Criar uma fatura de fornecedor sem pedido de compra

Administrator Guide

Configure o processo de negócios Evento de fatura de fornecedor
e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.

Para criar faturas de fornecedor sem pedidos de compra na plataforma de faturas de fornecedor, defina a segurança: domínio Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
na área funcional Supplier Accounts.

Você pode criar uma fatura de fornecedor que não seja baseada em um pedido de compra. Às vezes, são chamadas de faturas de fornecedor independentes ou transações que não são de pedido de compra. Você pode inserir detalhes sobre a fatura, as condições de pagamento e os impostos. Pode ser necessário registrar uma fatura de fornecedor independente para pagamentos de serviços públicos, obrigações fiscais e outros cenários.

(Opcional) Acesse a tarefa Editar detalhes contábeis da empresa.
e selecione a opção Fatura de fornecedor
na lista de opções Permitir contabilização por data de aprovação
para usar a data da aprovação como a data contábil nas suas faturas e ajustes de cliente ou para solicitar números de sequência de documentos por data contábil.

Segurança: domínio Set Up: Company Accounting
na área funcional Common Financial Management.

Acesse a tarefa

Criar fatura de fornecedor

Acesse a tarefa

Plataforma de faturas de fornecedor

Para preencher a seção

Informações da fatura

, considere:

Opção	Descrição
Empresa	Selecione a empresa responsável pelos pagamentos da fatura.
Fornecedor	Selecione um dos fornecedores disponíveis para uso com a empresa ou hierarquia de empresas selecionada.
Conexão de remessa	Se o fornecedor tem uma conexão de remessa por padrão, ela é exibida nesse campo. Você pode atualizar o valor por padrão conforme necessário.
Moeda	O valor por padrão é a moeda preferencial do fornecedor, se especificada no fornecedor; caso contrário, será usada a moeda da empresa. Você pode alterar a moeda para qualquer uma das moedas aceitas definidas para o fornecedor.
Data da fatura	Se você definiu condições de pagamento para este fornecedor, a Data da fatura controla a data de vencimento. Exemplo: as condições de pagamento são Net 30 . A Data de vencimento será 30 dias após a data da fatura. Se a data estiver em um período fechado, o Workday lançará a contabilidade no próximo período disponível.
Substituição da data contábil	Insira uma data em um período contábil em aberto. Esse campo é exibido quando você habilita Permitir contabilização de faturas de fornecedor em atraso na tarefa Editar detalhes contábeis da empresa . Dependendo de como você configura a contabilidade da empresa, a Substituição da data contábil pode ser opcional ou obrigatória. Exemplo: você fornece um serviço, mas não cria a fatura até o próximo período contábil, então seleciona a data do serviço como a data de substituição contábil.
Valor total de controle	Insira um valor se você souber qual é o total da fatura e quiser garantir que o Valor total da fatura calculado corresponda à sua expectativa.
Valor do frete Outras despesas	Aloque esses custos finais de envio com base no cabeçalho da transação de volta às linhas. Adicione uma categoria de despesa que seja elegível para alocação de frete e outros encargos a pelo menos uma linha, conforme definido na tarefa Manter categorias de despesa . Exemplo: você adquire um equipamento grande e tem 1 linha para o próprio equipamento e outra para instalação.
Custos de importação em impostos	Selecione essa opção para incluir o Valor do frete e Outras despesas no cálculo do imposto total. Para incluir esses valores, você também deve: Selecione uma Opção de imposto por padrão entre Calcular imposto autoliquidado ou Calcular imposto devido ao fornecedor . Inclua uma ou mais linhas de fatura com uma Categoria de despesa configurada para alocar frete, outras despesas ou ambas. Configure uma Aplicabilidade fiscal para as linhas tributáveis. Acesse a tarefa Editar opções de conta de fornecedor para marcar a caixa de seleção por padrão quando você cria faturas para empresas específicas. Consulte Nota sobre a versão da funcionalidade 2052R2: Cálculo do imposto sobre os custos de importação em faturas de fornecedor.

