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Administrator Guide
Última atualização: 2025-12-12
Conceito: etapa de revisão de documentos

Conceito: etapa de revisão de documentos

O tipo de etapa
Revisar documentos
 permite que você use um processo de negócios para distribuir documentos aos trabalhadores.
Todos os documentos distribuídos pelos processos de negócios do Workday têm uma data de vigência. Exemplo: um documento entra em vigor a partir da data de admissão original de um trabalhador. Você carrega uma primeira versão do documento para 2022 e uma segunda versão, que entra em vigor a partir de 1º de janeiro de 2023. O Workday exibe a versão original do documento para trabalhadores admitidos em 2022, mesmo quando eles visualizam o documento em 2023.
Você pode usar a tarefa
Reiniciar revisão de documentos
 (protegida pelo domínio
Business Process Administration
 na área funcional System) para reiniciar qualquer etapa
de revisão de documentos
 com o status Em andamento ou Falhou.
Selecione esta tarefa como uma ação relacionada de um processo de negócios com uma etapa aguardando ação
de revisão de documentos
 configurada para uma integração de assinatura eletrônica. Em seguida, selecione a etapa
Revisar documentos
 para solucionar problemas. Essa tarefa:
  • Cancela assinaturas eletrônicas concluídas, desativa os links para documentos no servidor do provedor de assinatura eletrônica e cancela os documentos para essa etapa no servidor do provedor de assinatura eletrônica.
  • Reenvia os documentos para o servidor do provedor de assinatura eletrônica e reinicia a integração a partir do primeiro grupo de assinaturas.

Adicionar documentos ao Workday

Use a tarefa
Criar documento
 para adicionar documentos ao Workday. A tarefa permite que você:
  • Carregue um documento diretamente como anexo.
  • Crie um modelo para um documento gerado dinamicamente.
  • Criar um link para um documento em um site externo.
  • Verifique se o conteúdo e o URL no site externo estão atualizados.
A Workday recomenda que você evite usar anexos para processar informações de identificação pessoal (PII). Você não pode limpar anexos.
Cada etapa
de revisão de documentos
 permite que você distribua vários documentos estáticos e um documento gerado.
Quando você configura uma etapa
Revisar documentos
 em uma definição de processo de negócios e habilita a opção
Anexo obrigatório
 , um documento é obrigatório para a etapa. Depois que um documento é adicionado durante a etapa
Revisar documentos
 e o evento é concluído, cancelado ou anulado, o administrador de processos de negócios pode selecionar
Processo de negócios
Gerenciar anexos
 no menu de ações relacionadas do evento para gerenciar anexos. O administrador de processos de negócios pode remover o documento. No entanto, quando um documento é obrigatório, o administrador de processos de negócios deve adicionar outro documento para substituí-lo.
O Workday permite que você:
  • Obtenha confirmações ou assinaturas eletrônicas dos trabalhadores para documentos.
  • Permitir ou exigir que um trabalhador carregue um documento no Workday.
  • Adicione condições para determinar quando um documento está disponível para revisão.
  • Gerar relatórios sobre o status de documentos em um processo de negócios.
  • Visualize todos os documentos carregados na guia
    Documentos
     do Registro de processo completo do processo de negócios.
Os documentos carregados pelos trabalhadores só ficam disponíveis no arquivo documento do trabalhador quando o trabalhador os assina eletronicamente e o processo de negócios de distribuição está relacionado ao trabalhador. Exemplo:
Admissão
,
Onboarding
e
Solicitar licença
.

Obter assinaturas eletrônicas

O Workday captura as seguintes informações quando você assina eletronicamente um documento sem usar um tipo de integração de assinatura eletrônica:
  • O trabalhador que enviou a etapa
    Revisar documentos
     .
  • A data e a hora em que você enviou a tarefa Minhas tarefas.
O Workday registra essas informações no Registro de processo completo da etapa do processo de negócios e também no Arquivo Documento do trabalhador para processos de negócios relacionados ao trabalhador. O Workday não armazena os endereços IP dos usuários que enviam tarefas de Minhas tarefas.
Para fins de verificação, endereços de e-mail com terminação .edu e outros domínios emitidos por instituições de ensino podem causar problemas quando você tenta assinar documentos pelo Adobe na etapa
Revisar documentos
 . Se um signatário não consegue acessar ou assinar um documento, a Workday recomenda que ele forneça um endereço de e-mail de conta diferente ou assine o documento fora do Workday e o processe manualmente.

