Considerações para a definição: licença

Apresentação

A funcionalidade de licença do Workday permite:

Que os trabalhadores registrem quando estão tirando uma licença do trabalho com uma data de término estimada ou flexível.

Que os administradores gerenciem os impactos que uma licença pode ter em outras áreas do Workday e em outros sistemas. Exemplo: geração de relatórios de headcount ou folha de pagamento.

Vantagens para a empresa

Você pode usar a funcionalidade de licença do Workday para:

Controlar os custos à medida que usa relatórios para visualizar quanto a ausência está custando à sua organização e calcular o passivo por ausência.

Minimizar os riscos ao garantir que suas políticas de licença sejam consistentes com os requisitos específicos do país.

Aumentar a eficiência de sua organização, pois os gestores podem usar relatórios, prever tendências e planejar recursos de forma apropriada.

Integrar-se a uma solução de folha de pagamento para permitir que você processe pagamentos a trabalhadores em licença.

Simplificar o processo de movimentação de trabalhadores de um tipo de licença para outro. Exemplo: licença-maternidade remunerada ou não remunerada.

Criar vários tipos e famílias de licenças que possam atender aos requisitos específicos de sua organização. Essa funcionalidade melhora a experiência do usuário, pois ele pode localizar rapidamente o tipo de licença correto para a solicitação.

Casos de uso

Permitir que os trabalhadores visualizem e solicitem alguns tipos de licença, mas não outros.

Colocar os trabalhadores em licença e os retorne da licença.

Solicitar documentação, outras informações obrigatórias, ou ambas dos trabalhadores, quando eles inserirem solicitações de licença.

Importar grandes volumes de eventos de licença para o Workday.

Perguntas a considerar

Ao decidir se você deve criar uma ausência ou licença, considere:

Pergunta	Consideração
Quando você espera que seus trabalhadores retornem ao trabalho?	Você pode criar: Uma ausência, para ausências de curta duração com data conhecida de retorno ao trabalho. O Workday cria uma solicitação de ausência para cada dia que o trabalhador pretende estar ausente. Exemplo: usar a licença anual como férias com uma data de retorno planejada. Uma licença, para ausências de longa duração ou para uma ausência do trabalho com data de término estimada. Exemplo: usar a licença parental para os novos pais.
Como você quer que o status dos seus trabalhadores seja exibido?	Você pode criar: Uma ausência, se quiser que o status dos seus trabalhadores permaneça o mesmo. Uma licença, se quiser que o status dos seus trabalhadores seja exibido como Em licença . Você pode configurar se este status será exibido em cada tipo de licença. Exemplo: você pode configurar o Workday para ocultar da pesquisa os trabalhadores em licença.
Como você quer restringir o saldo de ausências do trabalhador?	Você pode criar: Uma ausência, se quiser que o saldo do trabalhador seja acumulado ao longo do tempo. Exemplo: as licenças médicas remuneradas podem ser acumuladas ao longo de um período para permitir que os trabalhadores tirem até 10 dias por ano. Uma licença, se nenhum acúmulo for necessário. Os tipos de licença têm um direito que pode ser usado para cada trabalhador elegível. Exemplo: você concede licença parental com base na elegibilidade do seu trabalhador e nos requisitos da empresa.
Como você quer que seus trabalhadores retornem ao trabalho?	Você pode criar: Uma ausência, se quiser que um trabalhador retorne ao trabalho sem a aprovação do gestor. Uma licença, se quiser que os gestores garantam que a licença do trabalhador terminou antes dele poder retornar ao trabalho. O status de um trabalhador é exibido como Em licença até que o gestor o retorne ao trabalho.
Quais períodos você usa para controlar ausências?	Você pode criar: Uma ausência, se você quiser que os trabalhadores acumulem o saldo dentro de um período especificado. A programação de períodos usada para ausências se alinha à programação que você usa para a folha de pagamento. Uma licença, se o período do saldo for anterior ou posterior à data de vigência da licença ou à primeira data da licença.

