Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-09-19
Overwegingen bij instellingen: handmatige betalingen

Overwegingen bij instellingen: handmatige betalingen

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van handmatige betalingen. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Met handmatige betalingen kunt u betalingen vastleggen die buiten Workday Payroll zijn gedaan. Handmatige betalingen kunnen het reguliere salaris van een medewerker vervangen of aanvullen. Salarisadministratie voor Ierland ondersteunt alleen handmatige aanvullende betalingen.

Belangrijkste voordelen

U kunt op elk gewenst moment handmatige betalingen aan medewerkers vastleggen, ook in eerdere perioden.
Workday berekent de wettelijke werkgeversbelasting voor handmatige betalingen en werkt de boeking en het grootboek bij.

Gebruiksscenario's

U kunt handmatige betalingen uitvoeren om externe betalingen, zoals contanten of cheques, vast te leggen voor:
  • Leg betalingen vast die medewerkers vooraf verstrekken ter dekking van inhoudingen voor toekomstig verlof zonder behoud van salaris.
  • Corrigeer een fout in de salarisadministratie.
  • Leg aanpassingen in het huidige of vorige jaar vast om belastingverschillen op te lossen (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
  • Leg de uitoefening van aandelenopties vast.
  • Voor Salarisadministratie voor de VS registreert u het loon bij ziekte van derden wanneer de derde partij werknemersbelasting inhoudt en de verplichting voor de werkgeversbelasting aan u overdraagt.
  • Belastbaar-loonsegmenten voor medewerkers aanpassen na een aandelenverkoop.
  • Verminder het achterstallige saldo van een medewerker in Workday wanneer een medewerker een inhouding betaalt met behulp van een persoonlijke cheque.
  • Verminder het openstaande saldo van de optie voor flexibele betalingen en inhoudingen van een medewerker wanneer de medewerker het openstaande saldo geheel of gedeeltelijk buiten de salarisadministratie om betaalt.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Welk volume handmatige betalingen verwerkt uw bedrijf?
U kunt het volgende gebruiken:
  • Webservice
    voor betalingen buiten de salariscyclus importeren
     om handmatige betalingen massaal te laden.
  • Speciale taak voor het invoeren van handmatige betalingen in lage volumes.
Welke belasting- of salariscomponenten wilt u berekenen voor de handmatige betalingen?
U kunt configureren welke salariscomponenten moeten worden verwerkt in handmatige betalingen op het tabblad
Buiten cyclus (aanvullend op aanvraag, Handmatig)
 van uw runcategorie. Salariscomponenten worden omgezet op basis van de configuratie van de runcategorie, dus in Workday worden bedragen berekend wanneer:
  • De handmatige betaling bevat posten voor de berekening die door de salariscomponent wordt gebruikt. Voorbeeld: u configureert een salariscomponent om 10% van een aan salariscomponent gerelateerde berekening (PCRC) te berekenen. Deze component wordt alleen omgezet in een handmatige betalingsinvoer voor het PCRC. De PCRC kan ook afkomstig zijn uit de salariscomponent in de runcategorieconfiguratie.
  • Alle bedragen bevinden zich in de salariscomponent. Voorbeeld: u configureert een salariscomponent om een vast bedrag van 100 te berekenen.
Voor welke perioden wilt u handmatige betalingen uitvoeren?
U kunt een handmatige betaling uitvoeren voor een:
  • Subperiode die niet later is dan de volgende te verwerken periode. De status van de subperiode is '
    Wordt uitgevoerd'
     of
    'Nog niet gestart'
    .
  • Voltooide vorige periode tot 6 jaar vóór de huidige periode.
Als u betalingen wilt vastleggen vóór de ingangsdatum van uw eerste Workday Payroll-transacties, laadt u deze als salarisgeschiedenis. Voorbeelden: bonuslonen betaald door een bedrijf dat u hebt overgenomen, inkomsten die bijdragen aan rapportages voor het lopende jaar of salarissaldi die worden gebruikt in salarisberekeningen.
Salarisadministratie voor Ierland biedt geen ondersteuning voor correcties of terugboekingen.
Welke invloed hebben handmatige betalingen op de salarisadministratie van de medewerker?
U kunt een handmatige betaling uitvoeren om:
  • Het reguliere salaris van een medewerker vervangen en de medewerker voor die periode uitsluiten van de reguliere salarisadministratie binnen de cyclus.
  • Optellen bij het reguliere salaris van een medewerker voor de periode. Medewerkers kunnen meerdere aanvullende betalingen hebben voor één subperiode.
Als u van invloed wilt zijn op het reguliere salaris van een medewerker en de medewerker wilt betalen in Workday, gebruikt u salarisadministratie-invoer of betalingen op aanvraag. Voorbeeld: u kunt salarisadministratie-invoer gebruiken om een restitutie voor het salaris van een medewerker te verwerken.
Wilt u voorkomen dat salarisadministrateurs en partners handmatige betalingen voor zichzelf uitvoeren?
Met taken in de Workday-gebruikersinterface wordt automatisch voorkomen dat gebruikers betalingen voor zichzelf kunnen toevoegen of bewerken. Gebruikers kunnen alleen handmatige betalingen voor zichzelf uitvoeren met behulp van een webservice. Om dit te voorkomen, schakelt u het selectievakje '
Webservices salarisadministratie - toevoegen/bijwerken van medewerker zelf niet toestaan'
 in de taak
'Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie' in
 .

