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Última atualização: 2025-10-03
Conceito: diretrizes de processo de negócios de onboarding

Conceito: diretrizes de processo de negócios de onboarding

Visão geral

O processo de negócios
Onboarding
do Workday é uma estrutura configurável que permite criar uma jornada personalizada para novas admissões, trabalhadores terceirizados e carregadores internos, muitas vezes começando antes mesmo do primeiro dia (pré-boarding).

Subprocessos

Você pode configurar o processo de negócios
Onboarding
 para incluir uma variedade de etapas e outros processos de negócios a fim de atender às necessidades da sua organização. Elas podem ser organizadas sequencialmente ou em paralelo. Etapas comuns:
  • Tarefas: é uma etapa consolidada para permitir que os trabalhadores atualizem suas próprias informações. Isso pode incluir
    Alteração de contato
    ,
    Alteração de informações pessoais
    ,
    Alteração de nome
    e
    Alteração de nome preferencial
    .
  • Tarefa a fazer: é uma etapa flexível para atribuir tarefas e lembretes gerais ao trabalhador ou a outros participantes do processo.
  • Revisar documentos: permite adicionar documentos para revisão, confirmação ou assinatura eletrônica.
  • Alterar seleções de benefícios: permite que o colaborador faça suas seleções iniciais de benefícios.
  • Complete Form I-9: gerencia o processo de verificação de elegibilidade para o emprego nos EUA. Isso normalmente é precedido pela etapa
    Manage Form I-9 Assignment
     .
  • Editar habilitações: permite que os trabalhadores adicionem ou atualizem suas habilitações e certificações profissionais.
  • Editar IDs: permite que os trabalhadores insiram informações de ID governamental e nacional.

Pré-requisitos

Você deve primeiro definir seu ambiente para concluir o processo de negócios Onboarding com êxito. Consulte a seção
Contexto
 no. Etapas: definir segurança para onboarding e a seção
Pré-requisitos
 em Etapas: definir processo de negócios de onboarding.
Para tarefas iniciadas no processo de onboarding, os trabalhadores exigem permissões de segurança específicas. O acesso para concluir essas tarefas é concedido por meio de funções de autoatendimento, como os grupos de segurança
Colaborador como si mesmo
 ou
Trabalhador terceirizado como si mesmo
 . É crucial avaliar as permissões de segurança atribuídas a esses grupos de segurança de autoatendimento para garantir que eles tenham a autorização apropriada para concluir as tarefas obrigatórias.

Iniciadores do processo

Você pode iniciar o processo de negócios
Onboarding
 para um trabalhador por meio de várias ações. Consulte Etapas: definir processo de negócios de onboarding.

Limitações

Embora o processo de negócios
Onboarding
 seja robusto, há algumas limitações a serem consideradas:
  • Processo de onboarding único: um trabalhador só pode ter um
    processo de onboarding ativo
     em andamento por vez. Quando um novo evento de onboarding é iniciado para um trabalhador que já está em um processo ativo, o novo evento de processo de negócios não é iniciado.
  • Conformidade legal: o Workday fornece as ferramentas para atribuir tarefas aos candidatos selecionados antes de sua data de início, mas não fornece aconselhamento jurídico. Sua organização é responsável por garantir a conformidade com as leis trabalhistas relativas à remuneração para atividades de candidatos selecionados.
  • Formulário I-9 com atribuições internacionais: a etapa
    Complete Form I-9
     não é iniciada quando o processo
    de Onboarding
     é iniciado como parte do processo de negócios
    Iniciar atribuição internacional
     .

Fluxos de trabalho comuns

Caminho 1: onboarding de novas admissões externas padrão
Esse fluxo de trabalho é iniciado no processo de negócios Admissão e foi desenvolvido para colaboradores novos externos. É o mais abrangente dos três roteiros. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Action by Employee As Self 
>
 D: Review Documents by Employee as Self 
>
 E: Action by Employee as Self  
>
 F: To Do by Employee as Self
Caminho 2: onboarding de transferência interna (versão Lite)
Este fluxo de trabalho é iniciado com base no processo de negócios
Alterar cargo
 para os colaboradores existentes. Ele omite etapas que normalmente são necessárias apenas em uma admissão inicial. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Employee as Self 
>
 C: Review Documents by Employee as Self 
>
 D: To Do by Employee as Self
Roteiro 3: onboarding de trabalhador terceirizado (contratado)
Este fluxo de trabalho descreve as principais etapas para fazer o onboarding de um novo trabalhador terceirizado, desde a entrada de dados iniciais e revisão de documentos até os processos internos para conceder acesso ao sistema e provisionar equipamentos. 
A: Initiation 
>
 B: Tasks by Contingent Worker as Self 
>
 C: Review Documents by Contingent Worker as Self 
>
 D: To Do by Hiring Manager 
>
 E: To Do by IT Administrator

