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Administrator Guide
Última atualização: 2024-10-04
Editar origem de dados contábeis

Editar origem de dados contábeis

  • Configure uma origem de dados contábeis.
  • Editar conjunto de dados enriquecido.
  • Segurança: estes domínios na área funcional Accounting Center:
    • Set Up: Accounting Source - Maintain
      .
    • Process: Accounting Center
      .
Você edita uma origem de dados contábeis para:
  • Defina grupos de contabilidade que contenham regras de cabeçalho de lançamento e de linha de cabeçalho.
  • Para gerar contabilidade detalhada, defina o cabeçalho do lançamento e as regras da linha do cabeçalho.
  • Insira uma data de vigência para os grupos de contas.
  • (Opcional) Insira uma ID de agrupamento de transações para a origem de dados contábeis.
  • (Opcional) Alterar a tarefa de alteração de dados.
    Você não pode alterar a tarefa de alteração de dados quando um lote está em andamento.
  • (Opcional) Especifique uma nova Data de referência para a origem de dados contábeis.
  • (Opcional) Configure suas configurações de worktag relacionadas para preencher automaticamente as worktags relacionadas por padrão nas linhas de lançamento detalhado do Accounting Center.
Antes de editar uma origem de dados contábeis, certifique-se de que o Workday tenha criado com êxito a origem de dados contábeis e todas as fases na origem de dados contábeis. Para fazer a verificação, acesse o relatório
Visualizar origem de dados contábeis
 , selecione sua origem de dados contábeis e confirme se ela tem o status
Aguardando configuração
.
Quando você cria vários grupos de contas para uma origem de dados contábeis, é possível criar configurações de origem de dados contábeis eficientes para dar suporte às suas necessidades de negócios. Exemplo: contabilização de uma única transação com vários códigos de livro.
Para cada grupo de contas, você pode:
  • Para gerar contabilidade detalhada para o grupo de contas, especifique configurações de linha de cabeçalho e de lançamento separadas.
  • Configurar diferentes regras de cabeçalho de lançamento (exemplo: código de livro) e regras de linha de lançamento.
  • Criar regras de condição de grupo de contas para uma transação.
  • Gerar mais de um conjunto de lançamentos contábeis detalhados de uma única transação.
  • Para gerar contabilidade detalhada para cada grupo de contas, aplique um ou mais grupos de contas a cada transação em um lote.
  1. (Opcional) Atribua acesso ao domínio
    Process: Accounting Center
     por meio de um grupo de segurança restrito Roles - Source System.
    Quando você concede acesso a um usuário a um domínio por meio de um grupo de segurança com restrição, o Workday limita o acesso a cada origem de dados contábeis com base na função do usuário.
  2. (Opcional) Criar dimensões da regra de lançamento em conta personalizada e tipos de regra de lançamento em conta personalizada. Consulte Criar dimensões personalizadas e tipos de regra de lançamento em conta personalizada.
  3. (Opcional) Se quiser usar como valor por padrão os valores de worktag relacionados nas linhas de lançamento detalhado do Accounting Center, certifique-se de que:
    • Selecione
      Habilitar precedência de tipo de worktag
       na tarefa
      Manter precedências de tipo de worktag
       .
    • Você ordena corretamente os Tipos de worktag a partir dos quais deseja usar como valor por padrão os valores de worktag relacionada na lista
      Ordem de precedência
       da tarefa
      Manter precedências de tipo de worktag
       .
    Antes de habilitar ou modificar a configuração na tarefa
    Manter precedências de tipo de worktag
     , considere o impacto que isso terá nas transações operacionais, lançamentos contábeis e seus serviços Web correspondentes.
  4. Acesse o relatório
    Visualizar origem de dados contábeis
     .
  5. Para
    Origem de dados contábeis
    , selecione a origem de dados contábeis que você criou anteriormente e clique em
    OK
    .
