Considerações para a definição: ocorrências de ausência
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e o uso da funcionalidade de ocorrências de ausência. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
As ocorrências de ausência permitem que você monitore:
- O número de vezes e dias consecutivos que os trabalhadores estão ausentes durante um período.
- Os tipos de ausências que eles utilizam.
- Padrão: incluem apenas um tipo de ausência.
- Personalizada: incluem vários tipos.
Vantagens para a empresa
Ocorrências de ausência:
- Aumentam a eficiência em seu relatório de ausências, pois você pode visualizar informações de todos os tipos de ausência em um relatório.
- Reduzem o risco de erro em seus relatórios de ausências eliminando a necessidade de contar eventos de licença e ausências individuais.
- Facilitam o controle das ausências e dos custos, pois você pode identificar tendências e usar as informações para gerenciar seus recursos.
Casos de uso
- Preparar documentos de relatórios regulamentares locais. Exemplo: seus escritórios no Reino Unido têm um relatório de fator de Bradford que avalia quantas vezes uma ausência ocorreu em um período.
- Agrupar diferentes tipos de ausências em uma ocorrência. Exemplo: você pode criar uma ocorrência de ausência para um tipo de ausência personalizado e monitorar quando os trabalhadores estão ausentes por um bloco de dias consecutivos, incluindo feriados nacionais.
Perguntas a considerar
Ao definir ocorrências de ausência, considere:
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Quais tipos de ausência você quer incluir em seu relatório de ocorrências de ausência? | Você pode habilitar as ocorrências de ausência para estes tipos de ausência:
O Workday então inclui esses tipos em uma ocorrência de ausência padrão, que agrupa dias consecutivos do mesmo tipo de ausência. Você pode criar uma ocorrência de ausência personalizada para agrupar diferentes tipos de ausência de uma forma que se adapte às suas necessidades comerciais. |
Em quais dias você quer basear sua ocorrência de ausência? | O Workday cria ocorrências de ausência por padrão com base na configuração de dias a incluir nos seus planos de ausências ou tipos de licença. Para tabelas de ausências, o Workday une todos os dias a incluir de todas os níveis.
Você pode criar ocorrências de ausência personalizadas que definem quais dias incluir. Essa configuração substitui a configuração em cada um dos tipos de ausência incluídos por você. |
Há quanto tempo você quer relatar as ocorrências de ausência? | Você pode relatar ocorrências de ausência para qualquer período se converter seus dados existentes ao configurar ocorrências de ausência. Certifique-se de especificar uma data anterior aos seus requisitos de relatório. |
Recomendações
A Workday recomenda que você:
- Decida se quer que os tipos de ausência que você criar sejam habilitados para ocorrências de ausência.
- Antes de habilitar as ocorrências de ausência durante a implementação, aguarde o término dos principais carregamentos de dados planejados em seu locatário. Você pode criar ocorrências de ausência para seus dados de ausência existentes a partir de uma data específica, para fins de relatório, executando uma conversão ao configurar ocorrências de ausência. A conversão pode levar algum tempo. Você não precisa executá-la na primeira vez, mas a Workday recomenda que você reveja a tarefa e converta seus dados de ausência posteriormente. A conversão não altera os dados de ausência existentes.
- Aumente o desempenho minimizando a data de referência, o número de trabalhadores e os tipos de ocorrência ao recalcular a ocorrência de ausência manualmente.
Requisitos
Sem impacto.
Limitações
O Workday recalcula automaticamente as ocorrências de ausência com base em certas alterações. No entanto, há um pequeno atraso, pois a tarefa que detecta e recalcula é executada apenas a cada 4 horas.
Quando você desativa um calendário de programação de trabalho, o Workday não recalcula as ocorrências de ausência para trabalhadores com atribuições diretas ao calendário antes da desativação. Você precisa recalcular as ocorrências de ausência manualmente para esses trabalhadores.
Ocorrências de ausência não oferecem suporte para:
- Várias programações de trabalho por trabalhador.
- Horas de início e término em ausências. Exemplo: Rachel trabalha de segunda a sexta-feira, das 8:00 AM às 5:00 PM. Se Rachel tiver se ausentar o dia todo na segunda-feira e das 8:00 AM às 12:00 PM na terça-feira, o Workday agrupa esses 2 dias em uma ocorrência. No entanto, se Rachel se ausentar o dia todo na segunda-feira e das 1:00 PM às 5:00 PM na terça-feira, o Workday também agrupa as ausências em uma ocorrência. Essa ausência não é realmente consecutiva, com base nas horas de início e término das ausências e na programação de trabalho de Rachel.
Quando mantém ocorrências de ausência relacionadas, o Workday as vincula em datas específicas, em vez de entradas de ausência individuais. Se houver uma entrada de ausência aprovada em um dia vinculado por você, esse dia permanecerá vinculado, mesmo que alguém adicione novas entradas no mesmo dia. Como a ocorrência correspondente da entrada original ainda está aprovada, o Workday mantém o link. Se alguém corrige a entrada original, o Workday descarta o link porque a entrada foi alterada ou está em andamento.
