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Administrator Guide
Última atualização: 2025-10-03
Criar faturas de fornecedor

Criar faturas de fornecedor

  • Configure o processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.
  • Para usar ajustes de fatura para iniciar o evento de correspondência de contas de fornecedor para faturas de fornecedor relacionadas, configure a etapa de serviço
    Iniciar evento de correspondência de contas de fornecedor para faturas de fornecedor relacionadas
     no processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     .
  • Para encaminhar a fatura para um aprovador designado, configure o grupo de segurança Aprovador designado da fatura de fornecedor na etapa de aprovação do processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     . Você pode fazer isso apenas para a etapa Aprovação e não para a etapa Revisar fatura de fornecedor no processo de negócios.
  • Inclua a etapa de conclusão
    Verificar orçamento
     no processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     para verificar orçamentos em faturas de fornecedor.
  • Para corresponder faturas de fornecedor a documentos relacionados, inclua a etapa de ação
    Processo de correspondência de contas de fornecedor
     após a etapa de conclusão no processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
    .
  • Para o fornecedor, crie um documento de aquisição com uma ou mais linhas não adicionadas anteriormente a uma fatura de fornecedor.
  • Se estiver usando tipos de fatura, configure os tipos de fatura por país.
  • Segurança: domínio
    Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
     na área funcional Supplier Accounts.
Você pode criar faturas para linhas de bens e serviços que ainda não foram usadas em uma fatura de fornecedor. Selecione linhas de pedidos de compra, contratos de fornecedor, recebimentos, planilhas de horas e registros de tarefas.
  1. (Opcional) Acesse a tarefa
    Editar detalhes contábeis da empresa.
     e selecione a opção
    Fatura de fornecedor
     na lista de opções Permitir
    contabilização por data de aprovação
     para usar a data da aprovação como a data contábil nas suas faturas e ajustes de cliente ou para solicitar números de sequência de documentos por data contábil.
    Segurança: domínio
    Set Up: Company Accounting
     na área funcional Common Financial Management.
  2. Acesse a tarefa
    Criar fatura de fornecedor
     ou
    Plataforma de faturas de fornecedor
     .
  3. Para preencher a seção
    Informações da fatura
     , considere:
    Opção Descrição
    Empresa
    Selecione a empresa responsável pelos pagamentos da fatura.
    Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione a empresa que tem
    a opção Permitir fornecedores diferentes na fatura e no pedido de compra
     marcada.
    Fornecedor
    Selecione o fornecedor para a fatura. O Workday exibe apenas fornecedores em suspenso ou ativos que estão disponíveis para uso com a empresa ou hierarquia de empresas selecionada.
    Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione o fornecedor que tem
    a opção Faturar qualquer fornecedor
     marcada.
    Moeda
    O Workday preenche esse campo com a moeda do fornecedor ou a moeda da empresa, nessa ordem de prioridade. Você pode selecionar qualquer moeda aceita definida para o fornecedor.
    Para uma fatura criada no portal do fornecedor ou um pedido de compra, preenchemos a moeda do pedido de compra.
    Data da fatura
    Se você definiu condições de pagamento para este fornecedor, a data da fatura controla a data de vencimento.
    Exemplo: as condições de pagamento são
    Net 30
    . A
    Data de vencimento
     é 30 dias após a data da fatura. Se a data estiver em um período fechado, o Workday lançará a contabilidade no próximo período disponível.
    Data de recebimento da fatura
    Insira a data em que sua empresa recebe a fatura do fornecedor.
    Você pode querer rastrear a data em que sua empresa recebe uma fatura para fins de relatório ou para analisar a quantidade de tempo que leva para processá-la. A data de recebimento da fatura fornece uma medida da eficiência da organização, com base em quanto tempo leva desde o momento em que a fatura chega até que ela seja contabilizada.
    Substituição da data contábil
    Insira uma data em um período contábil em aberto.
    Esse campo é exibido quando você habilita
    Permitir contabilização de faturas
     de
    fornecedor em atraso
     na tarefa
    Editar detalhes contábeis da empresa
     . Dependendo de como você configura a contabilidade da empresa,
    a Substituição da data contábil
     pode ser opcional ou obrigatória.
    Exemplo: você fornece um serviço, mas não cria a fatura até o próximo período contábil, então seleciona a data do serviço como a data de substituição contábil.
