Overwegingen bij instellingen: belastingrapportage aan het einde van het jaar (VS)
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van Amerikaanse eindejaarsbelastingrapportage. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met Workday kunt u eindejaarsgegevens maken en verzenden naar belastingaangifteserviceverleners of overheidsinstanties met behulp van een reeks rapporten, taken en integraties. Workday ondersteunt de volgende Amerikaanse eindejaarsbelastingformulieren:
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Belangrijkste voordelen
Met de eindejaarsrapportage van Workday USA kunt u eenvoudiger voldoen aan de salarisvereisten voor het einde van het jaar door:
- Salarisgegevens onderhouden in 1 systeem.
- Eindejaarsgegevens valideren op basis van overheidsrichtlijnen.
- Het maken van W-2-eindejaarsbelastingformulieren stroomlijnen door een bedrijfsproces te bieden.
- Het maken van W-2C-, W-2PR-, W-2GU- en W-2VI-belastingformulieren met taken stroomlijnen.
- Hiermee kunt u W-2-, W-2C-, W-2PR-, W-2GU- en W-2VI-gegevens auditen met behulp van rapporten.
- Elektronische kopieën maken van belastingformulieren voor het einde van het jaar waartoe werknemers toegang hebben in de selfservice voor werknemers (ESS).
- Hiermee kunt u belastinggegevens aan het einde van het jaar verzenden naar ADP, MasterTax of Ceridian.
- Hiermee kunt u een aangepaste integratie maken om belastinggegevens te verzenden naar andere aanbieders dan ADP, MasterTax of Ceridian.
Gebruiksscenario's
- Bekijk een voorbeeld van belastingformulieren aan het einde van het jaar vóór het einde van het jaar.
- Controleer de eindejaarsgegevens om verschillen tussen bedrijven en werknemers te identificeren en aan te pakken.
- Geef werknemers de mogelijkheid om zich af te melden voor een papieren exemplaar van hun belastingformulieren aan het einde van het jaar.
- Corrigeer de belastinggegevens aan het einde van het jaar in Workday.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke eindejaarsformulieren zijn van toepassing op uw organisatie? | Wijs elk eindejaarsformulier dat u voor dat belastingjaar wilt gebruiken toe en test het. Test de integratiesystemen. |
Welke eindejaarsaanpassingen verwerkt u buiten de reguliere salarisadministratie om? | Verzamel de relevante informatie en voer de aanpassingen in als handmatige betaling. Voorbeeld: loondoorbetaling bij ziekte van derden. |
Welke gegevens wilt u gebruiken om de gegevens van het eindejaarsformulier te salderen? | Maak een plan om indien nodig aangepaste rapporten te maken. |
Hebt u gecontroleerd of voor alle salariscomponenten de juiste salariscomponentgroepen zijn geconfigureerd? | Salariscomponentgroepen bepalen hoe sommige bedragen op eindejaarsstroken worden gerapporteerd. Salariscomponentgroepen kunnen ook belastbare lonen op eindejaarsformulieren beheren. |
Hebt u de salariscomponentgroep gewijzigd nadat u de salarisadministratie hebt voltooid? | U kunt handmatige betalingen maken als u saldi moet aanpassen. |
Moet u belastingaanpassingen aanbrengen? | Gebruik handmatige betalingen voor aanpassingen waarvoor u een specifiek resultaat op de W-2 nodig hebt voor inhouding. Voorbeeld: overbetaling voor een inhouding vóór belasting waarvan de limiet is bereikt.
Gebruik betalingen op aanvraag voor aanpassingen waarvoor u geen specifiek resultaat op de W-2 nodig hebt voor inhouding. Voorbeeld: chequeterugboekingen. |
Wilt u dat werknemers zich kunnen afmelden van papieren exemplaren van hun eindejaarsformulieren? | U kunt opties instellen voor het afdrukken van eindejaarsformulieren voor werknemers die hun afdrukkeuzen willen wijzigen. |
Wilt u W-2-eindejaarsformulieren afdrukken en verzenden of een belastingaangifteserviceverlener gebruiken? | Als u eindejaarsformulieren gaat afdrukken en verzenden, bestelt u de formulieren en enveloppen op basis van geschatte W-2-tellingen. We raden u het volgende aan:
|
Hoe rapporteert u belastingaangiftegegevens aan overheidsinstanties? | Als u gebruikmaakt van ADP-, MasterTax- of Ceridian-serviceverleners voor belastingaangifte:
Als u deze aanbieders van belastingaangiftediensten niet gebruikt, plan dan bronnen in om te bepalen hoe u uw belastingaangiftegegevens rapporteert aan overheidsinstanties. |
Wilt u het controlenummer verbergen voor werknemers? | In sommige gevallen wilt u controlenummers verbergen voor werknemers. Voorbeeld: een belastingaangifteserviceverlener wijst controlenummers toe voor eindejaarsformulieren. |
Wilt u loondoorbetaling bij ziekte van derden opnemen in W-2-formulieren? | U kunt de federale belastingrapportage van het bedrijf bewerken om aan te geven dat een derde partij de W-2-gegevens voor ziektekostenverzekering levert. |
Hoe rapporteert u de eindejaarsgegevens aan de Social Security Agency (SSA)? | Als u de eindejaarsgegevens rechtstreeks aan de socialeverzekeringsinstantie wilt rapporteren, maakt u een aangepaste integratie. |
Aanbevelingen
Ter voorbereiding op het eindejaarsproces raadt Workday u het volgende aan:
- Voer elk kwartaal de voorbeeld- en auditrapporten voor het W-2 en het Amerikaanse gebiedsdeel uit voor de belastingformulieren aan het einde van het jaar.
