Considerações para a definição: Accounting Center
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejamento sua configuração e o uso do Accounting Center. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O Accounting Center é uma solução totalmente integrada criada em um mecanismo de análise que permite a você:
- Incluir em transações operacionais de alto volume do Workday provenientes de fontes externas.
- Transformar e enriquecer as transações de negócios externos em lançamentos contábeis.
Vantagens para a empresa
Você pode:
- Ignorar, enriquecer e transformar transações externas em lançamentos do Workday .
- Gerenciar e rastrear transações em lotes, desde a ingestão até a contabilidade resumida.
- Gerar contabilidade detalhada e resumida.
- Contabilize lançamentos resumidos em seu livro-razão.
- Gerar relatórios sobre os saldos detalhados e resumidos para relatórios financeiros, operacionais e gerenciais nas contas do livro-razão principal e alternativa.
- Fechar seus livros com capacidade total de auditoria.
Casos de uso
Você pode usar o Accounting Center para trazer para transformar e combinar transações externas com a contabilidade gerada pelo Workday para incluí-las em seu livro-razão do Workday .
Exemplos:
- Para seguradoras - Transforme dados de políticas e sinistros.
- Para empresas de assistência médica - Transforme dados do plano de seguro do provedor de assistência médica.
- Para empresas de mídia - Transforme eventos de negócios para programas de produção, incluindo escolha de um candidato, folha de pagamento, cenários, efeitos visuais e custos de campanha por meio de períodos de prêmio .
- Para empresas de varejo - Transforme os serviços de faturamento com base no ponto de venda e na assinatura.
- Para empresas bancárias - Transforme informações de empréstimo.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você vai ingestão de vários registros e incluindo esses registros em uma única transação? | A ingestão é o processo de movimentação de transações externas para um conjunto de dados a partir do qual você pode acessá-las e analisá-las.
Use a ID de agrupamento de transações nas fases de validação de enriquecimento e na configuração da origem de dados contábeis para agrupar corretamente registros de:
A ID de agrupamento de transações é alfanumérica e não diferencia maiúsculas de minúsculas. |
Você vai processar mais de 300.000 registros por transação na contabilidade detalhada? | Divida a transação em conjuntos de registros menores e balanceie cada transação menor se se aproximando deste limite. Exemplo: o processamento de cinco transações com cada transação contendo 20.000 registros terá um desempenho melhor do que o processamento de uma transação com 100.000 registros. Para obter mais informações, consulte Accounting Center - Divisão de grandes transações . |
Quantas etapas de enriquecimento você quer criar para uma origem de dados contábeis? | O enriquecimento é o processo de aprimoramento de seus dados de origem para que você possa usá-los na contabilidade detalhada e resumida. Exemplo: adicionar mapeamento de worktag, reformatar ou remover o campo, e assim por diante.
Você pode criar no máximo três fases de enriquecimento. Você não pode alterar o número de fases de enriquecimento depois de criar a origem de dados contábeis. |
Como você quer que o Workday processe cada lote em uma fase? | Você pode configurar o processo do Accounting Center para especificar como deseja que o Workday processe cada lote para uma fase. Você pode selecionar para processar e avançar cada lote:
Editar configuração de processo do Accounting Center e selecione uma opção. |
Você vai incluir informações adicionais nas linhas de lançamento detalhadas? | Incluir campos como atributos adicionais do conjunto de dados de enriquecimento nas linhas de lançamento detalhadas.
A Workday recomenda que você use o texto como o formato principal para os atributos. |
Quais informações você quer incluir nas linhas de lançamento resumidas? | Use tabelas de mapeamento de worktags e junções de conjuntos de dados para trazer os objetos de negócios necessários para seus conjuntos de dados de enriquecimento.
Depois que esses campos existirem em seus conjuntos de dados enriquecidos, você poderá selecioná-los em suas regras de linha de lançamento contábeis. |
Você tem mais de 2 milhões de linhas em um único lançamento resumido? | O processo de resumo falhará se o lançamento resumido exceder o limite máximo de 2 milhões de linhas. O Workday recomenda que você atualize sua configuração ou os dados ingeridos para que o resumo resulte em menos linhas de lançamento. |
Você usará validações personalizadas? | Certifique-se de que suas transações atendam às condições especificadas por:
|
Você ignorará certas transações sem erros? | Crie uma etapa de ignorar personalizada para remover certas transações de um lote. |
Seus dados ingeridos incluirão registros sem valor? | Registros ingeridos sem valor podem causar erros de lote. O Workday deve contabilizar cada transação em um lote.
