Considerações para a definição: gestão de ausências

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e o uso do Workday Absence Management. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

O Workday Absence Management permite que você controle o tempo em que seu pessoal fica ausente do trabalho. Os trabalhadores podem solicitar uma ausência de curta duração ou uma licença de longa duração.

Vantagens para a empresa

Funciona perfeitamente com as principais áreas de produtos Workday, incluindo Workday Payroll, Workday Time Tracking e Workday Assistant.

Oferece flexibilidade, permitindo que você crie vários tipos de ausência e licença.

Facilita a solicitação de trabalhadores por ausências e licenças, quando necessário.

Ajuda sua organização a cumprir os requisitos regulamentares de ausências e licenças.

Permite que trabalhadores visualizem os saldos de ausências e as solicitações de licença deles em um calendário de ausências único ou da equipe.

Ajuda a responder às regras gerais de proteção de dados, limpando os dados de ausência de trabalhadores desligados.

Integra-se a aplicativos de calendário de terceiros para enviar eventos de ausência aprovados do Workday para seus calendários corporativos.

Tem suporte para valores de referência, permitindo que você compare suas taxas e políticas de ausência de trabalhadores com as de outros concorrentes do setor.

Casos de uso

Os trabalhadores podem:

Inserir solicitações de ausência.

Corrigir a ausência deles.

Visualizar saldos de ausências.

Registrar licenças com datas de término previstas e flexíveis.

Visualizar ausências e licenças aprovadas para as equipes e organizações deles.

Os gestores podem visualizar as ausências das suas próprias equipes.

Gestores e administradores de ausências podem:

Aprovar ou recusar solicitações de ausência ou licença.

Informar uma ausência ou licença em nome de um trabalhador.

Ajustar ausências ou licenças de um trabalhador.

Retornar um trabalhador de licença.

Rastrear e gerenciar ausências.

Monitorar o número de vezes e dias consecutivos que trabalhadores se ausentam durante um período e os tipos de ausência que eles obtêm.

Auxiliar trabalhadores que estejam em licença ou ausência de longa duração, criando casos de ausência para rastrear o andamento à medida que atingem marcos para se juntar novamente à força de trabalho.

Os administradores podem:

Defina os parâmetros da ausência usando:

Cálculos de ausência, lógica de negócios e regras que regem a ausência como um período.

Acúmulos, regras de elegibilidade, valores de transferência, limites superior e inferior e outros valores de ausência.

Configure os processos de negócios Ausências para que os documentos editáveis sejam gerados dinamicamente quando os trabalhadores acessam tarefas que iniciam os processos de negócios configurados, como

Solicitar ausência

Solicitar licença

Você pode usar campos de relatório ou criar campos calculados para gerar regras de licença.