Para preencher a seção

Condições e impostos

, considere:

Opção	Descrição
Condições de pagamento	Você pode alterar os termos.
Data do desconto	Calculado automaticamente com base nas condições de pagamento que têm um desconto por pagamento antecipado e na data da fatura .
Substituição da data de vencimento	Selecione uma data de vencimento diferente se houver uma exceção às condições.
Pagamento separado	Selecione essa opção para pagar a fatura separadamente durante uma execução de liquidação. Você pode preencher essa caixa de seleção em todas as faturas de um fornecedor marcando a caixa de seleção Pagamentos sempre separados nos detalhes do pagamento do fornecedor ou na conexão de remessa por padrão.
Forma de pagamento substituta	Selecione uma forma de pagamento se houver uma exceção às condições.
Finalidade do pagamento no país de origem	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país de origem do pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Finalidade do pagamento no país de destino	Selecione um código de finalidade de pagamento se o país que recebe o pagamento da fatura exigir um código de finalidade. Esse campo é exibido quando você habilita os Códigos de finalidade de pagamento na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . Consulte Etapas: definir códigos de finalidade de pagamento.
Código de roteamento bancário	Selecione um código de roteamento bancário mapeado para uma conta bancária da qual liquidar os pagamentos de sua fatura. Para habilitar a lista de opções, você deve configurar pelo menos uma regra de roteamento bancário que use um código de roteamento bancário ativo. Consulte Definir códigos de roteamento bancário.
Opção de imposto por padrão	O Workday preenche: Esse valor dos detalhes contábeis da empresa. Opção de imposto na linha do cabeçalho, mas você pode substituí-la no nível de linha. O Workday preenche automaticamente
Código fiscal por padrão	O Workday preenche o código fiscal por padrão do perfil do fornecedor. Se o código fiscal por padrão não estiver definido ou se quiser substituí-lo, selecione um código fiscal. O Workday preenche o código fiscal no nível de linha do cabeçalho, mas você pode substituí-lo.
Código de imposto retido na fonte por padrão	O Workday preenche o código de imposto retido na fonte por padrão do perfil do fornecedor. Se o código de imposto retido na fonte por padrão não estiver definido ou se quiser substituí-lo, selecione um código de imposto retido na fonte. O Workday preenche o código de imposto retido na fonte na linha do cabeçalho, mas você pode substituí-lo no nível de linha.
Valor do imposto	Se você selecionou a opção de calcular imposto, o Workday exibe a soma dos valores de imposto calculados das linhas tributáveis, com base no código fiscal que você especificou para cada linha. Para substituir esse valor calculado, você pode alterar o imposto calculado por alíquota na guia Imposto . Se você seleciona a opção de inserir imposto devido ao fornecedor, digite o valor do imposto para a transação. Você deve ter pelo menos uma linha com uma aplicabilidade fiscal que seja tributável e habilitada para alocação. O imposto alocado às linhas é somente o valor não recuperável da transação e nem sempre é adicionado a esse valor do cabeçalho. Se você insere um valor negativo, o Workday aloca o valor do imposto em uma linha negativa ou de custo zero.
Valor do imposto retido na fonte	O Workday calcula o imposto retido na fonte a partir das linhas da fatura quando os valores de imposto têm um ponto de realização no momento da fatura. Esse total não inclui valores de impostos que tenham um ponto de realização no momento do pagamento. Para substituir esse valor calculado, você pode alterar o imposto calculado por alíquota na guia Imposto .
Atualizar imposto	Clique para recalcular o imposto exibido no cabeçalho quando você atualiza o imposto em uma linha da fatura. O Workday também recalcula o imposto do cabeçalho automaticamente quando você envia ou salva para uso posterior.

Insira os detalhes na seção

Informações de referência da fatura

Opção	Descrição
Endereço de envio	O Workday usa esse endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade fiscal para as linhas de transação.
Em suspenso	Selecione para suspender o pagamento nesta fatura.
Documento recebido do fornecedor	Selecione se o fornecedor forneceu uma fatura ou outro documento relevante.
Número da fatura de fornecedor	Se você receber o documento do fornecedor, insira seu número de referência. Exemplo: se o fornecedor forneceu uma fatura de fornecedor, insira o número da fatura. A validação de duplicatas é habilitada automaticamente para esse campo. Para validar suas próprias condições, você pode desabilitar essa opção usando a tarefa Editar definição de locatário - Finanças e, em seguida, usar a tarefa Manter validações personalizadas para estabelecer suas próprias regras de condição para faturas de fornecedor.
Número do pedido de compra externo	Se você usar um sistema de aquisições diferente do Workday, insira o número do pedido de compra.
Contrato de fornecedor	Selecione um contrato se a empresa e o fornecedor no contrato corresponderem à fatura. O Workday subtrai o valor da fatura do saldo restante do contrato após a aprovação da fatura de fornecedor.
Link do documento	Se você armazena as imagens do documento em um repositório externo, insira o URL desse local em vez de incluir a imagem como um anexo de arquivo. O Workday exibe a imagem ou o URL como um link para a imagem. Cada link deve começar com um padrão de URL válido, conforme definido pelo seu administrador de segurança.
Nota	Quando você imprime um cheque para pagamento desta fatura de fornecedor, o valor inserido aqui é impresso no campo de nota do cheque. Selecione a opção Usar nota de fatura em Nota de pagamento de fornecedor por padrão para o fornecedor. Use a tarefa Criar fornecedor ou Criar alteração de fornecedor para configurar a nota da fatura. Se mais de uma fatura do cheque para o fornecedor tiver uma nota, o Workday concatena as notas no cheque.

