Overwegingen bij instellingen: onkostenitems
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van onkostenitems. In het onderwerp wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Met onkostenitems kunt u de transacties definiëren die begunstigden uitvoeren op:
- Uitgaveautorisaties bij het aanvragen van voorafgaande goedkeuring van uitgaven.
- Onkostendeclaraties, bij het verzenden van gemaakte onkosten.
U kunt tarieftabellen koppelen aan onkostenitems, zodat bedragen voor onkostentransacties automatisch worden berekend. U kunt onkostenitems ook aan elkaar koppelen en deze in een hiërarchie ordenen. Begunstigden kunnen vervolgens meerdere onkostenitems op onkostenregels gebruiken om gedetailleerde kostenoverzichten vast te leggen.
U kunt ook configuraties maken voor onkostenitems voor specifieke bedrijfsbehoeften, zoals configuraties voor onkosten op basis van afstand en vereisten voor dagvergoedingen.
Belangrijkste voordelen
- Leg specifieke informatie voor belastingvereisten vast.
- Categoriseer onkosten op beleid, type en uitgavecategorie voor rapportagedoeleinden.
- Voldoen aan de wetgeving en het bedrijfsbeleid met betrekking tot dagelijkse onkosten.
- Beperk de uitgaven om de projectkosten te verlagen en binnen het budget te blijven.
- Wijs reisgegevens toe aan onkostenitems om fouten in onkostentransacties te voorkomen.
- Versnel de terugbetaling door de gegevens van onkostentransacties automatisch te berekenen.
- Volg trends voor onkostenitems en plan toekomstige kosten met behulp van analyses, audits en rapportages.
Gebruiksscenario's
- Onkostenvergoedingen berekenen voor afgelegde afstanden.
- Leg gedetailleerde kostenoverzichten vast voor onkostenregels en reisjournalen.
- Koppel onkostenitems aan vergoedingsregelingen om vergoedingen toe te wijzen, zoals een maandelijks lidmaatschap van een sportschool.
- Dagelijkse onkosten, zoals kantoorbenodigdheden, taxi's en teamlunches, terugvorderen.
- Onkosten vergoeden met tarieven die zijn gebaseerd op reisbestemmingen.
- Stel maximumbedragen per dag in om te hoge uitgaven te voorkomen.
- Splits hotelrekeningen in meerdere componenten om belastinggegevens te verzamelen.
- Hiermee worden de kosten voor afzonderlijke taken binnen projecten bijgehouden.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke methoden gebruikt u om onkostenbedragen te berekenen? | U kunt te hoge uitgaven voorkomen door het bedrag dat begunstigden voor onkostenitems kunnen invoeren te beperken door:
U kunt ook instellen dat begunstigden het volgende overschrijden:
Voor variabele onkosten, zoals taxitarieven, kunt u gebruikers in staat stellen om handmatig bedragen voor onkostenitems op te geven. U kunt tarieftabellen configureren en deze aan onkostenitems koppelen, zodat de bedragen van onkostenitems automatisch kunnen worden berekend. U kunt uw tarieftabelberekeningen baseren op:
U kunt ook regels voor uw tarieftabellen instellen om vergoedingsbedragen te valideren op basis van aanvullende criteria, zoals reisbestemmingen. |
Welke onkostengegevens hebt u nodig van medewerkers? | U kunt kenmerken voor onkostenitems toevoegen om aanvullende gegevens van medewerkers vast te leggen. Gebruik:
U kunt kenmerken van onkostenitems ook instellen als optioneel of verplicht voor onkostentransacties. U kunt meerdere onkostenitems aan elkaar koppelen om een bovenliggende en onderliggende relatie tussen de items te vormen, zodat u gedetailleerde kostenoverzichten kunt vastleggen voor:
Wanneer medewerkers onkostenitems specificeren of reisjournalen niet gebruiken, hebt u mogelijk minder onkostengegevens voor rapportage. |
Wie wilt u toegang tot onkostenitems? | U kunt gesegmenteerde beveiliging gebruiken om ervoor te zorgen dat slechts bepaalde medewerkers bepaalde onkostenitems kunnen gebruiken om onnauwkeurige en ongeautoriseerde onkostendeclaraties te voorkomen. |
Voor welke onkosten is aanvullende goedkeuring vereist? | Als u transacties met specifieke onkostenitems naar aanvullende beoordelaars en goedkeurders wilt routeren, kunt u aanvullende goedkeuring configureren voor de volgende bedrijfsprocessen:
Voorbeeld: u wilt aanvullende goedkeuring van het senior management wanneer begunstigden onkosten voor internationale conferenties declareren. |
Welke vereisten per dag hebt u? | U kunt aan de vereisten voor de dagvergoeding voldoen door:
U kunt ook dagbedragen configureren die het wettelijk vereiste minimum overschrijden. Voorbeeld: u kunt een hoger dagbedrag vergoeden wanneer werknemers naar plaatsen reizen met hogere kosten voor levensonderhoud. |
Wanneer betaalt u gedeeltelijke dagvergoedingen? | Wanneer u basistarieftabellen gebruikt met dagelijkse onkostenitems, kunt u aanpassingstarieftabellen toevoegen om vergoedingsbedragen aan te passen. U kunt deze aanpassingen aanbrengen als vaste bedragen of percentages.
