Overwegingen bij instellingen: salarisverwerking aan einde van het jaar (Verenigd Koninkrijk)
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van de verwerking van de eindejaarssalarisadministratie in het VK. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
De eindejaarsverwerking in het VK bestaat uit een reeks taken, rapporten en integraties in Workday waarmee u het huidige belastingjaar kunt voltooien en u kunt voorbereiden op het volgende.
Workday ondersteunt het P60-eindejaarsbelastingformulier en de volgende processen:
- Eerdere jaarupdate (EJE) voor de belastingjaren 2018-2019 en 2019-2020.
- Verzending van volledige betaling (RTI) in realtimegegevens (FPS).
- RTI-overzicht werkgeversbetalingen (EPS).
- Belastingcodeverhoging aan het begin van een nieuw belastingjaar.
Belangrijkste voordelen
Workday vereenvoudigt het afhandelen van uw salarisbehoeften aan het einde van het jaar door:
- Salarisgegevens op één locatie onderhouden om betalingen aan HMRC te valideren.
- Hiermee kunt u medewerkers elektronische en afgedrukte versies van eindejaarsbelastingformulieren aan uw medewerkers bieden. Medewerkers hebben toegang tot elektronische formulieren op desktops en mobiel met behulp van selfservice voor werknemers (ESS).
Gebruiksscenario's
Met salarisadministratieverwerking aan het einde van het jaar kunt u:
- Geef medewerkers de mogelijkheid om zich aan of af te melden voor een papieren exemplaar van hun belastingformulieren aan het einde van het jaar.
- Stel medewerkers in staat hun elektronische eindejaarsbelastingformulieren in ESS weer te geven en af te drukken.
- Genereer P60-gegevens voor in aanmerking komende medewerkers.
- Updates van eindejaarsformulieren beoordelen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u P60-eindejaarsformulieren maken? | U kunt P60's afdrukken of onlineformulieren inschakelen voor ESS. U moet afdrukopties instellen zodat uw bedrijf papieren P60's kan afdrukken. |
Hebt u na het voltooien van de salarisadministratie salariscomponentgroepen gewijzigd en moet u later een saldo aanpassen? | U kunt handmatige betalingen maken als u saldi moet aanpassen. Voorbeeld: als u de saldi voor het lopende jaar voor de P60 van een medewerker wilt bijwerken, verwerkt u een aanvullende betaling op aanvraag. |
Aanbevelingen
Ter voorbereiding op het eindejaarsproces raadt Workday u het volgende aan:
- Zorg ervoor dat uw HMRC PAYE-rekening matcht met uw PAYE-resultaten in Workday en onderzoek en corrigeer eventuele verschillen.
- Maak testversies van uw PDF- en integratieformulieren voor het einde van het jaar en pas deze zo nodig aan voor het nieuwe jaar.
- Controleer of alle salariscomponentgroepen correct geconfigureerde salariscomponentgroepen hebben. Salariscomponentgroepen bepalen hoe sommige bedragen op loonstroken worden gerapporteerd. Salariscomponentgroepen kunnen ook belastbaar loon op P60-formulieren beheren.
Wanneer u de laatste salarisadministratieperiode voor een belastingjaar voltooit, raadt Workday u aan de items in deze volgorde te verwerken:
- Hiermee kunt u RTI FPS-uitzonderingen weergeven en corrigeren.
- FPS-gegevens verzenden naar HMRC.
- Verzend EPS-gegevens naar HMRC.
- Voer indien nodig een update voor een eerder jaar uit.
- P60-formulieren voor medewerkers maken en distribueren.
Aan het begin van een nieuw belastingjaar wordt u aangeraden de items in deze volgorde te verwerken:
- Beoordeel HMRC-wijzigingen in eindejaarsprocessen of -formulieren.
- HMRC-meldingen verwerken.
- Voer een verhoging en correctie van de belastingcode uit.
- Stel het periodeschema in voor salarisadministratie en verlof.
- Feestdagenkalenders bijwerken.
- Pas eventuele contractuele of wettelijke wijzigingen toe voor het nieuwe belastingjaar. Voorbeeld: budgetwijzigingen. Workday biedt deze informatie in het dashboard 'Payroll Compliance Updates'.
Vereisten
Aan het begin van het belastingjaar:
- Stel periodeschema's en feestdagenkalenders in om het hele jaar te ondersteunen.
