Overwegingen bij instellen: uitgaveautorisaties
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van uitgaveautorisaties. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Uitgaveautorisaties zijn onkostentransacties die begunstigden kunnen gebruiken om voorafgaande goedkeuring van geschatte onkosten aan te vragen. Op basis van de onkostenitems die begunstigden selecteren, kunnen ze het volgende invoeren:
- Verwachte uitgavedatums.
- Omschrijvingen.
- Geschatte bedragen.
- Uitgaveautorisatieregels.
Belangrijkste voordelen
- U hoeft geen onkostengegevens buiten Workday te verzamelen door vragenlijsten toe te voegen aan uitgaveautorisaties.
- Toekomstige onkosten te voorspellen met behulp van boekingsgegevens voor vastgelegde verplichtingen voor goedgekeurde uitgaveautorisaties.
- Vergroot de controle over de uitgaven en verbeter de naleving van het onkostenbeleid met behulp van voorafgaande goedkeuring.
- Begunstigden meer flexibiliteit bieden om hun reiskosten te beheren.
- Hiermee kunt u nauwkeurige budgetsaldi weergeven door toezeggingsbedragen en openstaande bedragen voor kasvoorschotten bij te houden.
Gebruiksscenario's
- Maak uitgaveautorisaties namens andere medewerkers en externe commissieleden, zoals gastsprekers.
- Maak terugbetalingen van kasvoorschotten op basis van betalingen die medewerkers verzenden om openstaande saldi terug te betalen.
- Maak nieuwe onkostendeclaraties op basis van goedgekeurde uitgaveautorisaties om deze in mindering te brengen op goedgekeurde bedragen en kasvoorschotten.
- Koppel uitgaveautorisaties met kasvoorschotten aan onkostendeclaraties.
- Vraag goedkeuring voor geschatte reiskosten voordat reizen plaatsvinden.
- Gebruik één uitgaveautorisatie voor meerdere onkostendeclaraties totdat het uitgaveautorisatiesaldo nul is.
Belangrijke vragen
Vragen | |
|---|---|
Welke onkostengegevens wilt u bijhouden? | U kunt van medewerkers eisen dat ze regels toevoegen aan hun uitgaveautorisaties om aanvullende onkostendetails te verzamelen voor auditdoeleinden. Voor Workday zijn geen uitgaveautorisatieregels vereist, tenzij dit is geconfigureerd.
U kunt ook het volgende configureren:
|
Hoe wilt u uitgaveautorisatiebedragen beheren en bijhouden? | Om te hoge uitgaven te voorkomen en de liquidatie van uitgaveautorisatiebedragen te beheren, kunt u het volgende configureren:
|
Aanbevelingen
- Voeg instructietekst toe aan onkostenitems om aanvullende informatie te verstrekken aan begunstigden van onkosten die hen kunnen helpen bij het voltooien van hun uitgaveautorisaties.
- Als u inhoudingen of maximumbedragen automatisch wilt berekenen, configureert u tarieftabellen voor de onkostenitems die u wilt gebruiken voor uitgaveautorisaties.
- Configureer de boekingsboeking voor verplichtingen zodat medewerkers kasvoorschotten voor uitgaveautorisaties kunnen aanvragen.
- Configureer boekings- en budgetdatums voor commitments voor weergave in uw grootboek met werkelijke waarden, zodat medewerkers een budgetdatum kunnen selecteren voor uitgaveautorisatieregels.
- Onkostenitemkenmerken weergeven of vereisen voor uitgaveautorisaties om medewerkers aan te moedigen aanvullende details op regelniveau op te nemen.
Vereisten
- Configureer betalingskeuzeregels voor bedrijven en begunstigden om te bepalen hoe medewerkers worden betaald voor hun kasvoorschotten.
- Configureer de boekingsboeking voor verplichtingen om een boeking te genereren wanneer medewerkers uitgaveautorisaties koppelen aan onkostenregels en specifieke uitgaveautorisatieregels liquideren.
- Kasvoorschotten afrekenen zodat medewerkers uitgaveautorisaties voor onkostendeclaraties kunnen selecteren.
Beperkingen
- Begunstigden kunnen geen kasvoorschotten en uitgaveautorisaties aanvragen in een andere valuta dan hun vergoedingsvaluta.
- Om boekingsfouten te voorkomen, kunt u uitgaveautorisaties alleen onder bepaalde voorwaarden annuleren en sluiten. Voorbeeld: u kunt een uitgaveautorisatie niet annuleren als deze is gekoppeld aan een afrekeningsrun die wordtuitgevoerdofis voltooid.
- Er worden geen boekingen gegenereerd wanneer u terugbetalingen van kasvoorschotten van medewerkers ontvangt. U moet afzonderlijke journaalposten maken met behulp van bankstortingen of salarisadministratie-inhoudingen.
- Workday biedt geen ondersteuning voor reisjournalen voor uitgaveautorisaties. Wanneer u dagelijkse onkostenitems voor uitgaveautorisaties gebruikt, kan Workday de bedragen niet nauwkeurig berekenen.
