Considerações para a definição: Accounting Center
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do Accounting Center. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O Accounting Center é uma solução totalmente integrada, criada em um mecanismo de análise, que permite que você:
- Incluir transações operacionais de alto volume no Workday provenientes de fontes externas.
- Transformar e enriquecer as transações de negócios externos em lançamentos contábeis.
Vantagens para a empresa
Você pode:
- Ignore, enriqueça e transforme transações externas em lançamentos do Workday.
- Gerencie e rastreie transações em lotes, desde a ingestão até a contabilidade resumida.
- Gerar contabilidade detalhada e resumida.
- Contabilize lançamentos resumidos em seu livro-razão.
- Gerar relatórios sobre os saldos detalhados e resumidos para relatórios financeiros, operacionais e gerenciais nas contas do livro-razão principais e alternativas.
- Feche seus livros com o recurso de auditoria total.
Casos de uso
Você pode usar o Accounting Center do para transformar e combinar transações externas com a contabilidade gerada pelo Workday para incluí-las no seu livro-razão do Workday.
Exemplos:
- Para seguradoras - Transforme dados de apólices e sinistros.
- Para empresas de assistência médica - Transforme dados do plano de seguro do provedor de assistência médica.
- Para empresas de mídia - Transforme eventos de negócios para programas de produção, incluindo Fundição, Folha de pagamento, Design de cenários, Efeitos visuais e Custos de campanha por meio de períodos de premiação.
- Para empresas de varejo - Transforme os serviços de faturamento de assinatura e de ponto de venda.
- Para empresas bancárias - Transforme as informações de empréstimo.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você vai fazer a ingestão de vários registros e incluir esses registros em uma única transação? | A ingestão é o processo de mover transações externas para um conjunto de dados de onde você pode acessá-las e analisá-las.
Use a ID de agrupamento de transações nas fases de validação de enriquecimento e na Configuração da origem de dados contábeis para agrupar corretamente os registros de:
A ID de agrupamento de transações é alfanumérica e não diferencia maiúsculas de minúsculas. |
Você processará mais de 300.000 registros por transação na Contabilidade detalhada? | Dividir a transação em conjuntos de registros menores e balancear cada transação menor que se aproxima desse limite. Exemplo: o processamento de cinco transações com cada transação contendo 20.000 registros terá melhor desempenho do que o processamento de uma transação com 100.000 registros. Para obter mais informações, consulte Accounting Center - Rateando grandes transações. |
Quantas etapas de enriquecimento você quer criar para uma origem de dados contábeis? | Enriquecimento é o processo de aprimoramento dos dados de origem para que você possa usá-los na contabilidade detalhada e resumida. Exemplo: adicionar mapeamento de worktag, reformatar ou remover campo, e assim por diante.
Você pode criar no máximo três fases de enriquecimento. Você não pode alterar o número de fases de enriquecimento depois de criar a origem de dados contábeis. |
Como você quer que o Workday processe cada lote em uma fase? | Você pode configurar o Processo do Accounting Center para especificar como deseja que o Workday processe cada lote de uma fase. Você pode selecionar para processar e avançar cada lote:
Editar configuração de processo do Accounting Center e selecione uma opção. |
Você vai incluir informações adicionais nas linhas de lançamento detalhadas? | Incluir campos do conjunto de dados de enriquecimento como atributos adicionais nas linhas de lançamento detalhadas.
A Workday recomenda que você use texto como o formato principal para atributos. |
Quais informações você deseja incluir nas linhas de lançamento resumidas? | Use tabelas de mapeamento de worktags e junções de conjuntos de dados para trazer os objetos de negócios necessários para seus conjuntos de dados de enriquecimento.