Definição do locatário
Acesse a tarefa
Editar definição de locatário - HCM
para habilitar a quantidade por ocorrência nos níveis da tabela de ausências. Consulte:
Security
Domínios | Considerações |
|---|---|
Worker Data: Absence Occurrences
| Fornece acesso de visualização ao relatório Visualizar detalhes de ocorrências de ausência e à fonte de dados Absence Occurrences for Workers . |
Worker Data: Absence Occurrences (Manager View)
| Fornece aos gestores acesso de visualização ao relatório Visualizar resumo de ocorrências de ausência e à fonte de dados Absence Occurrences for Workers . |
Domínio Worker Data: Related Absence Occurrences
| Conceda acesso à tarefa Manter ocorrências de ausência relacionadas , que permite vincular e desvincular ocorrências de ausência e visualizar ocorrências vinculadas. |
Set Up: Time Off (General)
Set Up: Leave of Absence | Fornece acesso para configurar ocorrências de ausência e visualizar tipos de ocorrência de ausência. |
Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Corrigir ausência
| Recalcula as ocorrências de ausência quando um trabalhador corrige suas ausências. Exemplo: quando os trabalhadores corrigem as solicitações configurando a quantidade de ausências como zero, a ausência continua fazendo parte da ocorrência enquanto a correção estiver em andamento. Após a aprovação, o Workday remove a ausência de qualquer ocorrência da qual ela fazia parte. |
Solicitar licença
Solicitar ausência Informar horas | Recalcula as ocorrências de ausência quando um trabalhador solicita uma licença ou ausência. |
Request Return from Leave of Absence
| Recalcula as ocorrências de ausência quando os trabalhadores ou gestores enviam um retorno de uma licença. Exemplo: Quando os trabalhadores retornam da licença, o Workday atualiza a data de término da ocorrência de ausência para a data de término real da licença, em vez da data de retorno estimada.
O Workday considera que o trabalhador estará em ausência no dia seguinte ao Último dia estimado de licença/ausência . Antes de um trabalhador retornar, o Workday usa o último dia estimado de licença como a data de término da ocorrência de ausência. Se o último dia estimado de licença é 01/05/2024 e a data atual é 05/05/2024, e se o trabalhador ainda está de licença, a data estimada anterior afeta os relatórios em que os relatórios são baseados na data de término da ocorrência de ausência. |
Geração de relatórios
Você pode usar a fonte de dados do relatório
Absence Occurrences for Workers
ao criar relatórios personalizados sobre ocorrências de ausência. Você também pode usar estes filtros de fonte de dados:
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved Only)
- Absence Occurrences by Organization and Date Range (Approved and In Progress)
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Visualizar detalhes de ocorrências de ausência
| Permite que os administradores de ausências visualizem as ocorrências individuais dos trabalhadores. |
Visualizar tipo de ocorrência de ausência ou licença
| Permite que os administradores de ausências visualizem os detalhes de seus tipos de ocorrência de ausência. |
Visualizar resumo de ocorrências de ausência
| Permite que os gestores tenham uma visão geral do número de vezes que os trabalhadores estiveram ausentes por tipo de ausência. |
Integrações
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Get Absence Occurrence Types
| Use esse serviço Web para visualizar os tipos de ocorrências de ausência existentes. Recomendamos que você faça isso antes de criar um novo tipo de ocorrência de ausência. |
Put Absence Occurrence Types
| Use esse serviço Web para inserir tipos de ocorrência de ausência, economizando tempo se quiser carregar em massa os tipos de ocorrência de ausência. |
Relações e interações
Recursos | Considerações |
|---|---|
Tabelas de ausências
| Você pode habilitar tabelas de ausências para ocorrências de ausência. O Workday sinaliza automaticamente ocorrências de ausência deste tipo para recálculo, quando você altera as configurações de nível nas tabelas de ausências. |
Change Work Schedule
| O Workday sinaliza automaticamente as ocorrências de ausência para recálculo quando:
|
Alterar cargo
| O Workday sinaliza automaticamente as ocorrências de ausência para recálculo, quando os trabalhadores mudam de cargo em sua organização. |
Holiday and Work Schedule Calendars
| O Workday sinaliza automaticamente as ocorrências de ausência para recálculo quando há alterações nos eventos do calendário de feriados e de programação de trabalho.
Quando você cria ou edita calendários de programação de trabalho e eventos desse tipo (ou exclui tais eventos), o Workday sinaliza ocorrências de ausência para recálculo:
|
Licença
| Você pode habilitar tipos de licença para ocorrências de ausência. O Workday sinaliza automaticamente as ocorrências de ausência deste tipo para recálculo, quando você altera a configuração de dias a incluir. |
Purge Plans
| Ao limpar dados pessoais de trabalhadores desligados, você pode selecionar as ocorrências de ausência como um tipo de dados que podem ser limpos e salvá-lo em um plano de limpeza para uso posterior. Você pode limpar dados de ausência ou licença de um trabalhador somente se também estiver limpando ocorrências de ausência. |
Controle de horas
| O Workday recalcula as ocorrências de ausência quando um trabalhador solicita uma ausência por meio do controle de horas. |
Ausências
| Você pode habilitar ausências para ocorrências de ausência. O Workday sinaliza automaticamente ocorrências de ausência deste tipo para recálculo, se você alterar a configuração de dias a incluir no plano de ausências. |
Filiação sindical
| O Workday sinaliza automaticamente as ocorrências de ausência para recálculo, quando os trabalhadores mudam de filiação sindical. |