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Administrator Guide
Última atualização: 2024-08-23
Criar notificações personalizadas

Criar notificações personalizadas

Selecione um idioma e parâmetros regionais para o seu locatário.
Segurança: estes domínios na área funcional System:
  • Administração de processos de negócios
  • Gerenciar: definições de processo de negócios
Você pode criar notificações personalizadas que sejam acionadas em qualquer etapa do processo de negócios ou no status do processo de negócios como um todo. Você também pode atrasar o envio de uma notificação.
Para qualquer definição de processo de negócios, você pode configurar notificações de processo de negócios personalizadas para usar um endereço de e-mail De enviado diferente na notificação.
Para relatórios de auditoria, você pode marcar instâncias de processos de negócios. Esse processo permite que você rastreie e gere relatórios sobre alterações de configuração de processos de negócios em seu locatário. Exemplo: criar notificações personalizadas em uma definição de processo de negócios. No
Relatório de trilha de auditoria
, o Workday pode exibir mais de uma entrada de trilha de auditoria quando você adiciona, edita ou remove uma notificação personalizada.
O tamanho máximo de uma notificação por e-mail é de 20 MB. Quando você ultrapassa esse tamanho, a notificação não é processada e você não vê uma mensagem de erro.
  1. No menu de ações relacionadas de uma definição de processo de negócios, selecione
    Processo de negócios
    Adicionar notificação
    .
  2. Durante a execução da tarefa, considere:
    Opção Descrição
    Substituir modelo de e-mail
    Você só pode associar um modelo de e-mail a cada notificação personalizada. Use a tarefa
    Manter modelos de e-mail
     para designar qual modelo de e-mail é o
    Valor por padrão
     e quais estão
    ativos
    .
    Se você usar o Notification Designer, poderá criar um modelo de notificação e habilitá-lo para a categoria de notificação
    Processo de negócios personalizado
     . Em seguida, você pode selecionar o modelo de notificação na lista de opções
    Substituir modelo de e-mail
     . As notificações personalizadas são enviadas usando o modelo selecionado do Notification Designer.
    Não incluir link de detalhes da notificação
    Selecione essa opção se os destinatários da notificação não tiverem contas Workday. Se você configurar uma notificação por SMS, o Workday não incluirá o
    link de detalhes da notificação
     na mensagem de SMS, independentemente de você marcar a caixa de seleção.
    Acionadores
    Especifique se a notificação é acionada pelo status do processo de negócios como um todo ou quando o processo de negócios entra ou sai da etapa que você especificar.
    Somente para processos de negócios de recrutamento, você pode configurar notificações para serem acionadas com base nos motivos da exclusão quando selecionar
    Na exclusão
     e um motivo. Exemplo: um recrutador recusa a candidatura de um candidato. Uma notificação personalizada é enviada ao candidato com o motivo da exclusão.
    Quando uma etapa é configurada com uma notificação personalizada e um usuário a ignora sem concluí-la, o Workday envia a notificação e a exibe na página
    Notificações
     .
    Quando há um subprocesso com uma notificação personalizada configurada na saída da etapa
    de Início
     do subprocesso, a notificação personalizada não é acionada até a conclusão do subprocesso. A Workday recomenda que você configure a notificação na etapa de entrada da próxima etapa do subprocesso.
    Quando uma definição de processo de negócios contém uma etapa de participação compartilhada, você pode especificar um acionador de notificação usando
    Na etapa de participação compartilhada
    . Quando você seleciona essa opção, também deve selecionar a
    opção Acionar no status do participante
     para a notificação.
    Condições e regras
    Os acionadores de notificação incluem a especificação do acionador e as regras e condições que você especifica. Ambos os acionadores devem ser atendidos antes de o Workday enviar a notificação.
    Notificação de atraso
    Você pode atrasar o envio de uma notificação personalizada aos destinatários. Na seção
    Notificação de atraso
     , configure em que se baseia o atraso e o tempo de espera antes de enviar a notificação.
    Você pode configurar um atraso com base em:
    • Momento de acionamento
      . No momento em que a notificação é acionada. (Essa é a opção selecionada na seção
      Acionadores
       .) Exemplo: uma notificação é enviada
      Na saída
       da etapa
      c
      .
    • Campo Um campo de relatório. Exemplo: Data da oferta.
    Na seção
    Atraso de
     , selecione o tempo de atraso na lista de opções
    Data calculada
     . Um atraso de um dia ocorre à meia-noite do dia seguinte.
    Se você não selecionar uma opção na lista de opções
    Data calculada
     , o atraso da notificação não ocorrerá.
    Quando você baseia o atraso da notificação em um campo de relatório e esse campo está em branco, o Workday avalia o atraso e envia a notificação com base na data atual. Exemplo: você configura uma notificação personalizada para atrasar dois dias com base em uma data de admissão. O Workday aciona a notificação na segunda-feira, mas não há data de admissão, portanto, enviamos a notificação na quarta-feira.