Ao definir licenças, considere:

Pergunta	Consideração
Quais detalhes você deseja que os trabalhadores insiram ao solicitar uma licença?	Ao definir tipos de licença, você pode: Criar regras para exibir quais dados são necessários para cada solicitação de tipo de licença. Os gestores podem usar essas informações para garantir que os trabalhadores preencham as solicitações de forma correta. Incluir os formulários que a organização exige para garantir o reembolso do governo. Exemplo: o Workday envia formulários do governo a um trabalhador que insere uma solicitação de licença parental. Configurar os motivos para os trabalhadores selecionarem ao inserir uma solicitação de ausência. Você pode visualizar o total de usos do motivo em seus relatórios para prever tendências e planejar recursos. Configure os campos adicionais que um trabalhador preenche ao inserir uma solicitação de licença. Você pode usar os campos fornecidos pela Workday ou adicionar campos personalizados e rótulos substitutos para esses campos. Exemplo: data de nascimento da criança. Você pode configurar o tipo de licença para tornar esses campos obrigatórios. Você também pode ocultar esses campos de um trabalhador. Quando um avaliador verifica a solicitação, o Workday exibe os campos ocultos. Se o campo oculto exigir um valor, esse valor será inserido pelo avaliador.
Como você quer remunerar os trabalhadores em licença?	Você pode: Configurar licenças em cascata com taxas de pagamento diferentes ao longo das licenças. Selecionar quais licenças têm impacto sobre a folha de pagamento. O administrador da folha de pagamento pode configurar regras de pagamento para o trabalhador em licença. Você pode criar tipos de licença separados quando um trabalhador muda de uma taxa de pagamento para outra. Você também pode criar licenças em cascata para mover um trabalhador de uma licença para outra quando o saldo expirar.
Quais tipos de licença você quer disponibilizar aos trabalhadores?	Você pode criar regras de elegibilidade para restringir o acesso aos tipos de licença. Também é possível adicionar tipos de licença aos segmentos de segurança, para garantir que os trabalhadores só possam visualizar os tipos de licença para os quais são elegíveis. Exemplo: restrinja a elegibilidade a trabalhadores de período integral ou exija que os trabalhadores tenham trabalhado pelo menos 250 horas nos últimos 12 meses.
Como você quer exibir os tipos de licença?	Você pode agrupar tipos de licenças em famílias de licenças. Os trabalhadores podem selecionar os tipos de licença relevantes nessas categorias ao inserir uma solicitação de licença. Essa funcionalidade melhora a experiência do usuário, pois ele pode localizar rapidamente o tipo de licença correto para a solicitação. O Workday oferece famílias de licenças específicas do país e seus respectivos tipos de licença. Exemplo: crie uma família de licenças denominada Licença da empresa para licença por deficiência e luto, e outra família denominada Licença da família para licença-maternidade e licença parental. Você também pode agrupar tipos de licença para um país ou região específica em uma família de licenças.
Como você quer informar aos trabalhadores sobre o status de suas solicitações?	Quando você define licenças, os trabalhadores podem usar tarefas de autoatendimento para visualizar o status das solicitações. Você também pode criar mensagens de validação para alertar os trabalhadores enquanto inserem as solicitações. Exemplo: você pode exibir um alerta quando os trabalhadores inserem solicitações de licença que excedem o saldo de licença.
Quais dias não úteis você quer incluir nos saldos de licenças?	Você pode configurar quais dias incluir nos saldos de licenças dos trabalhadores. Exemplo: um trabalhador solicita licença para estudo nos meses em que há feriados nacionais. Você pode configurar o tipo de licença para incluir ou excluir feriados ao deduzir o saldo de licenças.
Como os trabalhadores retornam ao trabalho após uma licença?	Você pode configurar o Workday para alertar os gestores quando os trabalhadores estiverem retornando de uma licença. Os trabalhadores podem enviar as próprias solicitações de retorno de licença usando as tarefas de autoatendimento para colaboradores. O Workday também aumenta a eficiência, permitindo que você retorne um grupo de trabalhadores da licença.
Como você identifica quais trabalhadores estão em licença?	Você pode exibir (em licença) após o nome do trabalhador. Se o seu trabalhador tem mais de uma posição e está em licença em uma dessas posições, você pode configurar a notação para ser exibida ao lado dessa posição. Exemplo: um trabalhador ocupa três posições: professor, pesquisador e médico. Todos os tipos de licença para os quais ele é elegível são definidos para exibir o status (em licença) se: Ele tira uma licença com base no trabalhador, (em licença) é exibido após o nome e as três posições. Ele tira uma licença com base na posição de professor apenas, (em licença) é exibido somente após a posição de professor.
Como você deseja visualizar o número de dias de licença do trabalhador?	Você pode criar um relatório que exibe todas as licenças aprovadas de um trabalhador. Você pode configurar esse relatório para exibir o número de dias que o trabalhador está ausente em um intervalo de tempo específico. Exemplo: crie um relatório para exibir o número total de dias de licença médica utilizados pelo trabalhador em 6 meses.
Como você deseja corrigir solicitações de licença aprovadas?	Você pode configurar os processos de negócios para permitir que os gestores corrijam uma solicitação de licença ou de retorno da licença aprovada. As correções acionam uma notificação para o parceiro de interface da folha de pagamento da organização do trabalhador, quando o tipo de licença tem um impacto sobre folha de pagamento.
Como você quer criar tipos de licença específicos para o país?	Você pode usar o relatório da Biblioteca global para visualizar descrições de alto nível de exemplos de tipos de licença.
Como você quer processar os direitos durante uma licença?	Você pode calcular os direitos de uma família de licenças ou de um tipo específico de licença. Se o tipo de licença está vinculado a outros tipos de licença ou ausências, é possível exibir o saldo de direitos combinados para as licenças e ausências relacionadas.
Se você permite que os trabalhadores usem licença parcial, como deseja que eles solicitem a licença?	Você pode configurar tipos de licença que: Permite que os trabalhadores insiram um percentual de licença ao solicitar licença. Ratear as unidades de licença utilizadas pelos trabalhadores quando eles solicitam licença, com base no percentual de licença que eles informam na solicitação.
Como você quer que os trabalhadores acumulem ausências durante a licença?	Você pode suspender o acúmulo de um trabalhador quando ele está em licença. Como alternativa, é possível ratear o acúmulo para o período em que o trabalhador está em licença.