Para preencher a guia

Linhas de fatura

, considere:

Opção	Descrição
Empresa	O valor por padrão é a empresa à qual a fatura de fornecedor pertence. Se a empresa permite transações intercompanhias, você pode selecionar uma das opções incluídas em seu perfil intercompanhias.
Item	Para novas linhas, selecione o item.
Categoria de despesa	A categoria de despesa vincula itens às regras de lançamento contábil correspondentes e fornece detalhes adicionais para geração de relatórios. Se você seleciona um item, o Workday preenche a categoria de despesa atribuída a ele e você não pode alterá-la. A categoria de despesa da linha da fatura requer o tipo de uso da categoria de despesa Fatura de fornecedor .
Aplicabilidade fiscal	Se a linha for tributável, selecione sua recuperabilidade. Você pode usar a aplicabilidade fiscal para filtrar transações nos relatórios. O Workday preenche as opções da regra fiscal específica do item com base no endereço de envio, primeiro por item de compra e, em seguida, por categoria de despesa. Se não houver correspondência, ele será preenchido automaticamente a partir do item de compra. Caso contrário, ele é preenchido automaticamente com base na categoria de despesa.
Código fiscal	Se o item for tributável, o código será preenchido com base no Código fiscal por padrão no cabeçalho, que você pode substituir. Para definir códigos fiscais por padrão, use a tarefa Criar regra de imposto sobre transações para o país .
Código de imposto retido na fonte	O código é preenchido com base no Código de imposto retido na fonte por padrão no cabeçalho, que você pode substituir.
Tipo de data de competência do imposto	Selecione o tipo de data de competência do imposto para a linha da fatura e especifique uma data de competência do imposto se o tipo for Data de entrega de bens/prestação de serviços . O Workday preenche o tipo de data de competência do imposto com base na Data da fatura/ajuste a menos que você marque a caixa de seleção IVA sobre pagamento de uma empresa. Se você marca a caixa de seleção IVA sobre pagamento na tarefa Editar detalhes fiscais da empresa , o Workday define o tipo de data de competência do imposto como Data de pagamento .
Data de competência do imposto	Quando você seleciona Data de entrega de bens/serviços para o tipo de data de competência do imposto, você deve inserir uma data de competência do imposto.
Recuperabilidade de imposto	O Workday preenche automaticamente a linha da transação com o percentual recuperável de acordo com a aplicabilidade fiscal e no código de imposto especificados. Você pode substituir essa seleção. Quando você especifica a recuperabilidade do imposto, o Workday aplica o percentual recuperável e o método de alocação ao valor do imposto para alíquotas no escopo do código fiscal. Use a tarefa Manter recuperabilidades de imposto para especificar a recuperabilidade de imposto de várias alíquotas para cada código fiscal.
Opção de imposto	Selecione Calcular imposto de renda declarado pelo contribuinte quando os fornecedores ou favorecidos não cobram impostos. Essa opção permite contabilizar suas obrigações fiscais em uma conta do livro-razão separada. Caso contrário, selecione Calcular imposto devido ao fornecedor para contabilizar o pagamento de impostos feito ao fornecedor ou favorecido.
Quantidade	Para linhas de bens, insira o número de itens. Para linhas de serviço, o Workday define a quantidade como zero.
Custo unitário	Com base no item selecionado. Se as moedas do Item e da fatura forem diferentes, o Workday converte esse valor na Moeda da fatura. O Workday usa a taxa de conversão cambial atual entre as duas moedas, conforme definido para o tipo de taxa cambial por padrão (que faz parte da definição de locatário). Para linhas de serviço, o custo unitário é sempre zero.
Valor total	Para linhas de bens, Quantidade vezes Custo unitário . Se você altera o Valor total , o Workday recalcula o Custo unitário . Se você altera o Custo unitário , o Workday recalcula o Valor total . Para linhas de serviço, o Workday preenche o Valor total automaticamente. Você pode modificar o Valor a faturar conforme necessário.
Worktags	Use worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefa Manter usos de worktags . Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.
Faturável	Exibido quando a linha da fatura inclui uma worktag de projeto faturável. Selecione quando a linha ou a divisão for faturável para o projeto. Essa caixa de seleção não afeta a contabilidade se você a inclui como uma dimensão nas condições da regra de lançamento em conta.
Pré-pago	Selecione essa linha para pagar antecipadamente. O Workday marca automaticamente a opção Contém linhas pré-pagas na guia Detalhes do pagamento antecipado depois que você seleciona as linhas pré-pagas. As categorias de despesa das linhas pré-pagas devem ser: Não rastreáveis Rastreáveis com o tratamento contábil Despesa . Quando o imposto não é alocado em uma linha pré-paga, ele não é incluído na contabilidade de pagamento antecipado nas faturas relacionadas. Em vez disso, ele usa a regra de lançamento em conta Imposto sobre transações .
Divisões	Clique para dividir as linhas por Valor ou Quantidade . Em seguida, você pode especificar os valores ou as quantidades para a divisão, inserir uma nota e selecionar worktags específicas para cada divisão da linha. Você só pode dividir as linhas de serviço por valor.

