Overwegingen bij instellingen: betalingen op aanvraag
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van betalingen op aanvraag. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met betalingen op aanvraag kunt u een medewerker betalen buiten de normale salariscyclus.
- Vervangingsbetalingen op aanvraag vervangen de reguliere betalingen binnen de cyclus van een medewerker.
- Met aanvullende betalingen op aanvraag worden betalingen uitgevoerd naast het reguliere salaris van een medewerker.
Salarisadministratie voor Ierland ondersteunt alleen aanvullende betalingen op aanvraag.
Belangrijkste voordelen
Met betalingen op aanvraag kunt u een medewerker betalen:
- Zonder te wachten op de volgende reguliere salariscyclus.
- Voor een eerdere periode.
Voor de salarisadministratie voor Australië, Canada, Ierland, het VK en de VS berekent Workday automatisch de wettelijke werkgevers- en werknemersbelasting voor betalingen op aanvraag en worden de boekingen en het grootboek bijgewerkt.
Voor de salarisadministratie voor Frankrijk berekent en rapporteert Workday sociale bijdragen in de volgende gevallen:
- Tarieven en plafonds van de oorspronkelijke periode worden toegepast
- Berekenen van plafonds, SMIC en andere limieten in de reguliere periode
- Belastingen en bronbelastingen berekenen en rapporteren met behulp van tarieven en limieten die van kracht zijn op de betalingsdatum
Gebruiksscenario's
- Voor de salarisadministratie voor Australië, Canada, Frankrijk, het VK en de VS kunt u vervangingsbetalingen op aanvraag gebruiken om:
- Het eindsalaris berekenen voor een medewerker van wie het dienstverband halverwege de periode is beëindigd en het salaris onmiddellijk nodig heeft.
- Een medewerker betalen die geen reguliere resultaten heeft voor de periode. Voorbeeld: Urenstaat is niet verwerkt.
- Een fout in de salarisadministratie corrigeren voor de salarisadministratie voor Australië, Canada, het VK en de VS
U kunt aanvullende betalingen op aanvraag gebruiken om:
- Geef een eenmalige betaling uit aan een medewerker, zoals een contante bonus.
- Een medewerker betalen voor uren die hij/zij rapporteert na het einde van de salarisperiode.
- Geef een volgbetaling uit aan een medewerker nadat deze internationaal is overgeplaatst, voor bedragen die hij op zijn vorige arbeidsplaats heeft verdiend voor de salarisadministratie voor Canada, Ierland, het VK en de VS
- Een bonus of andere betaling betalen aan een medewerker van wie het dienstverband is beëindigd.
- Winstdelingsbetalingen uitgeven voor salarisadministratie voor Frankrijk.
- Stel medewerkers met terugwerkende kracht aan voor Salarisadministratie voor Frankrijk.