    Somente imposto
    Selecione essa opção para criar uma fatura somente de impostos para rastrear e pagar impostos a fornecedores ou autoridades fiscais. Para fins contábeis, o Workday processa as linhas da fatura como linhas somente de impostos e exclui a contabilização dos valores de despesa.
    O Workday também:
    • Exibe a
      lista de opções Fatura de referência
       no cabeçalho.
    • Preenche o
      Valor total da fatura
       com base no
      Valor do imposto
      .
    • Limpa e bloqueia o
      Valor de frete
       e
      Outras despesas
      .
    Custos de importação em impostos
    Selecione essa opção para incluir o
    Valor do frete
     e
    Outras
     despesas no cálculo do imposto total. Para incluir esses valores, você também deve:
    • Selecione uma
      Opção de imposto por padrão
       entre
      Calcular imposto autoliquidado
       ou
      Calcular imposto devido ao fornecedor
      .
    • Inclua uma ou mais linhas de fatura com uma
      Categoria de despesa
       configurada para alocar frete, outras despesas ou ambas.
    • Configure uma
      Aplicabilidade fiscal
       para as linhas tributáveis.
    Acesse a tarefa
    Editar opções de conta de fornecedor
     para marcar a caixa de seleção por padrão quando você cria faturas para empresas específicas.
    Condições de pagamento
    O Workday preenche as condições de pagamento da conexão de remessa ou do fornecedor, nessa ordem de prioridade. Você pode alterar o valor, se necessário.
    Para uma fatura criada no portal do fornecedor ou um pedido de compra, preenchemos as
    Condições de pagamento
     com base no pedido de compra.
    Tipo de referência
    Se você selecionar um tipo de referência internacional, insira um
    Número de referência
     de até 140 caracteres.
    Opção de imposto por padrão
    O Workday preenche esse valor com base nos detalhes contábeis da empresa e o usa para preencher a opção de imposto nas linhas da fatura. Você pode selecionar um valor diferente.
    Para habilitar as regras fiscais por padrão para faturas criadas a partir de solicitações de fatura de fornecedor, habilite as opções de imposto da empresa para faturas de solicitação de fatura de fornecedor no nível do locatário.
    Quando a solicitação de fatura de fornecedor não especifica impostos e o valor por padrão da empresa é a opção
    Calcular imposto devido ao fornecedor
     ou
    Calcular imposto autoliquidado
     , o Workday preenche estes campos na linha da fatura de fornecedor:
    • Aplicabilidade fiscal
    • Código fiscal
    • Opção de imposto
    • Recuperabilidade de imposto
    Quando a solicitação de fatura de fornecedor especifica impostos, o Workday:
    • Preenche a opção
      Inserir imposto devido ao fornecedor
       .
    • Não preenche os campos fiscais na linha da fatura.
    Código fiscal por padrão
    O Workday preenche o código fiscal por padrão do perfil do fornecedor e usa esse valor para preencher o código fiscal nas linhas da fatura. Você pode selecionar um valor diferente.
    Você não pode inserir códigos fiscais por padrão quando habilita o imposto de terceiros. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
    Código de imposto retido na fonte por padrão
    O Workday preenche o código fiscal por padrão do perfil do fornecedor e usa esse valor para preencher o código fiscal nas linhas da fatura. Você pode selecionar um valor diferente.
    Você não pode inserir códigos fiscais por padrão quando habilita o imposto retido na fonte por terceiros. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
    Endereço de envio
    O Workday usa esse endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade fiscal para as linhas de transação.
    Para faturas intercompanhias, o Workday usa o endereço de envio mais recente da sua empresa no cabeçalho e nas linhas para oferecer suporte às informações fiscais por padrão no nível de linha.
    Faturas de referência
    Selecione faturas existentes para criar uma referência no nível do cabeçalho.
  4. Clique nos botões
    Pedidos de compra
    ,
    Contratos de fornecedor
    ,
    Recebimentos
    ,
    Planilhas de horas
    ,
    Registros de tarefas
    ,
    Linhas ad hoc
    ,
    Faturas de cliente
    ou
    Liberar retenção
     para selecionar linhas para a fatura.