  6. (Opcional) Crie ou selecione um Sistema de origem e proteja contextualmente o
    domínio Process: Accounting Center
     com o grupo de segurança restrito Roles - Source System.
    Quando você concede acesso a um usuário a um domínio por meio de um grupo de segurança com restrição, o Workday limita o acesso a cada origem de dados contábeis com base na função do usuário.
  7. (Opcional) Selecione uma nova
    Tarefa de alteração de dados
    .
  8. Clique em
    Editar configuração
    .
  9. Insira uma data
    de início de vigência
     para o grupo de contas.
    A data de vigência deve ser igual ou anterior ao valor no campo
    Data de referência
     . Caso contrário, você pode ter transações que o Workday não pode processar, pois as transações não conseguem encontrar uma configuração correspondente. A Workday recomenda que você crie sua configuração inicial com uma data anterior a todas as transações que você planeja trazer para o Accounting Center.
    Sempre que você seleciona
    Editar configuração
    , pode:
    • Crie um novo instantâneo para um grupo de contas existente inserindo uma nova data de vigência.
      Para grupos de contas existentes, o Workday preenche automaticamente a data de vigência do instantâneo atual do grupo de contas selecionado. Você pode alterar a data de vigência.
    • Crie um instantâneo inicial para um novo grupo de contas.
    • Edite um instantâneo existente de um grupo de contas selecionando o grupo de contas e inserindo a mesma data de vigência do instantâneo que quer editar.
    Portanto, a Workday recomenda que, antes de editar sua configuração, você:
    1. Acesse a
      opção Visualizar origem de dados contábeis
      .
    2. Clique em
      Instantâneos de data de vigência
       para verificar se você tem instantâneos anteriores em seu histórico de datas de vigência.
  10. Para
    Grupo de contabilidade
    , selecione
    Criar novo
     e insira uma Data
    de início da vigência
     para criar um instantâneo para um novo grupo de contabilidade.
  11. Clique em
    OK
    .
  12. Quando você criar um novo grupo de contas, considere:
    Campo
    Descrição
    Nome do grupo de contabilidade
    Insira um nome exclusivo para o grupo de contas.
    Regra de condição
    Selecione uma regra de condição para o grupo de contas.
    O Workday aplica a regra de condição de grupo contábil a uma transação se a regra de condição for atendida.
    As regras de condição são específicas para uma origem de dados contábeis. Você pode usar regras de condição em todos os grupos de contas e regras de linha de lançamento na mesma origem de dados contábeis, mas não pode usar as mesmas regras de condição em outra origem de dados contábeis.
    Você pode criar regras de condição para o grupo de contas a partir da tarefa
    Criar regra de configuração de origem de dados contábeis
     , que você também pode acessar nesse campo.
    Se você não selecionar uma regra de condição, o Workday aplicará o grupo contábil a todas as transações no lote.
    Para transações Muitos para um, todas as linhas com a mesma ID de agrupamento devem ser aprovadas na regra de condição do grupo de contabilidade para gerar contabilidade detalhada.
  13. Clique na guia
    Regras de cabeçalho de lançamento
     .
  14. Durante a execução da tarefa, considere:
    Campo
    Descrição
    Empresa do livro-razão
    Tipo de livro-razão
    Origem do lançamento
    Mapeie os dados de origem para o tipo de campo correspondente do Workday. O mapeamento permite que você selecione um valor da fonte de dados durante a configuração da origem de dados contábeis.
    Caso contrário, você deve selecionar dentre uma lista de valores da instância em seu locatário quando configurar sua origem contábil.
    Data contábil
    Mapeie os dados de origem para o tipo de campo correspondente do Workday. O mapeamento permite que você selecione um valor da fonte de dados durante a configuração da origem de dados contábeis.
    É a data de contabilização do lançamento no livro-razão. Você pode usar essa data para determinar o período no qual contabilizar o lançamento.