- Valideer betalingsdatums voor het jaar ten opzichte van weekenden en officiële feestdagen. Voorbeeld: opnieuw plannen van officiële feestdagen om een specifieke historische gebeurtenis te vieren.
- Controleer of nieuwe grootboekperioden de status 'Openstaand' hebben.
- Voor medewerkers die sinds april 2011 vouchers voor kinderopvang hebben, moet u de belastingschijf handmatig beoordelen en de bijbehorende records aanpassen.
- Registreer u bij de HMRC voordat wijzigingen in voordelen in natura worden doorgevoerd op 6 april. Workday raadt u aan om wijzigingen in de voordelen van natura tijdig aan medewerkers te melden.
Tegen het einde van het belastingjaar:
- Voltooi alle salarisadministraties voor het belastingjaar, inclusief aanpassingen buiten cycli en handmatige aanpassingen.
- Controleer of uw bedrijfsnaam, adres en belastingreferenties juist zijn.
- Zorg er voor P60-formulieren voor dat uw toewijzing van gegevensitems voldoet aan de HMRC-richtlijnen. U wordt aangeraden een testversie te genereren om de indeling te controleren.
- Identificeer gegevensitems die worden gebruikt voor salariskloof tussen mannen en vrouwen en pensioenrapportage.
Beperkingen
Workday ondersteunt het EJU alleen voor de belastingjaren 2018-2019 en 2019-2020.
In Workday wordt elk jaar op 5 april een P60 gemaakt voor alle actieve medewerkers en voor medewerkers die tussen 1 en 5 april zijn vertrokken. Voor medewerkers die vóór 1 april zijn vertrokken, moet u een P45 genereren met details over hun belastinggegevens, samen met details over studenten- of postdoctorale leningen.
Workday biedt geen ondersteuning voor:
- Jaarlijks overzicht van uren en inkomsten (ASHE) van het bureau voor de nationale statistieken.
- P11D-formulier.
- PAYE-afrekeningsovereenkomst (PSA).
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Configureer deze domeinen in het functionele gebied Payroll UK.
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Proces: HMRC-meldingen - VK
Proces: HMRC-meldingen (run) - VK | Hiermee kunt u vanuit de HMRC wijzigingen in de belastingcodedetails van medewerkers ophalen en toepassen. |
Proces: belastingdetails nieuwe aanstelling
| Hiermee kunt u de P45- en belastinggegevens verwerken die nieuwe medewerkers tijdens hun onboardingproces hebben opgegeven. |
Proces: P60 - VK
| Hiermee kunt u het genereren van de P60 instellen en beheren. |
Proces: P60 (rapporten) - VK
| Hiermee kunt u:
|
Proces: P60 (run) - VK
| Hiermee kunt u medewerkers identificeren die een P60 nodig hebben. |
Proces: RTI - VK
| Hiermee kunt u RTI-verzendingen genereren voor HMRC. |
Proces: RTI (rapporten) - VK
| Hiermee kunt u rapporteren over RTI-verzendingen. |
Proces: RTI (run) - UK
| Hiermee kunt u RTI-gegevens verwerken. |
Proces: Verhoging en verrekening belastingcode - VK
Proces: Verhoging en verrekening belastingcode (run) - VK | Hiermee kunt u de belastingdetails van medewerkers bijwerken met gegevens van de HMRC. |
Instellen: salarisadministratie (bedrijfsvoertuig) - VK
| Hiermee kunt u voertuiggegevens van het bedrijf vastleggen. |
Instellen: salarisadministratie (RTI) - VK
| Hiermee kunt u uw RTI FPS-gegevens genereren voor HMRC. |
Instellen: salarisadministratie VK
| Hiermee kunt u salarisspecifieke gegevens instellen en weergeven die niet zijn gebaseerd op een salarisgroep of bedrijf. Voorbeeld: details werkgeversreferentie. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (bedrijfsspecifiek) - VK
| Hiermee kunt u niet-bedrijfsspecifieke gegevens voor medewerkers onderhouden. Voorbeeld: belastingdetails voor individuele personen. |
Medewerkersgegevens: salarisadministratie (bedrijfsvoertuig) - VK
| Hiermee kunt u gegevens over de bedrijfsauto vastleggen voor medewerkers. |
Bedrijfsprocessen
Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid
voor de gebeurtenis voor het verhogen van belastingcodes
in het functionele gebied 'Payroll UK'. Met dit bedrijfsproces kunt u de belastingdetails van medewerkers voor het nieuwe belastingjaar bijwerken met gegevens van de HMRC.Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Dashboard Updates salarisnaleving. | Gebruik het dashboard om door Workday geleverde nalevingsupdates te beoordelen. |
PCG's voor salarisberekeningen . | Gebruik dit rapport voor de profielgroep 'Salarisadministratie' om te controleren of de salariscomponenten zich in de juiste salariscomponentgroepen bevinden.