Voorbeeld: wanneer werknemers gratis maaltijden ontvangen tijdens zakenreizen, kunt u 20% in mindering brengen op het standaardvergoedingsbedrag voor de dagvergoeding. |
Welke inconsistenties met gegevens ziet uw bedrijf in onkostentransacties? | U kunt specifieke kenmerken configureren zodat begunstigden waarden slechts één keer in onkostendeclaraties kunnen invoeren. Vervolgens worden gerelateerde gegevens op reisjournaalregels berekend en ingevuld om inconsistenties te verminderen.
Voorbeeld: u neemt het kenmerk Aantal uren op in een tarieftabel en medewerkers voeren de vertrek- en aankomsttijden in op de onkostendeclaratieregel. Vervolgens wordt het veld 'Aantal uren' op elke reisjournaalregel berekend en ingevuld. U kunt ook voorkomen dat medewerkers de waarden bewerken die door Workday worden berekend voor het veld 'Aantal uren' . |
Aanbevelingen
- Voeg instructietekst toe aan onkostenitems om medewerkers extra context te bieden.
- Beperk het aantal kenmerken dat u toevoegt aan onkostenitems om handmatige invoer te beperken.
- Gebruik transactiebelastingregels in plaats van standaardbelastingtoepasselijkheid voor onkostenitems met meerdere bedrijven. U kunt verschillende belastingregels gebruiken voor tarieven voor verschillende reisbestemmingen.
- Om validatieconflicten te voorkomen, mag u niet hetzelfde onkostenitem op regel- en specificatieniveau gebruiken. Zorg ervoor dat u uw onkostenitems definieert voor het regel- of specificatieniveau, maar niet voor beide.
- Om de configuratie te verminderen, configureert u transactiebelastingregels en gerelateerde worktags voordat u onkostenitems maakt om gegevens vast te leggen voor audits, boekingen en rapportages.
- De geschatte afstanden voor retouren en reizen met meerdere bestemmingen worden niet berekend. Leg in plaats daarvan elk deeltraject van uw reis vast op afzonderlijke onkostenregels.
Gebruik voor onderliggende onkostenitems een naamgevingsconventie die
z - niet selecteren
in de naam van het onkostenitem bevat. Voorbeeld: z - niet selecteren - dagvergoeding - maaltijden
. Deze naamgevingsconventie:
- Hiermee worden onderliggende onkostenitems onder aan de lijst bij de promptOnkostenitemgegroepeerd.
- Helpt medewerkers te voorkomen dat per ongeluk onderliggende dagelijkse onkostenitems worden geselecteerd.
Vereisten
Voor alle onkostenitems:
- Maak uitgavecategorieën voordat u onkostenitems maakt.
- De beperking van de onkostenitems die u configureert opheffen.
Voor onkostenitems op basis van afstand:
- Afhankelijk van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie moet u mogelijk aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen. Zie dit Community- artikel voor meer informatie.
- Stel tarieftabellenvoor bedragenofgestaffelde bedragenin die uw op afstand gebaseerde tarieven bevatten.
Beperkingen
U kunt niet:
- Koppel meer dan één onkostenitem aan elke vergoedingsregeling.
- Stel prompts in als configureerbare kenmerken van onkostenitems.
- Gebruik meer dan vijf van elk van de configureerbare typen onkostenkenmerk die Workday biedt.
Voor onkostenitems op basis van afstand doet Workday het volgende niet:
- Houd bij het bepalen van routes rekening met de huidige verkeersgegevens.