Depois que esses campos existirem em seus conjuntos de dados enriquecidos, você poderá selecioná-los em suas regras de linha de lançamento de origem de dados contábeis. |
Você tem mais de 2 milhões de linhas em um único lançamento resumido? | O processo de resumo falhará se o lançamento resumido exceder o limite máximo de 2 milhões de linhas. A Workday recomenda que você atualize sua configuração ou dados ingeridos para que o resumo resulte em menos linhas de lançamento. |
Você usará validações personalizadas? | Certifique-se de que suas transações atendam às condições especificadas ao:
|
Você ignorará determinadas transações sem erros? | Crie uma etapa de ignorar personalizada para remover certas transações de um lote. |
Seus dados ingeridos incluirão registros sem valor? | Registros ingeridos sem valor podem causar erros de lote. O Workday deve contabilizar cada transação em um lote.
Você pode:
|
Você usará dimensões da regra de lançamento em conta personalizada? | Use uma junção para criar instâncias da dimensão da regra de lançamento em conta personalizada para o campo aplicável nos seus dados ingeridos. |
Você vai configurar a moeda alternativa do livro-razão?
|
|
Você usará lançamentos multimoedas? | Considere se você precisa incluir a instância do código de moeda da transação nos seus dados enriquecidos.
Além disso, considere:
|
Você tem linhas de lançamento intercompanhias com diferentes moedas do livro-razão? | Agora aplicamos o tipo de taxa cambial nesta ordem:
|
Os dados de ingestão incluirão lançamentos de caixa e você vai conciliar os lançamentos de caixa? | Inclua a instância da conta bancária nos dados ingeridos. Além disso, inclua a worktag de conta bancária como um tipo de worktag na configuração contábil e selecione Conciliação bancária .
Além disso, use o campo Referência da transação quando selecionar Conciliação bancária .Inclua regras de condição para separar suas contas de caixa e bancárias de suas outras linhas. |
Você quer rastrear o número de transações que o Workday ignora de um lote atual? | Acesse o relatório Localizar lote do Accounting Center e visualize a coluna Transações ignoradas . |
Você precisa de notificações de determinados eventos enquanto o Accounting Center está processando o lote em várias fases? | Defina notificações personalizadas na definição de processo de negócios usando campos de relatório no evento Accounting Center. |
Você usará conjuntos de contas alternativas para geração de relatórios? | Acesse a tarefa Editar detalhes contábeis da empresa e selecione um conjunto de contas alternativo para que a empresa gere relatórios que mapeiam conjuntos de contas alternativos ou obrigatórios para o seu conjunto de contas preferencial.
Depois de criar ou contabilizar lançamentos, você não pode alterar o conjunto de contas alternativas. |
Você vai controlar o acesso para criar e editar definições de tabela de mapeamento ou tabelas de mapeamento com base em atribuições de função? | Crie e atribua funções habilitadas para o sistema de origem.
Os usuários só poderão acessar as definições de tabela de mapeamento e as tabelas de mapeamento que contêm um valor do sistema de origem para o qual o usuário tem uma função atribuída. |
Você controlará o acesso a uma origem de dados contábeis com base nas funções definidas no sistema de origem? | Criar e atribuir funções habilitadas para um sistema de origem.
Quando um usuário tem acesso a domínios por meio de um grupo de segurança com base em funções restritas que usa uma função habilitada para o sistema de origem, ele só pode acessar fontes de dados contábeis que contenham um valor de sistema de origem no qual o usuário tenha sido atribuído a uma função. |
Quando você programará a manutenção semanal? | Certifique-se de não programar nenhuma tarefa ou processo para ser executado próximo ao início de sua manutenção semanal. Assim que a manutenção for iniciada, todas as tarefas e processos atualmente ativos deixarão de ser executado e exibirão um erro. Como o Workday não tem suporte para reinicialização automática, você precisa reiniciar as tarefas ou processos manualmente. |
Você usa a tarefa Manage Workday Maintenance Window para encerrar suas sessões ativas? | Configure a tarefa Manage Workday Maintenance Window , pois aplicamos a restrição de sessão no processo de contabilidade detalhada. Para continuar com os lotes do Accounting Center durante a janela de manutenção, adicione o usuário que está configurado no processo de negócios à opção Contas do sistema excluídas da restrição de sessão na tarefa Gerenciar janela de manutenção do Workday . Esta é a tarefa Executar como usuário para a tarefa do processo principal de contabilização detalhada do Accounting Center na definição de processo de negócios Contabilidade detalhada do Accounting Center . |
Recomendações
Opção | Recomendações |
|---|---|
Origem de ingestão para origem de dados contábeis |
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Enriquecimento de dados |
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Validando dados |
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Precisão decimal da moeda | Os valores da transação e do livro-razão na contabilidade detalhada devem corresponder à precisão da moeda da transação e das moedas do livro-razão.