    Repetir para
    Selecione uma instância relacionada para a qual você quer gerar notificações separadas. Nas seções
    Conteúdo da mensagem de e-mail
     e
    Conteúdo da mensagem de SMS
     , você pode incluir texto e conteúdo de campos externos na notificação. Como as notificações personalizadas são sobre o evento por padrão, o campo
    Repetir
     para permite que você altere o contexto de campos externos configurados na notificação, usando o evento e recuperando instâncias relacionadas. Se você não configura o campo
    Repetir em
     , o contexto dos campos externos permanece como o evento. Se você configura o campo
    Repetir para
     e há um conjunto de instâncias para o campo externo, o Workday gera notificações personalizadas separadas para cada instância desse campo externo.
    Exemplo: você seleciona
    Etapas do fluxo de trabalho concluídas
    no campo Repetir para
     . Isso obtém o evento e pode retornar um conjunto de etapas do fluxo de trabalho. O Workday gera uma notificação para cada etapa retornada ou nenhuma notificação se não há etapas retornadas.
    Destinatários
    Selecione quem recebe a notificação de processo de negócios personalizado configurando uma destas listas de opções:
    • Destinatários
      : selecione um campo de relatório ao qual os destinatários estão associados. Quando enviamos notificações e o campo de relatório não é válido, exibimos
      não disponível
       no lugar do valor do campo de relatório na notificação. Exemplo: o destinatário não tem acesso de segurança.
    • Grupos
      : selecione a função de segurança relacionada ao evento.
    Opção de e-mail
    Você pode usar a tarefa
    Atualização em massa de opção de endereço de e-mail em notificações
     para alterar a
    Opção de e-mail
     de todas as notificações personalizadas definidas para tipos de processo de negócios.
    O Workday oferece seis opções:
    • Valor por padrão
      : se a notificação for Com base no trabalhador, o Workday usará o endereço de e-mail comercial do trabalhador, se disponível. Se nenhum endereço de e-mail comercial é configurado, o Workday usa o endereço de e-mail pessoal do trabalhador. Se a notificação for comercial, o Workday usará o endereço de e-mail comercial.
    • Primeiro, Institucional e, em seguida, Valor por padrão
       (somente disponível para processos de negócios de Estudante): o Workday usa o endereço de e-mail institucional como destinatário. Se nenhum endereço de e-mail institucional é configurado, o Workday usa a opção de notificação
      Por padrão
       .
    • Primeiro comercial, depois pessoal
      : o Workday usa o endereço de e-mail comercial do destinatário, se disponível. Se nenhum endereço de e-mail comercial é configurado, o Workday usa o endereço de e-mail pessoal do destinatário.
    • Somente pessoal
      : o Workday usa o endereço de e-mail pessoal do destinatário.
    • Somente institucional
       (somente disponível para processos de negócios de Estudante): o Workday usa o endereço de e-mail institucional como destinatário.
    • Somente comercial
      : o Workday usa o endereço de e-mail comercial do destinatário.
    O Workday não envia notificações de processos de negócios personalizados para contas desabilitadas. Exemplo: um usuário desligado.
    A Workday recomenda selecionar a opção
    Somente comercial
     para evitar o envio de e-mails para endereços de e-mail pessoais.
    E-mails
    O Workday envia a notificação para os endereços de e-mail que você inserir. Você pode usar a tarefa
    Editar definição de locatário - Notificações
     para verificar a configuração de notificações por e-mail para processos de negócios personalizados.
  3. (Opcional) Defina as configurações de e-mail para a notificação na seção
    Substituir configurações de e-mail
     .
    • Lista de opções
      Configuração de e-mail
       : selecione uma substituição de configuração SMTP de cliente a ser usada para a notificação de processo de negócios personalizado. O Workday exibe o
      Endereço
       De que você especificou como o endereço de e-mail De enviado na notificação. O Workday exibe a configuração SMTP de cliente disponível no seu locatário como opções na lista de opções
      Configuração de e-mail
       . Se você não tem outra configuração SMTP de cliente no seu locatário, o Workday não exibe valores na lista de opções
      Configuração de e-mail
       . Quando você não seleciona uma substituição da configuração de e-mail, o Workday exibe o
      Endereço
       De que você especifica em Configuração de SMTP por padrão na tarefa
      Editar definição de locatário - Notificações
       como o endereço de e-mail De enviado. Você pode acessar a tarefa
      Criar configuração de e-mail
       para criar uma configuração de SMTP de cliente diferente para usar em uma notificação de processo de negócios personalizado.
      O Workday usa a Configuração de e-mail SMTP por padrão na tarefa
      Editar definição de locatário - Notificações
       quando o
      Endereço de origem
       na substituição da configuração SMTP do cliente falha. Exemplo: o endereço de e-mail está escrito incorretamente.
    • Campo
      Responder ao endereço de e-mail
       : insira um endereço de e-mail para o qual o destinatário deve responder. O Workday envia a resposta para esse endereço de e-mail quando os usuários respondem a uma notificação. Esse endereço substitui o endereço
      de e-mail Responder
       para na configuração de SMTP da notificação.