- Hiermee kunt u kaartafbeeldingen weergeven met uw routes en de punten van vertrek en bestemming.
- Tolwegen uitsluiten bij het bepalen van routes.
- Geef alternatieve routes op, maar medewerkers kunnen afstandswaarden voor ritten handmatig invoeren.
Met per diem onkostenitems kunt u niet:
- Configureer koerstabellen met meerdere valuta's.
- Belastbare en niet-belastbare bedragen splitsen.
- Verzend onkostendeclaratieregels met nulbedragen.
Tenantinstellingen
In de sectie
Onkostenoptie
van de taak Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
kunt u de standaardbelasting instellen om de belastingcode en de belastingtoepasbaarheid voor onkostenitems in te vullen.Wanneer u deze functionaliteit instelt, kunt u deze niet inactiveren.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Open Onkostenitem (gesegmenteerd) in het functionele gebied Onkosten. | Hiermee kunt u bepalen wie toegang heeft tot specifieke onkostenitems.
U kunt de beveiligingsgroep Alle gebruikers gebruiken om alle medewerkers toegang te verlenen tot de onkostenitems die u niet in beveiligingssegmenten beveiligt. Voorbeeld: onkostenitems voor fitnessvergoeding die alle medewerkers gebruiken. |
in het functionele gebied Systeem. | Hiermee kunt u de beperkingen voor onkostenitems beperken of opheffen. |
Stel in: beveiligingssegmenten onkostenitems in het functionele gebied 'Onkosten'. | Hiermee kunt u het volgende configureren:
|
Onkostenitem in functioneel gebied Onkosten weergeven
| Hiermee kunt u een overzicht van onkostenitems weergeven. |
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Rapporten en dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Rapport voor onkostenitemgroep
| Hiermee worden bestaande groepen onkostenitems weergegeven, zodat u het volgende kunt zien:
|
Dashboard voor onkostenbeheer | Geeft het volgende weer:
Deze informatie kan u helpen bij het budgetteren en plannen van toekomstige uitgaven. |
Onkostenitemdeclaratie weergeven
| Hiermee worden de configuraties van onkostenitems weergegeven, zodat u snel kunt zien welke wijzigingen u wilt aanbrengen. |
Rapport Beveiligingssegment voor onkostenitem weergeven
| Hiermee worden beveiligingssegmenten voor onkostenitems en onkostenbeleidsgroepen weergegeven. |
Rapport ' Onkostenbeleidsgroepen weergeven ' | Hiermee worden onkostenbeleidsgroepen weergegeven, zodat u kunt bepalen welke beleidsregels momenteel in gebruik zijn. |
U kunt de rapportgegevensbron
Expense Items
gebruiken om de configuraties van uw onkostenitems te verifiëren, zoals:
- Beveiligingssegmenten.
- Uitgavecategorieën.
- Vergoedingstypen.
Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om onkostenitemgegevens te uploaden en op te halen:
- Onkostenitems ophalen
- Onkostenitem plaatsen
U kunt deze webservices gebruiken om gegevens over onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties te uploaden en op te halen, inclusief gegevens over onkostenitems:
- Onkostentarieftabellen ophalen
- Onkostendeclaraties ophalen
- Uitgaveautorisaties ophalen
- Onkostentarieftabel importeren
- Onkostentarieftabel plaatsen
- Onkostendeclaratie verzenden
- Uitgaveautorisatie verzenden
U kunt ook een integratie gebruiken waarmee Workday de Google Maps API kan aanroepen om geschatte afstanden op onkostenregels in te vullen om vergoedingsbedragen te berekenen.
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Vergoedingsregelingen | U kunt specifieke onkostenitems koppelen aan vergoedingsregelingen om te hoge uitgaven te voorkomen. Voorbeeld: een driemaandelijkse vergoeding voor werknemers voor hun woon-werkverkeer. |
Projecten | U kunt onkostenitems koppelen aan specifieke projecten om het volgende bij te houden:
U kunt ook onkostenitemgegevens voor projecten gebruiken om uitgaven te verminderen. |
Tarieftabellen | U kunt tarieftabellen configureren om onkostenitems te evalueren en vergoedingsbedragen en gerechtigdheid te bepalen.
U kunt ook regels toepassen op tarieftabellen om vergoedingsbedragen te valideren op basis van specifieke criteria, zoals de landen waarnaar begunstigden reizen. |