Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-09-20
Onkostenitems maken

Onkostenitems maken

  • Beoordeel de instellingsoverwegingen voor onkostenitems.
  • Het domein 'Beveiliging:
    instellen: onkostenitem'
     in het functionele gebied 'Onkosten'.
Met onkostenitems kunnen begunstigden specifieke informatie verstrekken over onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties, zoals maaltijden, kantoorbenodigdheden en teamgebeurtenissen.
U kunt kenmerken configureren die u aan uw onkostenitems wilt toevoegen, zodat u aanvullende informatie over begunstigden kunt verzamelen.
U kunt tarieftabellen maken en deze koppelen aan onkostenitems, zodat Workday vergoedingsbedragen automatisch kan berekenen voor meer controle over de uitgaven.
Om aan specifieke bedrijfsbehoeften te voldoen, kunt u onkostenitems configureren, zoals:
  • Op afstand gebaseerde onkostenitems, waarmee vergoedingsbedragen automatisch worden berekend voor de afstanden die begunstigden reizen.
  • Dagelijkse onkostenitems, waarmee begunstigden gedetailleerde dagelijkse kostenoverzichten voor zakenreizen kunnen bieden.
  1. Open de taak '
    Onkostenitem maken'
     of
    'Onkostenitem bewerken'
     .
  2. Houd bij het invullen van de sectie
    Overzicht
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Trefwoorden zoeken
    Voer alternatieve woorden in waarmee begunstigden kunnen zoeken naar onkostenitems. Zorg ervoor dat u elk woord scheidt met een komma.
    Onkostenbeleidsgroep
    Maak een keuze uit de onkostenbeleidsgroepen die u maakt in de taak
    'Onkostenbeleidsgroepen onderhouden'
     om onkostenitems te koppelen aan specifiek reis- en onkostenbeleid. Vervolgens kunt u beleidsgroepen en de bijbehorende items toewijzen aan beveiligingssegmenten om de beschikbaarheid van onkostenitems te beperken tot specifieke begunstigden.
    Onkostenitemgroep
    Selecteer uit de onkostenitemgroepen die u maakt in de taak
    'Onkostenitemgroep onderhouden'
     om subcategorieën weer te geven in de prompt
    'Onkostenitem'
     voor:
    • Onkostendeclaraties.
    • Uitgaveautorisaties.
    U kunt onkostenitemgroepen ook gebruiken om:
    • Onkostenregels naar specifieke grootboekrekeningen boeken.
    • Rapporteren over groepen vergelijkbare onkostenitems.
    Standaardbelastbaarheid
    Selecteer welke standaardbelastingtoepasselijkheid aan het onkostenitem moet worden gekoppeld als er geen matchende belastingregels voor kunnen worden gevonden. Zie Stappen: belastingen instellen voor onkostendeclaraties.
    Specificatie verbergen
    Selecteer deze optie om specificatie voor een onkostenitem uit te sluiten. Met deze selectie wordt de specificatiesectie verborgen in de onkostendeclaratieregel voor het gekoppelde onkostenitem. U wordt aangeraden
    'Specificaties verbergen'
     niet in te schakelen voor:
    • Onkostenitems waaraan specificaties zijn toegewezen of geconfigureerd
    • Hotelonkostenitem
    • Reisjournalen
    Inactief
    Selecteer deze optie om te voorkomen dat begunstigden het onkostenitem in toekomstige onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties selecteren. Wanneer u onkostenitems inactiveert, worden deze niet uit bestaande onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties verwijderd. Voorbeeld: inactiveer het onkostenitem
    Kilometers
     van vorig jaar, zodat begunstigden dit niet gebruiken voor toekomstige onkostentransacties.
    Houd rekening met het volgende als u dagvergoedingsitems configureert:
    Optie Omschrijving
    Per dag
    Selecteer deze optie om onkostenitems te identificeren als dagelijkse onkostenitems in uw aangepaste rapporten. Wanneer u dit selectievakje inschakelt, kunt u aangepaste validaties gebruiken om begunstigden te laten weten dat ze dezelfde datum meerdere keren gebruiken voor een dagvergoedingsitem.