Perguntas a considerar

Pergunta	Considerações
Como sua organização diferencia ausências de curto prazo de ausências de longo prazo?	Para fins de configuração, o Workday classifica afastamentos de curta duração como ausências e os de longa duração como licenças. A experiência do calendário de ausências simplifica as solicitações de ausência mesclando as tarefas de solicitação de ausência e licença. O relatório Calendário de ausências da equipe permite que gestores e trabalhadores visualizem solicitações de ausência de suas equipes e organização estendida para: Coordenar solicitações de ausência e licença. Gerenciar os recursos da equipe.
Como você incentiva os trabalhadores a se ausentarem?	O incentivo para que os trabalhadores se ausentem: Garante que os trabalhadores aproveitem ao máximo os benefícios deles. Impede a expiração da transferência de ausências. Reduz o passivo por ausências para fins contábeis. Você pode criar distribuições programadas que enviam notificações por e-mail e por push em dispositivos móveis para: Trabalhadores que você deseja lembrar de se ausentarem com base em critérios específicos. Gestores e administradores com solicitações de ausência que requerem aprovação. Você também pode executar relatórios com dados analíticos de conclusão para descobrir quem agiu a partir de notificações recebidas dentro de um determinado período.
Você quer controlar o acesso a tipos específicos de ausências e licenças?	Você pode criar segmentos de segurança para tipos de ausência e licença a fim de controlar quem pode acessar cada um dos tipos.
Como você quer gerenciar solicitações de ausência sobrepostas?	Você pode especificar e rastrear limites para o número total de trabalhadores que podem se ausentar, bem como o número total de horas disponíveis para os trabalhadores. Você pode configurar limites para um determinado dia.
Como você quer rastrear as ausências dos seus trabalhadores?	O Workday permite que você defina planos de ausências com: Controle de saldos. Um período de saldo define as datas de início e de término do plano de ausências. Você pode identificar acúmulos que são adicionados ao saldo do plano e ausências que são subtraídas do saldo. Sem controle de saldos. Você pode especificar a unidade de tempo para registrar e processar solicitações de ausência. A programação de períodos define frequências de acúmulo (exceto para acúmulos com frequência personalizada) e períodos de geração de relatórios para o plano. Você pode definir regras de elegibilidade e de validação e taxas de pagamento para diferentes planos de ausências.
Como você aloca o saldo de ausências quando os trabalhadores são elegíveis para mais de um plano de ausências?	Você pode criar tabelas de ausências que incluem dois ou mais níveis, cada um com uma ordem de prioridade e um plano de ausências. Quando um trabalhador solicita uma ausência, o Workday processa as entradas de ausências no nível de prioridade mais alta. Quando o trabalhador esgota o saldo, o Workday aplica o tempo restante no próximo nível.
Qual aplicativo de folha de pagamento você está usando?	Se sua organização está usando o Workday Payroll, você pode usá-lo para pagar por ausências e licenças. A gestão de ausências cria automaticamente cálculos relacionados de componentes de ausências (ACRCs) que você pode usar como entradas em cálculos da folha de pagamento para configurar rendimentos de ausências. Você também pode configurar os efeitos das licenças na folha de pagamento para: Parar de pagar os trabalhadores durante a licença. Configurar uma categoria de execução para pagar os trabalhadores em determinados tipos de licença quando o efeito na folha de pagamento está habilitado para o tipo de licença. Se sua organização está usando um aplicativo de folha de pagamento de terceiros, você pode usar interfaces de folha de pagamento para: Conectar-se ao fornecedor da folha de pagamento. Enviar e receber dados de folha de pagamento, incluindo informações sobre ausências e licenças.
Como suas políticas de ausência diferem entre países?	Você pode configurar planos de ausências para países, regiões ou tipos de trabalhador específicos. O Workday também oferece famílias de licenças específicas por país e seus respectivos tipos de licença. Com o Workday Payroll for France e o Workday Payroll for the UK, você pode cumprir os requisitos legais locais de ausência e licença definindo: Pagamentos de licenças obrigatórias Ausências para pagamento de licença médica Ausências para pagamento de feriado Você pode vincular um tipo de licença a um tipo de pagamento de licença obrigatória para que o Workday Payroll possa processar pagamentos com base no tipo de licença. Você pode configurar ocorrências de ausência para relatar quantas vezes os trabalhadores se ausentam em um período, ajudando você a cumprir os requisitos regulamentares locais. As ocorrências de ausência são baseadas nos tipos de ausência.
Como você quer gerenciar as programações de feriados dos trabalhadores?	Você pode definir calendários de feriados e de programação de trabalho para evitar que os colaboradores solicitem: Uma licença em um feriado Mais horas do que o programado a trabalhar O Workday exclui os feriados ao calcular os dias nas solicitações de ausências com base nos planos de ausências e nas configurações de tipo de licença.
Como sua organização controla as horas trabalhadas?	Você pode usar a gestão de ausências com ou sem controle de horas. Você pode configurar uma ausência para que os trabalhadores possam: Solicitá-la usando o processo de negócios Solicitar ausência . Inseri-la por meio do Controle de horas. Usar ambas as opções.
Com que frequência suas políticas de ausência são alteradas?	O Workday permite que você faça alterações na configuração de ausências com data de vigência devido a: Evolução regulamentar e política da empresa Acordos sindicais ou coletivos
Como sua organização gerencia ausências de trabalhadores com vários cargos?	O Workday permite que você crie planos de ausências e licenças com base na posição ou no trabalhador. Você também pode adicionar ausências a planos de ausências de trabalhadores com base em posições. Quando você configura planos de ausências e licenças com base em posições, não pode alterar essa configuração após a geração de dados de ausência e licença para o plano ou tipo de licença.
Como você acompanha e auxilia os trabalhadores com ausências e licenças de longo prazo?	O Workday permite definir condições que iniciam automaticamente os casos de ausência dos trabalhadores. O Workday baseia os grupos de casos de ausência em um número definido de dias de ausência em um período específico.
Como você se refere a ausências (absence e time off) e licenças? Você prefere usar outra terminologia?	Você pode criar rótulos personalizados para esses e outros termos relacionados à ausência. Isso ajuda você a alinhar a gestão de ausências à terminologia da sua organização com mais facilidade. O Workday exibe os rótulos personalizados nas tarefas e relatórios de autoatendimento dos colaboradores e gestores. No entanto, os valores base de tarefas e relatórios relacionados a administradores ou especialistas continuam sendo mostrados.