Incluir saída do relatório

Você pode incluir a saída do relatório como parte de uma etapa
de revisão de documentos
 selecionando um relatório personalizado ou padrão na lista de opções
Documento
 .
Você só pode selecionar um documento do tipo saída de relatório por etapa
de revisão de documentos
 . Quando você seleciona um documento do tipo saída de relatório, pode selecionar os Critérios de relatório, Tipo de saída e Compartilhamento de saída do relatório. Você também pode selecionar Etiquetas de relatório e especificar um usuário do sistema com acesso ao relatório para gerar a saída do relatório.
Especifique um usuário do sistema na guia
Executar como usuário
 a fim de fornecer o acesso correto para a geração de relatórios quando você configurar a etapa
Revisar documentos
 com um relatório e:
  • Encaminhe a etapa para o grupo de segurança Candidato como si mesmo.
  • Usar um tipo de integração de assinatura eletrônica.
Você pode compartilhar a saída do relatório com outros usuários em grupos de segurança com restrição. Quando o processo de negócios chega à etapa
Revisar documentos
 , o relatório é executado usando a permissão do destinatário na etapa
Revisar documentos
 . O Workday armazena o documento resultante no Arquivo Documento do trabalhador do destinatário.
Usuários autorizados que pertencem a um grupo de segurança que você configura na etapa
Revisar documentos
 podem acessar a saída do relatório no Arquivo Documento do Trabalhador do destinatário quando ele:
  • Confirma ou assina a saída do relatório.
  • É o assunto do evento de processo de negócios.
Se você acessa o Workday como proxy, não pode acessar a saída do relatório no Arquivo Documento do trabalhador do destinatário. Somente usuários autorizados podem acessar a guia
Documentos
 do Registro de processo completo do evento de processo de negócios principal.

Configurar etapas de revisão de documento para redirecionar documento recusado

O Workday permite que você redirecionar uma etapa
de revisão de documentos
 somente de determinados processos de negócios. Para esses processos de negócios, você pode permitir que os usuários recusem uma etapa
Revisar documentos
 . Quando os usuários recusam, o Workday redireciona os documentos para um grupo de segurança configurado para revisão. O revisor seleciona se quer mover os documentos para a próxima etapa ou devolvê-los a uma etapa anterior para revisão. Exemplo: alterações em uma carta de oferta ou acordo de trabalho.
Use o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
 para verificar se um processo de negócios permite o redirecionamento para as etapas
de revisão de documentos
 .

Configurar a etapa de revisão de documentos para usar a assinatura eletrônica pelo Adobe Sign

