Conceito: processos de negócios
Um processo de negócios no Workday é um conjunto de tarefas que as pessoas iniciam, executam as ações e concluem para atingir um objetivo de negócios desejado. Quando você inicia um processo de negócios, o Workday roteia as tarefas para as funções responsáveis (usuários que podem concluir as tarefas com base em sua associação em grupos de segurança) e aplica regras de segurança e de negócios a todo o processo de negócios.
Qualquer usuário com a função apropriada pode iniciar um processo de negócios. Uma vez iniciado, o processo de negócios notifica os usuários nas funções responsáveis à medida que processa cada etapa e recebe feedback quando cada etapa é concluída, para que possa passar para a próxima etapa. Observe que as etapas de um processo de negócios podem ser condicionais.
Todos os processos de negócios baseiam-se em uma definição de processo de negócios; você não pode criar um processo de negócios no Workday sem primeiro defini-lo. Os processos de negócios por padrão do Workday são definições fornecidas e podem ser personalizados para atender às suas necessidades. Você pode copiar o processo de negócios para qualquer organização de supervisão e adaptá-lo conforme necessário, criando diferentes versões do mesmo processo de negócios para diferentes organizações. A lógica do processo de negócios é herdada, portanto, uma organização subordinada usa a definição de processo de negócios da organização superior, a menos que você especifique uma definição personalizada para a organização subordinada.
Se um processo de negócios não tiver uma definição por padrão, você pode usar a tarefa
Criar definição de processo de negócios (definição por padrão)
para criar e configurar a definição por padrão.O relatório
Tipos de processo de negócios com definições por padrão em uso
exibe os processos de negócios por padrão que estão em uso.O relatório
Opções de configuração de processo de negócios
exibe quais tipos de organização você pode associar a um processo de negócios.Exemplo
A admissão
é um processo de negócios simples de duas etapas:- Uma pessoa com a função apropriada (como um gestor ou parceiro de RH) inicia o processo de negócios concluindo a tarefaAdmitir colaboradorno Workday.
- O Workday encaminha a etapaPropor remuneraçãopara que a pessoa com a função apropriada (como um gestor ou parceiro de RH) proponha uma remuneração para o candidato.
O processo de negócios é
concluído
quando a etapa final (Propor remuneração
, neste caso) ou a etapa de conclusão designada é executada.Definições de processo de negócios
A definição de processo de negócios é a lista de etapas (tarefas) que compõem o processo de negócios e as funções responsáveis por concluí-las.
Para obter o desempenho máximo do processo de negócios, a Workday recomenda que você limite o número de etapas em uma definição de processo de negócios.
Oferecemos suporte para até 72 etapas consecutivas e não manuais em um processo de negócios. Uma etapa não manual é processada automaticamente pelo sistema sem a interação do usuário. Exemplo: etapas não obrigatórias, uma etapa
de integração
ou uma etapa de relatório
. Se você tiver processos de negócios com 72 etapas consecutivas não manuais, a Workday recomenda que você avalie a definição de processo de negócios para reduzir o número dessas etapas consecutivas ou configure uma definição de processo de negócios com base em regras com etapas condicionais.O Workday fornece uma visualização gráfica somente leitura dos processos de negócios. Você pode usar essa visualização gráfica para comunicar designs, confirmar designs e confirmar alterações de fluxo de trabalho. Para visualizar o diagrama de um processo de negócios, clique em
Visualizar diagrama
na página Visualizar definição de processo de negócios
ou, no menu de ações relacionadas do processo de negócios, selecione .Você não pode alterar o tipo de etapa das etapas existentes quando edita uma definição de processo de negócios. Se você quiser alterar o tipo de etapa, remova-a e adicione uma nova etapa com um novo tipo na definição de processo de negócios.
Quando você copia ou vincula a uma definição de processo de negócios, não pode definir uma data de vigência anterior à data de criação do processo de negócios original.
Para visualizar uma lista de processos de negócios no Workday, você pode:
- Execute o relatórioDefinições de processo de negócios.
- Selecione como uma ação relacionada em uma organização de supervisão. O Workday exibe os processos de negócios associados à organização selecionada.
Para relatórios de auditoria, você pode marcar instâncias de processos de negócios. Isso permite que você controle e gere relatórios sobre alterações de configuração de processos de negócios em seu locatário, como alterações feitas em uma definição de processo de negócios. Observe que você não pode aplicar uma etiqueta de auditoria a processos de negócios dinâmicos. Como resultado, as entradas de trilha de auditoria não são criadas no
relatório de trilha de auditoria
para processos de negócios dinâmicos.A tarefa
Desativar definições de processos de negócios órfãs
permite filtrar e desativar definições de processos de negócios que estão ativas, mas órfãs. Ou seja, a definição de processo de negócios:
- Não está configurada como uma definição por padrão.
- Não tem organizações associadas a ele.
- Não faz parte de uma definição de processo de negócios com base em regras.
Na tarefa
Desativar definições de processos de negócios órfãs
, o campo Definições de processo de negócios a serem desativados
exibe definições de processos de negócios órfãs que você pode desativar. Quando você marca a caixa de seleção Confirmar
e OK
, o Workday desativa as definições de processos de negócios listadas. Se você não vir as definições de processo de negócios listadas nesse campo e marcar a caixa de seleção Confirmar
, nenhuma alteração será feita no locatário porque não há definições ativas, mas definições órfãs a serem desativadas.Para certas etapas de tipos de processo de negócios que avançam manualmente, você pode marcá-las como
Não avançar
. Você pode usar esta funcionalidade para eliminar o risco de fraude nos casos em que um usuário pode avançar um evento para conclusão sem aprovação. Ao marcar etapas críticas em uma definição de processo de negócios como Não avançar
, você também reduz o risco de avanço manual manual de um evento. Um evento não pode ser avançado de ou por meio de uma etapa marcada como Não avançar,
incluindo métodos como a ação relacionada Avançar manualmente
em um evento de processo de negócios ou por meio do tipo Avançar gestão de operação em massa de processo de negócios
. Essa funcionalidade está disponível somente para as etapas que você pode atribuir a um grupo de segurança. As etapas que você não pode atribuir a um grupo de segurança, com exceção de uma etapa de relatório
, não podem ser marcadas como Não avançar
.Processos de negócios e segurança
Cada etapa em uma definição de processo de negócios está associada a um grupo de segurança que define quem é o responsável por essa etapa. Além disso, a definição de processo de negócios é controlada por uma política de segurança de processo de negócios que determina quem pode:
- Inicie o processo de negócios.