Etapas do fluxo de trabalho

Estes são os tipos de etapa comuns para o fluxo de trabalho do processo de negócios
Onboarding
 :
Início
  • Ordem das etapas
    : é sempre a primeira etapa do processo de negócios, designada pela letra "A".
  • Grupo
    : executada por uma ação do sistema acionada pela conclusão de uma etapa em um processo de negócios principal (por exemplo,
    Admissão
    ). A segurança do usuário que inicia o processo principal determina quem pode iniciar
    o Onboarding
    . As funções comuns incluem:
    • Administrador de RH
    • Gestor
    • Especialista em onboarding
  • Especificar
    : esse campo não é aplicável ao tipo de etapa
    Início
     .
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: para ter uma nova experiência de admissão sem problemas, o processo de negócios
      Onboarding
       deve ser configurado como um subprocesso dentro do processo de negócios Admissão. Uma das principais práticas é colocar a etapa de ação
      Onboarding
      após
       a etapa
      Criar conta Workday
       no processo
      Admissão
       . Isso garante que o novo admitido tenha acesso ao sistema para concluir suas tarefas de onboarding.
    • Caso de uso: o principal caso de uso para a etapa
      Início
       é acionar a sequência de eventos que compõem a jornada de onboarding. Isso inclui geração de tarefas, envio de notificações e roteamento de documentos para o novo trabalhador e outras funções relevantes. Ele atua como o contêiner para todas as etapas subsequentes, como
      Tarefas a fazer
      ,
      Revisar documentos
      e outras tarefas.
    • Exemplo: um
      administrador de RH
       conclui a etapa final do processo de negócios
      Admissão
       de um novo colaborador. Após a conclusão, o sistema inicia automaticamente o processo de negócios
      de Onboarding
       . A nova admissão então recebe uma notificação para se conectar ao Workday e começar a concluir suas tarefas de onboarding, como atualizar informações pessoais e revisar as políticas da empresa.
      .
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Prática recomendada: configure regras no processo de negócios principal para acionar fluxos de trabalho
      de onboarding
       especializados. Por exemplo, você pode ter um processo
      de Onboarding
       para colaboradores corporativos e um separado para colaboradores de fábrica, cada um com etapas e documentos diferentes.
    • Caso de uso: embora você não coloque uma regra de condição na etapa
      Início
       ( pois isso impede que o processo seja iniciado), você pode usar o roteamento com base em regras no processo de negócios principal (por exemplo,
      Admissão
      ) para determinar se e qual definição de processo de negócios
      de Onboarding
       iniciar. Isso permite diferentes experiências de onboarding com base em critérios como perfil de cargo, local ou tipo de trabalhador.
    • Exemplo: uma regra de condição no processo de negócios
      Admissão
       pode verificar o país da nova admissão. Se o país for os Estados Unidos, o processo
      de onboarding dos EUA
       é iniciado, o qual inclui as etapas
      do Formulário I-9
       . Se o país é o Canadá, inicia o processo
      de onboarding canadense
       com documentos e tarefas específicos do país.
Tarefas
Esta é uma etapa
de Ação
 . O tipo de etapa específico é
Tarefas
.
  • Ordem das etapas
    : a ordem é definida na definição de processo de negócios
    Onboarding
     . Você pode atribuir uma letra ou um número para sequenciar a etapa.
    • Prática recomendada: para que várias tarefas sejam exibidas na caixa de entrada do trabalhador simultaneamente, você pode configurá-las como etapas simultâneas atribuindo a elas o mesmo identificador de ordem (por exemplo, selecionando todas para a etapa b). No entanto, certifique-se de que a etapa que contém essas tarefas ocorra após a etapa
      Criar conta Workday
       no processo de negócios principal (por exemplo,
      Admissão
      ) para evitar que a tarefa fique sem atribuição.
  • Group
    :
    • As tarefas configuradas para Colaborador como si mesmo
       são executadas pelo grupo de segurança
      Colaborador como si mesmo
       .
    • As tarefas de trabalhador terceirizado como si mesmo