    Selecione a data das transações na fonte de dados enriquecidos. O Workday recupera o valor do campo Data na fonte de dados enriquecida.
    A data contábil geralmente é igual à data de referência, mas pode ser diferente. Isso permite que você tenha uma data de configuração de origem de dados contábeis anterior à data de contabilização do lançamento. É semelhante à data de transação e contábil no Workday.
    Código de livro
    (Opcional) Selecione um código de livro para o grupo contábil.
    Selecione um campo dos seus dados de origem ou selecione um valor da instância.
    Você pode selecionar um código de livro separado para cada grupo de contas com base em seus requisitos de relatório. Exemplo: para a mesma origem de dados contábeis, você pode selecionar um código de livro GAAP para um grupo de contas e um código de livro de ajustes GAAP locais para outro grupo de contas.
    Nota
    Opcional
    Esse valor somente transportará para contabilidade detalhada e não preencherá lançamentos resumidos.
    ID de referência externa
    Esse valor somente transportará para contabilidade detalhada e não preencherá lançamentos resumidos.
    Criar estornos
    Opcional
    Selecione se você quer criar um estorno para transações no primeiro dia do próximo período disponível.
    Data de estorno alternativa
    Opcional
    Inclua esse campo se você:
    • Criar estornos.
    • Quer usar uma data diferente da opção por padrão, que é o primeiro dia do próximo período.
    A data de estorno alternativa deve estar em seus dados enriquecidos e deve ser formatada como uma data.
    Tipos de taxa cambial
    Está disponível somente quando você seleciona
    Habilitar multimoeda
    .
    Selecione valores da fonte de dados enriquecida ou de uma lista de valores em seu locatário. Se você seleciona
    Nenhuma das opções anteriores
    , o Workday usa o tipo de taxa cambial por padrão para a empresa. Se nenhum tipo de taxa da empresa é especificado para a empresa, o Workday usa o tipo de taxa cambial por padrão no seu locatário.
  15. Clique na guia
    Regras da linha de lançamento
     .
  16. Durante a execução da tarefa, considere:
    Campo
    Descrição
    Regra de condição
    Opcional
    O Workday avalia e contabiliza transações em contas específicas do livro-razão com base em regras que você cria.
    As regras de condição são específicas para uma origem de dados contábeis. Você pode usar regras de condição em todos os grupos de contas e regras de linha de lançamento na mesma origem de dados contábeis, mas não pode usar as mesmas regras de condição em outra origem de dados contábeis.
    Você pode criar regras de condição na tarefa
    Criar regra de configuração de origem de dados contábeis
     , que também pode ser acessada nesse campo.
    Se você não criar uma regra de condição, o Workday processará essa linha para cada linha de dados no seu arquivo.
    Empresa da linha
    Opcional
    Deixe como o valor por padrão, a menos que você esteja configurando a contabilidade intercompanhias. O Workday preenche automaticamente o valor da Empresa do livro-razão na guia
    Regras de cabeçalho de lançamento
    .
    Para transações intercompanhias, você pode selecionar valores:
    • Na fonte de dados enriquecidos.
    • Lista de valores no seu locatário.
    Conta do livro-razão
    Mapeie os dados de origem para o tipo de campo correspondente do Workday se quiser selecionar um valor da fonte de dados ao configurar a origem de dados contábeis.
    Caso contrário, você deve selecionar um valor de uma lista de valores em seu locatário ou um tipo de regra contábil (incluindo o tipo de regra contábil personalizada).
    Dimensões adicionais da regra contábil
    Opcional
    Você deve inserir um valor quando você seleciona um tipo de regra contábil no campo
    Conta do livro-razão
     .
    Mapeie a coluna de dados de origem para a Lista personalizada que você criou para uma dimensão de regra de lançamento em conta personalizada. Consulte Criar dimensões personalizadas e tipos de regra de lançamento em conta personalizada.