Gebruik de tenantanalyse om te controleren of u de gegevens in uw tenant hebt geoptimaliseerd. |
Hiermee kunt u rapporten over geavanceerde Britse RTI FPS-gegevens en rapporten over Britse RTI FPS-gegevens weergeven . | Gebruik deze rapporten om FPS-waarden weer te geven die zijn gegenereerd voor geselecteerde salarisadministratieresultaten en om een voorbeeld van uw verzendingsdetails weer te geven. |
Hiermee kunt u de rapporten 'Geavanceerde RTI FPS-uitzonderingen voor het VK' en 'Uitzonderingen voor Britse RTI's weergeven' . | Gebruik deze rapporten om fouten of waarschuwingen weer te geven in de salarisadministratieresultaten van de laatste salarisperiode.
In het rapport ' Uitzonderingen RTI FPS weergeven' voor het VK worden maximaal 1000 rijen weergegeven. |
Nieuwe antwoorden op controlelijst voor starters weergeven
| Met dit rapport kunt u de antwoorden van nieuwe aanstellingen weergeven op de controlelijst voor nieuwe starters in de taak 'Belastingdetails voor nieuwe aanstellingen opgeven' . |
Hiermee kunt u het rapport voor de leertijd in het VK weergeven . | Gebruik dit rapport bij het afstemmen van uw betalingen om uw maandelijkse en jaarlijkse bedragen voor de stagevergoeding te verifiëren. |
Hiermee kunt u het rapport ' Aan HMRC gerapporteerde FPS-bedragen VK' weergeven . | Gebruik dit rapport wanneer u uw betalingen afstemt met uw PAYE-rekening. |
Hiermee kunt u het rapport 'Gender Bonus Gap Reporting' in het VK weergeven . | Met dit rapport kunt u bonusbetalingsgegevens voor uw jaarlijkse salariskloof tussen mannen en vrouwen aan de HMRC leveren. |
Hiermee kunt u het rapport 'Uurloonkloof tussen mannen en vrouwen' weergeven . | Met dit rapport kunt u salarisgegevens voor uw jaarlijkse salariskloof tussen mannen en vrouwen aan de HMRC leveren. |
UK P60-rapport weergeven . | Met dit rapport kunt u P60's in de wachtrij voor een specifiek bedrijf en groepen medewerkers beoordelen. |
Hiermee kunt u het rapport WPA-gegevens VK (RTI) weergeven . | Gebruik dit rapport om de berekende gegevens in uw EPS-verzending te verifiëren. |
Hiermee kunt u het rapport met gegevens over bedrijfsauto's voor Britse RTI FPS weergeven . | Als uw bedrijf een overeenkomst heeft met HMRC om bedrijfsauto's op te nemen als voorzieningen in de salarisadministratie, gebruikt u dit rapport om de auto van een medewerker en de jaarlijkse kosten te verifiëren. |
Rapport met belastingdetails voor het VK voor de medewerker . | Met dit rapport kunt u de nieuwe belastingcode van een medewerker beoordelen nadat u een belastingcodeverhoging hebt uitgevoerd. |
Integraties
Integraties | Overwegingen |
|---|---|
HMRC - inkomende meldingen
| Verzendt aanvragen voor Data Provisioning Service (DPS) voor de volgende meldingstypen: P6, P6B, P9, SL1, SL2, PGL1 en PGL2. |
Realtimegegevens HMRC
| Verzendt FPS-bestanden naar HMRC RTI. |
Update realtimegegevens HMRC in eerder jaar
| Verzendt RTI-updates van eerdere jaren. |
HMRC - realtimegegevens werkgeversbetalingsoverzicht
| Verzendt EPS-bestanden naar HMRC RTI. |
Relaties en interacties
Workday gebruikt medewerkersgegevens om P60-gegevens en -formulieren te produceren. Voorbeeld: geef alle vereiste gegevens op, zoals het privéadres, de postcode en het burgerservicenummer in Workday Human Capital Management. Op basis van deze gegevens bepaalt Workday de werkstatus van de medewerker.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.