Considerações para a definição: histórico da folha de pagamento
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do histórico da folha de pagamento. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O histórico da folha de pagamento é um registro dos pagamentos feitos aos seus colaboradores antes de você começar a usar o Workday Payroll. Você carrega esses dados no Workday para estabelecer os saldos iniciais dos colaboradores.
Vantagens para a empresa
O histórico da folha de pagamento aumenta a precisão dos cálculos da folha de pagamento, permitindo que você inclua detalhes de pagamentos anteriores dos seus colaboradores. Você pode usar o histórico da folha de pagamento para incorporar dados de fontes externas, proporcionando mais flexibilidade nos cálculos da folha de pagamento.
Casos de uso
Para garantir cálculos precisos da folha de pagamento, você pode carregar dados históricos da folha de pagamento de sistemas externos, herdados ou externos. Exemplo: você começa a usar o Workday Payroll na metade do exercício fiscal, portanto, exija o histórico da folha de pagamento para conciliar o exercício fiscal atual.
O carregamento dos dados permite que você inclua o histórico da folha de pagamento nos cálculos acumulados no ano. Para Canadá, Reino Unido e EUA, o Workday também permite que você inclua cálculos acumulados no trimestre.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quantas vezes você quer carregar o histórico da folha de pagamento? | A Workday recomenda que você carregue o histórico pelo menos duas vezes. Por exemplo, em uma área de teste e depois em sua área ativa no Workday.
Certifique-se de poder repetir o carregamento com os mesmos parâmetros e dados todas as vezes para evitar a introdução de erros. Carregue o histórico como no período de pagamento final em seu sistema de folha de pagamento herdado. |
Começarei a usar a folha de pagamento a partir do início de um novo exercício fiscal. Preciso carregar algum histórico? | Sim, se você tiver itens relacionados ao pagamento que não se insiram em um único exercício fiscal.
Exemplos incluem:
|
Você tem colaboradores com vários registros históricos na mesma empresa? | A Workday recomenda que você some os dados de um colaborador a partir do último período de emprego para carregar corretamente. Em vez de totais para cada execução da folha de pagamento, forneça valores somados.
Apenas para o Payroll for the UK, quando um colaborador tem vários períodos de emprego, você deve carregar o histórico somado de cada período de emprego. Exemplo Para um colaborador que foi admitido, desligado e readmitido, carregue dois períodos do histórico. Cada período de emprego tem sua própria ID de folha de pagamento relacionada e o valor acumulado no ano da folha de pagamento. |
Para quais períodos de pagamento você precisa carregar o histórico? | O Workday não impede que você carregue vários períodos. No entanto, para evitar possíveis lacunas ou substituições nos dados, recomenda-se carregar e calcular o histórico na ordem de sequência de período.
Para folha de pagamento somente para os EUA, a Workday recomenda que você carregue o histórico da folha de pagamento somente para o exercício fiscal atual. Para trimestres encerrados, carregue o histórico por trimestre. Quando você tem trimestres parciais, carregue o histórico por período de pagamento. Para Folha de pagamento do Canadá, da França e do Reino Unido, devido ao tempo e esforço potenciais para extrair, carregar e conciliar o histórico da folha de pagamento, a Workday recomenda que você carregue um registro de histórico por período de emprego. Cada registro inclui valores acumulados no ano que cobrem os períodos de imposto dentro desse período de emprego, em vez de carregar registros do histórico para cada período de pagamento dentro do exercício fiscal. |
Para Folha de pagamento para a Austrália, você processa cálculos de folha de pagamento que exigem o histórico de pagamento de um trabalhador para serem calculados com precisão? | Carregar valores acumulados no ano dos trabalhadores para:
Se você não estiver carregando o histórico de pagamento acumulado no ano completo, considere o uso de rendimentos de nota para carregar os valores acumulados no ano para evitar impacto nos relatórios de STP. |
Para folha de pagamento para a Austrália, como você garantirá que os valores transferidos acumulados no ano não resultem em relatórios de STP duplicados? | Devido ao tempo e esforço potenciais para extrair, carregar e conciliar o histórico da folha de pagamento e o mapeamento de itens da folha de pagamento herdados em relação à categoria no Workday, a Workday recomenda que você carregue somente os itens relacionados a pagamentos não declaráveis necessários para oferecer suporte aos cálculos que dependem do histórico da folha de pagamento. .
Se você decidir carregar o histórico de itens reportáveis do STP:
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Recomendações
Para melhorar o desempenho e reduzir a quantidade de verificações a serem feitas após o carregamento dos dados, a Workday recomenda que você carregue somente os dados históricos necessários para os cálculos e relatórios atuais da folha de pagamento.
Para garantir que todos os dados históricos que afetam o pagamento atual estejam disponíveis, a Workday recomenda carregar pagamentos de folha de pagamento históricos antes de executar seu primeiro cálculo de pagamento. Exemplo: reembolsos de empréstimo de colaborador para empréstimos que ainda têm saldo pendente.
