設定の考慮事項: 過去の期間の調整
このトピックの内容を、カナダ、アイルランド、英国、米国の給与計算における過去の期間の調整の設定と使用を計画する際の決定に役立てることができます。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
前期の調整を使用すると、処理中の現在の期間より前に支払を実行できます。
業務上のメリット
過去の期間の調整を行うと、以下の処理が自動的に行われ、過去の支払を柔軟に訂正でき、手動処理を削減できます。
- 要求時支払の雇用主および社員の法定税を計算する。
- 手動支払の場合に雇用主の法定税を計算する。
- 給与計算の会計処理と元帳を更新する。
ユース ケース
過去の給与計算期間を以下のように調整できます。
- 不正確な総賃金額を訂正してください。
- 従業員が控除支払の前払のために発行する個人小切手を記録します。
- 退職した従業員への誤った最終支払を逆仕訳する。
- 支給期間がすでに終了した後に報告した時間数について、従業員に支給する。
- 英国および米国の給与計算で税額をすでに計算した後に住所変更を入力した従業員の給与計算を訂正する
以下のような場合に、年度末のフォーム訂正に対して過去の期間を調整することもできます。
- 従業員が誤った税オプションを入力している (米国)。
- 従業員が新しい州または地方に異動した場合、税オプションは更新されず、賃金累積方法を調整する必要があります (米国)。
- サードパーティの株式ベンダーが、フォームが完成した後に従業員の取引を報告する (英国、米国)。
- 従業員がフォームに記入済みの後に寄付受領資金を報告する (英国、米国)。
アイルランド向けの給与計算では、支払日が期間の日付範囲内である場合、年度末に対してのみ前期間を調整します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
調整はどのように処理しますか？ | 以下の方法で調整を処理できます。
手動支払を実行することにより、Workday 外で行われた支払の調整を入力することもできます。例: 従業員が繰延支払をクリアするために発行する個人小切手を記録する場合。 |
調整入力のタイムラインはどのような設定ですか？ | 臨時支払を使用して、Workday で処理した過去の期間を、現在の処理中の期間より 6 年前まで調整できます。銀行取引明細書とまだ照合調整していない期間については、支払取消を実行できます。
アイルランドの給与計算では、支払取消はサポートされていません。 従業員の "遡及処理最早日" の日付より後の期間について、遡及支払処理の使用を検討することもできます。遡及では、次のような税額は再計算されません。
|
調整の量と頻度。 | 大量の調整の場合は、複数の臨時支払を実行する代わりに以下を実行できます。
|
どの税テーブルを適用しますか (英国、米国)。 | 支払日を使用して、臨時処理で適用する税テーブルを決定します。支給期間の終了日によって、レポートおよび会計取引の計上の期間が決まります。前期間の税額調整を行うために、以下に対して臨時支払を実行することができます。
例: 第 1 四半期の税を訂正するには、1 月 1 日から 3 月 31 日までをチェック日として使用しながら、現在の給与計算期間に支払を実行できます。その後、当期のすべての会計取引が計上されるため、外部会計システムで前期間の取引をレポートするのに役立ちます。 手動支払を実行して税額を手動で入力できます。 |
Workday 給与計算における最初のトランザクションの有効日はいつですか？ | 最初の Workday 給与計算トランザクションの有効日より前の支払を記録するには、それらを給与計算履歴としてロードします。例: 買収した会社が支払った賞与賃金や、年間累計レポートに寄与する支給などの給与計算履歴をロードします。
これらの支払履歴を変更することはできますが、これらの訂正はすでに完了している本稼働環境の給与計算の結果には影響しません。Payroll for the UK および US では、次の給与計算で自己訂正の税率で税額が調整されます。 従業員の履歴結果を追加または変更すると、過去の残数を使用する計算や結果に影響する可能性があります。そのため、Workday に既存の給与計算結果がある従業員に対して検討した場合は、現在の計算結果をすべて確認してください。 Payroll for the US では、過去の金額に基づいて公正労働基準法の金額が計算されません。このタイプの公正労働基準法の金額は、以下のいずれかの方法で手動で調整できます。
|
推奨事項
以下の理由により、税額を調整する場合は、要求時支払ではなく手動支払を使用します。
- 要求時支払に対する雇用主と社員の法定税が計算されます。
- 手動支払では、給与計算の銀行口座や決済情報など、すべての支払処理要件がなくても、柔軟に支払を記録できます。
Payroll for the US では、公正労働基準法のカレンダー間で従業員を移動しないでください。前の期間の調整を処理する際に、予期しない結果が生じる可能性があります。
関連する会計仕訳にエラーがある場合でも、給与計算は引き続き正常に処理されます。これらのエラーにフラグが設定されるのは、完了した結果を逆仕訳またはキャンセルしようとした場合のみです。サードパーティ システムによる問題を防ぐため、給与計算プロセスの一部として
"エラーのある自動生成仕訳の修正
" レポートを実行して、エラーを検証し、修正します。要件
適切に処理されるように、実行カテゴリに要求時支払に対して計算する支給コンポーネントを指定します。
制限事項
従業員の前期または当期の結果が完了してからでないと、要求時支払に対して次の期間のオープンができません。従業員の次の期間に支払を作成した後、その従業員に対して現在または過去の期間で新しい結果を作成することはできません。
遡及採用などの一部の遡及イベントでは、遡及支給計算を実行すると、処理済みの前期間に対して支給結果がゼロになります。そのため、同じサブ期間に対してオンデマンドによる補充支払を実行することはできません。
また、下記の操作も実行できません。
- 前期に実行された完了済みの臨時支払をキャンセルする。
- 前期の末尾に支払を発行する。
- 前期間の支払に遡及差額を含める。
Payroll for the UK では、過去の税年度を調整する場合、HMRC が時間情報 (RTI) を使用して自動的に更新されるとは限りません。以下を使用して、結果を照合調整し、必要に応じてオンデマンドの追加支払を実行します。
- 2018-2019 および 2019-2020 税年度の前期の年度更新 (EEU) プロセス。