    Você pode selecionar linhas não faturadas de um ou mais documentos comerciais. Você pode usá-los como critérios para restringir sua pesquisa.
    Opção Descrição
    Empresa
    Pesquise empresas específicas para itens a serem adicionados à fatura. A empresa indicada no cabeçalho da fatura é a valor por padrão, mas você pode adicionar itens de outras empresas. As empresas disponíveis são baseadas no perfil intercompanhias da fatura da empresa indicada no cabeçalho.
    Fornecedor do pedido de compra
    Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, restrinja a pesquisa por qualquer fornecedor do pedido de compra.
    Data do documento igual ou posterior a
    Data do documento igual ou anterior a
    Limita as linhas a um intervalo de datas específico.
    Pedidos de compra selecionados
    Limita os resultados às linhas de pedidos de compra, recebimentos, planilhas de horas ou registros de tarefas específicos.
    Item
    Retorna apenas as linhas de recebimento que contêm este item.
    Categoria de despesa
    Retorna as linhas de recebimento ou de registro de tarefas marcadas com esta categoria de despesa.
    A categoria de despesa da linha da fatura requer o tipo de uso da categoria de despesa Fatura
    de fornecedor
     .
    Trabalhador terceirizado
    Retorna apenas as linhas da planilha de horas deste trabalhador terceirizado.
    Perfil de cargo
    Retorna apenas as linhas da planilha de horas relacionadas a este perfil de cargo.
    Locais
    Retorna apenas as linhas da planilha de horas deste local.
    Projeto
    Retorna apenas os registros de tarefa associados a este projeto.
  5. Clique em
    Linhas ad hoc
     para adicionar linhas que não sejam de pedido de compra à fatura de fornecedor.
  6. Clique em
    Liberar retenção
     para adicionar linhas de pedidos de compra ou contratos de fornecedor à fatura de fornecedor para liberar a retenção.
  7. Clique em
    Concluir fatura de fornecedor
    .
  8. Para preencher a seção
    Informações da fatura
     , considere:
    Opção Descrição
    Conexão de remessa
    Você pode atualizar o valor por padrão conforme necessário.
    Valor total de controle
    Insira um valor a ser verificado em relação ao
    Valor total da fatura
    calculado.
    Valor do frete
    Outras despesas
    Aloque esses custos finais de envio com base no cabeçalho da transação de volta às linhas. Adicione uma categoria de despesa que seja elegível para alocação de frete e outros encargos a pelo menos uma linha, conforme definido na tarefa
    Manter categorias de despesa
    .
    Exemplo: você adquire um equipamento grande e tem 1 linha para o próprio equipamento e outra para instalação.
    Modelo de divisão por worktag
    Selecione um modelo para preencher todas as novas linhas da fatura.
    Quando você seleciona um modelo novo ou diferente no cabeçalho, o Workday não preenche o modelo nas linhas existentes com um valor total.
    Para definir modelos de alocação de divisão por worktag para faturas de fornecedor, acesse a tarefa
    Criar modelo de divisão por worktag
     .
  9. Durante o preenchimento da seção
    Condições e impostos
     :
    Opção Descrição
    Data do desconto
    Calculado automaticamente com base nas
    condições de pagamento
     com desconto para pagamento antecipado e
    na data da fatura
    .
    Substituição da data de vencimento
    Selecione uma data de vencimento diferente se houver uma exceção às condições.
    Pagamento separado
    Selecione essa opção para pagar a fatura separadamente durante uma execução de liquidação. Você pode preencher essa caixa de seleção em todas as faturas de um fornecedor marcando a caixa de seleção
    Pagamentos sempre separados
     nos detalhes do pagamento do fornecedor ou na conexão de remessa por padrão.
    Forma de pagamento substituta
    Selecione outra forma de pagamento para o fornecedor.
    Finalidade do pagamento no país de origem
    Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de origem do pagamento da fatura exigir. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa
    Editar definição de locatário - Finanças
     .
    Finalidade do pagamento no país de destino
    Selecione um código de finalidade de pagamento se o país que recebe o pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa
    Editar definição de locatário - Finanças
     .
    Código de roteamento bancário
    Selecione um código de roteamento bancário mapeado para uma conta bancária da qual liquidar os pagamentos de sua fatura.