    Dit selectievakje wordt in Workday automatisch ingeschakeld wanneer u de reisjournaalfunctionaliteit inschakelt. U kunt dit selectievakje niet wissen.
    Reisjournaal inschakelen
    Selecteer deze optie om de reisjournaalfunctionaliteit in te schakelen wanneer begunstigden het onkostenitem in onkostendeclaraties selecteren.
    Wanneer u deze functionaliteit inschakelt, wordt het onkostenitem dat u maakt een bovenliggend onkostenitem. Zie Concept: bovenliggende en onderliggende onkostenitems.
    Wanneer begunstigden het bovenliggende item selecteren en vertrek- en aankomstdatums invoeren, wordt een reisjournaal weergegeven op de onkostenregel. Begunstigden kunnen dagelijkse onkosten invoeren in hun reisjournaal, dat wordt gebruikt om dagelijkse vergoedingsbedragen te berekenen.
    Reisjournaalitem
    Selecteer het onderliggende onkostenitem dat u aan het bovenliggende onkostenitem wilt koppelen. Vervolgens worden alle kenmerken van het onderliggende onkostenitem in het reisjournaal weergegeven, maar wordt het onderliggende item zelf niet weergegeven.
    Reisjournaal geconfigureerd als
    Perioden van 24 uur
    : berekent dagvergoedingen over een periode van 24 uur, beginnend vanaf de begintijd van de reis. Voorbeeld: een reis die om 11 uur begint, wordt op de eerste reisjournaalregel ingevuld en eindigt de volgende dag om 10:59 uur.
    Kalenderdagen
    : berekent dagvergoedingen vanaf middernacht op de kalenderdatum die u selecteert tot middernacht van de volgende kalenderdatum.
    Afrondingsoptie voor uren
    Geef aan of de minuten naar boven of beneden moeten worden afgerond op het dichtstbijzijnde hele of halve uur, zodat de vergoedingsbedragen per dagvergoeding in Workday kunnen worden berekend.
    Niet-bewerkbaar aantal uren
    Selecteer deze optie om te voorkomen dat begunstigden het veld
    'Aantal uren'
     op reisjournaalregels kunnen bewerken.
    Schakel dit selectievakje niet in als u wilt dat begunstigden het aantal uren voor hun reis kunnen bewerken. Voorbeeld: begunstigden die halverwege hun reis een halve dag vrij nemen.
  3. Houd bij het voltooien van de sectie
    Verwerking
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedragtype onkostenitem
    Werkelijk bedrag
    : hiermee kunnen begunstigden handmatig bedragen op onkostenregels invoeren.
    Op basis van vergoedingsregeling
    : hiermee kunt u onkostenitems koppelen aan een vergoedingsregeling voor werknemers. Zie Stappen: declareerbare rekeningen beheren.
    Maximumbedrag voor regel
     en
    maximumbedrag per dag
    : hiermee stelt u een maximaal toegestaan bedrag in voor het onkostenitem op elke onkostenregel of stelt u een maximaal toegestaan bedrag in voor een hele kalenderdatum. Wanneer u deze opties selecteert met de:
    • Als u de optie
      'Vast/max. onkostenbedrag' gebruikt
       , is het maximumregelbedrag of dagbedrag van toepassing op alle begunstigden in alle scenario's.
    • Gebruik de optie 'Onkostentarieftabel'
       . In Workday worden regels en criteria uit de gekoppelde tarieftabel gebruikt om bedragen te berekenen. Voorbeeld: u voert 100 EUR in voor een reisgerelateerde onkostenitem en selecteert Italië als uw reisbestemming. In de gekoppelde tarieftabel is echter maximaal 80 EUR toegestaan voor begunstigden die naar Italië reizen.
    Vast bedrag
    : hiermee wordt een vast en niet-bewerkbaar bedrag voor het onkostenitem ingesteld wanneer begunstigden het item op onkostenregels selecteren. Wanneer u deze optie gebruikt met de:
    • Als u de optie
      'Vast/Maximum onkostenbedrag' gebruikt
       , blijft het vaste regelbedrag altijd hetzelfde.