    Quando você usa uma regra contábil, esse campo deve conter dados de dimensão de regra contábil válidos para o tipo de regra contábil especificado.
    Adicione dimensões do seu tipo de regra contábil aqui, incluindo dimensões de regra contábil personalizadas configuradas.
    Não adicione a dimensão
    Empresa
     , pois o Workday deriva automaticamente a dimensão.
    Valor da transação
    Valor na moeda da transação.
    Selecione na fonte de dados enriquecido. A menos que você habilite multimoeda para a origem de dados contábeis, você deve inserir o valor da transação na moeda do livro-razão da empresa.
    Moeda da transação
    Selecione na fonte de dados enriquecido ou em uma lista de valores em seu locatário.
    Valor do livro-razão
    Deixe esse campo em branco se você quiser que o Workday converta transações de origem na moeda do livro-razão.
    Se você já converteu em valor do livro-razão, selecione na fonte de dados enriquecido.
    Worktags
    Opcional, mas a Workday recomenda que você mapeie um ou mais campos para dimensões de worktag. O Workday persiste nas worktags dos seus lançamentos resumidos no livro-razão. As worktags resumem seus lançamentos contábeis detalhados.
    Quando você marca a caixa de seleção
    Habilitar detalhes fiscais
     , especifique estas worktags:
    • Worktags obrigatórias:
      • Aplicabilidade fiscal
      • Código fiscal
      • Alíquota
    • Worktags opcionais:
      • Recuperabilidade de imposto
      • Tipo de data de competência do imposto
        : o Workday inclui automaticamente um valor
        de Tipo de data de competência do imposto
        de Data da transação
         em todas as linhas de lançamento detalhadas resultantes de uma regra de linha de lançamento com imposto habilitado. Para configurar a worktag
        Tipo de data de competência do imposto
         em uma regra de linha de lançamento habilitada para impostos, selecione a opção
        Habilitar configuração da data de competência do imposto para impostos sobre transações
         em
        Opções de imposto
         na tarefa
        Editar definição de locatário - Finanças
         .
        Um valor
        do Tipo de data de competência do imposto
        que você configura por meio da regra da linha de lançamento terá precedência sobre o valor por padrão.
      O Workday impede que você configure worktags
      Autoridade fiscal
       ou
      Categoria fiscal
       em uma regra de linha de lançamento com imposto habilitado. O Workday deriva essas worktags da
      Alíquota
       e as preenche automaticamente na linha de lançamento detalhado resultante.
    As worktags que você especifica aqui são exibidas na contabilidade detalhada e resumida.
    Empresa afiliada interworktags
    Opcional, especifique um valor de empresa afiliada interworktags para processar transações com o valor da empresa afiliada quando você balancear linhas de lançamento detalhadas e resumidas pela worktag de determinação de saldo obrigatória.
    Você pode aplicar valores de empresas afiliadas interworktags quando habilita o balanceamento por worktag principal no seu locatário.
    Habilitar worktags relacionadas por padrão
    Marque a caixa de seleção para preencher os valores de worktag relacionados por padrão que são derivados dos valores de worktag das suas transações enriquecidas.
    Isso pode reduzir a necessidade de definir esses valores de worktag usando tabelas de mapeamento, reduzindo a manutenção contínua das tabelas de mapeamento.
    O Workday usará como valor por padrão apenas os tipos de Worktag que você selecionar na lista de opções
    Worktags
     para cada regra de linha de lançamento.
    Um valor de worktag dos seus dados enriquecidos sempre terá precedência sobre um valor de worktag relacionado por padrão.
    O Workday considera os valores de worktag relacionados adicionados às suas linhas de lançamento detalhadas:
    1. Ao avaliar a regra de lançamento em conta para a regra da linha de lançamento, se aplicável.
    2. Ao avaliar validações personalizadas de contabilidade detalhada, se aplicável.
    3. Em resumo, e os inclui nas linhas resultantes de lançamento resumido do Accounting Center.
    Você só pode selecionar a opção Habilitar worktags relacionadas por padrão se habilitar a tarefa
    Precedência de tipo de worktag
     .