    Para habilitar a lista de opções, você deve configurar pelo menos uma regra de roteamento bancário que use um código de roteamento bancário ativo. Consulte Definir códigos de roteamento bancário.
    Valor do imposto retido na fonte
    O Workday calcula o imposto retido na fonte a partir das linhas da fatura quando os valores de imposto têm um ponto de realização no momento da fatura. Esse total não inclui valores de impostos que tenham um ponto de realização no momento do pagamento. Para substituir esse valor calculado, você pode alterar o imposto calculado por alíquota na guia
    Imposto
     .
    Você pode criar uma isenção de imposto retido na fonte sobre uma alíquota de imposto retido na fonte para um fornecedor. O Workday aplica automaticamente o percentual de imposto retido na fonte à fatura de fornecedor quando calcula o imposto retido na fonte.
    Atualizar imposto
    Clique para recalcular os valores de impostos exibidos no cabeçalho após atualizar os impostos nas linhas da fatura.
    O Workday atualiza automaticamente os impostos quando você envia ou salva para uso posterior.
    O Workday desabilita o botão quando você habilita o imposto de terceiros. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
    Quando você cria uma fatura de fornecedor a partir de um pedido de compra ou contrato de fornecedor, os valores do cabeçalho da fatura para custo de importação são iguais aos valores não faturados do pedido de compra ou do contrato de fornecedor.
    Quando você cria uma fatura a partir de um recebimento, os valores do cabeçalho da fatura para os custos de importação são iguais à soma das alocações do pedido de compra recebido ou das linhas de contrato de fornecedor. O Workday rateia os valores com base na quantidade ou valor do recebimento (incluindo recebimento a maior).
  10. Para preencher a seção
    Informações de referência da fatura
     , considere:
    Opção Descrição
    Endereço de envio
    O Workday usa esse endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade fiscal para as linhas de transação.
    Código de controle
    Esse campo é exibido quando você configura as instruções de controle de pagamento.
    Em suspenso
    Selecione para suspender o pagamento nesta fatura.
    Documento recebido do fornecedor
    Selecione quando o fornecedor forneceu uma fatura ou outro documento relevante. Por padrão, o Workday fornece validação duplicada habilitada para esse campo. Para validar em relação às suas próprias condições, você pode desabilitar essa opção usando a tarefa
    Definição de locatário - Finanças
     . Você pode usar a tarefa
    Manter validações personalizadas
     para estabelecer suas próprias regras de condição para faturas de fornecedor.
    Número da fatura de fornecedor
    Se você recebeu o documento do fornecedor, insira o número de referência.
    Exemplo: o fornecedor forneceu uma fatura. Insira o número da fatura do documento do fornecedor.
    Número do pedido de compra externo
    Se você usar um sistema de aquisições diferente do Workday, insira o número do pedido de compra.
    Tipo de fatura obrigatória
    Se você usar tipos de fatura para categorizar suas faturas de fornecedor em conformidade com os requisitos governamentais, selecione um tipo de fatura.
    Contrato de fornecedor/Contrato de fornecedor por padrão
    Selecione um
    Contrato de fornecedor
     se a empresa e o fornecedor corresponderem aos da fatura. Depois de aprovar a fatura de fornecedor, o Workday subtrai automaticamente o valor da fatura do saldo restante do contrato.
    O Contrato de fornecedor por padrão
     é exibido quando você marca a caixa de seleção
    Habilitar consolidação de requisições em contratos de fornecedor
     durante a definição de locatário.
    Valor total do contrato
    Fornecido pelo contrato selecionado.
    Link do documento
    Se você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação.
    Se a localização dos documentos de comprovação ou das imagens for alterada, você deve atualizar o URL.
    O Workday garante que o link tenha um padrão de URI (Uniform Resource Identifier) válido, conforme definido pelo seu administrador de segurança. Esse processo ajuda a evitar conteúdo malicioso em links externos.
    Para definir um URI válido, selecione
    Supplier Invoice Document Link
     na lista de opções
    Supplier External URI Link Type
     na tarefa
    Manter validação de link externo
     .
    Nota
    Você pode definir o Workday para imprimir essas informações no campo
    Nota
     do cheque de pagamento da fatura.
    Para configurar essa funcionalidade no fornecedor, selecione a opção
    Usar nota de fatura
     na tarefa
    Criar fornecedor
     ou
    Criar alteração de fornecedor
     .