Se os valores não atenderem à precisão das moedas relevantes, você deverá arredondar esses valores para a precisão correta da moeda no Enriquecimento. |
Configurando domínios e protegendo entidades de tabelas e conjuntos de dados para uma origem de dados contábeis. | Para aumentar a eficiência na configuração de domínios para tabelas e conjuntos de dados de uma origem de dados contábeis, use a tarefa Edit Accounting Source Prism Data Source Security .Segurança: domínio Setup: Accounting Source - Create . |
Criação de regras de linha de lançamento | Você pode criar até 5.000 regras de linha de lançamento em todos os instantâneos em todos os grupos de contas contábeis para uma origem contábil. |
Requisitos
O período do livro-razão deve estar aberto para a contabilização do lançamento.
Antes de iniciar um lote, certifique-se de que ele contém pelo menos uma transação.
Uma fase deve ser concluída sem erros antes de avançar para a próxima.
Limitações
- Se há mais de 10.000 exceções de validação, todo o lote apresenta erros.
- Os lançamentos resumidos não verificarão a verificação de orçamento e serão contabilizados mesmo que façam com que o orçamento ultrapasse.
- Quando você configura a moeda alternativa do livro-razão para uma empresa:
- O Accounting Center não gera lançamentos em uma única moeda principal do livro-razão ou em moeda alternativa do livro-razão quando processa uma transação.
- O campo Tipo de taxa cambial existente no cabeçalho Origem de dados contábeis se aplica somente à moeda do livro-razão principal. O Accounting Center não oferece suporte à substituição do tipo de taxa cambial do livro-razão alternativo. O tipo de taxa cambial do livro-razão alternativo é orientado pela configuração na empresa e no nível de locatário.
- O Accounting Center não permite que você defina ou substitua valores de moeda alternativa do livro-razão. Para o processamento de contabilidade detalhada, o Workday usa a taxa cambial do sistema para gerar todos os valores da moeda alternativa do livro-razão.
- Você não pode usar a funcionalidade de balanceamento por worktag em transações. Configure manualmente a origem de dados contábeis para criá-la corretamente.
- Para lançamentos do Accounting Center, o Workday só oferece suporte a regras de mapeamento do conjunto de contas principal para o alternativo.
- O Accounting Center não oferece suporte a todos os tipos de dados do Prism. Para processamento do Accounting Center, o Workday não oferece suporte aos tipos de campo Moeda, Duplo e Inteiro. Além disso, para qualquer campo numérico que você use como valor da transação, valor do livro-razão ou valor tributável na configuração da origem de dados contábeis, você deve manter uma precisão de campo de (20,6).
Definição do locatário
Sem impacto.
Security
Você pode acessar o relatório
Políticas de segurança de domínio para área funcional
para visualizar todos os domínios de segurança do Accounting Center.Os domínios de segurança que você pode configurar incluem:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Process: Accounting Center na área funcional Accounting Center. | Pode configurar processos e relatórios do Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailed Journals na área funcional Accounting Center.Inclui estes subdomínios:
| Pode cancelar, adicionar anexos e visualizar lançamentos detalhados do Accounting Center. |
Set Up: Accounting Center na área funcional Accounting Center.Inclui estes subdomínios:
| Pode criar, desativar e editar tarefas de origem de dados contábeis e serviços Web, criar sistemas de origem. |
Process: Accounting Center Error Manager na área funcional Accounting Center. | Pode visualizar tarefas, relatórios e serviços Web para o gerenciador de erros do Accounting Center. |
Process: Accounting Center Summary Journals na área funcional Accounting Center. | Pode visualizar estes relatórios:
|
Report: Batchs and Jobs Impacted Durante Disaster na área funcional Accounting Center. | Pode visualizar o relatório de lotes impactados pela recuperação de desastres . |
Set Up: Mapping Tables na área funcional Accounting Center. | Pode criar e atualizar tabelas de mapeamento. |
Set Up: Mapping Table Definitions na área funcional Accounting Center. | Pode criar e atualizar definições da tabela de mapeamento. |
Processos de negócios
- Configure o processo de negóciosEvento de início de lote do Accounting Centerpara iniciar um lote do Accounting Center.