Você pode:
|
Você vai usar as dimensões da regra de lançamento em conta personalizada? | Use uma Junção para criar uma instância da dimensão da regra de lançamento em conta personalizada no campo aplicável nos seus dados ingeridos. |
Você vai configurar a moeda alternativa do livro-razão?
|
|
Você usará lançamentos multimoeda ? | Considere se você precisa incluir a instância do código de moeda da transação em seus dados enriquecidos.
Além disso, considere:
|
Você tem linhas de lançamento intercompanhias com diferentes moedas contábeis? | Agora aplicamos o tipo de taxa cambial nesta ordem:
|
Os dados de ingestão incluirão lançamentos de caixa e você vai conciliar os lançamentos de caixa? | Inclua a instância da conta bancária nos seus dados ingeridos. Além disso, inclua a worktag de conta bancária como um tipo de worktag na configuração de contabilidade e selecione Conciliação bancária .
Além disso, use o campo Referência da transação quando selecionar Conciliação bancária .Inclua regras de condição para separar suas contas de caixa e bancárias de suas outras linhas. |
Você quer controlar o número de transações que o Workday ignora de um lote atual? | Acesse o relatório Localizar lote do Accounting Center e visualize a coluna Transações ignoradas . |
Você precisa de notificações de determinados eventos porque o Accounting Center está processando o lote por meio de várias fases? | Defina notificações personalizadas na definição de processo de negócios usando campos de relatório no evento do Accounting Center . |
Você usará conjuntos de contas alternativas para geração de relatórios? | Acesse a tarefa Editar detalhes contábeis da empresa e selecione um conjunto de contas alternativas para que a empresa gere relatórios que mapeiam conjuntos de contas alternativos ou obrigatórios para o seu conjunto de contas preferencial .
Depois de criar ou contabilizar lançamentos, você não pode alterar o conjunto de contas alternativas. |
Você controlará o acesso para criar e editar definições de tabela de mapeamento ou tabelas de mapeamento com base em atribuições de função? | Crie e atribua funções habilitadas para o sistema de origem.
Os usuários só poderão acessar as definições e as tabelas de mapeamento que contêm um valor do sistema de origem para o qual o usuário tem uma função atribuída. |
Você vai controlar o acesso a uma origem de dados contábeis com base nas funções definidas para um sistema de origem? | Criar e atribuir funções habilitadas para um sistema de origem.
Quando um usuário tem acesso a domínios por meio de um grupo de segurança com base em funções restritas que usa uma função habilitada para sistema de origem, ele só pode acessar origens de dados contábeis que contêm um valor de sistema de origem no qual uma função foi atribuída ao usuário. |
Você criou tabelas habilitadas para análise ou conjuntos de dados publicados que oferecem suporte aos seguintes casos de uso? | Estes são os casos de uso elegíveis para exclusão:
Use a tarefa Manter uso de artefato Prism para etiqueta manualmente artefatos Prism para exclusão dos cálculos de direitos do Prism. Segurança: Set Up: Accounting Source - Create domínio. |
Quando você programará sua manutenção semanal? | Certifique-se de não programar nenhuma tarefa ou processo para ser executado próximo ao início de sua manutenção semanal. Assim que a manutenção começa, todas as tarefas e processos ativos atualmente parada de executar e exibem um erro . Como o Workday não oferece suporte a reinicialização automática, você terá que reiniciar as tarefas ou processos manualmente. |
Você usa a tarefa Manage Workday Maintenance Window para encerrar suas sessões ativas? | Configure a tarefa Gerenciar janela de manutenção do Workday porque aplicar a restrição de sessão ao processo contábil detalhado. Para continuar com os lotes do Accounting Center durante a período de manutenção, adicione o usuário configurado no processo de negócios à opção Contas do sistema excluídas da restrição de sessão na tarefa Gerenciar janela de manutenção do Workday . Esta é a tarefa Executar como usuário para a tarefa Processo principal de contabilização detalhada do Accounting Center na definição de processo de negócios Contabilidade detalhada do Accounting Center . |
Recomendações
Opção | Recomendações |
|---|---|
Origem de ingestão para origem de dados contábeis |
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Enriquecimento de dados |
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Dados de validação |
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Precisão decimal da moeda | Os valores da transação e do livro-razão na contabilidade detalhada devem corresponder à precisão da moeda da transação e do livro-razão.