Belangrijke vragen
Vraag | Overwegingen |
|---|---|
Verwerkt uw bedrijf grote hoeveelheden betalingen op aanvraag? | Overweeg om de webservice 'Import Payroll Off-Cycle Payment' te gebruiken om gegevens over betalingen op aanvraag massaal te importeren op basis waarvan betalingen worden berekend. |
Betaalt uw bedrijf met tussenpozen bonussen? | U kunt eenmalige bonussen verwerken als aanvullende betalingen op aanvraag. |
Moet u medewerkers met een beëindigd dienstverband onmiddellijk betalen? (AUS, CAN, FRA, UK, USA) | U kunt een vervangingsbetaling op aanvraag maken voor de medewerker. Wanneer de beëindigingsdatum is:
|
Moeten beheerders van niet-salarissen in uw bedrijf het laatste salaris berekenen voor werknemers van wie het dienstverband is beëindigd op hun beëindigingsdatum (VS)? | U kunt niet-salarisadministratiebeheerders in staat stellen salarischeques op de dag van beëindiging te berekenen en te genereren door het bedrijfsproces 'Gebeurtenis op aanvraag' te configureren als onderdeel van het bedrijfsproces ' Beëindiging '. |
Wilt u een cheque voor een aanvullend salaris uitgeven, los van het reguliere salarischeque? | Voor een aanvullende betaling op aanvraag worden een afzonderlijke cheque en loonstrook gegenereerd. Als u een aanvullend salaris wilt opnemen in de cheque binnen de cyclus van een medewerker, voegt u in plaats daarvan salarisadministratie-invoer toe. |
Wilt u voorkomen dat salarisadministrateurs en partners betalingen op aanvraag voor zichzelf uitvoeren? | Gebruikersinterfacetaken voorkomen automatisch dat gebruikers betalingen voor zichzelf kunnen toevoegen of bewerken. Ze kunnen alleen betalingen op aanvraag voor zichzelf uitvoeren via een webservice. U kunt voorkomen dat medewerkers dit doen door het selectievakje ' Webservices salarisadministratie - toevoegen/bijwerken van medewerker zelf niet toestaan' in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie ' in te schakelen. |
Hoe noemt u betalingen die u doet aan medewerkers die internationaal worden overgeplaatst (CAN, IRL, VK, VS)? | Dit type betalingen wordt in Workday nabetalingen voor internationale overboekingen genoemd. De vooraf ingestelde naam voor dit selectievakje is Aanloopbetaling, die u kunt wijzigen met de taak 'Aangepaste labels onderhouden' . |
Aanbevelingen
Voor salarisadministratie voor Canada en de VS voert u handmatige betalingen uit in plaats van betalingen op aanvraag om belastingbedragen aan te passen, omdat de wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen voor betalingen op aanvraag worden berekend.
Voor salarisadministratie voor het VK:
- Voer betalingen op aanvraag uit in plaats van handmatige betalingen om betalingsbedragen aan te passen. Workday berekent namelijk de wettelijke werkgevers- en werknemersbelasting voor betalingen op aanvraag en rapporteert de bedragen aan HMRC.
- Voer handmatige betalingen uit in plaats van betalingen op aanvraag in situaties waarin u belastingbedragen moet aanpassen, omdat de wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen voor handmatige betalingen niet worden berekend. Overweeg handmatige betalingen uit te voeren voor salarisperioden vóór de vorige salarisperiode, omdat u waarschijnlijk belastingbedragen moet corrigeren. Handmatig gerelateerde berekeningen voor wettelijke belastingen toevoegen
Voltooi eventuele vervangingsbetalingen op aanvraag voor een medewerker van wie het dienstverband is beëindigd voordat u de medewerker uit een bedrijf of salarisgroep verwijdert.
Voor salarisadministratie voor Ierland:
- Verwerk alleen betalingen buiten de cyclus met een betalingsdatum binnen het datumbereik van de salarisperiode waarvoor u de betaling verwerkt om een nauwkeurige berekening van belastingen voor de medewerker te garanderen.
- Voer betalingen op aanvraag uit in plaats van handmatige betalingen om betalingsbedragen aan te passen. Workday berekent namelijk de wettelijke werkgevers- en werknemersbelasting voor betalingen op aanvraag en rapporteert de bedragen aan Opbrengsten.
- U wordt aangeraden geen betalingen op aanvraag uit te voeren voor een eerdere periode waarin de medewerker halverwege de periode is overgeplaatst. U wordt aangeraden medewerkers aan het begin van een salarisperiode over te plaatsen.
Vereisten
Om een nauwkeurige verwerking te garanderen, geeft u in de taak
Runcategorie maken
op welke salariscomponenten moeten worden berekend voor betalingen op aanvraag. Beperkingen
- U kunt slechts één vervangingsbetaling maken voor een medewerker in een periode, salarisgroep en bedrijf. Als de salarisperiode subperioden heeft, kunt u één vervangingsbetaling per subperiode maken (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
- Wanneer u een vervangende betaling maakt, wordt de medewerker uitgesloten van de reguliere run voor de cyclus voor die periode of subperiode (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
- Er worden geen pro-ratabedragen voor aanvullende betalingen op aanvraag berekend.