       são executadas pelo grupo de segurança
      Trabalhador terceirizado como si mesmo
       .
    • Prática recomendada: para permitir que os trabalhadores concluam as tarefas de onboarding antes de suas datas de início oficiais e para evitar que as tarefas fiquem sem atribuição quando a data de início é movida, recomenda-se atribuir a etapa tanto para os grupos de segurança de trabalhadores selecionados quanto para os trabalhadores ativos:
      • Para colaboradores:
        colaborador como si mesmo
         e
        colaborador pré-admissão como si mesmo
      • Para trabalhadores terceirizados:
        trabalhador terceirizado como si mesmo
         e
        trabalhador terceirizado pré-contratação como si mesmo.
  • Security Domains
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Autoatendimento: Dados pessoais
    • Self-Service: Person
    • Self-Service: Verify National ID
    • Autoatendimento: Informações de contato residenciais
    • Autoatendimento: Informações de contato comerciais
    • Self-Service: Emergency Contacts
    • Self-Service: Payment Election
    • Self-Service: Payroll - USA
    • Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - CAN
    • Self-Service: Benefits
    • Self-Service: Dependents
  • Especificar
    : a configuração de uma etapa
    de tarefas
     não usa um campo de opção
    Especificar
    . Em vez disso, você especifica as tarefas incluídas selecionando-as em uma lista de processos de negócios de autoatendimento disponíveis. Você pode optar por agrupar várias ações em uma etapa
    de Tarefas
     ou separá-las.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Para uma experiência de usuário simplificada, você pode agrupar itens relacionados em uma única etapa
        de tarefas
         com um rótulo claro, como
        Concluir documentação da nova admissão
        .
      • Se você precisa garantir que certas tarefas sejam concluídas antes de outras, coloque-as em etapas sequenciais separadas. Por exemplo, você pode tornar
        Confirmar informações pessoais
         (etapa b) um pré-requisito para
        Gerenciar seleções de forma de pagamento
         (etapa c).
      • Para tarefas que devem estar disponíveis apenas na data de admissão do trabalhador (como as seleções de benefícios), use um
        Atraso da etapa
         nessa etapa específica dentro da configuração do processo de negócios. Isso evita que a tarefa apareça prematuramente na caixa de entrada.
    • Casos de uso: as tarefas comuns agrupadas nessa etapa incluem:
      • Inserir informações pessoais
      • Inserir informações de contato
      • Editar IDs governamentais
      • Gerenciar seleções de forma de pagamento (depósito direto)
      • Preencher formulários de retenção federal e estadual
      • Inserir contatos de emergência
      • Alterar seleções de benefícios
    • Exemplo: no fluxo de trabalho
      Onboarding de novas admissões externas padrão
       , você pode configurar uma etapa
      de tarefas
       rotulada
      Tarefas de onboarding iniciais
       atribuídas ao
      Colaborador pré-admissão como si mesmo
       e
      ao Colaborador como si mesmo
      . Essa etapa única pode incluir:
      • Inserir informações pessoais
      • Inserir informações de contato
      • Inserir contatos de emergência
  • Diretrizes de regra de condição
    : você pode aplicar regras de condição para controlar se a etapa inicia ou é ignorada.
    • Caso de uso: uma regra de condição pode ser configurada para ignorar automaticamente as etapas de aprovação de atualizações de informações pessoais e de contato se o trabalhador acessa a tarefa, mas não faz alterações antes de enviar. Isso evita roteamento desnecessário para aprovadores.
Ação
  • Ordem das etapas
    : pode ser colocado em qualquer etapa após a etapa
    Início
     (etapa a). Você pode usar letras (b, c, d) para definir a sequência. Etapas com a mesma letra são executadas em paralelo.
  • Grupo
    : quem executa a tarefa é altamente flexível. Pode ser atribuído ao
    administrador de onboarding
    ,
    colaborador como si mesmo
    ,
    trabalhador terceirizado como si mesmo
    ,
    gestor
    ,
    parceiro de RH
    ,
    parceiro de benefícios
    ou qualquer outro grupo de segurança com as permissões necessárias para o subprocesso ser iniciado.