Recomendações

Em setembro de 2025, planejamos descontinuar os seguintes relatórios e tarefas herdados:

Calendário de ausências

Conceder licença ao trabalhador

Solicitar licença

Calendário de ausências e licenças

Calendário de ausências

Para ajudar na transição para a experiência do calendário de ausências no computador e em dispositivos móveis, a Workday recomenda que você e os grupos de usuários se familiarizem com a configuração das ações de início da experiência. Consulte Etapas: definir a experiência do calendário de ausências.

Valide e teste suas configurações de componentes de ausência e licença para garantir que você atenda aos requisitos legais.

Para garantir consistência, use o relatório

Biblioteca global

para pesquisar regras e configurações de gestão de ausências ao implementá-la em diferentes países. Você pode configurar planos de ausências e regras de elegibilidade de várias maneiras, o que pode levar a inconsistências.

Use o relatório

Tenant Analyzer

para obter um inventário rápido da sua folha de pagamento, ausências e definição de geração de relatórios a fim de permitir que você:

Verifique sua configuração de locatário em relação às recomendações da Workday.

Solucione problemas de desempenho.

Requisitos

Na área funcional Time Off and Leave, configure os processos de negócios e as políticas de segurança de domínio.

Crie calendários de feriados e de programações de trabalho.

Limitações

Se você também usa o controle de horas, o fato de estar de licença não impede automaticamente que um colaborador informe as horas trabalhadas. Você pode criar validações no controle de horas para evitar que um colaborador informe horas quando estiver em determinados tipos de licença.

Você só pode limpar dados de ausência de trabalhadores desligados e apenas para estes tipos de dados:

Eventos de caso de ausência do trabalhador

Ocorrência de ausência

Componentes do saldo de ausências do trabalhador

Eventos de licença do trabalhador

Eventos de ausência do trabalhador

A validação da limpeza de dados de ausência garante que você só possa limpar os dados de ausência dos trabalhadores após vários anos desde a data de desligamento. Exemplo:

Nos EUA, o período é de três anos.

Na França, são cinco anos.

No Reino Unido, são seis.

No Canadá, são sete.

A integração do calendário de ausências de terceiros com o Microsoft Outlook funciona apenas com o Microsoft Exchange Online. O Workday não tem suporte para implementações híbridas presenciais do Microsoft Exchange Server e do Microsoft Exchange Online na definição da integração.

Definição de locatário

Você pode definir as configurações gerais do locatário para licença e ausência na tarefa

Editar definição de locatário - HCM

para:

Controlar a exibição de limites de ausências nos calendários.

