Overwegingen bij instellen: salarisgeschiedenis
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van salarisadministratiegeschiedenis. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
De salarisgeschiedenis bevat de betalingen die aan uw werknemers zijn gedaan voordat u Workday Payroll ging gebruiken. U laadt deze gegevens in Workday om beginsaldi voor werknemers vast te stellen.
Belangrijkste voordelen
De salarisgeschiedenis verbetert de nauwkeurigheid van salarisberekeningen doordat u eerdere salarisdetails voor uw werknemers kunt opnemen. U kunt de salarisgeschiedenis gebruiken om gegevens uit externe bronnen op te nemen, wat meer flexibiliteit in uw salarisberekeningen biedt.
Gebruiksscenario's
Om nauwkeurige salarisberekeningen te garanderen, kunt u historische salarisgegevens uit externe of verouderde systemen laden. Voorbeeld: u begint Workday Payroll halverwege het boekjaar te gebruiken, dus de salarisadministratiegeschiedenis moet worden afgestemd met het huidige belastingjaar.
Als u de gegevens laadt, kunt u de salarisgeschiedenis opnemen in berekeningen voor het lopende jaar. Voor Canada, het VK en de VS kunt u in Workday ook berekeningen voor het lopende kwartaal opnemen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe vaak wilt u de salarisadministratiegeschiedenis laden? | U wordt aangeraden de geschiedenis ten minste twee keer te laden. Voorbeeld: naar een testgebied en vervolgens naar uw dynamische gebied in Workday.
Zorg ervoor dat u het laden elke keer met dezelfde parameters en gegevens kunt herhalen om fouten te voorkomen. Laad de geschiedenis zoals bij de laatste salarisperiode in uw oude salarisadministratiesysteem. |
Ik gebruik de salarisadministratie vanaf het begin van een nieuw belastingjaar. Moet ik een geschiedenis laden? | Ja, als u salarisgerelateerde items hebt die niet binnen één belastingjaar vallen.
Voorbeelden zijn:
|
Hebt u werknemers met meerdere historische records in hetzelfde bedrijf? | U wordt aangeraden de gegevens van een werknemer uit de laatste dienstverbandsperiode bij elkaar op te tellen om correct te laden. Geef opgetelde waarden op in plaats van totalen voor elke salarisrun.
Alleen voor de salarisadministratie voor het VK: wanneer een werknemer meerdere dienstverbandperioden heeft, moet u de opgetelde geschiedenis voor elke dienstverbandperiode laden. Voorbeeld. Laad twee perioden uit de geschiedenis voor een werknemer die is aangesteld, van wie het dienstverband is beëindigd en opnieuw is aangesteld. Elke dienstverbandperiode heeft een eigen gerelateerde salarisadministratie-ID en een eigen salarisadministratiebedrag in het lopende jaar. |
Voor welke salarisperioden moet u de geschiedenis laden? | Het is niet toegestaan om meerdere perioden te laden in Workday. Om mogelijke hiaten of overschrijvingen in de gegevens te voorkomen, is het echter een goede gewoonte om de geschiedenis in de periodevolgorde te laden en te berekenen.
