Overwegingen bij instellingen: Central Travel Cards
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van een centraal programma voor reiskaarten. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Het centrale programma voor reiskaarten consolideert uitgaven voor vliegreizen op één centrale reiskaart, ook wel 'spookkaart' genoemd, voor individuele organisaties in plaats van voor individuele medewerkers. Wanneer u centrale reiskaarttransacties voor vliegreisuitgaven in Workday importeert, worden in Workday automatisch transacties aan medewerkers toegewezen die ze in onkostendeclaraties kunnen opnemen.
Belangrijkste voordelen
Met Central-reiskaarten kunt u:
- Consolideer uitgaven voor vliegreizen en onkosten voor uw bedrijf.
- Een nauwkeurig overzicht te krijgen van de vliegreisuitgaven voor uw bedrijf.
- Houd de uitgaven voor vliegreizen voor uw bedrijf effectief bij en analyseer deze.
- Verbeter beslissingen over reisbeleid en onderhandel over betere reistarieven om uw cashflow te optimaliseren.
- Verminder het financiële risico door het centrale kaartnummer voor werknemers te verbergen.
- Verminder het maken van onkosten en handmatige invoer wanneer u centrale transacties met reiskaarten importeert via een creditcardintegratie.
- Voorkomen dat werknemers grote zakelijke onkosten in rekening brengen op persoonlijke creditcards.
Gebruiksscenario's
Wanneer u de functionaliteit van de centrale reiskaart configureert:
- Begunstigden van onkosten kunnen onkosten van bedrijfskaarten en centrale reiskaarten in één onkostendeclaratie indienen.
- Kostenplaatsmanagers en reismanagers kunnen alle uitgaven voor vliegreizen op één plek bekijken, wat de uitgavenanalyse verbetert.
- Organisaties kunnen een speciale bewaarder toewijzen om niet-toegewezen transacties te beheren en deze toe te wijzen aan de juiste begunstigde voor onkosten.
Te overwegen vraag
Hoe maakt u centrale reiskaarten?
Om gegevensfouten te minimaliseren, kunt u handmatig centrale reiskaarten maken voordat transactiebestanden worden geladen voor:
- AMEX.
- Mastercard.
- Visa.
Aanbevelingen
- Maak centrale reiskaarten aan voordat u transactiebestanden laadt om fouten bij het laden van gegevens te voorkomen en handmatige tijdelijke oplossingen te elimineren.
- Maak een beveiligd token voor het niet-gemaskeerde nummer van de centrale reiskaart om ervoor te zorgen dat kaarten die u handmatig maakt, een beveiligd creditcardnummer hebben.
- Configureer aangepaste berichten voor de bewaarders om niet-toegewezen transacties met centrale reiskaarten te identificeren en toe te wijzen, zodat medewerkers deze kunnen opnemen in onkostendeclaraties.
Vereisten
Als u transacties met centrale reiskaarten van Visa en Mastercard wilt importeren, werkt u samen met uw:
- Creditcardnetwerk en financiële instelling om centrale transacties met reiskaarten op te nemen in uw VCF4- of CDF3-integratiebestand.
- Reisbureau om ervoor te zorgen dat een unieke ID voor begunstigden van onkosten wordt opgenomen in de integratiebestanden, zoalswerknemers-ID. Workday gebruikt de unieke ID om centrale transacties met reiskaarten toe te wijzen aan de begunstigde van de onkosten.
Transacties met centrale AMEX-reiskaarten importeren:
- Bepaal welke invoer voor het integratiebestand moet worden gebruikt voor de centrale reiskaart op basis van de regio. Voor de VS en Canada vraagt u eenWorkday AMEX Central Travel Data Fileaan in een door tabs gescheiden tekstbestand. Vraag voor de regio EMEA eenalgemeen AMEX TMKD-bestandaan in een tekstbestand met vaste lengte voor optie D.
- Werk samen met uw AMEX-accountmanager om een Technology Enablement Engagement-ticket aan te vragen om het centrale reisgegevensbestand aan te vragen.
- Werk samen met uw reisbureaus om een unieke ID op te nemen in het integratiebestand. Voorbeeld: het veldREF_5inhet algemene TMKD-bestanden het veldWorkday-werknemers-IDinhet centrale reisgegevensbestand van Workday AMEX.
- Maak de AMEX Central-reiskaarten handmatig in Workday.
Beperkingen
Workday wijst alleen automatisch transacties voor centrale reiskaarten voor vliegtickets toe aan werknemers. Voor centrale aankopen van reiskaarten, zoals hotel- en boekingskosten, moet u de transacties handmatig toewijzen. Momenteel biedt Workday geen ondersteuning voor het ontvangen van de unieke ID's voor andere transacties dan vliegtickets.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Organisatie: centrale transacties met reiskaarten beheren in het functionele gebied 'Onkosten'. | Gebruikers, zoals bewaarders, kunnen centrale transacties met reiskaarten beheren voor de organisaties die zijn geconfigureerd in de factureringsrekening voor de bedrijfscreditcard. |
Instellen: creditcard in het functionele gebied Algemeen financieel beheer. | Gebruikers kunnen creditcards voor hun bedrijf maken en beheren. |
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Creditcardtransactiebestanden zoeken
| Gebruik dit rapport om fouten te identificeren die optreden tijdens het laden van het bestand. |
Creditcardtransacties zoeken
| Hiermee kunt u een lijst met creditcardtransacties weergeven, inclusief centrale transacties met reiskaarten om de uitgaven van medewerkers te analyseren. |
Creditcards zoeken
| Creditcards zoeken die u handmatig of via de integratie maakt. Hiermee kunt u details over creditcardrekeningen van werknemers weergeven, inclusief centrale reiskaarten. |
Niet-toegewezen transacties met Central Travel Card zoeken
| Hiermee kunt u alle niet-toegewezen transacties met centrale reiskaarten voor uw organisatie weergeven en deze toewijzen aan de juiste begunstigde voor onkosten die u in een onkostendeclaratie wilt opnemen. |
Integraties
U kunt uw integraties configureren om centrale reiskaarten te importeren en automatisch toe te wijzen aan medewerkers voor opname van onkosten.
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Transacties met onkostencreditcard ophalen
Creditcardtransacties importeren | Hiermee kunt u creditcard- of centrale reiskaarttransacties laden en ophalen. |
Expense Central Travel Card-transactie toewijzen
| Hiermee kunt u transacties met centrale reiskaarten toewijzen aan begunstigden van onkosten. |
Integratiesjablonen | Overwegingen |
|---|---|
AMEX Central-reisgegevensbestand importeren (geanonimiseerd)
| Gebruik deze sjablonen om geanonimiseerde transacties van centrale reiskaarten uit AMEX te importeren. |
MasterCard CDF-bestand importeren - geanonimiseerd
| Voor Mastercard gebruikt u deze sjablonen om geanonimiseerde gegevens te importeren:
|
Visum importeren met VCF4 gescrubd
| Voor Visa gebruikt u deze sjablonen om opschonen te importeren:
|
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.