Aanbevelingen

Voer voor Salarisadministratie voor Australië handmatige betalingen uit in plaats van betalingen op aanvraag om belastingbedragen aan te passen. Workday berekent namelijk werknemersbelastingen en pensioenen voor betalingen op aanvraag.
Voor salarisadministratie voor Canada en de VS voert u handmatige betalingen uit in plaats van betalingen op aanvraag naar:
  • Belastingbedragen aanpassen, omdat de wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen voor betalingen op aanvraag worden berekend.
  • Een specifiek bedrag op eindejaarsformulieren behalen voor inhouding.
Voer voor Salarisadministratie voor Ierland handmatige aanvullende betalingen uit in plaats van aanvullende betalingen op aanvraag om belastingbedragen aan te passen. Workday berekent namelijk werknemersbelastingen voor betalingen op aanvraag.
Voor salarisadministratie voor het VK:
  • Voer betalingen op aanvraag uit in plaats van handmatige betalingen om betalingsbedragen aan te passen. Workday berekent namelijk de wettelijke werkgevers- en werknemersbelasting voor betalingen op aanvraag en rapporteert de bedragen aan HMRC.
  • Voer handmatige betalingen uit in plaats van betalingen op aanvraag in situaties waarin u belastingbedragen moet aanpassen, omdat de wettelijke werkgevers- en werknemersbelastingen voor handmatige betalingen niet worden berekend. Overweeg handmatige betalingen uit te voeren voor salarisperioden vóór de vorige salarisperiode, omdat u waarschijnlijk belastingbedragen moet corrigeren. Voeg handmatig gerelateerde berekeningen toe voor wettelijke belastingen.
Om berekeningsfouten bij het uitvoeren van handmatige betalingen voor FLSA te voorkomen, geeft u voor Salarisadministratie voor de VS einddatums op die overeenkomen met de juiste FLSA-periode.
Als u de gewenste salarisperiodedatum voor de handmatige betaling wilt wijzigen, annuleert u de handmatige betaling en voert u een andere betaling uit.
Voor de beste prestaties bij het bulksgewijs laden van handmatige betalingen gebruikt u de webservice
'Import Payroll Off-Cycle Payment'
 .

Vereisten

Controleer de bankrekeninggegevens door te controleren of:
  • Er is ten minste één
    handmatige
    betalingsmethode
     geconfigureerd voor de taak '
    Betalingstypen onderhouden'
     .
  • De bankrekeninginstellingen voor salarisbetalingen hebben een
    handmatig
    toegestaan betalingstype ()
    .

