Criar uma solicitação de fatura de fornecedor

Administrator Guide

Se estiver usando tipos de fatura, configure-os por país.

Configure o processo de negócios Evento de solicitação de fatura de fornecedor
e a política de segurança na área funcional Supplier Accounts.

Segurança: domínio Self-Service: Supplier Invoice Request
na área funcional Supplier Accounts.

Crie uma solicitação de pagamento para linhas de bens ou serviços no Workday, adicionando informações de fatura à solicitação. Depois que o Workday aprova as solicitações de pagamento, ele as converte automaticamente em faturas de fornecedor.

Acesse a tarefa

Criar solicitação de fatura de fornecedor

Para concluir a seção

Informações principais

, considere:

Opção	Descrição
Data da fatura	Insira a data da fatura de fornecedor. Se o fornecedor tiver condições de pagamento específicas, esta data controla a data de vencimento. Exemplo: se as condições de pagamento forem 30 dias da data líquida , o valor do campo Data de vencimento será 30 dias após a data da fatura. Se a data cair dentro de um período fechado, o Workday lançará a contabilidade no próximo período disponível.
Empresa	A empresa responsável pelos pagamentos da fatura. Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione a empresa que tem a opção Permitir fornecedores diferentes na fatura e no pedido de compra marcada.
Fornecedor	Selecione o fornecedor da fatura. O Workday exibe os fornecedores que estão disponíveis para uso com a empresa ou hierarquia de empresas selecionada. Para faturar um fornecedor diferente do fornecedor do pedido de compra, selecione o fornecedor que tem Faturar qualquer fornecedor marcado.
Conexão de remessa	Se o fornecedor tem uma conexão de remessa Por padrão , ela é exibida nesse campo. Você pode atualizar o valor preenchido automaticamente conforme necessário.
Moeda	O Workday preenche automaticamente a moeda preferencial do fornecedor; caso contrário, é usada a moeda da empresa. Você pode alterar a moeda para qualquer uma das moedas aceitas definidas para o fornecedor.
Valor total de controle	Insira um valor se você souber qual é o total da fatura e quiser garantir que o Valor total da fatura calculado corresponda à sua expectativa.
Número da fatura de fornecedor	Se você recebeu o documento do fornecedor, informe aqui o número da fatura. Exemplo: se o fornecedor apresentou uma fatura de fornecedor, insira o número da fatura do documento do fornecedor.

Para concluir a seção

Informações adicionais

, considere:

Opção	Descrição
Endereço de envio	O Workday usa este endereço quando avalia regras fiscais para determinar o código fiscal e as substituições de aplicabilidade de imposto para as linhas de transação.
Condições de pagamento	O Workday preenche automaticamente as condições de pagamento do fornecedor, mas você pode alterá-las, se necessário.
Código de controle	Selecione um código de controle de pagamento para a fatura, como Reter pagamento até a retirada ou Pagamento no dia seguinte . Este campo é exibido quando você configura as instruções de controle de pagamento.
Tipo de referência	Você pode selecionar um tipo de referência internacional para a fatura de fornecedor.
Número de referência	Se você selecionar um tipo de referência para a fatura de fornecedor, deverá inserir um número de referência de até 140 caracteres.
Fatura obrigatória	Se você usa diferentes tipos de fatura para categorizar suas faturas de fornecedor em conformidade com os requisitos governamentais, selecione um tipo de fatura.
Valor do frete	Aloque esses custos finais de envio com base no cabeçalho da transação de volta às linhas. Essa ação requer que pelo menos uma linha tenha uma categoria de despesa elegível para alocação de frete e outros encargos, conforme definido na tarefa Manter categorias de despesa .
Valor do imposto	O Workday exibe o valor de imposto devido ao fornecedor. Se a opção de imposto da empresa for Insira o imposto devido ao fornecedor , o valor padrão do imposto é o cabeçalho da fatura, quando você cria uma fatura a partir da solicitação de fatura de fornecedor. Para acionar as regras fiscais por padrão em faturas criadas a partir de solicitações de fatura de fornecedor, habilite as opções de imposto da empresa para as faturas de solicitação de fatura de fornecedor no nível do locatário. Se a opção de imposto da empresa for Calcular imposto devido ao fornecedor ou Calcular imposto de renda declarado pelo contribuinte e você definir as regras fiscais por padrão, o Workday preenche estes campos na linha da fatura de fornecedor: Aplicabilidade fiscal Código fiscal Opção de imposto Recuperabilidade de imposto Se você inserir um valor negativo, o Workday alocará o valor do imposto em uma linha negativa ou de custo zero.
Nota	Insira ou atualize uma nota para o cabeçalho da solicitação de fatura.

