Overwegingen bij instellingen: aanpassingen voor vorige perioden
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van aanpassingen voor eerdere perioden voor de salarisadministratie voor Canada, Ierland, het VK en de VS.
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met aanpassingen van de vorige periode kunt u betalingen uitvoeren vóór de huidige in uitvoering zijnde periode.
Belangrijkste voordelen
Aanpassingen voor eerdere perioden bieden u de flexibiliteit om eerdere betalingen te corrigeren en handmatige verwerking te verminderen door automatisch:
- Berekenen van wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen voor betalingen op aanvraag.
- De wettelijke werkgeversbelasting berekenen voor handmatige betalingen.
- Salarisboeking en grootboek bijwerken.
Gebruiksscenario's
U kunt eerdere salarisperioden aanpassen om:
- Corrigeer een onjuist brutoloonbedrag.
- Leg een persoonlijke cheque vast die door medewerkers wordt uitgegeven om inhoudingen vooraf te betalen.
- Onjuiste saldobetalingen aan medewerkers van wie het dienstverband is beëindigd, terugboeken.
- Een medewerker betalen voor uren die hij/zij rapporteert nadat de salarisperiode al is beëindigd.
- Salarisadministratie corrigeren voor medewerkers die een adreswijziging invoeren nadat u hun belastingen voor salarisadministratie voor het VK en de VS al hebt berekend
U kunt ook eerdere perioden voor eindejaarsformuliercorrecties aanpassen, bijvoorbeeld wanneer:
- Medewerkers voeren onjuiste belastingkeuzen in (VS).
- Medewerkers werken hun belastingkeuzen niet bij wanneer ze naar een nieuwe staat of plaats verhuizen en u de loonaccumulaties (VS) moet aanpassen.
- Externe aandelenaanbieders rapporteren een transactie voor een medewerker nadat hun formulier al is ingevuld (VK, VS).
- Medewerkers melden een cadeaubon als hun formulier al is ingevuld (VK, VS).
Voor Salarisadministratie voor Ierland moet u eerdere perioden voor het einde van het jaar alleen aanpassen als de betalingsdatum binnen het periodedatumbereik valt.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u de aanpassingen verwerken? | U kunt een aanpassing verwerken:
U kunt ook aanpassingen invoeren voor betalingen buiten Workday door handmatige betalingen uit te voeren. Voorbeeld: u wilt een persoonlijke cheque vastleggen die een medewerker uitgeeft om achterstallige bedragen aan te vullen. |
Wat is uw tijdlijn voor het invoeren van aanpassingen? | U kunt betalingen buiten de cyclus gebruiken om eerdere perioden aan te passen die u in Workday verwerkt tot zes jaar vóór de huidige in uitvoering zijnde periode. Voor perioden die u nog niet hebt afgestemd met een bankrekeningoverzicht, kunt u betalingsterugboekingen uitvoeren.
Salarisadministratie voor Ierland biedt geen ondersteuning voor terugboekingen van betalingen. U kunt ook overwegen om retroactieve salarisverwerking te gebruiken voor eerdere perioden die later zijn dan de datum in het veld 'Geen retroactieve verwerking vóór' voor de medewerker. Met retroactieve berekening worden de belastingen niet opnieuw berekend:
|
Wat is het volume en de frequentie van aanpassingen? | Voor grote hoeveelheden aanpassingen kunt u: in plaats van meerdere betalingen buiten de cyclus uit te voeren:
|
Welke belastingtabellen wilt u toepassen (VK, VS)? | Workday gebruikt de betalingsdatum om te bepalen welke belastingtabellen moeten worden toegepast bij verwerkingen buiten de cyclus. De einddatums van de salarisperiode bepalen de periode voor het boeken van rapportage- en boekingstransacties. Als u belastingaanpassingen in eerdere perioden wilt aanbrengen, kunt u betalingen buiten de cyclus uitvoeren voor:
Voorbeeld: als u belastingen in het eerste kwartaal wilt corrigeren, kunt u een betaling uitvoeren in de huidige salarisperiode met een chequedatum tussen 1 januari en 31 maart. Vervolgens boekt Workday alle boekingstransacties in de huidige periode, wat kan helpen bij het rapporteren van transacties uit de vorige periode in externe boekingssystemen. U kunt handmatige betalingen uitvoeren om belastingbedragen handmatig in te voeren. |
Wat is de ingangsdatum van uw eerste Workday Payroll-transacties? | Als u betalingen wilt vastleggen vóór de ingangsdatum van uw eerste Workday Payroll-transacties, laadt u deze als salarisgeschiedenis. Voorbeelden: laad de salarisadministratiegeschiedenis voor bonuslonen die zijn betaald door een bedrijf dat u hebt overgenomen, of inkomsten die bijdragen aan rapporten voor het lopende jaar.