Beperkingen

U kunt niet:
  • Vervang waarden voor handmatige betalingen door salarisadministratie-invoer die u invoert in de taak
    'Salarisadministratie-invoer toevoegen op medewerker
     '. Gebruik in plaats daarvan betalingen op aanvraag (AUS, CAN, FRA, VK, VS).
  • Annuleer voltooide handmatige betalingen die u voor eerdere perioden hebt uitgevoerd.
  • Hiermee kunt u werknemersbelastingen of aanvullende belastingen op handmatige betalingen berekenen in Workday. Gebruik in plaats daarvan betalingen op aanvraag.
U hebt de volgende mogelijkheden:
  • Voer handmatige betalingen uit voor perioden met een toekomstige opbouw, maar er wordt geen opbouw in Workday gemaakt.
  • Verreken positieve handmatige betalingen, maar geen negatieve.

Tenantinstellingen

Gebruik de taak '
Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie'
 om:
  • Stel de boekingsdatum voor betalingen buiten de cyclus in als de betalingsdatum of de einddatum van de periode.
  • Voorkomen dat gebruikers een webservice gebruiken om handmatige betalingen voor zichzelf te maken.

Beveiliging

Configureer deze domeinen in het functionele gebied Core Payroll:
Domeinen
Overwegingen
Proces: Buiten cyclus
Hiermee kunnen gebruikers handmatige betalingen in batches uitvoeren.
Proces: buiten cyclus (handmatige betaling)
Hiermee kunnen gebruikers handmatige betalingen uitvoeren.
Rapporten: salarisberekeningsresultaten voor salarisgroep (resultaten)
Hiermee kunnen gebruikers:
  • Prioriteiten voor handmatige betalingen aanpassen.
  • Handmatige betalingen weergeven op salarisgroep en periode.

Bedrijfsprocessen

Geen invloed.

Rapportage

U kunt het volgende gebruiken:
  • In het rapport
    'Invoer buiten cyclus voor salarisberekening voor medewerkersgroep'
     worden handmatige betalingen weergegeven op salarisgroep en periode. U kunt het uitvoeren voor specifieke statuswaarden, batch-ID's of beide.
  • De rapportgegevensbron '
    Betalingen buiten de cyclus salarisbetalingen voor groep medewerkers'
     om een aangepast rapport te maken dat handmatige betalingsgegevens bevat.

Integraties

U kunt de webservice
'Import Payroll Off-Cycle Payment'
 gebruiken om grote hoeveelheden handmatige betalingen te laden en vervolgens:
  • Pas de prioriteit van elke betaling aan.
  • Verwerk de betaling met behulp van de taak
    'Berekening salaris buiten cyclus uitvoeren'
     .
U kunt de webservice ook gebruiken om handmatige betalingen bulksgewijs uit te voeren als terugboekingen van andere betalingen buiten de cyclus.
Salarisadministratie voor Ierland biedt geen ondersteuning voor terugboekingen.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Salarisverwerking
Voor een medewerker in een bepaalde salarisgroep en periode kunt u meerdere betalingstypen uitvoeren. Workday verwerkt de betalingen in deze volgorde om salarisaccumulaties en salarissaldi bij te werken:
  1. Handmatig
  2. Terugboeking
  3. Op aanvraag
  4. Binnen cyclus
Uitvoeringscategorie
U kunt configureren welke salariscomponenten moeten worden verwerkt in handmatige betalingen op het tabblad
Buiten cyclus (aanvullend op aanvraag, Handmatig)
 van uw runcategorie.
Afrekening
Wanneer u handmatige betalingen uitvoert, worden de boeking en het grootboek bijgewerkt, ook als u de betaling zelf extern verwerkt. Zorg ervoor dat u nauwkeurige bankrekeninggegevens opgeeft.
Eindejaarsverwerking
U kunt handmatige betalingen uitvoeren om de lonen en belastingen van medewerkers voor een eerdere periode te corrigeren. Als deze betalingen van invloed zijn op eindejaarsformulieren, voltooit u alle handmatige betalingen voordat u de eindejaarsgegevens voor uw medewerkers voltooit.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.