- U kunt uitgaveautorisatieregels alleen aan onkostendeclaratieregels koppelen als u de boeking van verplichtingen inschakelt.
- U kunt uitgaveautorisaties niet kopiëren om nieuwe uitgaveautorisaties te genereren. In Workday worden alleen kopgegevens voor uitgaveautorisatie gekopieerd.
Tenantinstellingen
U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
gebruiken om:
- Configureer volgnummers voor uitgaveautorisaties.
- Geef medewerkers de mogelijkheid om aanvragen voor kasvoorschotten in te voeren in hun uitgaveautorisatieaanvragen.
- Verberg het selectievakje'Factureerbaar'voor uitgaveautorisaties wanneer uw organisatie geen medewerkerskosten factureert aan klanten.
- Opties voor uitgaveautorisatie in onkostendeclaraties verbergen wanneer begunstigden geen uitgaveautorisaties hebben.
Beveiliging
Deze domeinen in het functionele gebied 'Onkosten':
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Beheren: terugbetaling van voorschot op onkosten
| Hiermee kunt u:
|
Proces: betaling/afrekening onkostendeclaratie
| Hiermee kunt u:
|
Proces: uitgaveautorisatie
| Hiermee kunnen gebruikers met bedrijfsgebaseerde of onbeperkte rollen uitgaveautorisaties en gerelateerde rapporten beheren.
U kunt ook subdomeinen configureren om gebruikers meer controle te geven over acties voor uitgaveautorisatie. |
Proces: uitgaveautorisaties massaal sluiten
| Hiermee kunt u:
|
Rapporten: rapportage over uitgaveautorisaties organisatie
| Hiermee kunnen gebruikers met op de organisatie gebaseerde rollen uitgaveautorisaties en rapporten voor uitgaveautorisatieregels weergeven. |
Selfservice: uitgaveautorisatie
| Hiermee kunt u:
|
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsproces | Overwegingen |
|---|---|
Budget controleren (financieel)
| Configureer deze optie om de resultaten van budgetcontroles te beoordelen en goed te keuren voor uitgaveautorisatietransacties, zoals overschrijdingen of fouten van budgetcontroles. |
Onkostendeclaratiegebeurtenis
| Configureer deze optie om regels voor uitgaveautorisaties op te nemen wanneer u aanvullende goedkeuring voor uitgavebedragen wilt vereisen.
Voorbeeld: wanneer de autorisatie voor geschatte uitgaven groter is dan het totale bedrag op de onkostendeclaratie, kunt u aanvullende goedkeuring van de manager vereisen. |
Uitgaveautorisatie
| Configureer deze optie om werknemers, gegevensinvoerspecialisten en onkostenpartners in staat te stellen uitgaveautorisatieaanvragen in te dienen.
U kunt deze aanvullende actiestappen configureren:
|
Gebeurtenis voor massaal sluiten van uitgaveautorisaties
| Configureren voor:
|
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Budgetsaldorapport
| Hiermee kunt u vastleggingen voor uitgaveautorisatie en werkelijke waarden weergeven voor onkostendeclaraties in uw boekingsjournalen. |
Kasvoorschotten zoeken
| Hiermee kunt u de details van de kasvoorschotten weergeven, waaronder:
|
Uitgaveautorisaties zoeken
| Op basis van de begin- en einddatum van de uitgave ziet u de uitgaveautorisatie:
|
Aanvragen voor massaal sluiten van uitgaveautorisaties zoeken
| Hiermee kunt u alle uitgaveautorisaties en de bijbehorende details weergeven in elke aanvraag voor massaal sluiten. |
U kunt deze rapportgegevensbronnen gebruiken om grote hoeveelheden gegevens te aggregeren en te filteren:
- Betalingen kasvoorschot
- Terugbetalingen kasvoorschot
- Uitgaveautorisaties
- Uitgaveautorisatieregels
- Aanvragen voor massaal sluiten van uitgaveautorisaties
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Uitgaveautorisatie annuleren
| Gebruik deze optie om uitgaveautorisaties te annuleren wanneer u een uitgaveautorisatie-ID opgeeft. |
Terugbetalingen kasvoorschot ophalen
Terugbetaling kasvoorschot plaatsen | Gebruiken om:
|
Onkostenitems ophalen
Onkostenitem plaatsen | Hiermee kunt u onkostenitems configureren en verzamelen voor gebruik in uitgaveautorisaties. |
Uitgaveautorisaties ophalen
| Wordt gebruikt om verzonden uitgaveautorisaties te verzamelen. |
Uitgaveautorisatie verzenden
| Gebruik deze optie om uitgaveautorisaties toe te voegen, bij te werken en te verzenden. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Budgets | U kunt het volgende configureren:
Wanneer u budgetten voor uitgaveautorisaties gebruikt, kunt u gegenereerde boekings- en journaaldetails weergeven, zoals:
|
Financiële boeking | U kunt het volgende configureren:
|
Bankgegevens en afrekeningen | U hebt de volgende mogelijkheden:
|
Reisprofielen | Wanneer gebruikers een hotel of land voor hun reis configureren in hun reisprofiel, gebeurt het volgende in Workday:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.