U kunt deze betalingsgeschiedenis wijzigen, maar deze correcties hebben geen invloed op de resultaten van de productiesalarisadministratie die al zijn voltooid. Voor de salarisadministratie voor het VK en de VS past Workday de zelfcorrigerende belastingpercentages aan in de volgende salarisadministratie. Het toevoegen of wijzigen van historische resultaten voor een medewerker kan van invloed zijn op berekeningen en resultaten die historische saldi gebruiken. Wanneer u dit doet voor medewerkers met bestaande salarisadministratieresultaten in Workday, moet u daarom alle huidige berekeningsresultaten controleren. Voor de salarisadministratie voor de VS worden FLSA-bedragen niet berekend op basis van historische bedragen. U kunt dit type FLSA-bedragen handmatig aanpassen door:
|
Aanbevelingen
Als u belastingbedragen wilt aanpassen, gebruikt u om de volgende redenen handmatige betalingen in plaats van betalingen op aanvraag:
- In Workday worden de wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen berekend voor betalingen op aanvraag.
- Handmatige betalingen bieden u de flexibiliteit om een betaling vast te leggen zonder alle salarisverwerkingsvereisten, zoals de bankrekening van de salarisadministratie of afrekeningsgegevens.
Voor de salarisadministratie voor de VS mag u medewerkers niet van de ene FLSA-kalender naar de andere verplaatsen. Dit kan leiden tot onverwachte resultaten bij het verwerken van aanpassingen in de vorige periode.
De salarisverwerking wordt voortgezet, zelfs als de gekoppelde boekingsjournalen fouten bevatten. Deze fouten worden alleen gemarkeerd als u voltooide resultaten probeert terug te draaien of te annuleren. Om problemen met systemen van derden te voorkomen, voert u het rapport '
Operationele journalen met fouten corrigeren'
uit als onderdeel van het salarisadministratieproces om deze fouten te auditen en te corrigeren.Vereisten
Voor een juiste verwerking geeft u op welke salariscomponenten moeten worden berekend voor betalingen op aanvraag in uw runcategorieën.
Beperkingen
U kunt de volgende periode pas openen voor betalingen op aanvraag als de resultaten van de vorige of huidige periode voor de medewerkers zijn voltooid. Nadat u in die volgende periode een betaling voor een medewerker hebt gemaakt, kunt u geen nieuwe resultaten voor de medewerker meer maken in de huidige of eerdere perioden.
Voor sommige retroactieve gebeurtenissen, zoals retroactieve aanstellingen, resulteert de berekening van de retroactieve salarisbetaling in een salaris van nul voor de verwerkte vorige periode. Daarom kunt u geen vervangingsbetalingen op aanvraag uitvoeren voor dezelfde subperiode.
Ook het volgende is niet mogelijk:
- Voltooide betalingen buiten de cyclus annuleren die u voor eerdere perioden uitvoert.
- Nalopende betalingen voor eerdere perioden uitgeven.
- Retroactieve verschillen opnemen in betalingen van eerdere perioden.
Voor de salarisadministratie voor het VK geldt dat wanneer u eerdere belastingjaren aanpast, HMRC niet altijd automatisch wordt bijgewerkt met behulp van realtimegegevens (RTI). Zorg ervoor dat u de resultaten afstemt en voer zo nodig aanvullende betalingen op aanvraag uit met behulp van:
- Proces voor het bijwerken van een eerder jaar (EJU) voor de belastingjaren 2018-2019 en 2019-2020.
- RTI-werkgeversbetalingsoverzicht (EPS) en volledige verzending van betalingen (FPS), vanaf het belastingjaar 2020-2021.
Tenantinstellingen
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
' gebruiken om:
- Voorkom dat salarisadministratiebeheerders en partners betalingen op aanvraag voor zichzelf uitvoeren met behulp van webservices.
- Gebruik de betalingsdatum in plaats van de einddatum van de periode die de aanpassing bevat als boekingsdatum.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: Buiten cyclus in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen gebruikers handmatige betalingen in batches uitvoeren. |
Proces: Buiten cyclus (handmatige betaling) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen gebruikers handmatige betalingen uitvoeren. |
Proces: buiten cyclus (op aanvraag) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen gebruikers betalingen op aanvraag maken. |
Proces: periode-einde in het functionele gebied 'Common Financial Management'. | Biedt gebruikers toegang tot rapporten om de status van boekingsperioden te controleren. |
Proces: Voer 'Batchannulering voltooid' uit in het functionele gebied 'Salarisbasis'. | Hiermee kunnen gebruikers een voltooide salarisadministratie binnen de cyclus annuleren. |
Proces: belastingaangifte/W-2's (rapporten) - VS in functioneel gebied salarisadministratie (VS). | Hiermee kunnen gebruikers rapporten weergeven met betrekking tot belastingaangifte en W-2's. |
Proces: belastingaangifte (rapporten) - CAN in het functionele gebied CAN Payroll (CAN). | Hiermee kunnen gebruikers rapporten weergeven met betrekking tot belastingbetalingen. |
Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor salarisgroep (resultaten) in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunnen gebruikers:
|
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (salarisinvoer) in het functionele gebied Kernsalarisadministratie. | Hiermee kunnen gebruikers salarisadministratiegegevens voor medewerkers weergeven en invoeren. |
Bedrijfsprocessen
Geen gevolgen.