  4. (Opcional) Configure o assunto e o corpo do e-mail na seção
    Conteúdo da mensagem de e-mail
     . Nas grades
    Assunto
     e
    Corpo
     , você pode selecionar estas opções:
    • Texto
      : insira conteúdo na linha de assunto ou no corpo do e-mail.
    • Campo externo
      : selecione um campo de relatório a ser usado como o assunto ou o corpo do e-mail. De forma semelhante à criação de um relatório, você pode usar campos de relatório em um e-mail que retorna informações ou dados específicos para o processo de negócios e que são específicos para o destinatário.
    Nas grades
    Assunto
     e
    Texto
     , você pode usar uma combinação de campos de texto e de relatório para criar sua notificação por e-mail. Exemplo: você quer enviar uma notificação por e-mail a uma pessoa somente quando sua solicitação de ausência está com status
    Negado
     . No processo de negócios
    Solicitar ausência
     , você configura o
    Conteúdo da mensagem de e-mail
    . Na grade
    Assunto
     , você adiciona:
    • Linha 1:
      Texto
       e insira
      Seu
      .
    • Linha 2:
      campo externo
       e o campo de relatório
      Tipo de processo de negócios
       .
    • Linha 3:
      Texto
       e insira
      é
      .
    • Linha 4:
      campo externo
       e o campo de relatório
      Status
       .
    Na grade
    Corpo
     , você seleciona
    Texto
     e digita
    Entre em contato com seu gestor
    .
    Quando o destinatário recebe a notificação personalizada, o Workday exibe o e-mail:
    • Assunto como:
      Sua solicitação de ausência é recusada.
    • Corpo como:
      entre em contato com seu gestor.
    Você pode acessar o
    relatório Campos
     de relatório para visualizar detalhes sobre um campo de relatório, como:
    • Nome do objeto de negócios
    • Descrição do campo
    • Tipo de campo.
  5. (Opcional) Configure o conteúdo da mensagem de SMS para enviar notificações de processo de negócios personalizadas por meio do canal de entrega do Workday Messaging.
    You might need to take additional steps to enable this feature depending on your organization's subscription service agreement. For more information, see this Community article.
    Quando você copia uma definição de processo de negócios que tem configuração de conteúdo de mensagem de SMS, o Workday também copia a configuração de mensagem de SMS.
  6. (Opcional) Adicione anexos à notificação.
    Você pode adicionar anexos de e-mail somente quando:
    • Você seleciona
      Permitir anexos em e-mails
      na política de segurança de processos de negócios.
    • Os anexos de e-mail estão habilitados para o locatário.
    O Workday não verifica anexos de e-mail em busca de vírus.
  7. (Opcional) Clique em
    Pré-visualizar
     para enviar uma amostra da notificação configurada para Minhas tarefas.
    O exemplo de notificação contém nomes de campos, não valores. O Workday envia essa notificação usando a regra de roteamento para o tipo de notificação
    Notificações gerais de processo de negócios
     que você configura na seção
    Processo de negócios
     da tarefa
    Editar definição de locatário - Notificações
     .
Quando você usa um tipo de etapa
Cadeia de aprovação
 e seleciona
Gestor
 como o
Grupo
 de segurança para essa etapa, também pode criar uma notificação personalizada para a etapa. A Workday recomenda que você selecione
Pessoas aguardando ação
 como
Destinatário
 na definição da notificação. Se você seleciona
Gestor
 como
Destinatário
, uma notificação é enviada ao gestor de um colaborador para cada nível da cadeia de aprovação. Se você seleciona
Pessoas aguardando ação
 em vez de
Gestor
, força a notificação a avançar na cadeia de aprovação.
Opcionalmente, use a tarefa
Configurar conteúdo de notificações do sistema de processo de negócios
 para personalizar o assunto e a primeira linha do corpo das notificações do sistema geradas a partir dos processos de negócios. Você pode configurar notificações resultantes de uma ação Devolver de forma diferente.
Para desabilitar as notificações do sistema ou personalizadas, acesse a guia
Notificações
 na definição de processo de negócios e clique em:
  • Manter notificações do sistema
    . Você pode desabilitar as notificações do sistema para etapas em subprocessos desabilitando a notificação do sistema relacionada na etapa de início do subprocesso. Quando você marca a caixa de seleção
    Desabilitada
     , o Workday não envia a notificação por meio de canais de notificação configurados, como e-mail. No entanto, ainda geramos a notificação para a tarefa e a enviamos para Minhas tarefas do Workday. Exemplo: você desabilita a notificação do sistema para uma etapa
    de Aprovação
     . O Workday não envia um e-mail ao aprovador, mas ele recebe a tarefa em Minhas tarefas para concluir.
  • Manter notificações personalizadas
    . Quando você marca a caixa de seleção
    Desabilitado
     , o Workday não envia a notificação personalizada por meio de canais configurados, como e-mail ou SMS. A notificação também não será exibida no ícone de sininho.
Para editar uma notificação personalizada na guia
Notificações
 de uma definição de processo de negócios, selecione
Processo de negóciosEditar
notificação
 no menu de ações relacionadas da notificação personalizada.