Etapas: definir, auditar e imprimir formulários fiscais de fim de exercício (EUA)
- Revise as considerações para a definição de declaração de imposto de renda de fim de exercício nos EUA.
- Configure a caixa 13 para colaboradores que não optaram pelo plano de previdência da empresa (não se aplica a Porto Rico).
- Mapeie rendimentos e deduções para caixas no formulário de declaração de impostos de fim de exercício. Você é responsável por mapear a maioria dos dados no formulário; O Workday mapeia alguns dados, mas você ainda deve verificá-los.
Execute pelo menos uma folha de pagamento antes de criar formulários de imposto de renda de fim de exercício. Depois de concluir toda a folha de pagamento, incluindo todos os pagamentos fora do ciclo, você pode criar, visualizar e imprimir os formulários de fim de exercício. Se você define a folha de pagamento dos EUA para incluir trabalhadores em atribuição internacional nos EUA, o Workday gera formulários W-2 para esses trabalhadores.
O Workday preenche os formulários de fim de exercício combinando dados do trabalhador e o mapeamento de componente de pagamento. O Workday mapeia alguns dados no formulário de fim de exercício, mas você é responsável por mapear o restante dos dados.
- (Opcional) Oculte o número de controle dos colaboradores.Acesse o relatório relevante e selecione :
- Visualizar configuração da caixa W-2(de 2017 em diante)
- Visualizar configuração da caixa de formulário de fim de exercício no território dos EUA(de 2017 em diante para Guam e Ilhas Virgens Americanas, e de 2018 em diante para Porto Rico.
O Workday não exibirá mais os números de controle nos PDFs W-2 no autoatendimento para colaboradores (ESS). - Para trabalhadores em Porto Rico, acesse a tarefaEdit Company State and Local US Tax Reportingpara configurar números de controle para formulários de imposto de fim de exercício.Na guiaFim de exercício, insira os números de controle.Segurança:domínio Process: US Territory Year End Forms (Run)na área funcional USA Payroll.Você pode usar estes serviços Web para atribuir números de controle de Porto Rico ao formulário W-2PR:
- Obter números de controle W-2PR (serviço Web)
- Inserir números de controle W-2PR (serviço Web)
Você deve executar a tarefaCreate US Territory Year End Form Dataantes de usar os serviços Web para atualizar os números de controle de Porto Rico.Segurança:domínio Process: US Territory Year End Forms (Reports)na área funcional USA Payroll.O Workday atribui um número de controle exclusivo a cada formulário W-2PR quando você executa a tarefaCreate US Territory Year End Form Data. - Audite os dados de fim de exercício de uma ou mais empresas para garantir que estejam corretos antes de criar dados para uma tarefa de impressão. Acesse o relatório relevante:
- Auditoria W-2 da empresa
- Auditoria de formulário de fim de exercício da empresa no território dos EUA
Revise os dados fiscais resumidos de fim de exercício de uma ou mais empresas.Quando um terceiro fornece formulários fiscais e de imposto de fim de exercício para pagamento de licença médica, o relatório inclui um resumo dos pagamentos e impostos (não se aplica aos territórios dos EUA).Para trabalhadores de Porto Rico, confirme a faixa de números de controle.Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W2s (Reports) - EUA
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
- Identifique colaboradores com erros no formulário de fim de exercício antes da impressão:Acesse o relatório relevante:
- Visualizar erros do formulário W-2
- Visualizar erros de formulário de fim de exercício no território dos EUA
Se desejar, use o campoTipo de erropara filtrar o relatório e melhorar o desempenho. Quando você não seleciona os tipos de erro, o Workday retorna todos os erros W-2 (não se aplica aos territórios dos EUA).Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA Payroll
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
- Pré-visualize os dados fiscais de fim de exercício dos colaboradores em uma ou mais empresas antes de executar a impressão.Acesse o relatório relevante:
- Pré-visualização do W-2
- Pré-visualização de formulário de fim de exercício no Território dos EUA
Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
- Crie dados de formulário de fim de exercício usando a tarefa relevante:
- Criar dados W-2
- Criar dados de formulário de fim de exercício para o território dos EUA
- Para trabalhadores em Porto Rico, acesse a tarefaAtribuir número de confirmação W-2PR/W-2CPR.Registre os números de confirmação que você recebeu do Departamento do Tesouro de Porto Rico.Segurança:domínio Process: US Territory Year End Forms (Run)na área funcional USA Payroll.
- Acesse o relatório relevante para visualizar os valores de salário e impostos dos colaboradores e garantir que eles estejam corretos:
- Visualizar dados do formulário W-2
- Visualizar dados de formulário de fim de exercício no território dos EUA
Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - EUA
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
- Relatórios: resultados do cálculo de pagamento do trabalhador (formulários de fim de exercício no território dos EUA)
- Crie formulários de imposto de fim de exercício usando a tarefa relevante:
- Criar formulários W-2
- Criar formulários de fim de exercício para o território dos EUA
Exceto em territórios dos EUA, quando um terceiro fornece W-2s para pagamento de licença médica, o Workday inclui um resumo do pagamento de licença médica de terceiros.Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
- (Opcional) Se houver erros nos dados extraídos de salário e impostos, cancele os dados e corrija os erros. Acesse a tarefa relevante:
- Cancelar dados W-2
- Cancelar dados de formulário de fim de exercício para território dos EUA
Se você criou dados W-2C, não pode cancelar dados W-2. Você precisa primeiro cancelar os dados W-2C.Segurança: estes domínios na área funcional USA Payroll:- Process: Tax Filing/W-2s (Execução) - EUA
- Process: US Territory Year End Forms (Executar)
- Programe quando o Workday gera PDFs de formulário W-2 no nível da empresa para reduzir a carga de processamento em seu locatário durante o horário de pico. Não disponível para formulários de correção.Acesse a tarefa relevante:
- Programar pré-impressão do W-2
- Programar pré-impressão de documentos fiscais de fim de exercício para o território dos EUA
Nome da solicitaçãoinserido é exibido na colunaSolicitaçãono relatórioMonitor de processos.Segurança: domínioProcess: W-2 Bulk Printna área funcional USA Payroll.O Workday exibe um link para o arquivo PDF W-2 nos perfis dos trabalhadores em vez do botãoVisualizar/Imprimir. Os colaboradores não podem acessar esse link até que você publique os formulários fiscais de fim de exercício no ESS.(Opcional) Quando um terceiro fornece formulários W-2 para pagamento de licença médica, essa tarefa também gera um resumo do pagamento de licença médica de terceiros (não se aplica aos territórios dos EUA). - (Opcional) Inicie uma integração .Iniciar uma integração de declaração de imposto de renda pré-configurada para enviar dados fiscais anuais do Workday Payroll para seu provedor de serviços de declaração de imposto de renda.Segurança: permissões de integraçãoGetePutpara estes domínios na área funcional USA Payroll:
- Process: Tax Filing/W-2s (Reports (EUA))
- Process: Formulários de fim de exercício no território dos EUA (relatórios)
Prepare-se para o próximo ano:
- Defina programações de períodos para folha de pagamento.
- Crie novos períodos do livro-razão e defina o status comoEm aberto.