Considerações para a definição: conciliação automática de demonstrativo bancário
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da conciliação automática de demonstrativos bancários. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O Workday oferece dois tipos de conciliação automática de demonstrativo bancário: básica e avançada. A básica faz a correspondência entre as linhas do demonstrativo bancário e as transações operacionais com base apenas no valor e na data. A avançada usa regras de correspondência com atributos adicionais. Este tópico inclui considerações sobre a configuração da conciliação bancária automática avançada.
Vantagens para a empresa
Com a conciliação bancária automática avançada, você pode:
- Reduzir erros e esforço manual.
- Gerenciar exceções de transações não conciliadas à medida que ocorrerem.
- Definir regras de sugestão que identificam automaticamente possíveis correspondências.
- Criar regras de item de primeiro aviso para conciliar itens de demonstrativo bancário que você não registra no Workday, como tarifas bancárias.
Casos de uso
Você pode configurar o Workday para conciliar automaticamente:
- Pagamentos de vários fornecedores agrupados em um pagamento no demonstrativo bancário.
- Vários pagamentos eletrônicos que são pagos em datas diferentes e liquidados em vários demonstrativos bancários.
- Linhas do demonstrativo bancário e itens conciliáveis que ocorrem após o carregamento inicial do demonstrativo bancário.
- Transações bancárias ad hoc de um modelo predefinido que corresponde a diversos itens de primeiro aviso.
Perguntas a considerar
Pergunta | Considerações |
|---|---|
Como fazer a correspondência das linhas do demonstrativo bancário com itens conciliáveis usando dados analisados? | É possível identificar, extrair e modificar valores de dados específicos de campos de demonstrativos bancários usando a análise de demonstrativo. Você pode então usar os dados analisados em regras de condição para fazer correspondência.
Exemplo: você analisa um valor do campo Anexos e move-o para o campo de Referência do seu demonstrativo bancário. Você pode criar uma regra de correspondência para fazer a correspondência com este valor durante a conciliação. |
Como usar worktags para fazer a correspondência de linhas de demonstrativos bancários com itens conciliáveis? | Você pode mapear tipos de linha de demonstrativo bancário para worktags e, em seguida, configurar regras de condição para usá-las para fazer correspondência com linhas de demonstrativo bancário específicas a transações operacionais.
Quando você especifica as worktags nas regras de condição do item de primeiro aviso, o Workday as atribui às transações bancárias ad hoc correspondentes para conciliação com os itens de primeiro aviso nos demonstrativos bancários. Use um modelo de transação bancária ad hoc e selecione Atribuir worktags de linha do demonstrativo bancário . |
Como reutilizar as regras de correspondência entre as empresas? | Você pode atribuir conjuntos de regras de correspondência contendo a mesma regra a uma ou mais contas bancárias. |
Recomendações
- Para aumentar a precisão da conciliação:
- Defina as tolerâncias de valor como critérios de correspondência nas regras de correspondência. O Workday usa as tolerâncias de valor para filtrar os itens conciliáveis.
- Programe a conciliação automática apenas quando necessário e evite executar várias simultaneamente.
- Crie regras para sugerir correspondências para linhas de demonstrativo bancário que não correspondam exatamente às transações operacionais.Exemplo: os camposReferênciaeDatacorrespondem, mas os valores não. Defina regras para sugerir correspondências com base apenas na referência e na data.
- Para conciliar linhas de demonstrativo bancário e transações operacionais com valores diferentes, marque a caixa de seleçãoCriar transação bancária ad hocem regras de correspondência um para um com uma tolerância de valor. O Workday cria automaticamente uma transação bancária ad hoc para a diferença entre a linha do demonstrativo bancário e o valor da transação.
- Para conciliar uma linha de demonstrativo bancário com uma transação operacional com datas diferentes, você pode configurar uma tolerância de data para estas regras de correspondência:
- Regra um para um: na gradeCorrespondência com, especifique um valorEm um certo número de diaspara a data da linha do demonstrativo.
- Regra de um para vários: defina uma regra de condição que inclua uma tolerância para a data da linha do demonstrativo.
- Quando criar conjuntos de regras de correspondência, coloque as regras mais específicas antes das mais gerais. O Workday considera linhas de demonstrativo bancário usando critérios específicos antes de conciliar linhas de demonstrativo mais gerais. Exemplo: o Workday concilia uma linha de demonstrativo bancário para 500,00, com código de tipo 495 e um valor de anexo de pagamento de fornecedor antes de conciliar uma linha de demonstrativo diferente somente com o valor.
- Quando você criar regras de condição de primeiro aviso, verifique se:
- Os resultados do campo de relatório fornecido ou calculado são precisos para suas condições.
- Você formata corretamente todos os atributos nas regras de condição. Exemplo: todos os parênteses abertos são seguidos por parênteses fechados.
- Você configurou todos os parâmetros obrigatórios corretamente para os valores de regra de lançamento em conta de sua conta usados em suas condições.
Requisitos
- Carregue ou registre manualmente os demonstrativos bancários do dia anterior.