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Journaalstatus grootboekperiode
| Hiermee kunt u controleren of een boekingsperiode open of gesloten is. |
Voor salarisadministratie voor Canada:
| Hiermee kunt u verschillen identificeren die zijn veroorzaakt door aanpassingen in de vorige periode en die moeten worden afgestemd met uw belastingverplichtingen. |
Voor salarisadministratie voor de VS:
| Hiermee kunt u verschillen identificeren die zijn veroorzaakt door aanpassingen van eerdere perioden waarvoor afstemming met uw belastingverplichtingen is vereist. |
Salarisberekening buiten cyclusinvoer voor groep medewerkers
| Hiermee kunt u betalingen op aanvraag weergeven op salarisgroep en periode of subperiode. |
Salarisadministratie-invoer weergeven op medewerker(s)
| Hiermee kunt u controleren of de bestaande salarisinvoer van een medewerker al is verwerkt in salarisberekeningen of retroactieve salarisberekeningen. |
FPS-gegevens RTI voor het VK weergeven (VK) | Hiermee kunt u de voor geselecteerde salarisadministratieresultaten gegenereerde FPS-waarden beoordelen en controleren of deze juist zijn. |
RTI EYU-details medewerker weergeven (VK) | Hiermee kunt u de RTI-gegevens van een medewerker voor het vorige belastingjaar beoordelen. |
Voor salarisadministratie voor Ierland: Verzenden van opbrengsten salarisadministratie voor IRL weergeven
| Hiermee kunt u de salarisadministratieresultaten voor uw verzonden opbrengsten verifiëren en eventuele validatiefouten identificeren die ertoe kunnen leiden dat de opbrengsten worden afgewezen. |
U kunt aangepaste rapporten maken voor aanpassingen in eerdere perioden met behulp van:
- De rapportgegevensbron'Journal Lines'.
- Gegevensbronfiltervoor salarisadministratieboekingsfilter (op betalingsdatum).
Voorbeeld: u beheert uw boekhouding extern en wilt bepalen welke aanpassingen u moet rapporteren sinds uw laatste integratierun.
U kunt ook de rapportgegevensbron
Payroll Off Cycle Payments for Group of Worker
gebruiken om aangepaste rapporten over betalingen buiten de cyclus te maken.Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om gegevens massaal te laden:
- Salarisadministratie-invoer importerenvoor salarisadministratie-invoer.
- Salarisadministratie buiten cyclusbetaling importerenvoor betalingen op aanvraag.
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Achterstallige bedragen | Als medewerkers een openstaand saldo hebben en u dit wilt aanpassen of verrekenen, kunt u het volgende gebruiken:
Voorbeeld: een medewerker betaalt een inhouding vooraf met behulp van een persoonlijke cheque. |
Salarisadministratieboeking | Wanneer u aanpassingen in een vorige periode uitvoert in een openstaande grootboekperiode, wordt de transactie in die periode geboekt. Workday selecteert standaard de openstaande grootboekperiode op basis van de einddatum van de periode. U kunt uw tenant configureren om in plaats daarvan de betalingsdatum te gebruiken.
Wanneer u de periode sluit, boekt Workday de betaling in de volgende beschikbare open periode. Als er geen is, krijgt het boekingsjournaal de foutstatus. |
Rapportage arbeidsverleden (CAN) | Wanneer u aanpassingen uit de vorige periode uitvoert voor medewerkers met een beëindigd dienstverband of medewerkers met speciaal verlof, moet u rekening houden met de invloed hiervan op de inkomsten die in hun arbeidsverleden worden gerapporteerd. Voor sommige inkomstenwijzigingen moet mogelijk een aangepast arbeidsverleden worden uitgegeven. |
Tijdregistratie | Periodeschema's voor tijdregistratie bepalen de begin- en einddatum waarop een tijdregistratieperiode beschikbaar is voor aanpassingen in eerdere perioden van tijdsinvoer. |
Eindejaarsverwerking (Canada, VS) | Voordat u de eindejaarsformulieren invult, moet u alle in behandeling zijnde correcties of aanpassingen van de vorige periode buiten de cyclus voltooien die van invloed kunnen zijn op de loon- en belastingbedragen.
U kunt correcties uitvoeren voor belastingjaren waarvoor u al eindejaarsformulieren hebt gemaakt en uitgegeven. Voor sommige wijzigingen moet u mogelijk gecorrigeerde formulieren genereren om deze wijzigingen te kunnen rapporteren. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.