- RTI 雇用主支払サマリ (EPS) および全額支払送信 (FPS) (2020-2021 税年度以降)。
テナント設定
"テナント設定の編集 - 給与
計算" タスクを使用して、以下を実行できます。
- 給与計算管理者やパートナーが、Web サービスを使用して自身のオンデマンド支払を実行できないようにする。
- 会計処理日として、調整を含む期間終了日ではなく支払日を使用する。
セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
"Core Payroll" 業務分野の "Process: Off-Cycle"
| ユーザーが手動支払を一括で実行できるようにします。 |
"Core Payroll" 業務分野の " Process: Off Cycle (Manual Payment)"
| ユーザーが手動支払を実行できるようにします。 |
"Core Payroll" 業務分野の " Process: Off Cycle (On Demand)"
| ユーザーがオンデマンド支払を作成できるようにします。 |
"Common Financial Management" 業務分野の "Process: Period End"。
| ユーザーがレポートにアクセスして、会計期間のステータスを確認できるようにします。 |
"Core Payroll" 業務分野の " Process: Run Batch Cancel Complete"
| ユーザーが完了した定期給与計算をキャンセルできるようにします。 |
"USA Payroll" 業務分野 (米国) の "Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA" | 税務申告および W-2 に関連するレポートをユーザーが表示できるようにします。 |
"CAN Payroll" 業務分野 (CAN) の " Process: Tax Filing (Reports) - CAN" | 税送金に関連するレポートを表示できます。 |
"Core Payroll" 業務分野の "Reports: Pay Calculation Results for Pay Group (Results)"
| ユーザーは以下を実行できます。
|
"Core Payroll" 業務分野の " Worker Data: Payroll (Payroll Input)"
| 従業員の給与計算入力をユーザーが表示および入力できるようにします。 |
ビジネス プロセス
影響はありません。
レポート
レポート | 考慮事項 |
|---|---|
元帳期間の仕訳ステータス
| 会計期間がオープンか締め処理済かを確認できます。 |
Payroll for Canada では、次のようになります。
| 前期間の調整によって発生した差額を特定できます。調整には、税負債との照合調整が必要です。 |
Payroll for the US の場合
| 税負債との照合を必要とする前期間の調整によって生じた差額を特定できます。 |
従業員のグループに対する支給計算の臨時入力
| オンデマンド支払を、支給グループ別、期間別、サブ期間別に表示できます。 |
従業員別の給与計算入力の表示
| 支給計算または遡及支給計算で従業員の既存の給与計算入力がすでに処理されているかどうかを確認できます。 |
英国 RTI FPS データの表示 (英国) | 選択した給与計算結果に対して生成された FPS 値をレビューし、その正確性を確認できます。 |
従業員の英国 RTI EEU 詳細の表示 (英国) | 前税年度における従業員の RTI データをレビューできます。 |
アイルランド向けの給与計算の場合: IRL 収益の給与計算の送信の表示
| 収益の送信に対する給与計算結果を確認し、収益の送信が拒否される可能性のある検証エラーを特定できます。 |
以下を使用して、過去の期間の調整用のカスタム レポートを作成できます。
- "Journal Lines"レポート データ ソース。
- "Payroll Accounting Filter (by Payment Date)"データ ソース フィルタ
例: 会計処理を外部で管理しており、前回のインテグレーション実行以降にどの調整を報告するかを特定したいとします。
"Payroll Off-cure Payments for Group of Worker"
レポート データ ソースを使用して、臨時支払に関するカスタム レポートを作成することもできます。インテグレーション
以下の Web サービスを使用して、データを一括ロードできます。
- 給与計算入力用の給与計算入力のインポート
- 要求時支払のImport Payroll Off-Cycle Payment
関連性のある機能
機能 | 考慮事項 |
|---|---|
次の分割支払期間 | 従業員に未処理の繰延支払残数があり、その残数を調整またはクリアする場合は、以下を使用できます。
例: 従業員が個人小切手を使用して前払金を支払う場合。 |
給与計算の会計処理 | オープンな元帳期間に過去の期間の調整を実行すると、取引はその期間に計上されます。デフォルトでは、期間終了日に基づいてオープンな元帳期間が選択されます。代わりに、支払日を使用するようにテナントを設定できます。
期間を締めると、支払は使用可能な次のオープン期間に計上されます。入力されていない場合、会計仕訳はエラー ステータスになります。 |
雇用記録 (ROE) レポート (CAN) | 退職した従業員または休職・休業中の従業員に対して前期間の調整を実行する場合は、ROE に報告された支給にどのような影響があるかを考慮してください。一部の支給変更では、修正 ROE の発行が必要になる場合があります。 |
Time Tracking | タイム トラッキングの期間スケジュールは、時間エントリに対する過去の期間の調整でタイム トラッキング期間の開始日と終了日を制御します。 |
年度末処理 (カナダ、米国) | 年度末フォームに記入する前に、賃金金額と税額に影響する可能性のある、処理待ちの過去の期間の臨時訂正または調整をすべて完了させてください。
すでに年度末フォームを作成および発行している税年度に対して調整を実行できます。一部の変更では、それらの変更を報告するために訂正済みフォームの生成が必要になる場合があります。 |
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の詳細については、Workday Community を参照してください。