  • Security Domains
    : domínios de segurança aos quais o grupo de segurança com base em funções deve ter acesso:
    • Administrador de onboarding
      : acesso a tarefas para definição de regras e modelos de onboarding. O acesso a este domínio deve ser restrito:
      Set Up: Onboarding
      .
    • Colaborador como si mesmo
      : acesso ao aspecto de autoatendimento do processo de onboarding, incluindo worklets no painel:
      Self-Service: Onboarding
      ,
      Self-Service: Home Contact Information (e subdomínios)
      ,
      Self-Service: Work Contact Information (e subdomínios) ,
      Autoatendimento: Contatos de emergência
      ,
      Autoatendimento: Benefícios
      ,
      Autoatendimento: Folha de pagamento (Minhas seleções de retenção)
      .
    • Gestor
      : visualize ou modifique o acesso a
      Worker Data: Work Contact Information (e aos subdomínios)
      .
    • Administrador de RH: Set Up: Onboarding
      (Acesso às tarefas para definição de regras e modelos de onboarding. O acesso a este domínio deve ser restrito),
      Person Data: Home Contact Information (e subdomínios), Worker Data: Work Contact Information (e subdomínios), Person Data: perfis de emergência.
    • Parceiro de RH
      : visualizar ou modificar
      Person Data: Home Contact Information (e subdomínios)
      ,
      Worker Data: Benefits
      ,
      Worker Data: Work Contact Information (e subdomínios)
      .
    • Administrador de benefícios/Parceiro
      : visualize ou modifique
      Worker Data: Benefits, Person Data: perfis de contatos de emergência
      .
  • Especificar
    : selecione o processo de negócios específico a ser iniciado como um subprocesso. Exemplos de onboarding:
    • Alterar informações pessoais
    • Alterar informações de contato
    • Alterar IDs governamentais
    • Alterar contatos de emergência
    • Alterar seleções de benefícios
    • Preencher Formulário I-9
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: agrupe tarefas de coleta de dados semelhantes. Por exemplo, em vez de etapas separadas para informações Pessoais, Contato e Contato de emergência, você pode usar o tipo de etapa consolidado Tarefas. No entanto, se você precisar de aprovações ou roteamentos separados para cada uma, é melhor mantê-las como etapas de ação distintas.
    • Exemplo: uma etapa de ação rotulada
      Concluir seu perfil
       pode iniciar o subprocesso
      Alterar informações pessoais
       , atribuído ao
      Colaborador como si mesmo
      .
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Criar e testar as regras, uma de cada vez.
      • Use campos específicos para tornar suas regras precisas.
      • Aproveite o relatório
        Opções de configuração de processo de negócios
         para ver os campos disponíveis para suas regras.
    • Casos de uso:
      • As regras de condição são essenciais para criar experiências de onboarding dinâmicas e relevantes. Você pode usá-las para incluir ou ignorar etapas com base nos dados do trabalhador.
      • Ignorar inscrição em benefícios para trabalhadores de meio período que não são elegíveis para benefícios.
      • Inclua um documento de revisão de política específico do estado apenas para trabalhadores em um determinado estado.
      • Acione um conjunto de tarefas diferente para uma transferência interna e uma nova admissão.
    • Exemplo: para executar a etapa
      Complete Form I-9
       apenas para admissões nos EUA, você pode criar uma regra:
      • Tipo de regra:
        Condição de entrada.
      • Condição:
        o país
         da posição principal do trabalhador é
        os Estados Unidos da América
        .
Tarefa a fazer
  • Ordem das etapas
    : pode ser colocada em qualquer lugar do fluxo. Ele é muito usado para lembretes ou tarefas que não têm um processo de negócios dedicado.
  • Grupo
    : executado por qualquer grupo de segurança. Os titulares comuns são:
    • Colaborador como si mesmo
      .
    • Gestor
      .
    • Coordenadores departamentais (por exemplo,
      suporte de TI
      )
  • Especifique
    : você seleciona uma Tarefas
    a fazer
     pré-configurada da lista que você mantém na tarefa
    Manter tarefas a fazer
     .