- U kunt alleen vervangingsbetalingen uitvoeren voor perioden of subperioden die u niet hebt voltooid (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
- U kunt alleen volgbetalingen uitvoeren voor de huidige of volgende periode. Workday biedt geen ondersteuning voor volgbetalingen voor medewerkers met een internationale aanstelling of die meerdere functies hebben in de huidige of eerdere perioden (CAN, IRL, VK, VS).
- U kunt alleen aanvullende belastingen toepassen op vervangingsbetalingen op aanvraag voor niet-reguliere runcategorieën die u hebt ingesteld voor het gebruik van niet-reguliere belastingen (VS).
- Wanneer u de retroactieve aanstelling voor een retroactieve aanstelling in een subperiode voltooit, wordt in Workday een salaris van nul voor de subperiode gegenereerd. Daarom kunt u geen vervangingsbetalingen op aanvraag uitvoeren voor die subperiode (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
- Openstaande achterstallige saldi voor aanvullende betalingen op aanvraag worden niet teruggevorderd (AUS, CAN, IRL, VK, VS).
- U kunt geen bijlagen toevoegen aan salarisadministratie-invoer die rechtstreeks is ingevoerd in een betaling op aanvraag.
Tenantinstellingen
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie'
gebruiken om te bepalen of u:
- Gebruik de einddatum van de betaling of periode als boekingsdatum voor betalingen buiten de cyclus.
- Houd bij het bepalen van retroactieve verwerkingsperioden rekening met voltooide aanvullende betalingen op aanvraag.
- Voorkomen dat gebruikers betalingen op aanvraag voor zichzelf uitvoeren wanneer ze een webservice gebruiken.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Het domein 'Custom Label Management' in het functionele gebied 'Systeem'. | Hiermee kunt u labels voor volgbetalingen aanpassen. |
Proces: domein buiten de cyclus (op aanvraag) in het functionele gebied 'Correct Payroll'. | Hiermee kunt u betalingen op aanvraag maken. |
Bedrijfsprocessen
U kunt een betaling op aanvraag aan een bedrijfsproces toevoegen als een
persoonlijke
taak, zoals ' Aanvullende functie toevoegen/beëindigen'
, Onboarding
, Beloningswijziging
of Gebeurtenis voor speciaal verlof
.Rapportage
Rapporten of gegevensbronnen | Overwegingen |
|---|---|
Salarisberekening buiten cyclusinvoer voor groep medewerkers (rapport) | Betalingen op aanvraag beoordelen op salarisgroep en periode of subperiode. |
Verwerkingsrapport salarisberekening
| Voer een van de volgende acties uit voor betalingen op aanvraag:
|
Salarisadministratie betalingen buiten cyclus voor groep medewerkers (rapport) | Gebruik deze gegevensbron om een aangepast rapport te maken met gegevens over betalingen op aanvraag. |
FRA-rapport salarisjournaal op bedrijf (FRA)
FRA-salarisjournaal op vestigingsplaats | Hiermee kunt u een geaggregeerde weergave van salarisadministratieresultaten weergeven op basis van de loonstrookconfiguratie.
U kunt salarisadministratieresultaten binnen de cyclus of op aanvraag ook filteren op:
|
Resultaten salarisberekening FRA - rapport salarisstrook weergeven (FRA) | Hiermee kunt u de salarisadministratieresultaten voor meerdere medewerkers weergeven in een presentatie die vergelijkbaar is met een loonstrook. U kunt salarisadministratieresultaten filteren op boekingsdatum. |
Integraties
U wordt aangeraden de webservice
'Import Payroll Off-Cycle Payment'
te gebruiken wanneer u betalingen op aanvraag massaal laadt. Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Salarisadministratie-invoer | U kunt salarisadministratie-invoer laden om betalingen op aanvraag te maken. |
Retroactieve salarisberekening | U kunt retroactieve verschillen laden als invoer voor betalingen op aanvraag. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.