- Configure o processo de negóciosEvento de cancelamento de lote do Accounting Centerpara criar um fluxo de trabalho para o cancelamento de um lote do Accounting Center e aprovar solicitações de cancelamento.
- Configure o processo de negóciosEvento de enriquecimento do Accounting Centerpara enriquecer os dados.
- Configure o processo de negóciosEvento de contabilização detalhada do Accounting Centerpara gerar contabilidade detalhada.
- Configure o processo de negóciosEvento de resumo do Accounting Centerpara criar contabilidade resumida.
- Configure o processo de negóciosEvento de aprovação de edição integrada do Accounting Centerpara conceder acesso a todas as tarefas e relatórios usando a edição integrada para corrigir erros.
Geração de relatórios
Você pode acessar o relatório
Relatórios padrão do Workday
para visualizar todos os relatórios do Accounting Center.
Relatórios ou painéis | Considerações |
|---|---|
Relatório Lotes afetados durante a recuperação de desastres
| Permite identificar os lotes afetados durante a recuperação de desastres. |
Relatório Executar métricas de horas no nível de lote
| Permite monitorar as métricas de tempo de execução de tendências no nível do lote. |
Relatório Métricas de horas na fase de lote - Nível
| Apresenta métricas de tendências de tempo de execução para todas as fases em um ou mais lotes. |
Relatório Métricas de tempo de execução no nível de execução de lote
| Permite que você gere relatórios sobre métricas de tempo de execução de tendências no nível do evento de execução em lote. |
Relatório View Accounting Source Snapshot
| Fornece detalhes de uma configuração específica de instantâneo de origem contábil com data de vigência. |
Você também pode criar relatórios personalizados usando estas fontes de dados de relatório:
- Lote do Accounting Center
- Execução de lote do Accounting Center
- Fase em lote do Accounting Center
- Tipos de regra de lançamento em conta personalizada
Integrações
Você pode usar estes serviços Web para migrar e manter origens de dados contábeis entre diferentes locatários:
- Solicitar implementações do Accounting Center
- Atualizar implementações do Accounting Center
- Obter regras de condição de origem
- Obter configurações de processo de origem de dados contábeis
- Obter instantâneos de origem de dados contábeis
- Colocar regra de condição de origem de dados contábeis
- Atualizar configuração de processo de origem de dados contábeis
- Colocar instantâneos de origem de dados contábeis
Você pode usar estes serviços Web para manter regras de lançamento em conta ou tabelas de mapeamento no Accounting Center:
- Obter dimensões da regra de lançamento em conta personalizada
- Obter tipos de regra de lançamento em conta personalizada
- Obter definições de tabela de mapeamento
- Obter tabelas de mapeamento
- Colocar dimensão da regra de lançamento em conta personalizada
- Colocar tipo de regra de lançamento em conta personalizada
- Atualizar tabela de mapeamento
- Atualizar definições da tabela de mapeamento
Você pode usar o serviço Web
Put Accounting Center Batch
para criar um novo lote.Você pode usar estes serviços Web para recuperar e atualizar detalhes de resolução para transações ignoradas:
- Obter transações ignoradas
- Atualizar transação ignorada
Consulte o diretório de serviços Web no Workday Community para ver mais serviços Web.
Relações e interações
Você pode usar o Accounting Center com a contabilidade financeira para processar lançamentos, gerar registros financeiros e executar fechamento de período e de exercício.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.
Outros impactos
Junto com o Workday Prism Analytics, o Workday Accounting Center oferece relatórios obrigatórios, operacionais e regulamentares aprimorados.