Controlar se os trabalhadores podem editar o tipo de ausência quando corrigem uma solicitação de ausência aprovada.

Editar componentes de definição de ausências com uma data de vigência anterior a 12 meses, como acúmulos, ausências e planos de ausências.

Ocultar saldos totais em tarefas de ausência.

Sobrepor trabalhadores na mesma posição quando o titular inicia uma licença.

Segurança

Para visualizar os diferentes domínios de segurança para o Absence, acesse o relatório

Políticas de segurança de domínio para área funcional

e selecione a área funcional Time Off and Leave.

Os domínios de segurança na área funcional Time Off and Leave permitem aos usuários:

Definir e administrar planos de ausências e licenças.

Gerenciar quem pode solicitar ausências e tipos de licença específicos por meio de elegibilidade, validações, segurança segmentada e limites de ausência.

Definir e gerenciar direitos a ausências para planos de ausências e licenças e definir o limite de transferência e as regras de vencimento para planos de ausências.

Visualizar saldos de ausências de trabalhadores, incluindo projeções e saldos de transferência.

Visualizar ausências e licenças de trabalhadores, incluindo ocorrências de ausência.

Definir visibilidade de ausências e licenças para equipes, gestores e administradores (incluindo integrações com calendários de terceiros).

Você pode restringir o acesso a ausências e licenças designadas (incluindo as que fazem parte de uma tabela de ausências) aos membros de grupos de segurança com base em segmento.

O Workday exibe os detalhes sobre os segmentos de tipos de ausência e licença no seu locatário, além dos tipos de ausência, licença e grupos de segurança associados nestes relatórios:

Todos os segmentos de segurança de ausência

Todos os segmentos de segurança do tipo de licença

Você pode garantir que os membros de um grupo de segurança tenham acesso a todos os tipos de ausência e licença, incluindo os restritos a grupos de segurança com base em segmentos, protegendo o grupo diretamente nestes domínios, respectivamente, na área funcional Time off and Leave:

Domínio Access Time Off (Segmented)

Domínio Access Leave Type (Segmented)

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Calendário de ausências (legado)	Permite que gestores e trabalhadores enviem e corrijam solicitações de ausência do relatório Calendário de ausências herdado.
Evento de caso de ausência	Permite informar casos de ausência para trabalhadores em licença ou ausência de longa duração.
Atribuir programação de trabalho	O Workday usa regras de calendário para atribuir automaticamente calendários de programação de trabalho a trabalhadores. Esse processo de negócios permite substituir regras de calendário e atribuir manualmente calendários de programação a trabalhadores individuais.
Corrigir ausência	Permite que administradores, gestores ou trabalhadores façam uma correção na ausência de um colaborador.
Solicitar licença	Permite inserir uma solicitação de licença de um trabalhador.
Request Return from Leave of Absence	Permite inserir a solicitação de retorno de licença de um trabalhador.
Solicitar ausência	Permite inserir a ausência de um trabalhador.

Relatórios

Para visualizar os relatórios disponíveis para gestão de ausências, acesse o relatório

Relatórios padrão do Workday

e selecione uma destas categorias de relatório:

Definir ausências e licenças

Ausências e licenças

Relatórios ou painéis	Considerações
Detalhes de entrada de ausências no nível de ausência	Visualize o uso do nível de ausências por solicitações de ausência de trabalhadores. Você também pode usar o relatório para confirmar se a prioridade do nível está funcionando corretamente. O relatório indica eventos reavaliados.
Todos os planos de ausências	Verifique a configuração dos planos de ausências na data de vigência, incluindo: Seus períodos de saldo, limites de transferência, programações de períodos e unidades de tempo. Se os acúmulos devem ser processados a partir do início ou fim do período. Quais acúmulos devem ser adicionados ao saldo e ausências devem ser reduzidas dele.
Todas as ausências	Visualize todas as ausências e: O plano de ausência, tipo de ausência e unidade de tempo relacionados a elas. Suas regras de elegibilidade e programação. Se elas permitem ajustes ou substituições, limites negativos de ausência e validações de entrada de dados para solicitações de ausência.
Todos os acúmulos	Visualize os acúmulos e: O plano de ausências, unidade de tempo e valores limite relacionados. Suas regras de elegibilidade, programação e cálculo. Se eles permitem ajustes ou substituições.
Todas as famílias de licenças	Visualize todas as famílias de licenças que você pode usar para agrupar os tipos de licença e, assim, os trabalhadores conseguirão localizar e selecionar facilmente os tipos quando solicitarem licenças.
Avaliar elegibilidade para ausências	Testa se um trabalhador é elegível para planos de ausências, acúmulos ou ausências a partir de uma data selecionada.
Avaliar cálculo de ausências	Verifique se você configurou os acúmulos corretamente e identifique discrepâncias na configuração.
Resultados da licença do trabalhador Resultados da licença na organização	Use esse relatório para prever tendências e planejar custos de trabalhadores em licença.
Próximas ausências da minha equipe	Use para visualizar todas as ausências futuras de trabalhadores das organizações que você gerencia ou presta suporte, o que permite alocar recursos e planejar ausências futuras.
Calendário de ausências da equipe	Use para analisar solicitações de ausência e gerenciar melhor os recursos da equipe.
Passivo por ausências	Visualize o passivo da organização para analisar os saldos de ausências. Para os planos e as datas de ausências que você seleciona, o Workday relata o saldo do plano e o passivo total de cada trabalhador.
Passivo por ausências para posição	Visualize o passivo de saldos de planos de ausências para posições de colaboradores nas organizações de supervisão selecionadas.
Detalhes dos resultados de ausências	Visualize informações detalhadas de ausências dos trabalhadores em um único período de processamento.
Resumo dos resultados de ausências	Visualize informações resumidas de ausência de trabalhadores nos períodos de processamento e organizações que você selecionar.
Resultados dos meus ausências por período Resultados de ausências por período Resultados de ausências por período para trabalhadores	Visualize ausências acumuladas, remuneradas e não remuneradas para cada período.
Aprovadores de ausência com eventos aguardando ação	Use para identificar aprovadores com ausências não aprovadas e aguardando ação.
Visualizar detalhes de ocorrências de ausência	Visualize ocorrências individuais de trabalhadores.
Visualizar resumo de ocorrências de ausência	Visualize o número de vezes que os trabalhadores se ausentaram por tipo de ausência.
Trabalhadores em licença	Use esse relatório para prever tendências e planejar custos de trabalhadores em licença.
Trabalhadores retornando da licença	Identifique os trabalhadores que retornaram de licenças e verifique se configurou corretamente a folha de pagamento.

