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Última atualização: 2025-05-30
Definir opções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício para trabalhadores

Definir opções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício para trabalhadores

Para folha de pagamento para os EUA, defina sua empresa para que a declaração fiscal de Porto Rico, Guam e Ilhas Virgens Americanas possa selecionar opções de impressão para os formulários W-2PR, W-2GU e W-2VI. Use a tarefa
Edit Company State and Local US Tax Reporting
 .
Segurança: domínio
Set Up: Payroll (Reporting)
 na área funcional Core Payroll.
Os administradores e trabalhadores da folha de pagamento podem visualizar e imprimir formulários de fim de exercício e correções por meio do autoatendimento.
O Workday permite que os administradores gerem e imprimam formulários de fim de exercício e correções para os trabalhadores. Você pode:
  • Conceda aos trabalhadores a capacidade de selecionar se desejam receber documentos fiscais impressos.
  • Sempre imprimir formulários para trabalhadores desligados.
Você pode carregar seleções de impressão eletrônica de fim de exercício para trabalhadores em massa no Workday e obter seleções do Workday usando estes serviços Web:
  • Obter dados fiscais trimestrais do trabalhador
     para seleções de impressão de W-2PR, W-2GU e W-2VI.
  • Obter entregas de documentos fiscais.
  • Atualizar entrega de documentos fiscais.
    Para o serviço Web Put Tax Document Delivery:
    • Insira EUA no campo
      Grupo de entrega
       para fazer atualizações nos formulários W-2 e W-2C.
    • Insira 1 no campo
      Substituir entrega por padrão
       para que os trabalhadores recebam apenas cópias eletrônicas ou 0 para que os trabalhadores recebam tanto cópias impressas quanto eletrônicas.
  1. Acesse a tarefa
    Opções de impressão da folha de pagamento da empresa
     .
  2. Para folha de pagamento para os EUA, para preencher a guia
    Documentos fiscais de fim de exercício
     , considere:
    Opção Descrição
    Permitir que os trabalhadores recusem o uso de cópia impressa
    Os trabalhadores podem ter seleções de impressão diferentes por empresa.
    Sempre imprimir cópia em papel dos trabalhadores desligados
    Disponível somente se você selecionar
    Permitir que o trabalhador recuse a cópia em papel
    .
    Selecione essa opção para imprimir documentos fiscais para trabalhadores desligados, incluindo trabalhadores que optaram por receber apenas cópias eletrônicas. Quando você gera os formulários impressos, o Workday identifica os trabalhadores desligados.
    Sempre imprimir cópia em papel da licença dos trabalhadores
    Disponível somente se você selecionar
    Permitir que o trabalhador recuse a cópia em papel
    .
    Selecione essa opção para imprimir documentos fiscais para trabalhadores em licença, incluindo aqueles que optaram por receber apenas cópias eletrônicas. Quando você gera os formulários impressos, o Workday identifica os trabalhadores em licença.
    Truncar SSN na cópia do colaborador dos formulários W-2 e W-2C
    Quando selecionada, os colaboradores veem apenas os 4 últimos dígitos do SSN nos formulários de fim de exercício.
    Redefinir seleções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício dos trabalhadores
    Selecione essa opção para remover as configurações do trabalhador para recebimento somente de cópias eletrônicas. Os trabalhadores devem optar novamente por receber apenas cópias eletrônicas.
    Quando você configura a declaração fiscal de sua empresa para incluir Porto Rico, Guam e as Ilhas Virgens Americanas, selecione as opções de impressão na seção relevante:
    • Porto Rico
    • Guam
    • Ilhas Virgens
  3. Para Payroll for Canada, para preencher a guia
    Documentos fiscais de fim de exercício
     , considere:
    Opção Descrição
    Permitir que os trabalhadores recusem o uso de cópia impressa: T4A-RCA, RL-2 e NR4
    Selecione essa opção para permitir que os trabalhadores recusem o uso de cópias impressas dos formulários T4A-RCA, RL-2 e NR4 criados para qualquer exercício fiscal.