Você pode configurar documentos para o Adobe Sign na etapa
Revisar documentos
 selecionando
Assinatura eletrônica pelo Adobe Sign
 como
Tipo de integração de assinatura eletrônica
. O período de retenção de dados do Adobe é independente do Workday. A Workday recomenda que você defina o período de retenção para pelo menos seis semanas. Caso contrário, quando o período de retenção expirar, os documentos serão limpos do armazenamento em nuvem do Adobe e não poderão mais ser recuperados pelo Workday.
Você não pode adicionar regras de condição a um documento que você configura para o Adobe Sign.
Você não pode delegar, mas pode reatribuir etapas
de revisão de documentos
 configuradas para usar o Adobe Sign. Você pode visualizar essas etapas no relatório
Tarefas de processo de negócios não delegadas
 .
Quando você reatribui uma etapa
Revisar documentos
 configurada para usar o Adobe Sign:
  • O Workday remove a tarefa Minhas tarefas de Minhas tarefas do titular inicial e desabilita o URL de assinatura.
  • A Adobe gera um URL de assinatura para o novo titular.
  • O Workday adiciona o item Minhas tarefas com o URL de assinatura recém-gerado às Minhas tarefas do novo titular.
  • O Workday atualiza o Registro de processo completo e o Arquivo Documento do trabalhador para refletir o novo titular como signatário do documento, caso ele assine o documento.
  • O Workday substitui o titular inicial pelo novo titular na tarefa
    Verificar status da assinatura eletrônica
     .
Você não pode reatribuir uma tarefa quando todas as funções em um grupo de assinaturas não estão atribuídas. Atribua a função e acesse a tarefa
Reiniciar revisão de documentos
 para reiniciar o processo. A reatribuição não é mantida após a execução
de Reiniciar revisão de documentos
. O Workday retorna a tarefa para Minhas tarefas do titular inicial.
Qualquer usuário a quem você reatribui a tarefa deve ter um endereço de e-mail no Workday. Mais de um signatário da etapa não pode usar este endereço de e-mail. Você não pode reatribuir uma tarefa:
  • Mais de uma vez
  • Para um usuário que já faz parte de um grupo de assinaturas para essa etapa.
  • De um usuário que faz parte de um grupo de assinaturas anterior para essa etapa.
  • Em que o usuário assinou, mas ainda não enviou um documento.
Quando você avança manualmente uma etapa
Revisar documentos
 configurada para o Adobe Sign, o Workday desabilita o URL de assinatura e cancela o documento com o Adobe Sign.
Se você seleciona a opção
Remove Documents Awaiting eSignature Quando o documento é cancelado
 na tarefa
Editar definição de locatário - Processos de negócios
 , o Workday remove o documento do servidor Adobe.
Quando você avança manualmente um processo de negócios para sua conclusão após uma etapa
Revisar documentos
 configurada para o Adobe Sign, o Workday não envia o documento ao servidor do Adobe, e ele não gera o URL de assinatura.
Quando você assina eletronicamente um documento usando o Adobe Sign, o Adobe armazena seu endereço IP no registro de assinatura.
Se há vários documentos em uma única etapa Revisar documentos, você não pode assinar cada um deles eletronicamente usando o Adobe Sign.
Quando o administrador carrega vários arquivos para enviar em uma distribuição, a mesclagem dos arquivos pode ocorrer dependendo da configuração do Adobe Sign. Isso significa que, quando você configura vários documentos em uma única etapa
Revisar documentos
 , o Workday anexa as assinaturas eletrônicas apenas ao último documento da série, conforme exibido no momento da assinatura. Se você quer uma assinatura em cada página, a Workday recomenda que você adicione etiquetas de assinatura do Adobe a cada documento na etapa para garantir que todos os documentos que requerem uma assinatura tenham uma (consulte a documentação do Adobe Sign sobre etiquetas de texto para obter mais informações). O Adobe Sign oferece várias opções de configuração para assinar vários documentos em uma transação. Consulte diretamente a documentação da Adobe para obter mais informações sobre essa funcionalidade.
Quando você mescla um candidato com um trabalhador e o candidato tem uma tarefa de
revisão de documentos
 pendente, o Workday remove a tarefa de
revisão de documentos
 pendente se você estiver usando
a assinatura eletrônica do Adobe Sign
 como o
tipo de integração de assinatura eletrônica
. A Workday recomenda que, após uma mesclagem, você use a tarefa
Revisar documentos
 para adicionar a etapa novamente.

Configurar etapa de revisão de documentos para usar assinatura eletrônica do DocuSign

Você pode configurar o DocuSign na etapa
Revisar documentos
 selecionando
Assinatura eletrônica com DocuSign
 como
Tipo de integração de assinatura eletrônica
.
Você não pode adicionar regras de condição a um documento que configura para assinatura eletrônica pelo DocuSign.
Você pode delegar um processo de negócios que tenha etapas
de revisão de documento
 com assinatura eletrônica pelo DocuSign configurada. O usuário delegado recebe uma notificação de Minhas tarefas e pode mudar de conta, mas não pode assinar os documentos.
Exemplo: em Minhas tarefas, um gestor pode mudar de conta para um trabalhador que tenha uma etapa
Revisar documentos
 , uma assinatura eletrônica pelo DocuSign configurada e que esteja aguardando ação. O gestor pode visualizar o item Minhas tarefas, mas não pode assinar o documento.
Quando você avança manualmente um processo de negócios para conclusão após uma etapa
Revisar documentos
 configurada para o DocuSign, o Workday não envia o documento ao servidor DocuSign e o DocuSign não gera um URL de assinatura.