Exemplo: definir e usar caixa contábil e caixas contábeis centralizados
Este exemplo ilustra como configurar uma definição de caixa contábil e um caixa contábil centralizado para verificações de saldo de caixa.
Você propõe um valor de 7.000 USD para financiar um projeto de pesquisa. Você aloca 5.000 USD para o Fundo A e 2.000 USD para o Fundo B. No próximo exercício fiscal, você espera receber uma subvenção federal no valor total direcionado por meio do seu Fundo de Obrigações do Tesouro. Esse fundo intermediário atribuído à conta bancária de Obrigações do Tesouro paga e recebe em nome de outros fundos. Como resultado, os Fundos A e B podem reivindicar créditos do Fundo de Obrigações do Tesouro.
Como ajuda para gerenciar a saída de caixa do projeto, você cria uma definição de caixa contábil e um caixa contábil centralizado. Quando você liquida pagamentos em relação aos fundos, o Workday compara as atividades de cada fundo com os saldos disponíveis do livro-razão de caixa dos fundos.
- Use a tarefaCriar conta bancáriapara criar a contabancária do Community.
- Usar a tarefaManter configuração de balanceamento por worktagpara definir o tipo de worktag de determinação de saldo principalFundo,bem como estas worktags de fundo:
- Fundo A
- Fundo B
- Fundo do Tesouro
- Use atarefa Criar conjunto de regras das transações de balanceamento por worktag.o criar um conjunto de regras das transações de balanceamento por worktag.
- Segurança: estes domínios na área funcional Cash Management:
- Reports: Accounting Cash and Accounting Cash Pool Reporting
- Set Up: Accounting Cash and Accounting Cash Pool
- Segurança: domínioPublic Reporting Itemsna área funcional Tenant Non-Configurable.
- Segurança: domínioView: Cash Balance Checkna área funcional Banking and Settlement.
- Crie uma regra de determinação de saldo de caixa para mapear a worktagFundo de Obrigações do Tesouropara a conta bancária de Obrigações do Tesouro.O Workday usa a regra de determinação de saldo de caixa para balancear as linhas de lançamento de caixa interworktags da conta bancária de Obrigações do Tesouro.Adicione a regra de determinação de saldo de caixa ao seu conjunto de regras das transações de balanceamento por worktag.
- Defina uma hierarquia de worktagsFundo comum para financiamentoque inclua oFundo Ae oFundo B.O Workday usa uma hierarquia de worktags de nível superior para agrupar os saldos dos fundos.Consulte Criar hierarquias de fundos.
- Acesse a tarefaManter caixa contábil e caixas contábeis centralizados.
- Nas seçõesDefinição de caixa por padrãoeOpção de excedente por padrão, especifique:Conjunto de contasLivro-razão e resumos do livro-razãoOpção de excedente por padrãoEducação e governo1000: Cash1001: Current Funds1002: Project FundsExcedente não permitido
- Na seçãoSubstituir definição de caixa por padrão e opção de excedente por padrão, especifique:Worktag de determinação de saldoValor substituto de opção de excedenteConjunto de contasLivro-razão e resumos do livro-razãoFundo AExcedente não permitidoEducação e governo1000: CashClaim on CashFundo BExcedente permitidoEducação e governo1000: CashReivindicação sobre o caixa
- Nas seçõesHierarquia de caixas centralizados de nível superioreOpção de excedente por padrão, especifique:Hierarquia de caixas centralizados de nível superiorOpção de excedente por padrãoFundo comum para financiamentoExcedente não permitidoO caixa contábil centralizado permite que você mantenha a liquidez e atenda às necessidades de fluxo de caixa previstas para os fundos. O saldo de caixa centralizado é de 7.000 USD (5.000 USD do Fundo A e 2.000 USD do Fundo B).
- Clique emOK.
- Configure as opções avançadas de verificação de saldo de caixa para liquidação.
- Adicione a etapaRemover exceções de verificação de saldo de caixaao processo de negóciosEvento de verificação de saldo de caixa.
- SelecioneEntre empresaspara a opção de avaliação.
- SelecioneDecrescentepara a opção de ordem de classificação de pagamento.
- Crie a fatura de cliente para o órgão federal.O Workday usa a regra de transação de balanceamento por worktag para gerar entradas contábeis de provisão com as worktags herdadasFundo AeFundo B:Conta do livro-razãoDébitoCréditoWorktagContas a receber5.000Fundo AReceita5.000Fundo AContas a receber2.000Fundo BReceita2.000Fundo B
- Quando você recebe a subvenção, registre o pagamento do cliente e aplique o pagamento à fatura do órgão federal.O Workday gera a entrada de caixa com a worktagFundo de Obrigações do Tesouromapeada para a conta bancária de Obrigações do Tesouro na regra de determinação de saldo de caixa. O Workday também gera entradas de reivindicação de crédito (interworktag) entre as worktagsFundo de Obrigações do TesouroeFundo:Conta do livro-razãoDébitoCréditoWorktag1000: Cash7000Conta bancária de Obrigações do TesouroFundo do TesouroContas a receber5.000Fundo AContas a receber2.000Fundo BClaim on Cash5.000Fundo de Obrigações do TesouroClaim on Cash5.000Fundo AClaim on Cash2.000Fundo de Obrigações do TesouroClaim on Cash2.000Fundo B
- Quando você compra material de pesquisa, registre um valor de fatura de fornecedor de 5.300 USD para o Fundo A e outro valor de fatura de fornecedor de 3.500 USD para o Fundo B.O Workday usa a regra de transação de balanceamento por worktag para gerar entradas contábeis de provisão com as worktags herdadasFundo AeFundo B:Fatura de fornecedor do Fundo AConta do livro-razãoDébitoCréditoWorktagDespesas5300Fundo AContas a pagar5300Fundo AFatura de fornecedor do fundo BConta do livro-razãoDébitoCréditoWorktagDespesas3500Fundo BContas a pagar3500Fundo B
- Liquide as faturas de fornecedor.
O Workday inicia o processo de negócios
Evento de verificação de saldo de caixa
durante a liquidação. Esse processo compara as atividades líquidas com os saldos do livro-razão e a opção de excedente de cada fundo:
- Fundo A: o valor de 5.300 USD do pagamento de fornecedor excede o saldo de 5.000 USD calculado no livro-razão de caixa. O Workday remove esse pagamento da execução de liquidação, pois a opção de excedente éExcedente não permitido.
- Fundo B: o valor de 3.500 USD do pagamento de fornecedor excede o saldo de 3.000 USD calculado no livro-razão de caixa. O Workday liquida esse pagamento porque:
- A opção de excedente éExcedente permitido.
- O saldo de caixa centralizado é o valor inicial de 7.000 USD.
O Workday contabiliza o lançamento do pagamento na conta do livro-razão e gera lançamentos interworktags para balancear entre o Fundo de Obrigações do Tesouro e o Fundo B:Conta do livro-razãoDébitoCréditoWorktagEmpresa afiliada interworktagsContas a pagar3500Fundo B1000: Cash3500Conta bancária de Obrigações do TesouroFundo do TesouroClaim on Cash3500Fundo BFundo de Obrigações do TesouroClaim on Cash3500Fundo de Obrigações do TesouroFundo B