    Os trabalhadores podem ter seleções de impressão diferentes por empresa.
    Permitir que os trabalhadores aceitem a cópia em papel: T4, T4A e RL-1
    Selecione essa opção para fornecer a todos os trabalhadores apenas uma cópia eletrônica de seus formulários T4, T4A e RL-1, a menos que eles decidam de outra forma.
    Sempre imprimir cópia em papel dos trabalhadores desligados
    Disponível se você marcar uma ou ambas as caixas de seleção para aceitar ou recusar.
    Selecione essa opção para imprimir documentos fiscais para colaboradores desligados, incluindo trabalhadores que optaram por receber apenas cópias eletrônicas. Quando você gera os formulários impressos, o Workday identifica os trabalhadores desligados.
    Sempre imprimir cópia em papel da licença dos trabalhadores
    Disponível se você marcar uma ou ambas as caixas de seleção para aceitar ou recusar.
    Selecione essa opção para imprimir documentos fiscais para trabalhadores em licença, incluindo aqueles que optaram por receber apenas cópias eletrônicas. Quando você gera os formulários impressos, o Workday identifica os trabalhadores em licença.
    Redefinir seleções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício dos trabalhadores
    Selecione essa opção para remover as configurações do trabalhador para recebimento somente de cópias eletrônicas.
Para trabalhadores, o botão
Editar
 é exibido em
Meus documentos fiscais
. A opção
Payroll
Change My Tax Documents Printing Selections
 é exibida no menu de ações relacionadas no perfil do trabalhador. Os trabalhadores podem usar dispositivos móveis para alterar as seleções existentes.
O Workday exibe o texto da assinatura eletrônica para os trabalhadores quando eles alteram sua seleção de impressão. Use a tarefa
Editar definição de locatário - Folha de pagamento
 para aceitar ou substituir o valor por padrão do Workday.
Na folha de pagamento para os EUA, para identificar os colaboradores que recebem uma cópia impressa, você pode:
  • Crie um relatório personalizado usando a fonte de dados
    Tax Document Printing Elections for USA Empresas
     e estes campos de relatório:
    • Recusou a cópia em papel do W-2
    • W-2 Print Selection atualizado por
    • W-2 - Data/Hora de atualização da seleção para impressão
  • Execute um destes relatórios:
    • Seleções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício dos EUA
       e marque a caixa de seleção
      Mostrar substituições de impressão de licenças e/ou desligamentos da empresa
       . O relatório exibe:
      • Trabalhadores que têm resultados de pagamento no exercício fiscal e na empresa que você especificar.
      • Seleções impressas de fim de exercício em todas as empresas em que o trabalhador esteve.
      Para trabalhadores que não fizeram uma seleção, o relatório exibe
      Não
       na coluna
      Optou por não usar o papel
       e não inclui dados nas colunas
      W-2 Print Election Updated By
       e
      W-2 Print Election Updated Date/Time
       .
    • Visualizar seleções de impressão de documentos fiscais de fim de exercício para o trabalhador
No Payroll for Canada, para identificar os colaboradores que recebem uma cópia impressa, você pode:
  • Execute o relatório
    CAN Year End Tax Documents Printing Selections
     e marque a caixa de seleção
    Show Company Desligated and/or Leave Print Overrides
     .
  • Crie um relatório personalizado usando a fonte de dados
    Tax Document Printing Elections for CAN Empresas
     e estes campos de relatório:
    • Receberá o documento T4/T4A/RL-1
    • Seleção de impressão T4/T4A/RL-1 atualizada por
    • Data/Hora de atualização da seleção para impressão T4/T4A/RL-1
    • Receberá o documento T4A-RCA, RL-2, NR4
    • T4A-RCA, RL-2, Seleção de impressão NR4 atualizada por
    • Data/Hora atualizada da seleção para impressão T4A-RCA, RL-2, NR4