Recomendações

Em setembro de 2025, planejamos descontinuar os seguintes relatórios e tarefas herdados:

Calendário de ausências

Conceder licença ao trabalhador

Solicitar licença

Calendário de ausências e licenças

Calendário de ausências

Para ajudar na transição para a experiência do calendário de ausências no computador e em dispositivos móveis, a Workday recomenda que você e os grupos de usuários se familiarizem com a configuração das ações de início da experiência. Consulte Etapas: definir a experiência do calendário de ausências.

A Workday recomenda:

Ao criar uma ausência, evite configurar o acúmulo para um período de saldo quando o trabalhador está em licença.

Crie validações para tipos de licença com controle de saldos. Essas validações alertam os trabalhadores de que eles podem não ter saldo suficiente para concluir a solicitação de licença.

Use os motivos da licença e a funcionalidade de dados adicionais para fornecer os dados da licença necessários para auxiliar na administração.

Requisitos

Certifique-se de que os períodos de licença não se sobreponham às licenças em cascata.

Limitações

As licenças em cascata encerram uma licença antes de iniciar a próxima. Não significam uma licença contínua. Isso pode causar problemas ao gerar relatórios, pois pode mostrar que o trabalhador tirou mais de uma licença. Considere o retorno de um trabalhador da licença existente, de modo que a licença em cascata subsequente seja a única presente.

Os trabalhadores devem inserir pelo menos 1 dia para uma solicitação de licença.

Para fins de privacidade, não é possível fazer referência direta aos campos do relatório relacionados ao objeto de negócios Evento de solicitação de licença nos cálculos do Workday Payroll, como o motivo da licença.