- Executar etapas de ação dentro do processo de negócios.
- Executar ações em todo o processo de negócios.
- Etapas de aprovação, correção, cancelamento e anulação
- Reatribuir tarefas.
Quando você acessa e visualiza uma política de segurança de processo de negócios e há grupos de segurança inesperados em qualquer uma dessas ações de processo de negócios, exibimos uma mensagem de aviso que identifica os grupos de segurança e a ação de processo de negócios em que eles estão configurados:
- Aprovação ad hoc
- Recusar
- Negar (serviço Web)
- Devolução manual
- Solicitar reatribuição
Isso permite que você identifique os grupos de segurança inválidos e os remova da política de segurança, além de garantir que a pessoa correta tenha acesso às ações permitidas do processo de negócios.
Se uma política de segurança de processo de negócios tiver grupos de segurança inesperados configurados para qualquer uma das cinco ações de processo de negócios e você fizer qualquer alteração nela, poderá salvá-las. O Workday exibe a mensagem de aviso sobre os grupos de segurança inesperados. Quando você vê a mensagem de aviso, a Workday recomenda que você teste completamente sua configuração para garantir que ela não gere acesso não intencional aos dados e que as regras de roteamento se comportem conforme o esperado.
Se você vir acessos não intencionais aos dados no seu locatário, recomendamos que remova o grupo de segurança da política de segurança do processo de negócios. Quando você remove grupos de segurança inesperados de qualquer uma das ações de processo de negócios acima e salva suas alterações, não pode adicionar os grupos de segurança novamente a essas ações de processo de negócios. Você também não poderá pesquisar o grupo de segurança em nenhuma dessas cinco listas de opções de ação do processo de negócios.
Para identificar grupos de segurança inesperados nas políticas de segurança de processo de negócios, você pode acessar o relatório
Auditoria de exceções de segurança
para visualizar as entradas de auditoria nestas guias:
- Exceções da política de segurança de processos de negócios
- Exceções de grupo de segurança
Quando você marca um processo de negócios e faz alterações em uma política de segurança de processo de negócios, são criadas entradas de trilha de auditoria. No
relatório trilha de auditoria
:
- Quando você edita uma política de segurança de processo de negócios pela primeira vez e a salva sem fazer alterações, o Workday adiciona várias entradas ao relatório.
- Uma entrada de trilha de auditoria é criada no relatório quando é feita uma alteração de segurança na política de segurança do processo de negócios, mesmo antes de você ativar a alteração.
- Quando você atualiza as listas de opções de permissão da política de segurança, a colunaLinhagemdo relatório exibe o caminho para a seção da política de segurança do processo de negócios, mas não especifica a lista de opções que foi realmente alterada.
Quando você tem grupos de segurança inativos em seu locatário e os grupos de segurança estão associados a ações permitidas que não estão mais disponíveis na política de segurança do processo de negócios, você pode remover os grupos de segurança inativos. Qualquer usuário com permissão nestes domínios pode remover os grupos de segurança inativos acessando a tarefa
Remover grupos de segurança inativos de ações indisponíveis
:
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
A tarefa
Remover grupos de segurança inativos de ações indisponíveis
ajuda a identificar e remover grupos de segurança inativos.Antes de executar a tarefa
Remover grupos de segurança inativos de ações indisponíveis
, a Workday recomenda que você acesse a tarefa Ativar alterações de política de segurança pendentes
para confirmar e ativar as alterações de segurança existentes. Depois de executar a tarefa Remover grupos de segurança inativos de ações indisponíveis
, você deve acessar novamente a tarefa Ativar alterações da política de segurança pendentes
para concluir o processo. Se você não vir o tipo de processo de negócios na tarefa Ativar alterações da política de segurança pendentes
, continue para confirmar as alterações de política de segurança pendentes. Determine se você precisa remover grupos de segurança inativos em seu locatário antes de continuar.Depois que você remove o grupo de segurança e acessa o relatório
Auditoria de exceções de segurança
, o Workday não exibe o grupo de segurança na guia Exceções da política de segurança do processo de negócios
. A tarefa Remover grupos de segurança inativos de ações indisponíveis
não aborda itens de auditoria que podem ser exibidos nestas guias do relatório Auditoria de exceções de segurança
:
- Exceções da política de segurança de domínio
- Exceções de grupo de segurança
Compartilhe suas definições de processo de negócios
Você pode usar a fonte de dados
Business Process Definition
para compartilhar informações sobre suas definições de processo de negócios com os principais stakeholders. Exemplo: você pode criar um relatório personalizado que exibe um conjunto selecionado de definições de processo de negócios, juntamente com os grupos de segurança iniciais, as etapas individuais do fluxo de trabalho e as notificações personalizadas que compõem cada definição. Esse relatório pode ser compartilhado ou exportado para uso pela alta gestão, gestores de projeto ou gestores de cliente.A fonte de dados
de definição de processo de negócios
é protegida pelo domínio de segurança Manage: Business Process Definitions
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