    Se várias faturas tiverem notas, o Workday as organiza em uma série no cheque.
    Você também pode usar a tarefa de serviço Web
    Put Supplier Payment Memo
     para capturar e armazenar informações adicionais no campo
    Nota
     no cabeçalho do pagamento do fornecedor. Exemplo: insira e rastreie os números de ID do imposto retido na fonte.
    Aprovador
    Selecione um aprovador designado para revisar e aprovar a fatura de fornecedor.
    Para definir um aprovador designado, adicione o grupo de segurança Aprovador designado da fatura de fornecedor relacionado à política de segurança do processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     .
  11. Para preencher a guia
    Linhas de fatura
     , considere:
    Opção Descrição
    Empresa
    Exibe a empresa à qual a fatura de fornecedor pertence. Se a empresa habilita transações intercompanhias, você pode selecionar uma das transações intercompanhias incluídas em seu perfil intercompanhias.
    Se você está criando uma fatura a partir de um pedido de compra de várias empresas, a empresa da linha do pedido de compra é preenchida como a empresa da linha da fatura quando a empresa é de:
    • Pedido de compra
    • Recebimento
    • Registro de tarefas para pedidos de compra.
    Item
    Para novas linhas, selecione o item.
    Descrição do item
    Inclua uma descrição para ajudar você e seus fornecedores a identificar itens específicos com mais facilidade.
    Se houver uma descrição disponível, o Workday preencherá automaticamente uma descrição quando você selecionar o item.
    Categoria de despesa
    Selecione categorias para vincular itens às regras de lançamento contábil correspondentes e forneça detalhes adicionais para a geração de relatórios. Quando você seleciona um item, o Workday preenche o valor atribuído ao item e você não pode alterá-lo.
    A categoria de despesa da linha da fatura requer o tipo de uso da categoria de despesa Fatura
    de fornecedor
     .
    ID de item de fornecedor
    Exibe a ID de item do fornecedor quando você associa a linha a um item do fornecedor, como um item de catálogo ou de catálogo externo.
    Contrato de fornecedor
    Selecione o contrato de fornecedor para a linha da fatura de fornecedor.
    Quando o contrato de fornecedor selecionado está vinculado a um catálogo, o Workday limita a seleção de item aos itens desse catálogo.
    Você não pode editar o contrato de fornecedor quando seleciona um item.
    Exibida se você marcar a caixa de seleção
    Habilitar consolidação de requisições em contratos de fornecedor
     durante a definição de locatário.
    Endereço de envio
    O Workday preenche o campo
    Endereço de envio
     no cabeçalho, mas você pode alterá-lo.
    Esse endereço determina o código fiscal, a aplicabilidade fiscal e o código de imposto retido na fonte usando
    Regras fiscais para o país
    .
    Aplicabilidade fiscal
    Indique se a linha é tributável e, em caso afirmativo, sua recuperabilidade. Você pode usar a aplicabilidade fiscal para filtrar transações nos relatórios. Essa caixa de seleção é preenchida a partir da regra fiscal específica do item com base no endereço de envio da linha, primeiro por item de compra e, em seguida, por categoria de despesa. Se não houver correspondência, ele será preenchido a partir do item de compra. Caso contrário, ele é preenchido com base na categoria de despesa.
    Código fiscal
    Se tributável, o código é preenchido com base no
    Código fiscal por padrão
     no cabeçalho, que você pode substituir.
    Para permitir que o Workday preencha seus códigos fiscais, use a tarefa
    Criar regra de imposto sobre transações para o país
     .
    Para empresas que operam como clientes em faturas intercompanhias diretas, o Workday preenche os códigos fiscais das linhas de fatura de cliente para linhas de fatura de fornecedor. Para desabilitar essa funcionalidade e permitir que o Workday preencha o código fiscal de
    Regras fiscais para o país
    , acesse a tarefa
    Manter empresas como clientes ou fornecedores
     e desmarque a caixa de seleção
    Copiar campos fiscais
     .
    Código de imposto retido na fonte
    O código é preenchido com base no
    Código de imposto retido na fonte por padrão
     no cabeçalho, que você pode substituir.
