precisão, pois isso gera relatórios de impostos W-2 no Workday. Use os relatóriosVisualizar configuração da caixa W-2eVisualizar configuração de caixa de formulário de fim de exercício no Território dos EUA.
- Preencha todas as folhas de pagamento do exercício do relatório, incluindo todos os ajustes manuais e fora do ciclo.
- Verifique os endereços da empresa, as IDs fiscais e o nome da empresa.
- Revise rendimentos e deduções com limites anuais.
- Testar os dados do formulário W-2 e imprimir antes do fim do exercício.
- Testar as integrações com ADP, Ceridian e MasterTax.
Limitações
O Workday não oferece suporte ao envio de dados de fim de exercício diretamente às agências governamentais. Enviar dados de fim de exercício para provedores de serviços de declaração de impostos usando integrações, crie uma integração personalizada ou imprima formulários de fim de exercício para enviá-los às agências governamentais.
O Workday cria dados de fim de exercício para todos os trabalhadores, não para trabalhadores individuais. Para fornecer dados de fim de exercício para um trabalhador individual:
- Execute o relatórioPreview de formulário de fim de exercício do W-2/Território dos EUA.
- Use o relatório para criar o formulário manualmente usando PDFs fornecidos pelo governo.
Para trabalhadores que têm uma posição de atribuição internacional nos EUA, o Workday não oferece suporte à alteração das seleções de impressão de documentos fiscais por meio da tarefa ESS (autoatendimento para colaboradores)
Meus documentos fiscais
.Definição do locatário
O Workday usa texto de assinatura eletrônica para colaboradores que alteram as seleções de impressão para formulários de imposto de fim de exercício. Você pode configurar opções de texto para assinatura eletrônica na tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
. Security
Domínios | Considerações |
|---|---|
Business Process Administration e Manage: Business Process Definitions na área funcional System. | Permite que você defina o processo de negócios para formulários de imposto de fim de exercício W-2. |
Management Dashboard: Payroll Year End na área funcional USA Payroll. | Permite que você use e configure o painel Fechamento de folha de pagamento . |
Integration Build , Integration Event e Integration Debug na área funcional Integration. | Permite que você defina os sistemas de integração para enviar dados fiscais para ADP, Ceridian e MasterTax. |
Estes domínios na área funcional USA Payroll:
| Os usuários com acesso a esses domínios podem:
Este acesso é usado para formulários originais, corrigidos e modificados. |
Process: W-2 Bulk Print na área funcional USA Payroll. | Permite que você gere PDFs de formulários de imposto de renda para uma empresa. |
Processos de negócios
Você pode usar o processo de negócios
Processo de fim de exercício W-2 (valor por padrão)
para criar formulários de imposto de renda W-2. Você pode acessar o processo de negócios no painel Fechamento de folha de pagamento
. Geração de relatórios
Relatórios ou painéis | Considerações |
|---|---|
Relatórios personalizados | Você pode criar relatórios personalizados a partir de fontes de dados de relatório protegidas para estes objetos de negócios:
Use o campo de relatório Social Security Number-Truncated para verificar um trabalhador em um relatório sem divulgar suas informações privadas. |
Painel de conformidade da folha de pagamento | Revise as atualizações que a Workday oferece para cumprir os requisitos governamentais. |
Painel de fechamento de folha de pagamento | Use o painel para acessar estes relatórios W-2 como worklets:
Esta funcionalidade não oferece suporte a territórios dos EUA, formulários W-2C e relacionamentos da empresa. |
Perfil do Tenant Analyzer
| Verifique se os componentes de pagamento estão no grupo de componentes de pagamento apropriado. Você pode usar o relatório PCGs para cálculos de folha de pagamento no grupo de perfil Folha de pagamento . |
| Use estes relatórios para auditar dados de fim de exercício. |
Dados trimestrais de declaração de imposto de renda por empresa
Dados trimestrais de declaração de imposto de renda por trabalhador | Você pode usar estes relatórios para criar estes formulários manualmente:
|
Integrações
Integrações | Considerações |
|---|---|
Serviço de declaração de imposto ADP - Trimestral
Serviço de declaração de imposto de renda MasterTax - Trimestral Serviço de declaração de imposto de renda Ceridian - Anual | Inicia uma integração de declaração de imposto de renda pré-configurada para enviar dados de fim de exercício do Workday Payroll ao seu provedor de serviços de declaração de imposto de renda. |
TurboTax Integration
| A partir de 01/12/2023, o Intuit® não oferecerá mais suporte ao recebimento de formulários W-2 no ZeroTax® usando essa integração. Seus colaboradores podem importar ou carregar manualmente o formulário de imposto W-2 no ZeroTax®. Se tiver dúvidas, entre em contato com o seu representante da Workday. |
Serviços Web | Considerações |
|---|---|
Obter dados de arquivamento de trabalhador de fim de exercício EFW2
Obter dados de arquivamento do empregador no fim de exercício EFW2 | Permite criar integrações com a Social Security Administration (SSA) ou outros provedores de serviços de declaração de impostos. Quando criar uma integração com o Studio, use ambos os serviços Web.
O serviço Web Get EFW2 Year End Worker Filing Data permite que você combine os impostos estaduais e locais ganhos pelos trabalhadores por ID para empresas com relacionamentos de pagadores em comum. |
Obter entregas de documentos fiscais
Atualizar entrega de documentos fiscais Colocar seleção de impressão de W-2 W-2C | Permite carregar seleções de impressão de fim de exercício para trabalhadores. |
Colocar pagamento fora do ciclo da folha de pagamento
| Permite carregar pagamentos fora do ciclo para trabalhadores. |
Obter números de controle W-2PR (serviço Web)
Inserir números de controle W-2PR (serviço Web) | Permite que você carregue números de controle de Porto Rico nos formulários W-2PR e W-2CPR. |
Relações e interações
Certifique-se de fornecer todos os dados de fim de exercício obrigatórios do trabalhador, incluindo:
- Informações de contato, como endereços residenciais, códigos postais e números de seguro social.
- Local de trabalho alternativo e principal ou local de trabalho da posiçãoO Workday determina o estado de trabalho do colaborador com base nessas informações.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudá-lo a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.