Overwegingen bij instellen: onkostentarieftabellen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van onkostentarieftabellen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Onkostentarieftabellen gebruiken regels, criteria en bereikwaarden om onkostenitembedragen automatisch te berekenen voor:
- Onkostendeclaraties.
- Uitgaveautorisaties.
Belangrijkste voordelen
- Bereken automatisch vergoedingsbedragen om handmatige inspanningen te verminderen.
- Centraliseer vergoedingsregels om de beoordelingstijd tot een minimum te beperken en historische gegevens te onderhouden voor audits.
- Voorkom dat begunstigden onjuiste onkostengegevens invoeren die de goedkeuring vertragen.
- Blijf voldoen aan de vereisten voor de dagvergoeding en uw reis- en onkostenbeleid.
Gebruiksscenario's
- Pas maximumbedragen toe om te voorkomen dat begunstigden buitensporige onkosten declareren.
- Dagvergoedingen berekenen voor begunstigden op zakenreizen.
- Bepaal de beloning voor op afstand gebaseerde onkosten, zoals de brandstofvergoeding.
- Gebruik reisbestemmingen om vergoedingstarieven voor onkosten te bepalen.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe wilt u de tarieven voor verschillende onkosten berekenen? | U kunt tarieftabellen configureren om onkostentarieven te berekenen die zijn gebaseerd op percentages, of:
Afhankelijk van het aantal tarieftabellen dat u configureert en de tarieftabeltypen die u gebruikt, kunnen deze het volgende zijn:
Wanneer u tarieftabellen voor verschillende onkosten configureert, moet u er rekening mee houden voor welke bestaande onkostenitems tarieftabellen nodig zijn en of u nieuwe onkostenitems wilt configureren. Wanneer u geen tarieftabellen voor uw onkostenitems configureert, worden de onkostenitembedragen niet automatisch berekend. |
Voor welke van uw onkostenitems worden dezelfde tarieven gebruikt? | U kunt één basistarieftabel met meerdere onkostenitems gebruiken wanneer deze items dezelfde vergoedingstarieven hebben.
Als u niet dezelfde basistabel gebruikt met onkostenitems met dezelfde tarieven, moet u mogelijk meer tarieftabellen onderhouden en maken. |
In welke scenario's wilt u de basistarieven aanpassen? | U kunt aanpassingstarieftabellen configureren om de basisvergoedingstarieven voor begunstigden te verhogen of te verlagen.
Voorbeelden:
|
Welke uitgavedrempels gebruikt uw bedrijf? | U kunt uitgavedrempels instellen met behulp van het tabeltype 'Maximumtarief '. U kunt begunstigden ook toestaan deze drempels te overschrijden, zodat ze onverwachte onkosten kunnen verzenden, zoals last-minute vluchtboekingen. |
Hoe gaat u om met het wijzigen van tarieven? | U kunt de ingangsdatums in uw tarieftabellen wijzigen en tarieven berekenen met behulp van herziene regels en criteria.
Wanneer u ingangsdatums wijzigt, maakt Workday snapshots van uw tarieftabellen, zodat u het volgende kunt doen:
|
Aanbevelingen
- Regels in elke tarieftabel ordenen van meest naar minst gewenst. Wanneer tarieftabelregels worden geëvalueerd, worden de tarieven toegepast op de eerste regel die matcht.
- Om de configuratie te verminderen, stelt u configureerbare kenmerken van onkostenitems en tarieftabelregels in voordat u tarieftabellen maakt.
Om configuratiefouten te voorkomen, controleert u uw tarieftabellen om het volgende te voorkomen:
- Waarden worden weggelaten uit een set bereikwaarden.
- Het splitsen van gerelateerde bereikwaarden over verschillende tarieftabelregels.
Wanneer u onkostengegevens in Workday importeert, gebruikt u de relevante webservices in deze volgorde om de configuratie te verminderen:
- Tarieftabelregels.
- Tarieftabellen.
- Onkostenitems.
Vereisten
- Stel onkostenitems in voor uw tarieftabellen.
- Schakel tarieftabellen voor uitgaveautorisaties handmatig in.
- Stel bereikwaarden in tabellen met gestaffelde tarieven volledig in met decimale waarden of gehele getallen.
Beperkingen
U kunt Workday alleen gebruiken om tarieftabellen met 1000 regels of minder te bewerken. Gebruik de webservice
'Onkostentarieftabel importeren'
om tarieftabellen met meer dan 1000 regels te bewerken.U kunt niet:
- Wijs aanpassingstarieftabellen aan meerdere onkostenitems toe.
- Inactiveer onkostentarieftabellen. U kunt niet-vereiste tarieftabellen groeperen door voorvoegsels aan de namen toe te voegen, zoalsz - niet gebruiken.
- Gebruik tarieftabellen met meerdere valuta's voor onkostenitems met reisjournalen.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: onkostenitem
| Hiermee kunt u het volgende instellen:
|
Weergeven: onkostenitem
| Hiermee kunt u onkostenitems weergeven, inclusief de bijbehorende tarieftabellen. |
Bedrijfsprocessen
Geen invloed.
Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Onkostentarieftabel weergeven
| Gebruiken om:
|
Regel voor onkostentarieftabel weergeven
| Hiermee kunt u voorwaarderegels voor onkostentarieftabellen weergeven, bewerken en maken. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Onkostentarieftabellen ophalen
Regels voor onkostentarieftabel ophalen | Hiermee kunt u gegevens ophalen voor onkostentarieftabellen en -regels. |
Onkostentarieftabel importeren
Regel voor onkostentarieftabel zetten | Gebruik deze optie om gegevens voor onkostentarieftabellen en -regels te uploaden. |
Relaties en interacties
U kunt tarieftabellen gebruiken om de bedragen van onkostenitems automatisch te berekenen voor de reisjournalen die u in onkostendeclaraties gebruikt.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.