    Para empresas que operam como clientes em faturas intercompanhias diretas, o Workday preenche os códigos de imposto retido na fonte de linhas de fatura de cliente para linhas de fatura de fornecedor. Para desabilitar essa funcionalidade, acesse a tarefa
    Manter empresas como clientes ou fornecedores
     e desmarque a caixa de seleção
    Copiar campos fiscais
     .
    Tipo de data de competência do imposto
    Selecione o tipo de data de competência do imposto para a linha da fatura e especifique uma data de competência do imposto se o tipo for
    Data de entrega de bens/prestação de serviços
    . O Workday preenche o tipo de data de competência do imposto com base na
    Data da fatura/ajuste
     a menos que você marque a caixa de seleção
    IVA sobre pagamento
     de uma empresa. Se você marca a caixa de seleção
    IVA sobre pagamento
     na tarefa
    Editar detalhes fiscais da empresa
    , o Workday define o tipo de data de competência do imposto como
    Data de pagamento
    .
    Data de competência do imposto
    Quando você seleciona
    Data de entrega de bens/serviços
     para o tipo de data de competência do imposto, você deve inserir uma data de competência do imposto.
    Recuperabilidade de imposto
    O Workday preenche automaticamente a linha da transação com o percentual recuperável de acordo com a aplicabilidade fiscal e no código de imposto especificados. Você pode substituir essa seleção. Quando você especifica a recuperabilidade do imposto, o Workday aplica o percentual recuperável e o método de alocação ao valor do imposto para alíquotas no escopo do código fiscal.
    Use a tarefa
    Manter recuperabilidades de imposto
     para especificar a recuperabilidade de imposto de várias alíquotas para cada código fiscal.
    Opção de imposto
    Selecione
    Calcular imposto de renda declarado pelo contribuinte
     quando os fornecedores ou favorecidos não cobram impostos. Essa opção permite contabilizar suas obrigações fiscais em uma conta do livro-razão separada. Caso contrário, selecione
    Calcular imposto devido ao fornecedor
     para contabilizar o pagamento de impostos feito ao fornecedor ou favorecido.
    Quantidade
    Para:
    • Linhas de bens, insira o número de itens.
    • Linhas de serviço, o Workday define a quantidade como zero.
    Custo unitário
    Com base no item selecionado. Quando as moedas do
    Item
     e da fatura são diferentes, o Workday converte automaticamente esse valor para a moeda da fatura. O Workday usa a taxa de conversão cambial atual entre as duas moedas, conforme definido para o tipo de taxa cambial por padrão da definição de locatário. Para linhas de serviço, o custo unitário é sempre zero.
    Valor total
    • Para linhas de bens,
      Quantidade
       vezes
      Custo unitário
      . Se você altera o
      Valor total
      , o Workday recalcula o
      Custo unitário
      . Se você altera o
      Custo unitário
      , o Workday recalcula o
      Valor total
      .
    • Para linhas de serviço, o Workday preenche o
      Valor total
       automaticamente. Você pode modificar o
      Valor a faturar
       conforme necessário.
    Para criar linhas de custo zero, você deve ter pelo menos um outro item de linha que torne o
    Valor total da fatura
     maior que zero. Quando você cria linhas de custo zero, o Workday aloca:
    • Valor do imposto
       para uma única linha de custo zero quando outras linhas não especificam uma aplicabilidade fiscal.
    • Valor do
      frete
       e
      Outras despesas
       até a última linha de custo zero na fatura, quando outras linhas não usam frete ou outras categorias de despesa.
    IDs de item alternativas
    IDs de item alternativas para o item de catálogo, item de catálogo externo ou item de compra.
    Quando você configura faturas de fornecedor com IDs de item principais na tarefa
    Manter opções de exibição de tipo de ID de item
     , o Workday exibe até três IDs de item em colunas. Você pode selecionar os itens restantes que não estão marcados como IDs de item principais na coluna
    IDs de item adicionais
     .
    Etiquetas de item
    Etiquetas de item associadas ao item de catálogo, item de catálogo externo ou item de compra.
    Detalhes da retenção
    Quando você seleciona
    Retenção
     em um pedido de compra ou contrato de fornecedor, o Workday exibe a coluna
    Detalhes da retenção
     para a linha.
    Você não pode modificar
    o Valor do pagamento
     e
    o Percentual a ser retido
    .