Durante o preenchimento da guia

Linhas

, considere:

Opção	Descrição
Descrição do item	Inclua uma descrição para ajudar você e seus fornecedores a identificar itens específicos com mais facilidade. Se uma descrição estiver disponível, o Workday preencherá automaticamente uma descrição quando você selecionar o item.
Categoria de despesa	A categoria de despesa vincula itens às regras de lançamento em conta correspondentes e fornece detalhes adicionais para a geração de relatórios. Se você selecionar um item, o valor será atualizado automaticamente para o atribuído ao item e você não poderá alterá-lo. A categoria de despesa da linha da fatura requer o tipo de uso da categoria de despesa Fatura de fornecedor .
Quantidade	Para linhas de bens, insira o número de itens. Para linhas de serviço, o Workday atualiza automaticamente a quantidade para zero.
Custo unitário	Com base no item selecionado. Quando as moedas de Item e fatura são diferentes, o Workday converte automaticamente esse valor para a Moeda da fatura.
IDs de item	IDs de item para os itens de catálogo, de catálogo externo ou de compra. Quando você configura faturas de fornecedor com identificadores de item principal na tarefa Maintain Item Identifier Type Display Options , o Workday exibe até 3 identificadores de item em colunas. Você pode selecionar os itens restantes que não estão marcados como identificadores de item principal na coluna IDs de itens adicionais .
Etiquetas de item	Etiquetas de item associadas ao item de catálogo, item de catálogo externo ou item de compra.
Valor total	Para linhas de bens, Quantidade vezes Custo Unitário . Se você alterar o Valor total , o Workday recalcula o Custo unitário . Se você alterar o Custo unitário , o Workday recalcula o Valor total . Para linhas de serviço, o Workday preenche o Valor total automaticamente. Você pode modificar o Valor a ser faturado conforme necessário. Para criar linhas de custo zero, você deve ter pelo menos um outro item de linha que torne o valor total da fatura maior que zero. Quando você cria linhas de custo zero, o Workday aloca: O Valor do imposto para uma única linha de custo zero quando as outras linhas não especificam uma aplicabilidade de imposto. O Valor do frete até a última linha de custo zero da fatura.
Worktags	Use worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefa Manter usos de worktags . Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.
Faturável	Essa opção é exibida se a linha da fatura inclui uma worktag de projeto faturável. Selecione Faturável se a linha ou a divisão da linha for faturável para o projeto. A opção Faturável não afeta a contabilidade se você a incluir como uma dimensão nas condições da regra de lançamento em conta.
Nota	Insira ou atualize uma nota para a linha de solicitação de fatura.
Nota interna	Insira as informações a serem exibidas internamente para outros usuários da sua empresa, como instruções de pagamento ou especificações fiscais. O conteúdo do campo Nota interna não é transferido para a fatura de fornecedor criada a partir da solicitação de fatura de fornecedor.
Rateios	Clique para dividir as linhas por Valor ou Quantidade . Você pode especificar valores ou quantidades para a divisão, inserir uma nota e selecionar worktags específicas para cada divisão da linha. As linhas de serviço só podem ser divididas por valor.

Use a guia

Anexos

para carregar ou arrastar e soltar arquivos, como documentos de comprovação de fatura de fornecedor.

O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo listados na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

para documentos comerciais anexos.

Você pode

Enviar

a solicitação de fatura de fornecedor para aprovação ou

Salvar para uso posterior

O Workday inicia o processo de negócios Evento de solicitação de fatura de fornecedor
para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar a fatura de fornecedor antes de aprová-la.

Use o relatório

Localizar solicitações de fatura de fornecedor

para acessar e atualizar solicitações de fatura existentes que você salva ou envia.

Configurar questionários e perguntas