O Workday Payroll não oferece suporte ao cálculo de pagamento retroativo para vários retornos de licença em um único evento. Para retornar trabalhadores ou corrigir retornos de vários eventos de solicitação de licença, selecione apenas um evento de solicitação de licença por vez. O Workday cria um evento de retorno da licença separado para cada evento de solicitação de licença. Consulte:

Corrigir solicitações de retorno da licença

Retornar trabalhador em licença

O Workday Payroll for Canada não oferece suporte à funcionalidade ROE com licenças em cascata.

O Workday Payroll for the UK não oferece suporte a tipos de licença em cascata vinculados a pagamentos regulamentados.

A duração máxima que você pode definir para um tipo de licença é 50 anos.

Os tipos de licença não oferecem suporte a direitos com acúmulo. Defina direitos no início do evento de licença para dedução durante o período de saldo do tipo de licença.

Use a mesma unidade de tempo para qualquer ausência intermitente associada a um tipo de licença correspondente.

O Workday não gera cálculos de ausências com tipos de licença que correspondem aos cálculos da folha de pagamento.

Os trabalhadores permanecem Em licença
após o desligamento, a menos que retornem da licença durante o processo de desligamento.

Definição de locatário

Selecione

Permitir sobreposição de cargos em licenças

para sobrepor trabalhadores na mesma posição quando o titular inicia uma licença. Essa configuração se aplica automaticamente a qualquer posição preenchida por um trabalhador que entra em licença.

Security

Usuários com acesso a:

O domínio Set Up: Leave of Absence
na área funcional Time Off and Leave pode criar tipos de licença. Com a criação das regras, eles também podem controlar o acesso aos tipos de licença.

O domínio Set Up: Maintain Additional Fields
na área funcional System pode adicionar, alterar, remover e visualizar campos adicionais para Ausências no Workday.

Você pode criar regras de elegibilidade para restringir o acesso aos tipos de licença. Você também pode garantir que os trabalhadores elegíveis possam visualizar os tipos de licença, adicionando esses tipos aos segmentos de segurança.

Configure o processo de negócios Solicitar licença
para permitir que os usuários coloquem outros trabalhadores em licença ou corrijam as solicitações de licença.

Os usuários com acesso a um grupo de segurança inicial para o processo de negócios Solicitar retorno da licença
podem retornar trabalhadores de uma licença.

Processos de negócios

Processo de negócios	Considerações
Calendário de ausências (legado)	A ação de início Informar ausência na política de segurança do processo de negócios do calendário de ausências herdado permite que trabalhadores com segurança definida usem o calendário de ausências para colocar outros trabalhadores em licença.
Solicitar licença	Você pode adicionar etapas a este processo de negócios para: Solicitar a documentação de comprovação quando um trabalhador estiver inserindo uma solicitação. Gerar documentos editáveis dinamicamente quando um trabalhador está inserindo uma solicitação. Configurar quem pode aprovar solicitações de licença e corrigir as datas de término das licenças, se houver alteração. Permitir que os usuários solicitem uma alteração na remuneração do trabalhador, nos benefícios ou em ambos, quando tiram uma licença ou retornam da licença. Permitir que os usuários carreguem eventos de licença em massa.
Request Return from Leave of Absence	Você pode adicionar etapas a este processo de negócios para: Permitir que os trabalhadores solicitem o retorno de uma licença em nome de alguém. Permitir que os usuários atualizem as datas da relação de trabalho manualmente, como a data de tempo de serviço contínuo. Permitir que os usuários solicitem uma alteração na remuneração e/ou benefícios de um trabalhador quando ele tira uma licença ou retorna da licença. Permitir que os usuários carreguem em massa a solicitação de retorno de eventos de licença. Permite que documentos editáveis sejam gerados dinamicamente quando um trabalhador solicita o retorno de uma licença.
Desligamento	Adicione o processamento automatizado de licenças após a etapa de conclusão para permitir que você desligue trabalhadores enquanto eles estiverem de licença.

Relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Todas as famílias de licenças	Use esse relatório para visualizar todas as famílias de licenças que você pode usar para agrupar tipos de licença a fim de que os trabalhadores possam selecioná-las quando solicitam licenças.
Todos os segmentos de segurança do tipo de licença Visualizar segmento de segurança de tipo de licença	Use esses relatórios para visualizar os tipos de licença aos quais os trabalhadores têm acesso.
Informar ausência (todos os tipos)	Use esse relatório para visualizar os tipos de licença para os quais o trabalhador é elegível no primeiro dia da solicitação de licença.
Resultados da licença do trabalhador (inclui saldo de licenças) Resultados da licença na organização (inclui saldos de licenças) Manter documentos do trabalhador	Use esses relatórios para prever tendências e planejar custos de trabalhadores em licença.
Calendário de ausências da equipe	Use esse relatório para analisar solicitações de ausência e gerenciar melhor os recursos da equipe.
Visualizar família de licenças	Use esse relatório para visualizar uma família de licenças específica. Os detalhes incluem: Cada tipo de licença que faz parte da família de licenças. Se a família de licenças está ativa. A disponibilidade aos trabalhadores de cada localidade. Impactos no processamento da folha de pagamento. Total de usos.
Visualizar regra de licença	Visualize as regras de condição que constituem uma regra de licença específica.
Visualizar tipo de licença	Use esse relatório para visualizar os critérios de elegibilidade e os impactos para um tipo específico de licença.
Visualizar elegibilidade para licenças do trabalhador por organização	Use esse relatório para visualizar os detalhes de elegibilidade para licenças dos trabalhadores ativos nas organizações selecionadas com o dia atual como referência.
Trabalhadores em licença	Você pode identificar trabalhadores em licença e verificar se todos os pagamentos em andamento existentes ainda são aplicáveis durante a licença.
Trabalhadores que retornaram da licença Trabalhadores retornando da licença	Você pode identificar trabalhadores que retornaram ou estão retornando da licença e verificar se configurou corretamente a folha de pagamento deles.

Integrações

Serviços Web	Consideração
Obter famílias de licenças Put Leave Family	Use estes serviços Web para carregar as próprias famílias de licença ou visualizar as existentes.
Obter motivos do tipo de licença Atualizar motivo da licença	Use estes serviços Web para carregar os próprios motivos de licença ou visualizar os existentes.
Obter tipos de licença Put Leave Type	Use estes serviços Web para carregar os próprios tipos de licença ou visualizar os existentes.
Import Request Leave of Absence Events	Use este serviço Web para: Carregar grandes volumes de eventos de solicitação de licença em lotes. Corrigir vários eventos de solicitação de licença para trabalhadores. Opcionalmente, adicionar um comentário para cada evento de solicitação de licença.
Import Request Return from Leave of Absence Events	Use este serviço Web para: Carregar grandes volumes de eventos de solicitação de retorno da licença em lotes. Corrigir vários eventos de solicitação de retorno da licença para trabalhadores. Adicionar um comentário para cada evento de solicitação de retorno da licença.
Request Leave of Absence	Use para inserir solicitações de licença novas ou corrigir as existentes.
Request Return from Leave of Absence	Use esse serviço Web para solicitar o retorno de um trabalhador ao trabalho após uma licença.

Relações e interações

Interação	Consideração
Benefícios	O Workday Benefits pode fazer referência a licenças para alterar as seleções de benefícios do colaborador, relatar um evento de qualificação e atualizar as seleções de benefícios da maneira apropriada.
Folha de pagamento	Quando um trabalhador está em licença e o impacto sobre a folha de pagamento está habilitado, o Workday o processa como em licença. O Workday processa trabalhadores com outros tipos de licença como estando ativos. Você pode definir diferentes regras de processamento da folha de pagamento para trabalhadores que estão em licença. O Workday Payroll também oferece várias funcionalidades que permitem que você atenda aos requisitos regulamentares de geração de relatórios para trabalhadores em licença.
Talento	O Workday Talent remove os trabalhadores do tipo de licença dos processos de avaliações e feedback de colaboradores.
Ausências	O Workday pode suspender os acúmulos quando um trabalhador está em licença.
Controle de horas	Enquanto estiverem de licença, os trabalhadores podem inserir e enviar horas por meio do Workday Time Tracking. Você também pode criar uma validação de horas para evitar o envio.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.