    Pré-pago
    Marque ou desmarque a opção
    Pré-pago
     para atualizar o status de pré-pago da linha.
    O Workday habilita automaticamente a opção
    Contém linhas pré-pagas
    , na guia
    Detalhes do pagamento antecipado
    , após a seleção de uma linha.
    As categorias de despesa para linhas pré-pagas devem ser:
    • Não rastreável
    • Rastreável com o tratamento contábil
      Despesa
    Quando o imposto não é alocado em uma linha pré-paga, ele não será incluído na contabilidade de pagamento antecipado nas faturas relacionadas. Em vez disso, ele usa a regra de lançamento em conta
    Imposto sobre transações
    .
    Nota
    Insira ou atualize uma nota para a fatura de fornecedor.
    Worktags
    Use worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefa
    Manter usos de worktags
    . Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.
    Faturável
    Quando a linha de fatura inclui uma worktag de projeto faturável, você pode selecionar
    Faturável
     se a linha ou a divisão da linha for faturável para o projeto.
    Essa seleção não afeta a contabilidade quando você a inclui como uma dimensão nas condições da regra de lançamento em conta.
    Modelo de divisão por worktag
    É preenchido com base no modelo de cabeçalho quando você cria uma nova linha.
    Você pode selecionar um novo modelo ou substituí-lo com base na empresa da linha.
    Divisões
    Clique para dividir as linhas por
    Valor
     ou
    Quantidade
    . Em seguida, você pode especificar os valores ou as quantidades para a divisão, inserir uma nota e selecionar worktags específicas para cada divisão da linha.
    Você pode dividir as linhas de serviço somente por valor.
    Para linhas de custo zero, você só pode dividir itens por quantidade.
  12. Use a guia
    Imposto
     para revisar os códigos fiscais e sua aplicabilidade, conforme especificado nas linhas da fatura.
    Se várias linhas compartilham o mesmo imposto, essa guia as consolida e totaliza o valor com esse imposto.
  13. Para especificar o valor de liberação de retenção em um pedido de compra ou contrato de fornecedor, acesse
    Linhas de liberação de retenção
     e insira um
    Valor a liberar
    .
  14. Use a guia
    Detalhes da retenção
     para visualizar o valor total retido e o total liberado nesta fatura quando você seleciona
    Retenção
     para um pedido de compra ou um contrato de fornecedor.
  15. (Opcional) Para concluir a guia
    Taxa cambial
    , considere:
    Para faturas em moeda estrangeira, você pode fazer ajustes a fim de obter outra taxa de conversão. Todas as alterações que você faz na guia
    Taxa cambial
     são registradas no campo
    Taxa cambial efetiva
    , que exibe a taxa usada na contabilidade para converter valores de parcelas em moeda do livro-razão. Todas as substituições que você faz disparam a seleção da caixa
    Substituição de taxa
    .
    Opção Descrição
    Substituição de tipo de taxa cambial
    Selecione uma opção para substituir o tipo de taxa usado por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
    Substituição de data de taxa cambial
    Selecione uma data para substituir a data da taxa usada por padrão para pesquisar a taxa de câmbio.
    Substituição manual de taxa cambial
    Insira uma taxa de câmbio para substituir a taxa de câmbio ou forneça uma taxa quando uma taxa por padrão não estiver disponível.
    Padrões
    Esta seção exibe a taxa de câmbio por padrão do locatário com base na data da fatura.
  16. Para definir qualquer linha de fatura de fornecedor como pré-paga, acesse a guia
    Detalhes do pagamento antecipado
     e selecione o
    Tipo de amortização antecipada
    .
    Se você definiu detalhes de pagamento antecipado no pedido de compra subjacente, eles são o valor por padrão na fatura de fornecedor, que pode ser atualizada.
    Opção Descrição
    Manual
    Selecione essa opção para amortizar manualmente a amortização antecipada de despesas em uma data futura. Opcionalmente, insira a
    Data de amortização prevista
     para fins de controle e geração de relatórios.
    Você pode usar a
    Data de amortização prevista
     para gerar relatórios e criar alertas personalizados, mas o Workday não valida essa data.
    Liquide e faça pagamentos manuais do tipo amortização antecipada antes de amortizar as despesas.
