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Administrator Guide
Última atualização: 2024-12-13
Definir etapas de revisão de documentos

Definir etapas de revisão de documentos

Defina os tipos de integração de assinatura eletrônica com Adobe Sign ou DocuSign.
Segurança: estes domínios na área funcional System:
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
Você pode usar as etapas
de revisão de documentos
 para:
  • Defina a distribuição de documentos como parte de um processo de negócios.
  • Distribua documentos para assinatura eletrônica.
Não é um requisito adicionar todos os documentos da definição de processo de negócios às etapas
de revisão de documentos
 . Se você não adicionar os documentos, o Workday não os enviará para revisão.
  1. Selecione
    Processo de negócios
    Editar definição
     no menu de ações relacionadas do processo de negócios.
  2. Se necessário, adicione uma etapa
    Revisar documentos
     .
  3. Na etapa
    Revisar documentos
     , clique em
    Configurar revisão de documento
     para acessar a tarefa
    Configurar etapa de revisão de documentos
     .
  4. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Fuso horário
    Quando você seleciona a opção
    Fuso horário para Configuração de processo de negócios
     na tarefa
    Editar definição de locatário - Sistema
     , pode inserir um fuso horário.
    Quando você insere:
    • A data atual, as alterações entram em vigor no dia do processamento no fuso horário especificado. Os usuários em outros fusos horários veem as alterações às 0h (meia-noite) no fuso horário especificado.
    • Uma data futura, as alterações entram em vigor à meia-noite dessa data no fuso horário especificado e na data e hora correspondentes em outros fusos horários.
    • Uma data passada, as alterações entram em vigor às 23:59:59 dessa data no fuso horário especificado e na data e hora correspondentes em outros fusos horários.
    Documento
    Para a assinatura por padrão do Workday, você pode usar todos os tipos de arquivo gerados pelo Workday.
    No Adobe Sign e no DocuSign, você pode selecionar somente documentos configurados como anexos, e cada documento selecionado deve ter um nome exclusivo. Os documentos não podem exceder o número máximo de páginas ou o tamanho máximo de arquivo especificado no contrato da sua empresa.
    Tipo de integração de assinatura eletrônica
    Selecione
    Assinatura eletrônica pelo Adobe Sign
     ou
    Assinatura eletrônica pelo DocuSign
    . Quando o Adobe Sign e o DocuSign não estão definidos, você pode distribuir documentos usando o processo de assinatura por padrão do Workday.
    Grade de assinaturas
    Quando você precisar de mais de um grupo de assinaturas, adicione-os à grade. Mas quando você precisa de apenas um grupo de assinaturas, não preencha a grade. Cada linha da grade é um único grupo de assinaturas. O Workday considera um membro de cada grupo de assinaturas como o único signatário dos documentos.
    Você só pode adicionar funções configuradas na etapa
    Revisar documentos
     a um grupo de assinaturas.
    Os modificadores de roteamento não têm suporte na grade de assinaturas durante a configuração de grupos de assinaturas para a etapa
    Revisar documentos
     .
    Condições
    (Opcional) Selecione ou crie uma ou mais regras de condição de processo de negócios. Quando todas
    as Condições
     são verdadeiras, os usuários podem revisar e assinar eletronicamente o documento como parte do processo de negócios.
    Para evitar que signatários secundários recebam notificações de Minhas tarefas antes que os documentos estejam disponíveis para assinatura, configure uma regra de condição de processo de negócios. A regra de condição evita que membros do grupo de assinaturas secundários sejam notificados até que os membros do grupo de assinaturas principais tenham enviado os documentos assinados.
    Opções de assinatura
    Quando você exige uma assinatura eletrônica, o Workday exibe a
    Declaração de assinatura
     e a caixa de seleção
    Aceito
     .
    Opções de anexo
    Anexo obrigatório
     ou
    Anexo opcional
    . Você pode exigir ou permitir que um trabalhador carregue um arquivo por documento revisado.