Quando carregar o histórico como resultado de uma aquisição:
- Para folha de pagamento da Austrália, Canadá, França e EUA, crie um grupo de pagamentos separado para os colaboradores pagos pela organização adquirida. Esse grupo de pagamentos permite que você mantenha os colaboradores separados para auditoria até que tenha verificado que todos os dados do histórico foram carregados corretamente no Workday. Depois de carregar o histórico da folha de pagamento, mova-o para o grupo de pagamentos ao qual pertencerá na nova organização.
- Somente para folha de pagamento no Reino Unido, quando carregar o histórico como resultado de uma aquisição, use a pré-visualização do sandbox para testar e conciliar o histórico da folha de pagamento. Depois de confirmar se todos os dados foram carregados corretamente, replicar suas ações no locatário de produção do Workday.
Para evitar erros ou omissões nos relatórios de conciliação de grupos de pagamentos, carregue o histórico da folha de pagamento antes de registrar que os colaboradores foram desligados ou colocados em licença.
Após carregar os dados do histórico, audite os registros dos colaboradores para garantir que a Data de término do período seja posterior à Data de admissão do colaborador.
Após o carregamento, faça uma auditoria dos colaboradores para garantir que estejam no locatário. Exemplo: compare nomes/ID com a ID de colaborador usando um relatório do locatário.
Requisitos
Antes de executar seu primeiro cálculo de pagamento no Workday:
- Somente para folha de pagamento para os EUA, se você está começando no meio do trimestre ou do ano, carregue pagamentos históricos do sistema de folha de pagamento externo ou herdado.
- Para folha de pagamento do Canadá, da França e do Reino Unido, se você está começando no meio do ano, carregue pagamentos históricos do sistema de folha de pagamento externo ou herdado.
Para cada ID de folha de pagamento externa ou herdada que você carregar, deve atribuir uma ID Workday, como uma ID de colaborador, para poder executar um pagamento de histórico para o colaborador.
Limitações
Você pode adicionar ou corrigir o histórico da folha de pagamento a qualquer momento. No entanto, adicionar ou alterar resultados históricos de um colaborador pode afetar os cálculos e resultados que usam seus saldos históricos.
No caso da folha de pagamento para a Austrália, a alteração dos resultados históricos de um colaborador pode gerar relatórios de STP incorretos.
Depois de concluir o histórico da folha de pagamento, você pode alterar o histórico concluído manualmente, colaborador por colaborador. Se você precisar corrigir os detalhes de vários colaboradores após carregar o histórico, carregue um arquivo de histórico de correções. O arquivo de correção contém as diferenças entre o arquivo de histórico da folha de pagamento original preenchido e os valores corretos que devem ser mantidos no Workday.
Antes de modificar o histórico da folha de pagamento de um colaborador, use
Executar pagamento no histórico do trabalhador
:
- Para Folha de pagamento para a Austrália, atribua um grupo de pagamentos da Austrália antes de carregar uma ID de folha de pagamento e executar o pagamento do histórico.
- Para Folha de pagamento para o Reino Unido, atribua um grupo de pagamentos do Reino Unido antes de carregar uma ID de folha de pagamento e executar o pagamento do histórico.
Definição do locatário
Sem impacto.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions na área funcional Core Payroll. | Permite registrar ou corrigir o histórico da folha de pagamento de um colaborador. |
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History na área funcional Core Payroll. | Permite carregar em massa o histórico da folha de pagamento dos colaboradores. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK na área funcional UK Payroll. | Somente para folha de pagamento no Reino Unido, permite que você carregue o histórico para:
|
Processos de negócios
Sem impacto.
Geração de relatórios
Execute o
Relatório de processamento de cálculo de pagamento
para processar pagamentos do histórico. Você pode usar as facetas de pesquisa para filtrar e aplicar estas ações em massa aos resultados de pagamento do histórico selecionado no relatório:
- Cancelar
- Concluído
- Recalcular
Integrações
Você pode usar estes serviços Web para carregar em massa e recuperar o histórico de pagamentos dos colaboradores:
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Somente para folha de pagamento para o Reino Unido, você também pode usar estes serviços Web:
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Relações e interações
O Payroll se conecta a várias outras áreas no Workday. Dependendo das partes do Workday que você usa, verifique ou defina detalhes em diferentes áreas ao carregar o histórico da folha de pagamento.
Interação | Consideração |
|---|---|
Absence | Revise:
|
Planos de benefícios | Para permitir que o Workday processe contribuições e pagamentos por meio da folha de pagamento, mapeie todos os planos de benefícios existentes para rendimentos e deduções da folha de pagamento.
Verifique todas as regras de inscrição que controlam as datas de início e término da dedução para que sejam sincronizadas com a folha de pagamento. |
Remuneração | Revise sua lista de elementos de remuneração para garantir que eles estejam mapeados para os rendimentos.
Certifique-se de que existam elementos e planos de remuneração para todos os rendimentos que a folha de pagamento espera que sejam tratados por meio da remuneração, e não da entrada da folha de pagamento. |
Gestão de capital humano | Revise todos os processos de negócios de HCM para determinar se as etapas da folha de pagamento precisam ser:
|
Controle de horas | Associe etiquetas de cálculo de horas a rendimentos ou deduções para usar blocos de horas aprovados como entradas no pagamento de colaboradores. |
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.