- Maak elk kwartaal testintegratiebestanden met eindejaarsgegevens.
Vereisten
Om nauwkeurige eindejaarsrapportages te maken, moet u uw belasting- en salarisadministratiegegevens het hele jaar door onderhouden.
Aan het begin van het belastingjaar:
- Stel boekjaren in om het hele belastingjaar te ondersteunen.
- Stel het periodeschema in voor salarisadministratie en verlof. Valideer de betalingsdatums voor het komende jaar ten opzichte van officiële feestdagen.
- FLSA-kalenders samenstellen.
- Controleer of het nieuwe grootboekjaar en de nieuwe grootboekperioden de status 'Open' hebben.
- Belastingtarieven voor werknemers en werkgevers bijwerken of toevoegen. Voorbeeld: staatstarief voor werkloosheidsverzekering.
- Bekijk het rapport'Verlopen vrijgestelde belastingkeuzen'om deze aan de betrokken medewerkers te communiceren.
- Open het rapport 'Medewerkers toevoegen - Amerikaanse belastingkeuze voor verlopende vrijstelling'om nieuwe standaardbelastingkeuzen voor medewerkers te maken.
Indien nodig, gedurende het hele belastingjaar:
- Beoordeel de rapportagevereisten van de overheid voor het huidige belastingjaar.
- Voer een eindejaarsvoorbeeld en auditrapporten uit.
- Werk de federale, staats- en lokale belastinginstellingen voor uw bedrijf bij.
- Alternatieve en verwerkende werklocaties van medewerkers bijwerken.
Tegen het einde van het belastingjaar:
- Zorg ervoor dat u de salariscomponenten nauwkeurig hebt toegewezen, omdat dit de W-2-belastingrapportage in Workday bevordert. Gebruik de rapporten 'Configuratie W-2-vak weergeven'en'Configuratie jaareinde formuliervak voor Amerikaanse gebieden weergeven'.
- Voltooi alle salarisadministraties voor het rapportagejaar, inclusief alle aanpassingen buiten cycli en handmatige aanpassingen.
- Controleer de bedrijfsadressen, belasting-ID's en bedrijfsnaam.
- Beoordeel inkomsten en inhoudingen met jaarlijkse limieten.
- Test de gegevens van het W-2-formulier en druk deze af vóór het einde van het jaar.
- Test de ADP-, Ceridian- en MasterTax-integraties.
Beperkingen
Workday biedt geen ondersteuning voor het rechtstreeks verzenden van eindejaarsgegevens naar overheidsinstanties. Verzend eindejaarsgegevens naar aanbieders van belastingaangiftediensten met behulp van integraties, maak een aangepaste integratie of druk eindejaarsformulieren af om ze naar overheidsinstanties te verzenden.
Workday maakt eindejaarsgegevens voor alle medewerkers, niet voor individuele medewerkers. Eindejaarsgegevens voor een individuele medewerker opgeven:
- Voer het voorbeeldrapporteindejaarsformulier W-2 / US Territoryuit.
- Gebruik het rapport om het formulier handmatig te maken met behulp van door de overheid verstrekte PDF's.