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: use as etapas Tarefas
      a fazer
       para tarefas que não são do sistema ou lembretes simples. Isso mantém o processo de negócios limpo e evita a criação de subprocessos complexos para ações simples.
    • Exemplo: uma
      Tarefa a fazer
       atribuída à nova admissão pode ser
      Assista ao vídeo de boas-vindas do CEO
      com um link para o vídeo nas instruções.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas:
      • Mantenha o texto da
        Tarefa a fazer
         claro e acionável.
      • Usar notificações para lembrar o titular se a data limite estiver próxima.
    • Casos de uso:
      • Atribua uma
        solicitação de tarefas a fazer
         para laptop ao gestor somente para colaboradores assalariados.
      • Lembre uma nova admissão de
        Revisar o calendário de feriados da empresa
        se a data de admissão estiver próxima a um feriado nacional.
    • Exemplo:
      • Uma etapa Tarefas
        a fazer
         rotulada
        Gestor: preparar pacote de boas-vindas
         pode ser atribuída à função de gestor.
Revisar documentos
Esta é uma etapa
de Ação
 .
  • Ordem
    : normalmente, é inserido após a coleta de dados inicial, mas antes da etapa de conclusão.
  • Grupo
    : quase sempre executado por
    colaborador como si mesmo
    .
  • Especificar
    : você pode configurar quais documentos incluir e se eles exigem assinatura eletrônica. Exemplo: manual do colaborador, acordo de confidencialidade.
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: para documentos de conformidade essenciais, torne essa etapa obrigatória e use a funcionalidade de assinatura eletrônica para fins de controle e auditoria.
    • Exemplo: uma etapa rotulada
      Confirmar políticas da empresa
       pode conter o Código de conduta, a Política de uso aceitável de TI e o Manual do colaborador.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Prática recomendada: agrupe documentos que tenham os mesmos requisitos de público e de assinatura em uma única etapa para simplificar a experiência do usuário.
    • Casos de uso:
      • Apresente um manual do colaborador diferente com base no país ou empresa do trabalhador.
      • Inclua um documento de plano de comissão de vendas somente para os colaboradores da organização de vendas.
    • Exemplo: uma regra pode verificar a
      família de cargos
      do trabalhador . Se a
      família de cargos
       é Vendas, a etapa inclui o documento
      do plano de incentivo de vendas
       para assinatura.
Serviço
  • Ordem das etapas
    : a ordem é essencial para estas etapas. Por exemplo,
    a etapa Criar conta Workday
    deve ocorrer antes de qualquer tarefa ser encaminhada para o novo colaborador.
  • Grupo
    : executado por um sistema e que não tem uma pessoa atribuída no sentido tradicional.
  • Especificar
    : você seleciona o serviço do sistema específico a ser executado. Serviços comuns no
    Onboarding
    :
    • Criar conta Workday
    • Atribuição de plano de onboarding
  • Diretrizes para tipos de etapa
    :
    • Prática recomendada: esses são processos do sistema em segundo plano. Elas não são tarefas que um usuário conclui, mas são essenciais para a automação do fluxo de trabalho.
    • Exemplo: colocar o serviço
      Criar conta Workday
       no início do processo de admissão permite que um candidato selecionado obtenha suas credenciais de conexão e inicie suas tarefas de onboarding no Workday antes do primeiro dia.
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Prática recomendada: essas etapas são fundamentais. Certifique-se de que eles sejam colocados corretamente na sequência do processo de negócios principal (por exemplo,
      Admissão
      ) para habilitar o processo
      de Onboarding
       . A etapa
      Criar conta Workday
       deve vir antes da própria etapa
      Onboarding
       .
    • Caso de uso: você pode usar uma regra de condição para evitar que uma conta Workday seja criada com muito antecedência em relação à data de admissão.
    • Exemplo: a etapa de serviço
      Atribuição de plano de onboarding
       é adicionada ao processo de negócios
      Admissão
       para atribuir automaticamente o plano de onboarding correto à nova admissão.