Use a guia

Imposto

para revisar os códigos fiscais e sua aplicabilidade, conforme especificado nas linhas da fatura.

Se várias linhas compartilham o imposto, essa guia as consolida e totaliza o valor com esse imposto.

Para definir despesas pré-pagas de fornecedor, acesse a guia

Detalhes do pagamento antecipado

e selecione um

Tipo de amortização antecipada

Opção	Descrição
Manual	Selecione essa opção para amortizar manualmente a amortização antecipada de despesas em uma data futura. Opcionalmente, insira a Data de amortização prevista . Você pode usar a Data de amortização prevista para gerar relatórios e criar alertas personalizados, mas o Workday não valida essa data. Os pagamentos do tipo de amortização antecipada manual devem ser liquidados e pagos antes que você possa amortizar as despesas.
Programação	Especifique para definir uma programação para amortizar despesas antecipadas de parcelas em uma programação de amortização de fatura de fornecedor pré-paga.

Opção

Descrição

Manual

Selecione essa opção para amortizar manualmente a amortização antecipada de despesas em uma data futura. Opcionalmente, insira a

Data de amortização prevista

Você pode usar a

Data de amortização prevista

para gerar relatórios e criar alertas personalizados, mas o Workday não valida essa data.

Os pagamentos do tipo de amortização antecipada manual devem ser liquidados e pagos antes que você possa amortizar as despesas.

Programação

Especifique para definir uma programação para amortizar despesas antecipadas de parcelas em uma programação de amortização de fatura de fornecedor pré-paga.

Use a guia

Anexos

para carregar ou arrastar e soltar arquivos, como documentos de comprovação de fatura de fornecedor.

O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

para documentos comerciais anexos.

Clique em

Enviar

O Workday cria a fatura de fornecedor quando você a envia ou salva. O número da fatura é exibido na parte superior.

O Workday inicia o processo de negócios Evento de fatura de fornecedor
para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar a fatura de fornecedor antes de aprová-la.

Quando você visualiza a transação:

Detalhes da linha

exibe a distribuição contábil de quaisquer valores de custo internado alocados do cabeçalho para as linhas e o

Valor bruto

total (valor líquido total mais imposto, frete e outros encargos alocados). O Workday usa o valor bruto para:

Lançamento de débito da contabilidade de despesas.

Provisões de recebimentos.

Verificação de orçamento de transações de despesas.

Custo de aquisição por padrão durante o registro do ativo.

A guia

Imposto

exibe o percentual recuperável e a distribuição de valores de impostos recuperáveis e não recuperáveis com base em:

Aplicabilidade fiscal

Código fiscal

Valor tributável

O Workday cria lançamentos operacionais automaticamente na moeda da empresa para transações aprovadas. Se as moedas da transação e da empresa forem diferentes, o Workday converte os valores na moeda da empresa.

Quando o processo de negócios Evento de fatura de fornecedor
é concluído, o Workday processa a contabilidade das faturas de fornecedor:

As linhas não pré-pagas usam a regra de lançamento em conta Despesa
.

As linhas pré-pagas usam a regra de lançamento em conta Despesa pré-paga
.

Use o relatório

Localizar faturas de fornecedor

para acessar e atualizar faturas existentes que você salva ou envia.

Se você selecionou Programar
como o tipo de amortização antecipada, acesse

Criar programação de amortização antecipada de despesas

no menu de ações relacionadas da fatura de fornecedor para criar a programação e gerar parcelas de amortização de despesas.

Etapas: definir despesas pré-pagas de fornecedor

Editar processos de negócios

Referência: opções de imposto