Voor medewerkers met een internationale aanstellingsplaats in de VS biedt Workday geen ondersteuning voor het wijzigen van afdrukkeuzen voor belastingdocumenten via de ESS-taak '
Mijn belastingdocumenten
' (employee selfservice).Tenantinstellingen
Workday gebruikt elektronische handtekeningtekst voor werknemers die afdrukkeuzen voor belastingformulieren aan het einde van het jaar wijzigen. U kunt tekstopties voor elektronische handtekeningen configureren in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie
'. Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Bedrijfsprocesbeheer en -beheer: bedrijfsprocesdefinities in het functionele gebied Systeem. | Hiermee kunt u het bedrijfsproces instellen voor W-2-belastingformulieren aan het einde van het jaar. |
Managementdashboard: eindejaarsperiode salarisadministratie in het functionele gebied Salarisadministratie VS. | Hiermee kunt u het dashboard 'Einde jaar salarisadministratie' gebruiken en configureren. |
Integratiebuild , Integratiegebeurtenis en Integratiefoutopsporing in het functionele gebied Integratie. | Hiermee kunt u de integratiesystemen instellen om belastinggegevens te verzenden naar ADP, Ceridian en MasterTax. |
Deze domeinen in het functionele gebied salarisadministratie VS:
| Gebruikers met toegang tot deze domeinen kunnen:
Deze toegang is voor oorspronkelijke, gecorrigeerde en gewijzigde formulieren. |
Proces: Bulksgewijs afdrukken W-2 in het functionele gebied Salarisadministratie VS. | Hiermee kunt u PDF-bestanden met eindejaarsbelastingformulieren genereren voor een bedrijf. |
Bedrijfsprocessen
U kunt het bedrijfsproces
eindejaarsproces W-2 (standaard)
gebruiken om belastingformulieren voor het einde van het jaar te maken. U kunt het bedrijfsproces openen via het dashboard ' Einde jaar salarisadministratie
'. Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Aangepaste rapporten | U kunt aangepaste rapporten maken op basis van rapportgegevensbronnen die zijn beveiligd met deze bedrijfsobjecten:
Gebruik het rapportveld 'Socialeverzekeringsnummer afgekapt' om een medewerker in een rapport te verifiëren zonder privégegevens vrij te geven. |
Dashboard naleving salarisadministratie | Beoordeel de updates die Workday levert om te voldoen aan overheidsvereisten. |
Dashboard eindejaars salarisadministratie | Gebruik het dashboard om deze W-2-rapporten als worklets te openen:
Deze functie biedt geen ondersteuning voor Territoriums in de Verenigde Staten, W-2C-formulieren en bedrijfsrelaties. |
Profiel tenantanalysator
| Controleer of de salariscomponenten zich in de juiste salariscomponentgroep bevinden. U kunt het rapport 'PCG's voor salarisberekeningen' gebruiken in de profielgroep 'Salarisadministratie '. |
| Gebruik deze rapporten om de eindejaarsgegevens te controleren. |
Kwartaalgegevens belastingaangifte op bedrijf
Kwartaalgegevens belastingaangifte op medewerker | U kunt deze rapporten gebruiken om de volgende formulieren handmatig te maken:
|
Integraties
Integraties | Overwegingen |
|---|---|
ADP-belastingaangifteservice - per kwartaal
Masterbelastingaangifteservice - driemaandelijks Ceridian - belastingaangifteservice - jaarlijks | Hiermee start u een vooraf geconfigureerde belastingaangifte-integratie om eindejaarsgegevens van Workday Payroll naar uw belastingaangifteserviceverlener te verzenden. |
TurboTax-integratie
| Vanaf 01 december 2023 biedt Intuit® geen ondersteuning meer voor het ontvangen van W-2-formulieren in TurboTax® met behulp van deze integratie. Uw werknemers kunnen hun W-2-belastingformulier handmatig importeren of uploaden in TurboTax®. Neem bij vragen contact op met uw Workday-vertegenwoordiger. |
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Archiveringsgegevens medewerker eindejaarsjaar EFW2 ophalen
Gegevens werkgever voor eindejaarsuitkering EFW2 ophalen | Hiermee kunt u integraties maken met de socialeverzekeringsadministratie (SSA) of andere aanbieders van belastingaangiftediensten. Gebruik beide webservices wanneer u een Studio-integratie maakt.
Met de webservice Get EFW2 Year End Worker Filing Data kunt u de verdiende staats- en lokale belastingen van medewerkers combineren op ID voor bedrijven met gemeenschappelijke relaties met betaalmasters. |
Leveringen belastingdocumenten ophalen
Levering belastingdocument invoeren Afdrukkeuze W-2 W-2C plaatsen | Hiermee kunt u afdrukkeuzen voor het einde van het jaar voor medewerkers laden. |
Salarisadministratie buiten betalingscyclus plaatsen
| Hiermee kunt u betalingen voor medewerkers buiten de cyclus laden. |
W-2PR-controlenummers ophalen (webservice)
W-2PR-controlenummers invoeren (webservice) | Hiermee kunt u controlenummers uit Puerto Rico in de formulieren W-2PR en W-2CPR laden. |
Relaties en interacties
Zorg ervoor dat u alle vereiste personeelsgegevens voor het einde van het jaar opgeeft, waaronder:
- Contactgegevens, zoals privéadressen, postcodes en burgerservicenummers.
- Alternatieve en primaire werklocatie of arbeidsplaatsfunctielocatie.Op basis van deze gegevens bepaalt Workday de werkstatus van de werknemer.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.