- Crie ou carregue transações operacionais.
Limitações
- Você só pode conciliar automaticamente as linhas do demonstrativo bancário e as transações operacionais com valores diferentes, usando o método de correspondência um para um. Para os outros métodos, você deve conciliar manualmente criando uma transação bancária ad hoc para a diferença.
- Não é possível conciliar várias linhas do demonstrativo bancário com vários itens conciliáveis em um intervalo de datas especificado. Para conciliar em um intervalo de datas não especificado, crie uma regra de correspondência vários para vários sem critérios de correspondência por data. Quando você exclui datas na regra, o Workday considera todas as linhas de demonstrativo bancário e transações operacionais pendentes. Exemplo: seu banco liquida um grupo de pagamentos eletrônicos de fornecedor em vários dias.
Definição de locatário
Atualize a configuração de conciliação de uma conta bancária com estas configurações:
- Marque a caixa de seleçãoModo Avançadopara atribuir um conjunto de regras de correspondência e um conjunto de regras de item de primeiro aviso à conta bancária. Por padrão, o Workday usa uma conciliação básica com base nos valores e datas das transações.
- Atribua um conjunto de regras de análise à conta bancária se estiver usando dados analisados em suas regras de condição de correspondência.
- Selecione as condições para iniciar uma conciliação bancária automática.
- Selecione as condições para iniciar uma conciliação de item de primeiro aviso.
Segurança
Domínio | Considerações |
|---|---|
Set Up: Bank Reconciliation na área funcional Banking and Settlement. | Concede acesso para definir a infraestrutura de conciliação bancária e visualizar os relatórios relacionados. |
Processo: Transação bancária ad hoc (Nova) na área funcional Sistema bancário e liquidações. | Dá acesso para processar transações bancárias ad hoc e visualizar relatórios relacionados. |
Definir: Modelo de transação bancária ad hoc na área funcional Sistema bancário e liquidações | Dá acesso para processar modelos de transações bancárias ad hoc e visualizar relatórios relacionados. |
Access Macthing Rule Set (Segmented) na área funcional Banking and Settlement | Dá acesso para restringir quais usuários podem criar e manter conjuntos de regras de correspondência para as conciliações de demonstrativo bancário e não de linha de lançamento. |
Process: Macthing Rule Set na área funcional Banking and Settlement | Dá acesso para executar conciliações bancárias automáticas usando conjuntos de regras de correspondência. |
Set Up: Macthing Rule Set na área funcional Banking and Settlement | Dá acesso para criar regras de correspondência e conjuntos de regras. |
Process: Bank Reconciliation na área funcional Banking and Settlement. | Dá acesso para executar conciliações bancárias automáticas usando conciliação bancária ou conjuntos de regras de correspondência. |
Set Up: Tenant Setup - Worklets na área funcional System. | Dá acesso para visualizar e configurar o painel de conciliação de demonstrativo bancário. |
Processos de negócios
Processo de negócios | Considerações |
|---|---|
Evento de transação bancária ad hoc
| Envia transações bancárias ad hoc novas ou editadas para aprovação. |
Evento de demonstrativo bancário
| Envia as conciliações do seu demonstrativo bancário para aprovação. Exemplo: você precisa da aprovação de conciliações de demonstrativo para contas bancárias específicas. |
Relatórios
Você pode usar estes relatórios principais para suas conciliações.
Relatório ou painel | Considerações |
|---|---|
Relatório Comparação entre dados contábeis e dados bancários
| Depois de executar conciliações de demonstrativo bancário, você pode usar esse relatório para avaliar as discrepâncias entre os saldos do seu demonstrativo bancário e do livro-razão. |
Relatório Comparação entre dados contábeis e dados bancários por moeda da conta bancária
| Exibe as transações contabilizadas no livro-razão em uma única moeda da conta bancária. O Workday converte transações em várias moedas usando o conjunto de regras de conversão especificado e a moeda da conta bancária. |
Relatório Itens não compensados
| Use esse relatório para identificar transações operacionais pendentes em uma data específica. |
Painel de conciliação de demonstrativo bancário | Oferece worklets de relatórios gráficos para acompanhar as conciliações de demonstrativos bancários na sua organização.
No painel, você pode ajustar as definições de regra ou remover regras que não tenham um bom desempenho. |
Integrações
Você pode carregar seus demonstrativos bancários nestes formatos usando o conector de demonstrativos bancários:
- BAI2
- BTRS
- ISO 20022
- MT940/942
- Formatos personalizados, como valores separados por vírgula (CSV)
Relações e interações
Você pode conciliar automaticamente essas transações do Workday de fora da gestão de caixa:
- Depósitos, pagamentos e reembolsos de clientes
- Pagamentos de despesas
- Pagamentos diversos
- Pagamentos da folha de pagamento
- Pagamentos de estudante
- Pagamentos de fornecedor
Você também pode conciliar automaticamente as transações criadas no Accounting Center que você habilitou para conciliação. Consulte Editar origem de dados contábeis.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.