Integrações

Serviço Web	Considerações
Adjust Time Off	Corrija entradas de ausência existentes.
Enter Time Off	Adicione novas entradas de ausência.
Get Absence Inputs	Obtenha informações para ajustes e substituições de acúmulos e ausências de colaboradores específicos ou identificadores de lote.
Get Carryover Override	Obtenha vencimento de transferência ou substituições de limite para planos de ausências de trabalhadores.
Get Override Balances	Obtenha saldos substitutos de planos de ausências para colaboradores.
Get Time Off Plan Balances	Obtenha os saldos de planos de ausências por trabalhador.
Import Request Leave of Absence Events Import Request Return from Leave of Absence Events	Carregue um dos lotes a seguir: Eventos de solicitação de licença Eventos de retorno da licença O Workday processa o lote em segundo plano para reter apenas eventos válidos. Quando você carrega eventos de processo de negócios usando esses serviços Web, eles são concluídos automaticamente. Quando você usa o EIB (Enterprise Interface Builder), pode carregar dados de uma planilha no Workday. Existem planilhas para os processos de negócios Solicitar licença ou Request Return from Leave of Absence . Insira: Chaves de cabeçalho na guia Import Request Leave of Absence ou Import Request Return from Leave . A mesma chave de cabeçalho em cada linha na guia Request Leave of Absence Event ou Request Return from Leave Event correspondente, se você quiser agrupar todos os eventos no mesmo lote. A chave de cabeçalho é um identificador exclusivo de um lote. Uma chave de linha diferente para cada evento que faz parte da mesma chave de cabeçalho na guia Request Leave of Absence Event ou Request Return from Leave Event .
Import Time Off Request Event Batch	Carregue dados da planilha no Workday. Antes de carregar os dados: Altere a chave de linha quando o trabalhador for alterado. Conclua as tarefas e aprovações do processo de negócios necessárias para confirmar os novos valores de dados para os trabalhadores. Não inclua solicitações de ausência com mais de 99 semanas. Insira uma chave de linha para cada trabalhador. Use a mesma chave de cabeçalho para todas as solicitações de trabalhadores individuais. Você pode usar várias chaves de cabeçalho.
Put Absence Input	Adicione novos ajustes de acúmulo e de ausência e também substituições para colaboradores ou identificadores de lote específicos, ou atualize ajustes e substituições existentes.
Atualizar substituição de transferência	Adicione ou atualize novos registros de vencimento de transferência ou substituição de limite para um trabalhador e plano de ausências específicos.
Atualizar saldo substituto	Adicione ou atualize registros de saldo substituto de plano de ausências para um trabalhador e plano de ausências específicos.
Solicitar licença	Adicione novas solicitações de licença. Esse serviço Web usa o evento de processo de negócios Solicitar licença e seus respectivos subprocessos.
Request Return from Leave of Absence	Adicione solicitações de retorno de licença. Use o evento de processo de negócios Request Return from Leave of Absence e seus respectivos subprocessos.

O Workday também oferece uma integração para ausências com o Google Agenda e o Microsoft Outlook. Você pode criar um sistema de integração usando o modelo Calendário de ausências de terceiros
e configurá-lo para enviar eventos de ausência aprovados do Workday para esses calendários de terceiros on-line. Quando você executa a integração, o Workday cria, atualiza e remove automaticamente entradas, correções e cancelamentos de ausências aprovadas nesses calendários de terceiros.

Relações e interações

Interação	Considerações
Controle de horas	Você pode permitir que colaboradores informem suas próprias ausências por meio do controle de horas ou da gestão de ausências.
Workday Assistant	Defina o chatbot do Workday Assistant para permitir aos usuários: Solicitar ausência. Visualizar os saldos de ausências deles. Visualizar programações de feriados. Você também pode habilitar o Workday Assistant no Workday for Slack para acessar ações de ausência rápidas.
Workday Learning	O Workday valida se os trabalhadores possuem solicitações de ausência ou licença aprovadas que entram em conflito com as ofertas de cursos programadas.
Workday HCM	A gestão de ausências usa dados do colaborador, como local de trabalho, senioridade, tipo de colaborador ou posição, nas regras de elegibilidade. Você pode configurar o processo de negócios Alterar cargo para transferir saldos para colaboradores automaticamente quando eles se tornarem elegíveis para outro plano de ausências.
Workday Payroll	Você pode configurar o Workday para pagar saldos de ausências a um colaborador automaticamente no momento do desligamento.
Workday Scheduling	Você pode definir se o Workday contabiliza as horas de ausência ou feriados nas horas de trabalho da semana. Você pode então aplicar essa configuração às validações de programação para que elas levem em consideração as ausências e os feriados.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Considerações para a definição: experiência do calendário de ausências

Considerações para a definição: planos de ausências

Considerações para a definição: ausência

Considerações para a definição: ajustes de ausência

Considerações para a definição: ajustes e substituições de acúmulos

Considerações para a definição: licença

Considerações para a definição: ocorrências de ausência

Considerações para a definição: saldos de ausências

Considerações para a definição: programações de períodos

Considerações para a definição: cálculos de ausências para folha de pagamento

Etapas: definir a experiência do calendário de ausências

Etapas: definir planos de ausências