    Recebimento
    Selecione essa opção para amortizar as despesas pré-pagas após a conclusão do processo de negócios
    Recebimento
     para:
    • Pedidos de compra
    • Faturas de fornecedor geradas a partir de pedidos de compra ou contratos de fornecedor
    Programação
    Especifique para definir uma programação para amortizar despesas pré-pagas após a aprovação do pedido de compra.
  17. Use a guia
    Anexos
     para carregar ou arrastar e soltar arquivos, como documentos de comprovação de fatura de fornecedor.
    O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa
    Editar definição de locatário - Sistema
     para documentos comerciais anexos.
    Você pode associar anexos de fatura de fornecedor a faturas de cliente para transações faturáveis. Quando uma fatura de fornecedor está pronta para ser faturada, você não pode alterar anexos na fatura ou no ajuste de fatura de fornecedor.
  18. Acesse a guia
    Informações da fila de trabalho
     para adicionar
    Etiquetas da fila de trabalho
    ,
    Observações da fila de trabalho
    e outros detalhes a serem exibidos para a fatura no relatório
    Área de trabalho de fatura de fornecedor
     .
    Para visualizar a guia
    Informações da fila de trabalho
     , configure estes domínios de segurança:
    • Process: Supplier Invoice Work Queue
    • Gerenciar: fila de trabalho de fatura de fornecedor
  19. Clique em
    Enviar
    .
  • O Workday inicia o processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar a fatura de fornecedor antes de aprová-la.
  • Quando você visualiza a transação:
    • Detalhes da linha
       exibe a distribuição contábil de quaisquer valores de custo internado alocados do cabeçalho para as linhas e o
      Valor bruto
       total (valor líquido total mais imposto, frete e outros encargos alocados). O Workday usa o valor bruto para:
      • Lançamento de débito da contabilidade de despesas.
      • Provisões de recebimentos.
      • Verificação de orçamento de transações de despesas.
      • Custo de aquisição por padrão durante o registro do ativo.
    • A guia
      Imposto
       exibe o percentual recuperável e a distribuição de valores de impostos recuperáveis e não recuperáveis com base em:
      • Aplicabilidade fiscal
      • Código fiscal
      • Valor tributável
  • O Workday cria lançamentos operacionais automaticamente na moeda da empresa para transações aprovadas. Se as moedas da transação e da empresa forem diferentes, o Workday converte os valores na moeda da empresa.
  • Quando o processo de negócios
    Evento de fatura de fornecedor
     é concluído, o Workday processa a contabilidade das faturas de fornecedor:
    • As linhas não pré-pagas usam a regra de lançamento em conta Despesa.
    • As linhas pré-pagas usam a regra de lançamento em conta Despesa pré-paga.
  • Para faturas de fornecedor que:
    • Com custo zero, o Workday marca a fatura como paga quando é aprovada e a mantém fora da execução de liquidação, a menos que:
      • A empresa configurou o IVA sobre o pagamento.
      • O Tipo de data de competência do imposto é Data de pagamento.
      • Há uma alíquota de imposto retido na fonte com realização de pagamento na linha da fatura.
    • Negativa, você pode liquidar a fatura por meio de uma execução de liquidação que inclui outras faturas com valores totais positivos.
  • Use o relatório
    Localizar faturas de fornecedor
     para acessar e atualizar faturas existentes que você salva ou envia.
  • Se estiver combinando faturas de fornecedor com documentos comerciais relacionados, configure o processo de negócios
    Evento de correspondência de contas de fornecedor
     .
  • Se houver correspondência de faturas de fornecedor com contratos de fornecedor, você deve criar a fatura na tarefa
    Plataforma de faturas de fornecedor
     .
  • Para visualizar a lista de relatórios fornecidos pelo Workday e suas descrições, acesse o relatório
    Relatórios padrão do Workday
     e selecione a opção
    Contas de fornecedor
     .
  • Para pagar faturas aprovadas, os fornecedores devem estar no status ativo.
  • Para cancelar a fatura de fornecedor e gerar um novo ajuste de fatura de fornecedor, use a ação relacionada
    Converter em ajuste de fatura de fornecedor
     na fatura de fornecedor.
  • Liquide as faturas de fornecedor aprovadas. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é concluído, o Workday atualiza os lançamentos contábeis de cada pagamento.