Integração

No Workday, você pode iniciar uma integração de qualquer processo de negócios que ofereça suporte ao tipo de etapa
Integração
 . Geralmente é usado durante o onboarding para enviar dados a sistemas de terceiros (como para
benefícios
,
folha de pagamento
ou provisionamento de TI) ou para iniciar processos internos, como
E-Verify for Form I-9
.
  • Ordem das etapas
    : as integrações podem ocorrer em várias etapas do fluxo de trabalho. Essa etapa geralmente ocorre após a conclusão de todas as aprovações, mas antes da conclusão do processo.
  • Grupo
    : executada pelo sistema e requer que você atribua um usuário de sistema de integração (ISU) pré-configurado que tenha as permissões de segurança necessárias para executar a integração.
  • Especificar
    : selecione o sistema de integração específico a ser executado. Pode ser um conector Workday pré-criado, como um para um provedor de cartão corporativo, ou uma integração personalizada usando o Workday Studio, o Enterprise Interface Builder (EIB) ou o Core Connectors.
  • Diretrizes de tipo de etapa
    • Práticas recomendadas:
      • Build primeiro: sempre crie e configure o sistema de integração antes de tentar adicionar e configurar a etapa Integração no processo de negócios.
      • Use um ISU: sempre use um
        usuário de sistema de integração
        para executar a integração. Isso aumenta a segurança e facilita a auditoria.
      • Separado e entregue: um processo de integração geralmente é dividido entre a geração de um arquivo e sua entrega. Se um sistema externo não receber um arquivo, use os relatórios
        Monitor de processos
         e
        Eventos de integração
         para saber se houve falha na geração do arquivo ou na etapa de entrega.
    • Casos de uso:
      • Integração de saída: o caso de uso mais comum no
        Onboarding
         é para acionar uma integração de saída para enviar novos dados de admissão para um sistema externo. Os exemplos incluem o envio de dados do trabalhador para o Okta ou Active Directory para provisionamento de conta de TI, a transmissão de informações de nova admissão para uma folha de pagamento terceirizada ou um provedor de benefícios, o envio de dados do colaborador para o
        E-Verify
         por meio do processo de negócios
        Complete Form I-9
         .
      • Integração de entrada: embora menos comum como parte direta do processo de negócios
        Onboarding
         , uma integração pode acionar um processo que, por fim, carrega dados de volta no Workday (por exemplo, recebimento de uma ID permanente de uma nova admissão de um sistema global de RH).
  • Diretrizes de regra de condição
    :
    • Práticas recomendadas: teste suas regras regularmente para garantir que elas sejam roteadas conforme o esperado, especialmente depois de fazer alterações na definição do processo de negócios.
      • Evite regras excessivamente complexas e difíceis de manter. Às vezes, criar uma definição do processo de negócios separada e com base em regras é mais limpo do que muitas regras complexas em uma única definição.
      • Tenha cuidado com etapas simultâneas que também são condicionais, pois às vezes elas podem fazer com que o processo interrompa. Geralmente, é melhor colocar as integrações essenciais em sua própria etapa sequencial.
    • Casos de uso:
      ignorar etapas desnecessárias
      : crie uma regra para ignorar uma etapa de aprovação se um trabalhador reenviar informações pessoais ou de contato sem fazer alterações reais.
      • Roteamento com base em regras: defina diferentes versões do processo de negócios
        Onboarding
         com base em critérios como
        Empresa
        ,
        Organização de supervisão
        ou
        Local
        . Por exemplo, você pode ter um processo de onboarding exclusivo para trabalhadores do Canadá em relação aos Estados Unidos, o que inclui diferentes etapas de integração para fornecedores específicos do país.
      • Conteúdo individualizado: use regras de condição para definir
        públicos para planos de onboarding
        , permitindo que você envie conteúdo, tarefas e documentos direcionados a diferentes grupos de novas admissões.
    • Exemplo: ignore a etapa
      Revisar documento
      para transferências internas que já viram o manual da empresa.
      • Lógica da regra
        : crie uma regra de condição na etapa
        Revisar documento
         que avalie como
        falso
         se a
        Fonte de admissão
         do trabalhador for
        Transferência interna
        . A etapa será ignorada para essa população, mas será acionada para todas as admissões externas.