    Atributos adicionais
    Opcional, mas a Workday recomenda que você inclua um ou mais campos de atributos adicionais.
    Inclua quaisquer outros atributos que você queira incluir além das worktags. Exemplo: número do agente, número da apólice.
    Atributos adicionais não são transportados para lançamentos resumidos no livro-razão, mas estão disponíveis para geração de relatórios nos resultados contábeis detalhados.
    Conciliação bancária
    Marque a caixa de seleção se quiser conciliar linhas de lançamento de caixa resumidas.
    As linhas de lançamento que você seleciona ficam disponíveis para conciliação e exibem uma Referência da transação, se houver.
    Você pode então fazer a correspondência das linhas de lançamento selecionadas com seu demonstrativo bancário. Consulte Etapas: usar a conciliação de conta bancária.
    Referência da transação
    Atribua uma referência de transação apenas se você habilitou a opção
    Conciliar com o banco
     . Uma referência de transação ajuda a conciliar as linhas de lançamento de caixa com a linha do seu demonstrativo bancário.
    O Workday exibe a referência da transação na linha do lançamento durante o resumo.
    Habilitar detalhes fiscais
    Marque essa caixa de seleção para gerar relatórios sobre impostos sobre transações nas linhas de lançamento resultantes.
    Se você marcar a caixa de seleção, deverá definir os atributos fiscais no campo
    Detalhes fiscais
     e especificar as worktags obrigatórias no campo
    Worktags
     .
    Detalhes fiscais
    Quando você seleciona a opção
    Habilitar detalhes fiscais
     , deve definir estes atributos fiscais obrigatórios:
    • Data da transação tributável
    • Tipo de imposto
      : quando você especifica
      Imposto pago
       ou
      Imposto autoliquidado
      , deve especificar um valor de worktag
      Recuperabilidade de imposto
       na linha de lançamento detalhado resultante. Caso contrário, o Workday deriva a
      recuperabilidade de imposto
       da
      aplicabilidade fiscal
      .
      Um valor
      de recuperabilidade de imposto
       que você configura por meio da regra de linha de lançamento terá precedência sobre o valor que o Workday define por padrão a partir
      da aplicabilidade fiscal
      .
    • Valor tributável
    • (
      Opcional) Tipo de recuperabilidade de imposto
      : o Workday define o valor por padrão do
      Tipo de recuperabilidade de imposto
       da worktag
      Recuperabilidade de imposto
       durante o processamento da fase de contabilização detalhada. Quando você usa uma worktag
      Recuperabilidade de imposto parcialmente recuperável
      , deve definir uma substituição
      do Tipo de recuperabilidade de imposto
       como
      Integralmente recuperável
       ou
      Não recuperável
       na regra da linha de lançamento. Não é possível especificar um valor
      de tipo de recuperabilidade de imposto
      parcialmente recuperável
      .
    O valor inserido no campo
    Tipo de recuperabilidade de imposto
     substitui o valor por padrão da worktag
    Recuperabilidade de imposto
     .
  17. Clique na guia
    Regras de resumo
     para revisar como o Workday agrupa e resume os lançamentos de todos os grupos de contas na origem de dados contábeis:
    1. Campos de cabeçalho de lançamento resumido: exibe a lógica de resumo do cabeçalho de lançamento.
    2. Campos de linha de lançamento resumidos: exibe regras de resumo de linha de lançamento, incluindo todas as worktags e atributos de declaração de impostos.
    O Workday exclui atributos adicionais no resumo, mas os disponibiliza para geração de relatórios na contabilidade detalhada.
  18. Clique em
    OK
     e em
    Concluído
    .
Criar lotes do Accounting Center.