    • Gebruik de optie 'Onkostentarieftabel'
       . In Workday worden regels uit de gekoppelde tarieftabel gebruikt om het niet-bewerkbare bedrag te berekenen.
    Berekening onkostenitem
    Selecteer een methode voor het berekenen van de bedragtypen die u selecteert in de sectie
    Bedragtype onkostenitem
     .
    U kunt de opties
    'Onkostentarieftabel gebruiken'
     en
    'Vast/maximum onkostenbedrag gebruiken'
     alleen gebruiken bij deze opties:
    • Vast bedrag
    • Maximumbedrag per dag
    • Maximumregelbedrag
    U kunt de optie
    Geen van de bovenstaande
     opties alleen gebruiken met deze opties:
    • Werkelijk bedrag
    • Op basis van vergoedingsregeling
    Tarieftabellen voor uitgaveautorisaties inschakelen
    Selecteer deze optie om de aan het onkostenitem gekoppelde tarieftabel in te schakelen wanneer begunstigden het item selecteren in uitgaveautorisaties.
    Wanneer u dit selectievakje inschakelt, beperkt u mogelijk het bedrag dat begunstigden in hun uitgaveautorisaties kunnen verzenden. Voorbeeld: u hebt in uw tarieftabel maximaal 800 USD ingesteld, maar de begunstigde schat de uitgaveautorisatie op USD 1000.
    Schakel het selectievakje
    'Overschrijdingen toestaan'
     in om begunstigden in staat te stellen uitgaveautorisatiebedragen te verzenden die de door u gedefinieerde maximumbedragen overschrijden.
    Dagvergoeding vermenigvuldigen met aantal dagen voor uitgaveautorisatie
    Schakel dit selectievakje alleen in als Professionele services u hierom vraagt.
    Hoeveelheid en bedrag per eenheid kunnen niet worden ingevoerd
    Selecteer deze optie om de velden
    'Hoeveelheid'
     en
    'Bedrag per eenheid'
     voor het onkostenitem te inactiveren. Dit kan helpen om nauwkeurige onkostengegevens te garanderen.
    Voorbeeld: schakel dit selectievakje in voor het onkostenitem
    'Conferentie
     ' om te voorkomen dat begunstigden kosten invoeren voor meerdere conferenties op één onkostenregel.
    Overschrijdingen toestaan
    Selecteer deze optie om begunstigden in staat te stellen bedragen te verzenden die groter zijn dan het maximumbedrag dat u voor het onkostenitem hebt ingesteld.
  4. Als u de sectie
    Kenmerken onkostenitems
     invult, raadpleegt u: Concept: kenmerken van onkostenitems, en houd ook rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Aankomstdatum vóór vertrekdatum weergeven
    Selecteer deze optie om ervoor te zorgen dat begunstigden hun begindatum voor de reis invoeren in het veld
    Aankomstdatum
     en hun einddatum voor de reis in het veld
    Vertrekdatum
     .
    Niet-bewerkbaar aantal dagen
    Selecteer deze optie om te voorkomen dat begunstigden het veld
    'Aantal dagen'
     op reisjournaalregels kunnen bewerken.
    Schakel dit selectievakje niet in als u wilt dat begunstigden het aantal dagen voor hun reis kunnen bewerken. Voorbeeld: begunstigden die op meerdaagse zakenreizen reizen en halverwege hun reis verlof opnemen.
    Onkostendeclaratie: vereist
    Uitgaveautorisatie: vereist
    Schakel deze selectievakjes in om ervoor te zorgen dat begunstigden gegevens over uw onkostenitemkenmerken opgeven.
    Schakel deze selectievakjes niet in voor configureerbare Boole-kenmerken.
  5. Op het tabblad
    Gerelateerde worktags
     kunt u worktags voor onkostenitems toevoegen om aanvullende gegevens op onkostenregelniveau vast te leggen.