Notificações

Notificações do sistema
Notificações do sistema são alertas por padrão gerados pelo Workday para eventos de processo de negócios. Você pode visualizar todas as notificações do sistema na guia
Notificações
 do processo de negócios. O Workday permite que você desabilite uma notificação específica, embora geralmente seja melhor gerenciar as preferências de notificação no nível de usuário ou usar notificações personalizadas para alertas mais direcionados. Consulte Configurar notificações do sistema de processo de negócios.
As configurações de notificação globais são gerenciadas na tarefa
Editar definição de locatário - Notificações
 .
Notificações personalizadas
Você pode criar notificações personalizadas que podem ser iniciadas em qualquer etapa do processo de negócios para alertar os usuários sobre eventos, ações obrigatórias ou alterações de status. Para criar uma notificação, navegue até a etapa respectiva em sua definição de processo de negócios e, no menu de ações relacionadas dessa etapa, selecione
Processo de negócios
Adicionar notificação
. Consulte Criar notificações personalizadas.
  • Diretrizes e práticas recomendadas:
    • Consolidar quando possível: em vez de enviar uma notificação separada para cada tarefa que uma nova admissão precisa concluir, considere consolidá-las. Por exemplo, você pode enviar um único e-mail
      de boas-vindas
       vinculado ao painel
      Onboarding do Workday
       da nova admissão ou à página
      Minhas tarefas
       , em que ela pode ver todos os itens pendentes. Isso ajuda a evitar sobrecarregar a nova admissão com muitos e-mails.
    • Use uma linguagem clara e orientada para a ação: o assunto e o texto das suas notificações devem ser claros, concisos e informar ao destinatário exatamente o que ele precisa fazer. Use campos dinâmicos para personalizar a mensagem com o nome da nova admissão, data de início, gestor e assim por diante.
    • Aproveite o conteúdo dinâmico: use campos de relatório de classe para inserir informações relevantes em suas notificações. Isso pode incluir detalhes como:
      • Data de admissão
      • Título de cargo
      • Gestor
      • Local de trabalho
      • Links para o painel de onboarding
    • Considere o público: adapte o conteúdo e o tom de suas notificações ao destinatário. A notificação para uma nova admissão terá um tom diferente de uma notificação para um membro da equipe de TI ou um gestor de contratação.
    • Identidade visual: use as tarefas
      Manter modelos de e-mail
       e
      Designer de notificação
       para criar modelos de e-mail com a marca que se alinham à aparência da sua empresa. Você pode substituir o modelo de e-mail por padrão em qualquer notificação personalizada para usar um modelo de marca específico.
    • Acionar um e-mail de boas-vindas:
      • Para garantir que a nova admissão tenha acesso ao Workday, essa notificação deve ser acionada após a etapa
        Criar conta Workday
         no processo de negócios
        Admissão
         .
      • Você pode usar um atraso de etapa para enviar essa notificação um determinado número de dias após a conclusão da admissão ou acioná-la imediatamente após a entrada no processo
        de onboarding
         .
    • Notificação às equipes internas:
      • Crie notificações personalizadas para alertar equipes internas, como
        TI
        ,
        Instalações
        e
        Folha de pagamento
         , de que uma nova admissão foi processada.
      • Essas notificações devem ser acionadas no ponto apropriado do processo. Por exemplo, uma notificação de TI pode ser acionada após a conclusão do processo de negócios
        Admissão
         .
      • Incluir detalhes relevantes na notificação, como o nome da nova admissão, a data de início, o local e qualquer equipamento específico ou requisitos de acesso.
    • A gestão de notificações de subprocesso:
      • O processo
        de Onboarding
         geralmente envolve subprocessos (por exemplo, para inscrição em benefícios, verificação I-9). Esses subprocessos têm suas próprias configurações de notificação.
      • Se você quer suprimir as notificações de um subprocesso para evitar o envio de muitos e-mails, pode desabilitar as notificações do sistema na etapa de início desse subprocesso.
      • Esteja ciente de que um subprocesso pode ser usado por outros processos de negócios. Para evitar consequências indesejadas, você pode adicionar uma regra de condição às suas notificações personalizadas para que
        sejam iniciadas apenas se um processo de negócios independente estiver em vigor
        .
    • O uso de regras de condição:
      • As regras de condição são ferramentas avançadas para controlar quando uma notificação é enviada. Você pode usá-los para:
        • Enviar uma notificação somente se determinados critérios forem atendidos, por exemplo, se a nova admissão estiver em um local ou perfil de cargo específico.
        • Enviar notificações diferentes para diferentes grupos de pessoas com base nos dados do processo de negócios.
      • Certifique-se de que a notificação só seja enviada após uma série de etapas serem concluídas.
    • Tratamento de etapas opcionais: esteja ciente de que, se você configurar uma notificação em uma etapa opcional, ela será enviada mesmo que a etapa seja ignorada. Planeje sua estratégia de notificação adequadamente.
  • Exemplos:
    • Meta: enviar uma mensagem de boas-vindas motivante a um novo admitido assim que o processo de negócios
      de Onboarding
       for iniciado.
    • Definição: crie uma notificação personalizada na etapa Início do processo de negócios
      Onboarding
       . O destinatário é
      o Colaborador como si mesmo
      e a notificação é encaminhada para seu e-mail pessoal.
    • Meta: enviar às novas admissões as informações-chave de que elas precisam para o primeiro dia.
    • Definição: cria uma notificação acionada por uma etapa de Tarefas
      a fazer
       programada para o dia anterior à data de início.