    Quando você habilita
    o Anexo obrigatório
    , um documento é obrigatório para a etapa. Depois que um documento é adicionado durante a etapa
    Revisar documentos
     e o evento é concluído, cancelado ou anulado, o administrador de processos de negócios pode selecionar
    Processo de negócios
    Gerenciar anexos
     no menu de ações relacionadas do evento para gerenciar anexos. O administrador de processos de negócios pode remover o documento; mas quando um anexo é obrigatório, o administrador de processos de negócios deve adicionar outro documento para substituí-lo.
O Workday exibe itens de Minhas tarefas apenas para o grupo de assinatura atual. Depois que o grupo de assinaturas atual assina o documento, o Workday exibe itens de Minhas tarefas para o próximo grupo de assinaturas.
Para o Adobe Sign:
  • Quando o administrador carrega vários arquivos para enviar em uma distribuição, a mesclagem dos arquivos pode ocorrer dependendo da configuração do Adobe Sign. Isso significa que, quando você configura vários documentos em uma única etapa
    Revisar documentos
     , o Workday anexa as assinaturas eletrônicas apenas ao último documento da série, conforme exibido no momento da assinatura. Se você quer uma assinatura em cada página, a Workday recomenda que você adicione etiquetas de assinatura do Adobe a cada documento na etapa para garantir que todos os documentos que requerem uma assinatura tenham uma (consulte a documentação do Adobe Sign sobre etiquetas de texto para obter mais informações). O Adobe Sign oferece várias opções de configuração para assinar vários documentos em uma transação. Consulte diretamente a documentação da Adobe para obter mais informações sobre essa funcionalidade.
  • Por padrão, o Adobe Sign envia cópias dos documentos assinados a todos os trabalhadores que receberam uma solicitação para assinar os documentos, incluindo os trabalhadores que não os assinaram.
Os avaliadores podem usar
a assinatura eletrônica do Adobe Sign
 ou
a assinatura eletrônica com DocuSign
 em Minhas tarefas para abrir o documento disponível para login no servidor de documentos.
Após a assinatura, os avaliadores podem encontrar um atraso antes que o documento fique visível no Workday novamente.
Depois que todos os grupos de assinaturas assinam os documentos no servidor de documentos, o Workday armazena os documentos assinados.
O Registro de processo completo do processo de negócios lista todos os signatários do documento e exibe:
  • Assinatura eletrônica pelo Adobe Sign, Assinatura eletrônica pelo DocuSign ou assinatura eletrônica para a assinatura genérica do Workday como o
    Tipo de assinatura
    .
  • A data e a hora em que o último signatário enviou a etapa
    Revisar documentos
     como a
    Data da assinatura
    .
  • Funções configuradas para cada
    grupo para assinatura eletrônica
     na guia
    Processo
     .
  • Uma guia
    Erro de integração
     se um evento de processo de negócios inclui uma integração de assinatura eletrônica que não foi concluída devido a um erro. Você pode usar as informações nessa guia para solucionar o erro.
Quando você mescla um candidato com um trabalhador e o candidato tem uma tarefa de
revisão de documentos
 pendente, o Workday remove a tarefa de
revisão de documentos
 pendente se você estiver usando
a assinatura eletrônica do Adobe Sign
 como o
tipo de integração de assinatura eletrônica
. A Workday recomenda que, após uma mesclagem, você use a tarefa
Revisar documentos
 para adicionar esta etapa.
Defina o Workday para enviar uma notificação personalizada na entrada de uma etapa
de revisão de documentos
 ou na entrada de cada grupo de assinaturas.
Use o relatório
Traduzir objeto de negócios
 para:
  • Traduza o texto no campo
    Documento
     para qualquer idioma de destino habilitado para seu locatário. Selecione
    Documento
     como o
    Objeto de negócios traduzível
    . Selecione
    Instâncias traduzíveis
    e, em seguida, selecione a
    Data de vigência
     dos instantâneos do documento a serem traduzidos.
  • Traduza o texto nos campos
    Instruções
     e
    Declaração de assinatura
     para qualquer idioma de destino habilitado em seu locatário. Selecione
    a configuração da etapa de revisão de documento
     como o
    objeto de negócios traduzível
    e, em seguida, selecione as
    instâncias traduzíveis
    .
Use o relatório
Status da etapa de revisão de documento
 para exibir todos os documentos adicionados ao Workday usando a etapa
Revisar documentos
 de um processo de negócios.