Se os valores não atenderem à precisão da moeda das moedas relevantes, você deverá arredondar esses valores para a precisão da moeda correta no Enriquecimento. |
Configuração de domínios e entidades de segurança para tabelas e conjuntos de dados de uma origem de dados contábeis. | Para aumentar a eficiência na configuração de domínios para tabelas e conjuntos de dados para uma origem de dados contábeis, use a tarefa Editar segurança de fonte de dados do Prism de origem de dados contábeis .Segurança: Setup: Accounting Source - Create domínio. |
Criação de regras de linha de lançamento | Você pode criar até 5.000 regras de linha de lançamento em todos os instantâneos em todos os grupos de contabilidade para uma origem de dados contábeis. |
Requisitos
O período do livro-razão deve estar aberto para o lançamento ser contabilizado.
Antes de iniciar um lote, certifique-se de que ele contenha pelo menos uma transação.
Uma fase deve ser concluída sem erros antes de avançar para a próxima fase.
Limitações
- Se houver mais de 10.000 exceções de validação, todo o lote exibirá erros.
- Os lançamentos resumidos não serão verificados para a verificação de orçamento e serão contabilizados mesmo que façam com que o orçamento seja excedido.
- Quando você configura a moeda alternativa do livro-razão para uma empresa:
- O Accounting Center não gera lançamentos de moeda principal do livro-razão único ou de moeda alternativa do livro-razão quando processa uma transação.
- O campo Tipo de taxa cambial existente no cabeçalho Origem de dados contábeis se aplica apenas à moeda do livro-razão principal . O Accounting Center não oferece suporte à substituição do tipo de taxa moeda alternativa do livro-razão . O tipo de taxa de moeda alternativa do livro-razão é orientado pela configuração no nível da empresa e do locatário .
- O Accounting Center não permite que você defina ou substitua valores de moeda alternativa do livro-razão . Para o processamento da Contabilidade detalhada, o Workday usa a taxa cambial do sistema para gerar todos os valores das moeda alternativa do livro-razão .
- Você não pode usar a funcionalidade de balanceamento por worktag em transações. Configure manualmente a origem de dados contábeis para criar a contabilidade corretamente.
- Para lançamentos do Accounting Center , o Workday só oferece suporte a regras de mapeamento do conjunto de contas alternativas.
- Não oferece suporte a todos os tipos de dados do Accounting Center . Para processamento do Accounting Center , o Workday não oferece suporte aos tipos de campo Moeda, Duplo e Inteiro. Além disso, para qualquer campo numérico que você usa como valor da transação, valor do livro-razão ou valor tributável na configuração da origem de dados contábeis , você deve manter uma precisão de campo de (20,6).
Definição do locatário
Você pode configurar esta opção na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
.Opção | Considerações |
|---|---|
Sem linhas de contas a pagar/a receber intercompanhias quando os lançamentos são balanceados automaticamente por empresa para lançamentos detalhados manuais do Accounting Center
| Quando você marca a caixa de seleção, o Workday não gera automaticamente linhas de lançamento intercompanhias a pagar e a receber para lançamentos detalhados manuais do Accounting Center para uma empresa se as linhas dessa empresa já estão balanceadas automaticamente. |
Security
Você pode acessar o relatório
Políticas de segurança de domínio para área funcional
para visualizar todos os domínios de segurança do Accounting Center.Os domínios de segurança que você pode configurar incluem:
Domínio | Considerações |
|---|---|
Process: Accounting Center na área funcional Accounting Center . | Pode configurar processos e relatórios do Accounting Center. |
Process: Accounting Center Detailed Journals na área funcional Accounting Center .Inclui estes subdomínios:
| Pode cancelar, adicionar anexos e visualizar lançamentos detalhados do Accounting Center . |
Set Up: Accounting Center na área funcional Accounting Center .Inclui estes subdomínios:
| Pode criar, desativar e editar tarefas de origem de dados contábeis e serviços Web, criar sistemas de origem. |
Process: Accounting Center Error Manager na área funcional Accounting Center . | Pode visualizar tarefas, relatórios e serviços Web para o Accounting Center Error Manager. |
Process: Accounting Center Summary Journals na área funcional Accounting Center . | Pode visualizar estes relatórios:
|
Report: Batch and Jobs Impacted Durante Disaster na área funcional Accounting Center . | Podem visualizar o relatório Lotes afetados por recuperação de desastres . |
Set Up: Mapping Tables na área funcional Accounting Center | Pode criar e atualizar tabelas de mapeamento. |
Set Up: Mapping Table Definitions na área funcional Accounting Center | Pode criar e atualizar definições de tabela de mapeamento. |
Processos de negócios
- Configure o processo de negóciosEvento de início de lote do Accounting Centerpara iniciar um lote do Accounting Center.