Problemas e soluções

Expedição
Causa e solução
O processo
de onboarding
 não é acionado para novas admissões após a conclusão da admissão.
Causa:
 isso pode ter várias causas:
  1. As etapas de onboarding tornam-se não atribuídas se uma conta Workday ainda não foi criada para uma nova admissão.
  2. As etapas
    de onboarding
     e
    de definição de onboarding
     não estão ordenadas corretamente ou incluídas no processo de negócios principal
    de admissão
     .
Solução:
  1. Use a tarefa
    Criar definição de processo de negócios (definição por padrão)
     para criar uma definição por padrão para o processo de negócios
    Definição de onboarding
     .
  2. Na definição do processo de
    negócios
     Admissão, certifique-se de que a etapa
    de Definição de onboarding
     vem imediatamente antes da etapa
    de Onboarding
     . Ambas as etapas devem ser colocadas
    após
     a etapa
    Criar conta Workday
     .
As novas admissões não recebem a notificação de onboarding.
Causa:
 a causa mais comum é uma regra de roteamento incorreta. Para candidatos selecionados, a notificação deve ser encaminhada para seu endereço de e-mail pessoal.
Solução:
 navegue até
Editar definição de locatário - Notificações
. Na seção
HCM
 , certifique-se de que as notificações de
Notificações de plano de onboarding
 ou a notificação personalizada relevante estejam configuradas para rotear
e-mails externos
 no público-alvo. Além disso, verifique se o candidato selecionado tem um endereço de e-mail pessoal preenchido no Workday.
As novas admissões não recebem todas as tarefas de onboarding na caixa de entrada de uma só vez.
Causa:
 as etapas na definição do processo de negócios Onboarding são configuradas com números de ordem diferentes (por exemplo, c, d, e), fazendo com que sejam executadas sequencialmente, à medida que cada etapa anterior é concluída.
Solução:
 revise a definição de processo de negócios Onboarding. Se a meta é que todas as tarefas apareçam de uma vez, certifique-se de que as etapas relevantes (por exemplo,
Tarefa a fazer
,
Revisar documentos
,
Alterar informações pessoais
) estejam configuradas com a mesma letra
do pedido
 (por exemplo, c, c, c). Isso fará com que as etapas simultâneas apareçam simultaneamente na caixa de entrada.
A etapa
Complete Form I-9
 fica preso e não prossegue.
Causa:
 a etapa
Complete Form I-9
 está configurada para ser executada simultaneamente (ou seja, com o mesmo número de ordem) que outras etapas do processo de negócios
Onboarding
 . A integração E-Verify, que faz parte dessa etapa, geralmente não é acionada até que todas as outras etapas simultâneas sejam concluídas.
Solução:
 edite a definição de processo de negócios Onboarding para colocar a etapa
Complete Form I-9
 em sua própria etapa sequencial (com um número de ordem exclusivo). Ela não deve ter outras etapas em execução simultânea para obter melhores resultados.
A notificação não está sendo acionada quando a etapa do processo de negócios é concluída.
Causa:
 a notificação pode não estar corretamente associada à etapa do processo de negócios ou pode haver uma condição na notificação que não está sendo atendida.
Solução:
 revise a definição da notificação personalizada para garantir que esteja vinculada ao processo e à etapa de negócios corretos. Verifique a guia
Condição
 na notificação para ver se há alguma regra que impeça seu acionamento. Além disso, verifique o
monitor de processos
 do trabalhador para ver se o processo de negócios está se comportando conforme o esperado.
Os links na notificação (por exemplo, para o
Plano de onboarding
) não funcionam para a nova admissão.
Causa:
 geralmente esse é um problema de segurança. O novo admitido pode ainda não ter recebido acesso à conta Workday dele ou a segurança da página de destino é insuficiente.
Solução:
 certifique-se de que a etapa
Criar conta Workday
 no processo de negócios
Admissão
 ou
Onboarding
 seja executada antes que as notificações com links internos sejam enviadas. Verifique se a definição
de pré-boarding externo
 está definida corretamente se você quer que os candidatos selecionados acessem o conteúdo antes da data de início.
O gestor ou outros participantes não estão recebendo as notificações de lembrete.
Causa:
 o destinatário pode ter sido definido incorretamente ou o usuário pode não ter um endereço de e-mail comercial no Workday.
Solução:
 verifique o campo
Destinatário
 na notificação personalizada para garantir que a função correta (por exemplo,
Gestor
,
Parceiro de RH
) esteja selecionada. Verifique no perfil do trabalhador se o destinatário tem um endereço de e-mail comercial válido.
Um aprovador ou outro participante (por exemplo,
gestor
) não pode ver ou executar ações em uma etapa de onboarding.
Causa:
 esse é normalmente um problema de segurança em que a função de segurança do usuário não tem permissão para essa etapa específica do processo de negócios.
Solução:
 acesse a
Política de segurança de processo de negócios
 para o processo de negócios
Onboarding
 . Encontre a etapa específica (por exemplo,
Revisar documentos
,
Tarefas a fazer
) e verifique se o grupo de segurança apropriado (por exemplo,
Gestor
,
Parceiro de RH
) está listado com permissão para executar uma ação nessa etapa.