Voor 'Alleen salarisadministratie voor de VS' wordt u aangeraden alleen de salarisgeschiedenis voor het huidige belastingjaar te laden. Voor voltooide kwartalen laadt u de geschiedenis op kwartaal. Als u gedeeltelijke kwartalen hebt, laadt u de geschiedenis op salarisperiode. Voor de salarisadministratie voor Canada, Frankrijk en het VK raadt Workday u aan om één geschiedenisrecord per dienstverbandperiode te laden vanwege de potentiële tijd en moeite die het kost om de salarisgeschiedenis te extraheren, te laden en af te stemmen. Elke record bevat waarden voor het lopende jaar voor de belastingtijdvakken binnen die dienstverbandperiode, in plaats van het laden van geschiedenisrecords voor elke salarisperiode binnen het belastingjaar. |
Verwerkt u voor Salarisadministratie voor Australië salarisberekeningen waarvoor de salarisgeschiedenis van een medewerker nauwkeurig moet zijn? | Bedragen in lopend jaar van medewerkers laden voor:
Als u niet de volledige salarisgeschiedenis voor het lopende jaar laadt, kunt u overwegen om aantekeningen op inkomsten te gebruiken om de bedragen voor het lopende jaar te laden om te voorkomen dat dit gevolgen heeft voor de STP-rapportage. |
Hoe zorgt u er voor Salarisadministratie voor Australië voor dat de cijfers voor het overgedragen lopende jaar niet resulteren in dubbele STP-rapporten? | Vanwege de mogelijke tijd en moeite voor het extraheren, laden en afstemmen van de salarisgeschiedenis en het toewijzen van verouderde salarisitems aan de hand van de categorie in Workday, wordt u aangeraden alleen de niet-rapporteerbare salarisgerelateerde items te laden die nodig zijn om berekeningen te ondersteunen die afhankelijk zijn van de salarisgeschiedenis. .
Als u besluit de geschiedenis voor STP-rapporteerbare items te laden:
|
Aanbevelingen
Om de prestaties te verbeteren en de hoeveelheid controle die moet worden uitgevoerd na het laden van gegevens te verminderen, wordt u aangeraden alleen de historische gegevens te laden die nodig zijn voor de huidige salarisberekeningen en -rapportage.
Om ervoor te zorgen dat alle historische gegevens die van invloed zijn op het huidige salaris beschikbaar zijn, wordt u aangeraden historische salarisbetalingen te laden voordat u uw eerste salarisberekening uitvoert. Voorbeeld: terugbetalingen van werknemersleningen voor leningen met nog openstaande saldi.
Bij het laden van de geschiedenis als resultaat van een aanschaf:
- Maak voor de salarisadministratie voor Australië, Canada, Frankrijk en de VS een afzonderlijke salarisgroep voor werknemers die door de overgenomen organisatie worden betaald. Met deze salarisgroep kunt u de werknemers gescheiden houden voor audits totdat u hebt gecontroleerd of alle historische gegevens correct in Workday zijn geladen. Nadat de salarisgeschiedenis is geladen, verplaatst u de medewerkers naar de salarisgroep waartoe ze behoren in de nieuwe organisatie.
- Alleen voor salarisadministratie voor het VK: gebruik bij het laden van de geschiedenis als gevolg van een acquisitie uw sandboxvoorbeeld om de salarisadministratiegeschiedenis te testen en af te stemmen. Nadat u hebt bevestigd dat alle gegevens correct zijn geladen, repliceert u uw acties in uw Workday-productietenant.
Om fouten of weglatingen in afstemmingsrapporten voor salarisgroepen te voorkomen, laadt u de salarisgeschiedenis voordat u vastlegt dat het dienstverband van werknemers is beëindigd of met speciaal verlof is geplaatst.
Nadat u uw historische gegevens hebt geladen, controleert u de records van werknemers om er zeker van te zijn dat de einddatum van de periode later is dan de aanstellingsdatum van de werknemer.
Audit na het laden de werknemers om er zeker van te zijn dat ze zich in de tenant bevinden. Voorbeeld: vergelijk namen/ID met hun werknemers-ID met behulp van een rapport van de tenant.
Vereisten
Voordat u uw eerste salarisberekening uitvoert in Workday:
- Alleen voor 'Salarisadministratie voor de VS': als u halverwege het kwartaal of halverwege het jaar begint, laadt u historische betalingen vanuit uw externe of verouderde salarisadministratiesysteem.
- Als u voor de salarisadministratie voor Canada, Frankrijk en het VK halverwege het jaar begint, laadt u historische betalingen vanuit uw externe of verouderde salarisadministratiesysteem.
Aan elke externe of verouderde salarisadministratie-ID die u laadt, moet u een Workday-ID toewijzen, zoals een werknemers-ID, om een historische betaling voor de werknemer te kunnen uitvoeren.