- Configure o processo de negóciosEvento de cancelamento de lote do Accounting Centerpara criar um fluxo de trabalho para o cancelamento de um lote do Accounting Center e aprovar solicitações de cancelamento.
- Configure o processo de negóciosEvento de enriquecimento do Accounting Centerpara enriquecer dados.
- Configure o processo de negóciosEvento de contabilização detalhada do Accounting Centerpara gerar contabilidade detalhada.
- Configure o processo de negóciosEvento de resumo do Accounting Centerpara criar uma contabilidade resumida.
- Configure o processo de negóciosEvento de aprovação de edição integrada do Accounting Centerpara subvenção acesso a todas as tarefas e relatórios para usar a edição integrada para corrigir erros.
Geração de relatórios
Você pode acessar o relatório
Relatórios padrão do Workday
para visualizar todos os relatórios do Accounting Center.
Relatórios ou painéis | Considerações |
|---|---|
Relatório Lotes afetados durante a recuperação de desastres
| Permite que você identifique lotes afetados durante a recuperação de desastres. |
Relatório Executar métricas de horas no nível de lote
| Permite monitorar as métricas de tendências em tempo de execução no nível de lote. |
Relatório Executar métricas de horas no nível de fase em lote
| Fornece métricas em tempo de execução de tendências para todas as fases em um ou mais lotes. |
Relatório Métricas de tempo de execução no nível de execução em lote
| Permite que você gere relatórios sobre métricas de tempo de execução de tendências no nível do evento de execução em lote. |
Relatório Visualizar instantâneo de origem de dados contábeis
| Fornece detalhes de uma configuração de instantâneo de origem de dados contábeis com data de vigência específica. |
Você também pode criar relatórios personalizados usando estas fontes de dados de relatório:
- Lote do Accounting Center
- Execução de lote do Accounting Center
- Fase em lote do Accounting Center
- Tipos de regra de lançamento em conta personalizada
Integrações
Você pode usar estes serviços Web para migrar e manter origens de dados contábeis entre diferentes locatários:
- Get Accounting Center Implementations
- Put Accounting Center Implementations
- Get Source Condition Rules
- Get Accounting Source Process Configurations
- Get Accounting Source Snapshots
- Put Accounting Source Condition Rule
- Put Accounting Source Process Configuration
- Put Accounting Source Snapshots
Você pode usar estes serviços Web para manter regras de lançamento em conta ou tabelas de mapeamento no Accounting Center:
- Get Custom Account Posting Rule Dimensions
- Get Custom Account Posting Rule Types
- Get Mapping Table Definitions
- Get Mapping Tables
- Put Custom Account Posting Rule Dimension
- Put Custom Account Posting Rule Type
- Put Mapping Table
- Put Mapping Table Definition
Você pode usar o serviço Web
Put Accounting Center Batch
para criar um novo lote.Você pode usar estes serviços Web para recuperar e atualizar os detalhes de resolução para transações ignoradas:
- Get Dismissed Transactions
- Put Dismissed Transaction
Consulte o diretório de serviços Web no Workday Community para ver mais serviços Web.
Relações e interações
Você pode usar o Accounting Center com o Financial Accounting para processar lançamentos, gerar registros financeiros e executar o fechamento de período e exercício.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.
Outros impactos
juntamente com o Workday Prism Analytics, o Workday Accounting Center fornece relatórios obrigatórios, operacionais e regulamentares aprimorados.