  6. Op het tabblad
    Tarieftabellen
     kunt u tarieftabellen en accumulaties voor onkostenitems toevoegen om vergoedingsbedragen te berekenen met behulp van tarieven.
    Het geaccumuleerde bedrag voor een onkostenitem wordt opnieuw ingesteld wanneer u het kenmerk wijzigt om te evalueren in de bijbehorende tarieftabel. Als u het te evalueren kenmerk wilt wijzigen, raden we u aan een nieuw onkostenitem te maken in plaats van een bestaand item te bewerken dat gebruikmaakt van een accumulatie.
  7. Op het tabblad
    Specificatietoewijzing
     kunt u de specificatie voor onkostenitems configureren voor gedetailleerdere kostenoverzichten.
  8. Houd bij het invullen van het tabblad
    Afstandsberekening
     rekening met het volgende:
    Afhankelijk van de abonnementsserviceovereenkomst van uw organisatie moet u mogelijk aanvullende stappen ondernemen om deze functie in te schakelen. Zie dit Community- artikel voor meer informatie.
    Optie Omschrijving
    Adres van vertrek
    Adres van bestemming:
    Geschatte afstand van route
    Selecteer deze optie om begunstigden in staat te stellen het adres van vertrek en bestemming voor hun rijroutes in te voeren in onkostendeclaraties en uitgaveautorisaties. Om ervoor te zorgen dat de gegevens over onkosten op basis van afstand volledig en nauwkeurig zijn, kunt u deze kenmerken alleen als set inschakelen.
    Wanneer begunstigden adressen invoeren, gebruikt Workday Google Maps om een geschatte afstand op de onkostenregel weer te geven. Vervolgens worden de vergoedingsbedragen berekend op basis van de geschatte afstand en de geschatte tarieven uit de gekoppelde tarieftabel.
    U kunt alleen de tarieftabeltypen
    'Bedrag'
     en
    'Gestaffelde bedragen'
     gebruiken voor onkostenitems op basis van afstand.
    Reisafstand inclusief omleidingen
    Selecteer deze optie om begunstigden in staat te stellen afstanden in te voeren die verschillen van de geschatte afstanden die Google Maps biedt. Voorbeelden: wanneer begunstigden alternatieve routes nemen vanwege omleidingen of om tolwegen te vermijden.
    Wanneer u dit kenmerk samen met andere op afstand gebaseerde kenmerken inschakelt, wordt dit kenmerk automatisch ingevuld met de geschatte afstand op onkostenregels, maar kunnen begunstigden het veld bewerken.
    Als u zich niet aanmeldt voor op afstand gebaseerde onkostenitems, kunt u
    de reisafstand inclusief omleidingen
     toch inschakelen als een zelfstandig kenmerk, zodat begunstigden reisafstanden handmatig kunnen invoeren.
    Enkele reis per dag voor woon-werkverkeer
    Selecteer deze optie om afstanden voor woon-werkverkeer af te trekken van reisafstanden of geschatte afstanden.
    U kunt dit kenmerk alleen gebruiken als u een of beide kenmerken inschakelt:
    • Geschatte afstand van route
    • Reisafstand inclusief omleidingen
    Retour
    Selecteer deze optie om trajecten aan te wijzen als retour op één onkostenregel, waardoor de afstand tot de onkosten wordt verdubbeld.
    U kunt dit kenmerk alleen gebruiken als u een of beide kenmerken inschakelt:
    • Geschatte afstand van route
    • Reisafstand inclusief omleidingen
    Te declareren afstand
    Berekent de afstand tot onkosten na aftrek van de dagelijkse afstand voor het woon-werkverkeer. Wanneer u een reis aanwijst als een retour, verdubbelt Workday de afstand tot onkosten automatisch.
    U kunt dit kenmerk niet handmatig inschakelen. Het kenmerk wordt in Workdays aan uw onkostenitem toegevoegd wanneer u een of beide van deze kenmerken selecteert:
    • Enkele reis per dag voor woon-werkverkeer
    • Retour
Configureer beveiligingsmachtigingen voor uw onkostenitems.