Beperkingen
U kunt de salarisgeschiedenis op elk gewenst moment toevoegen of corrigeren. Het toevoegen of wijzigen van historische resultaten voor een werknemer kan echter van invloed zijn op berekeningen en resultaten die hun historische saldi gebruiken.
Voor de salarisadministratie voor Australië kan het wijzigen van de historische resultaten voor een werknemer leiden tot onjuiste STP-rapportage.
Nadat u de salarisadministratiegeschiedenis hebt voltooid, kunt u de voltooide geschiedenis handmatig per werknemer wijzigen. Als u details voor meerdere werknemers moet corrigeren nadat de geschiedenis is geladen, kunt u een correctiegeschiedenisbestand laden. Het correctiebestand bevat de verschillen tussen het oorspronkelijke, voltooide salarisgeschiedenisbestand en de juiste waarden die in Workday moeten worden bewaard.
Voordat u de salarisgeschiedenis voor één werknemer wijzigt met behulp van
'Betalingsgeschiedenis uitvoeren voor medewerker'
:
- Wijs voor Salarisadministratie voor Australië een salarisgroep voor Australië toe voordat u een salarisadministratie-ID laadt en de historische betaling uitvoert.
- Wijs voor Salarisadministratie voor het VK een salarisgroep voor het VK toe voordat u een salarisadministratie-ID laadt en de betalingsgeschiedenis uitvoert
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Salarisberekening (geschiedenis): ad-hocacties in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunt u de salarisgeschiedenis vastleggen of corrigeren voor één werknemer. |
Verwerk: laden, berekenen, annuleren, geschiedenis voltooien in het functionele gebied 'Salarisadministratie'. | Hiermee kunt u de salarisadministratiegeschiedenis van werknemers massaal laden. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (bedrijfsspecifiek) - VK in het functionele gebied salarisadministratie VK. | Alleen voor salarisadministratie voor het VK: hiermee kunt u de geschiedenis laden voor:
|
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Voer het
verwerkingsrapport voor salarisberekeningen
uit om historische betalingen te verwerken. U kunt de zoekfacetten gebruiken om de volgende massale acties te filteren en toe te passen op de geselecteerde historische betalingsresultaten in het rapport:
- Annuleren
- Voltooid
- Opnieuw berekenen
Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om de salarisgeschiedenis van werknemers massaal te uploaden en op te halen:
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Alleen voor salarisadministratie voor het VK kunt u ook deze webservices gebruiken:
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Relaties en interacties
Salarisadministratie is gekoppeld aan verschillende andere gebieden binnen Workday. Afhankelijk van de onderdelen van Workday die u gebruikt, controleert of stelt u details in verschillende gebieden in wanneer u de salarisgeschiedenis laadt.
Interactie | Overweging |
|---|---|
Verlof | Beoordelen:
|
Voorzieningsregelingen | Om bijdragen en betalingen via de salarisadministratie in Workday te kunnen verwerken, wijst u bestaande voorzieningsregelingen toe aan inkomsten en inhoudingen voor de salarisadministratie.
Controleer alle inschrijvingsregels die de begin- en einddatum van inhouding bepalen, zodat ze worden gesynchroniseerd met de salarisadministratie. |
Beloning | Bekijk uw lijst met beloningselementen om er zeker van te zijn dat ze zijn toegewezen aan inkomsten.
Zorg ervoor dat er beloningselementen en regelingen aanwezig zijn voor alle inkomsten waarvan de salarisadministratie verwacht dat ze via beloningen worden verwerkt in plaats van via salarisadministratie-invoer. |
Human Capital Management | Beoordeel alle bedrijfsprocessen van HCM om te bepalen of de volgende stappen voor de salarisadministratie moeten worden uitgevoerd:
|
Tijdregistratie | Koppel tijdsberekeningstags aan inkomsten of inhoudingen om goedgekeurde tijdsblokken te gebruiken als invoer bij het betalen van werknemers. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.